徐婭蘭

摘 要：本文對(duì)醫(yī)院檔案資料在醫(yī)院等級(jí)評(píng)審工作中的作用和地位進(jìn)行了分析，并對(duì)當(dāng)前醫(yī)院檔案資料管理工作中存在的一些不足進(jìn)行了討論，對(duì)如何提高醫(yī)院等級(jí)評(píng)審工作中檔案資料管理工作的質(zhì)量和效率提出了幾點(diǎn)對(duì)策和建議，希望能夠?yàn)獒t(yī)院的等級(jí)評(píng)審工作和檔案管理工作的開展提供一些參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；醫(yī)院；等級(jí)評(píng)審

醫(yī)院等級(jí)評(píng)審工作是推動(dòng)醫(yī)院提高醫(yī)療水平，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的一項(xiàng)重要舉措。在醫(yī)院等級(jí)評(píng)審工作中，檔案資料的運(yùn)行有著非常重要的意義，能夠?yàn)樵u(píng)審工作提供有效的參考依據(jù)。因此，良好的醫(yī)院檔案管理工作就成為了醫(yī)院申報(bào)登記評(píng)審的一個(gè)必要條件。

1 醫(yī)院檔案資料的重要地位

根據(jù)《醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理?xiàng)l例》、《三級(jí)綜合醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施細(xì)則》等一系列相關(guān)文件和標(biāo)準(zhǔn)中的要求，在醫(yī)院等級(jí)評(píng)審工作的主要目的是為了保證醫(yī)院的公益性，保證醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平、醫(yī)療質(zhì)量安全管理、護(hù)理質(zhì)量管理等方面的提高和改進(jìn)，因此就需要醫(yī)院對(duì)近三年的各種檔案和資料進(jìn)行整理。檔案資料內(nèi)容涉及到醫(yī)院依法執(zhí)業(yè)、誠(chéng)信執(zhí)業(yè)、醫(yī)療安全、行風(fēng)建設(shè)、綜合管理、技術(shù)水平、患者安全等多方面的內(nèi)容，包括3類共400余項(xiàng)指標(biāo)，涵蓋了醫(yī)院在醫(yī)療保健、科研教學(xué)、疾病預(yù)防等所有工作環(huán)節(jié)；在檔案形式上則包括了醫(yī)療機(jī)構(gòu)許可證、會(huì)議記錄、活動(dòng)記錄、科室設(shè)置、業(yè)務(wù)報(bào)表、人員配置、課題、病歷以及規(guī)章制度等。醫(yī)院在等級(jí)評(píng)審工作中需要由專門的人員對(duì)著這些檔案資料進(jìn)行收集、匯總、整理、編排、管理、利用等工作，并根據(jù)評(píng)審工作要求對(duì)檔案資料進(jìn)行詳細(xì)的梳理，直到等級(jí)評(píng)審工作結(jié)束后將這些資料送至檔案室進(jìn)行歸檔保存。