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        巧用Excel軟件提高期刊編輯的工作效率

        2019-06-20 03:55:52韓宏志李欣欣姜瑾秋
        長春師范大學學報 2019年6期
        關鍵詞:表格整理稿件

        官 鑫,韓宏志,李欣欣,姜瑾秋,王 麗

        (吉林大學學報(醫(yī)學版)編輯部,吉林長春 130021)

        醫(yī)學期刊編輯在實際工作中經(jīng)常用Excel軟件進行數(shù)據(jù)整理,巧用Excel軟件可以提高編輯的工作效率。編輯日常工作需要整合的各種信息包括稿件、審稿專家和作者的信息等等,整理信息是編輯的基本工作內(nèi)容之一。較好地處理信息可以提高工作效率,為后續(xù)的檢索信息和保存信息提供依據(jù)[1]。

        1 利用軟件整合多位作者提供的多份Excel信息

        在編輯收集稿件信息的過程中,作者會提供一些相應的信息,如希望送審的相關外審專家信息、希望回避的外審專家信息以及需要開具發(fā)票的信息,這些信息通常需要進行整合,以方便檢索和保存。在整合信息的過程中,一篇一篇整合會占用編輯的大量時間。以吉林大學學報(醫(yī)學版)一期約40篇文章為例,在稿件收取版面費用階段,需要每位作者提供一份開具繳納版面費發(fā)票的信息,包括作者姓名、發(fā)票名頭、納稅人識別號、身份證號、發(fā)票郵寄地址和電話等諸多內(nèi)容,即共計約40份單獨的Excel表格需要合并整理。筆者采用Excel合并精靈軟件,對多份Excel數(shù)據(jù)進行合并整理。首先點擊首行的“設置”,將系統(tǒng)設置為“工作表對合并”,點擊“行列設置”,選擇需要合并的行和列。如本刊稿件作者提供了一行有效消息,在統(tǒng)一表頭的基礎上(因為每位作者Excel表格的首行表頭均相同),選擇“從第二個工作表開始從第2行開始合并”和“只合并前2行”,點擊“選擇文件夾”,選擇已經(jīng)集合多份Excel文件的文件夾,點擊“開始合并”,即生成一份集合約40份Excel表格信息的Excel表格。同理,可以整合審稿專家信息和稿酬發(fā)放等多項需要整合Excel表格的工作,也可以采用該軟件的“切割”功能將一個Excel表格切割形成多個小表格[2-3]。多份Excel表格的整合過程見圖1。

        2 利用軟件整合同一份Excel表格中的多份sheet信息

        以吉林大學學報(醫(yī)學版)2018年錄用稿件類型(表1)為例。由表1可見,口腔醫(yī)學、基礎醫(yī)學和外科學文章數(shù)量較多。各年度的相應數(shù)據(jù)集合在同一份Excel表格的不同sheet分表中。如果需要統(tǒng)計近五年來錄用稿件的類型,則使用上述軟件選擇“單文件合單元格數(shù)值累加”,并根據(jù)表頭進行相應的參數(shù)設置,見圖2。

        (a)Excel合并軟件的基本工作界面圖

        (b)工作表對應合并的設置圖

        (c)工作表合并方式的行列設置圖

        (d)將多份Excel表格進行合并過程示意圖圖1 多份Excel表格的整合過程示意圖

        利用軟件整合同一份Excel表格中的多份sheet信息,對追蹤已發(fā)表稿件的檢索情況時具有很大的實用性。若責任編輯對自己編校的該期文章進行后續(xù)檢索,持續(xù)跟蹤文章的被引用情況,可以按照周或者月定期記錄某篇文章的被引用次數(shù),對一定時間段內(nèi)的被引情況進行綜合疊加,獲得被引次數(shù)最多的人員和稿件的統(tǒng)計信息。對每期不同作者的不同文章的引用情況,可以采用“單文件合并”進行相關統(tǒng)計。通過分析這些統(tǒng)計數(shù)據(jù),可以得到最近特定時間段內(nèi)被引研究熱點和高被引作者姓名??梢愿鶕?jù)該信息對高被引作者進行約稿和來稿優(yōu)先審閱,這樣既維護了作者的積極性,也避免了優(yōu)質稿件的流失。同理,對外審專家的審稿信息也可以定期統(tǒng)計整理,掌握審稿專家的平均審稿天數(shù)、審稿數(shù)量和稿件審查質量。根據(jù)統(tǒng)計信息及時調(diào)整選擇送審的專家名單,對稿件審查質量高和審稿速度快的專家給予記錄和反饋,并以此為依據(jù)建立本編輯部的動態(tài)審稿專家和編委會庫。

        (b)對應單元格累加合并的行列設置圖圖2 Excel表格中的多份sheet信息的整合

        3 結語

        目前大部分編輯部采用了比較先進的稿件采編平臺,平臺能給各個編輯部提供大量數(shù)據(jù)。學習分析整理數(shù)據(jù)是編輯的必備技能之一,對采編平臺和作者提供的數(shù)據(jù)進行充分快速的整理有助于編輯節(jié)約時間并提升整體職業(yè)素養(yǎng)。在分析加工數(shù)據(jù)的過程中把握時下的研究熱點并進行有規(guī)劃的約稿和收稿,是提升稿件被引用率的有效途徑之一。本文介紹的處理Excel表格的快捷方式簡單易行,可供期刊編輯同仁參考。

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