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        煤炭企業(yè)檔案管理的重要性及實踐思考

        2019-06-17 01:22:54馬維念
        卷宗 2019年15期
        關(guān)鍵詞:煤炭企業(yè)重要性檔案管理

        馬維念

        摘 要:隨著社會和時代的進步,我國經(jīng)濟水平和科技水平也不斷的提升,每一個行業(yè)都得到了發(fā)展,煤炭企業(yè)更不例外。我國歷屆政府都十分注重煤炭企業(yè)的發(fā)展,煤炭是我國的能源支柱檔案管理工作,更是煤炭企業(yè)十分重要的工作,記載著企業(yè)的發(fā)展過程具有一定的價值的歷史信息和人事組織關(guān)系,檔案管理工作的好壞決定著煤炭企業(yè)的發(fā)展。本文通過分析煤炭企業(yè)檔案管理的重要意義,結(jié)合相關(guān)案例探究煤炭企業(yè)檔案管理工作中存在的問題,并提出加強煤炭企業(yè)檔案管理的具體策略。

        關(guān)鍵詞:煤炭企業(yè);檔案管理;重要性

        1 檔案管理的重要意義

        1.1 反映企業(yè)的成長經(jīng)歷

        檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展來說至關(guān)重要,它展現(xiàn)出來的是一個企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展的需求。很多企業(yè)現(xiàn)階段對于檔案管理工作并不重視,導(dǎo)致檔案管理秩序混亂,這不利于企業(yè)維護自身的工作效率。檔案記錄著企業(yè)發(fā)展的每一個步,檔案記錄著企業(yè)在創(chuàng)業(yè)之初什么時候?盈利什么時候?企業(yè)擴張的每一步戰(zhàn)略目標都清楚的記錄在檔案。如圖是某煤炭企業(yè)人力資源管理范例,企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人事的變動和人事的更新都會從企業(yè)的檔案中尋找答案。在企業(yè)發(fā)展瓶頸中調(diào)出檔案進行研究,也可以有助于解決企業(yè)中存在的問題。因為檔案中的信息反映了企業(yè)何時平穩(wěn)?經(jīng)濟何時發(fā)展?什么時候盈利?什么時候虧損?這些資料都可以從相關(guān)數(shù)據(jù)中得到了相應(yīng)的答案。

        圖1 檔案管理人力資源現(xiàn)狀

        1.2 有助于煤炭企業(yè)宣傳工作的開展

        目前社會是一個信息高速發(fā)展的時代,隨著行業(yè)競爭的不斷加劇,即使是作為國家必不可少的支柱型企業(yè),煤炭行業(yè)也面臨著很大的壓力。想要發(fā)展好煤炭行業(yè),就需要加強對于檔案管理工作的落實,在進行宣傳的時候,只需要去檔案室調(diào)動相應(yīng)的資料,方便快捷的對于資料進行收集,可以省去一大部分的人力、物力和財力,而且檔案管理工作做得好,也有助于提升企業(yè)的宣傳。

        1.3 有助于人事工作的處理

        煤炭企業(yè)是國家經(jīng)濟的支柱產(chǎn)業(yè),業(yè)務(wù)范圍較廣,組織內(nèi)部結(jié)構(gòu)復(fù)雜,員工數(shù)量眾多。在煤炭企業(yè)工作中需要加強對于檔案管理工作的落實,人事工作作為企業(yè)內(nèi)部的管理工作至關(guān)重要的工作,煤炭企業(yè)需要各個業(yè)務(wù)之間相互配合,如果人事處理不好,那么企業(yè)就喪失了凝聚力,如同一盤散沙,這樣也會影響企業(yè)自身的發(fā)展。

        2 現(xiàn)階段煤炭企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

        2.1 企業(yè)管理層對于檔案管理的重視程度不夠

        煤炭企業(yè)管理過程中,領(lǐng)導(dǎo)雖然對于檔案管理有一定重視,但實際操作中他們認為企業(yè)最大的重心就是生產(chǎn)經(jīng)營,提高企業(yè)自身的收益,跟檔案管理沒有太大關(guān)系。導(dǎo)致檔案管理工作人員的工作積極性缺乏,對于檔案管理的工作態(tài)度不認真。例如在2008年12月北京檔案局接到群眾舉報,反映某市公司的職工檔案管理存在違法,主要原因該公司以曠工為名對于公司職員進行除名,并將檔案從本單位移出,但是至今檔案都下落不明。公司又不能提交轉(zhuǎn)遞企業(yè)檔案管理資料的通知。證明該單位已經(jīng)將員工的檔案轉(zhuǎn)入其他戶口所在地,導(dǎo)致了員工檔案丟失的危害。存在檔案丟失的問題主要是在于企業(yè)的管理層對于檔案問題重視不到位,缺乏相應(yīng)的制度,加強檔案的管理。

        2.2 檔案管理的手段落后時代發(fā)展

        現(xiàn)階段煤炭企業(yè)的檔案管理仍然提供在手工檔案管理模式中,這種檔案管理模式很容易在檔案移交過程中存在遺漏和失誤,甚至很難保證檔案的分類,如圖所示檔案借閱流程手段復(fù)雜但落后,可能存在檔案造假的現(xiàn)象,導(dǎo)致檔案管理缺乏完整性和系統(tǒng)性。由于檔案信息較為龐雜,企業(yè)又缺乏相應(yīng)的查詢手段,這就使得檔案查詢率低,浪費了很大人力、物力、財力的同時,也容易造成檔案作假的現(xiàn)象。例如2015年北京市檔案局接到舉報稱,某員工在辦理正常退休審批過程中檔案存在問題,主要原因是在大學(xué)工作的履歷部分造假,偽造大學(xué)工作經(jīng)歷。因為事業(yè)單位工齡被視同社保繳費年限,獲得足夠的工齡可以辦理正常退休。這主要源于企業(yè)的職工在辦理檔案手續(xù)的過程中,沒有任何原始工作記錄的材料證明,因為該??倓?wù)處和后勤集團工作經(jīng)歷是被偽造了,并轉(zhuǎn)入其個人的檔案之中。這種事件的形成就是因為檔案管理不到位,管理手法較為落后,造成了涂改偽造檔案的違法行為的存在。

        圖2 借閱涉密檔案資料保密審批流程圖

        2.3 檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力有待提高

        企業(yè)的檔案管理工作較為復(fù)雜,對于檔案管理人員也提出了新的要求,但合格的檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識,同時要具備對于管賬的熟悉程度。利用相關(guān)的學(xué)科知識和現(xiàn)代化技術(shù)來加強對檔案的管理。但現(xiàn)在來說煤炭企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)技能還有待提高,業(yè)務(wù)辦理能力不強,創(chuàng)新意識不到位,檔案資料調(diào)查中不能迅速掌握現(xiàn)代技術(shù),不利于檔案管理工作的開展。

        3 提高檔案管理工作的有效策略

        3.1 建立完整的規(guī)章制度

        圖3 檔案存儲管理功能時序圖

        對于煤炭企業(yè)來說除了制定基本的檔案人員崗位職責(zé)制度之外,還需要不斷完善檔案的管理歸檔和借閱制度,確保檔案工作有法。更重要的是要確保各規(guī)章制度的落實及時到位,實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范性,做好檔案管理工作的細化工作。并且在企業(yè)的各科室配備專門的兼職檔案管理工作人員,設(shè)立相應(yīng)的獎懲制度,調(diào)動他們的工作積極性。煤炭企業(yè)日常工作過程中應(yīng)該加大對檔案管理工作的收集力度,確保檔案管理資料的完整性,提高檔案工作的工作效率,及時發(fā)揮檔案工作的實際效用,為企業(yè)的發(fā)展和社會進一步提供服務(wù)。檔案管理工作也是煤炭企業(yè)實現(xiàn)自身價值的手段,做好檔案管理的開發(fā)工作是企業(yè)發(fā)展的必然需求。同時提高檔案的管理的開發(fā)力度,實現(xiàn)資源的共享。對于檔案的編目編研和檢索,建立全面的檔案文件匯報工作,健全檔案的系統(tǒng)性和完整性。這樣可以避免存在檔案管理過程中的丟失和損壞問題,以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需求。

        圖4 獲取電子文件檔案資料流程圖

        3.2 促進企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)

        現(xiàn)階段煤炭企業(yè)在檔案管理工作開展是離不開信息技術(shù)的運用,如圖電子檔案流程圖,首先需要不斷加強對于煤炭企業(yè)的信息化建設(shè)階段的企業(yè)的局域網(wǎng),將各部門基層單位相互聯(lián)系、利用網(wǎng)絡(luò)的傳輸實現(xiàn)對于檔案的管理、查詢和整合。通過信息化的管理可以確保檔案管理的高質(zhì)量同時,也可以促使檔案簿已丟失,從而保證檔案的收集、管理、傳輸工作的有序開展,加強信息化管理的建設(shè),如圖電子檔案管理時序圖所示,可以引進檔案管理系統(tǒng)的軟件,實施企業(yè)范圍內(nèi)綜合檔案的有效整理和資源的共享。

        3.3 加強等企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)

        社會主義經(jīng)濟條件發(fā)展向現(xiàn)代企業(yè)建立在客觀要求上,需要不斷加強對于檔案管理人員綜合素質(zhì)能力的提升。就需要企業(yè)在招聘檔案管理工作者時,不斷考察工作者的自學(xué)能力,通過對于及學(xué)習(xí)檔案和法律知識管理知識的能力的提升,不斷提高檔案管理人的專業(yè)基本素質(zhì)。提高檔案工作人員的工作效率,在煤炭企業(yè)中要不斷加強對于檔案員工們的培訓(xùn),運用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的理論,不斷強化檔案管理人員的管理手段,推動檔案管理工作的信息化建設(shè)和發(fā)展。

        4 結(jié)束語

        綜上所述,再結(jié)合了相關(guān)檔案管理工作的案例下,更應(yīng)該加強對于檔案的管理工作,降低工作的強度,提高工作的效率。從加強檔案管理的角度出發(fā),確保檔案管理的信息安全,實現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化和信息化管理,加強對于檔案管理信息資源的建設(shè),促進檔案管理工作開展和落實的規(guī)范化和科學(xué)化,通過不斷的對于檔案信息的開發(fā)和利用,促使檔案資源可以真正的給企業(yè)自身提供一定的幫助。

        參考文獻

        [1]孔凡鳳.煤炭企業(yè)檔案信息化管理策略淺析[J].現(xiàn)代國企研究,2018(20):45.

        [2]任還元.淺析煤炭企業(yè)人事檔案管理工作現(xiàn)狀和存在的問題[J].人力資源管理,2018(02):192.

        [3]李苗.對新常態(tài)下煤炭企業(yè)如何與時俱進培養(yǎng)檔案管理人才的研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(15):149.

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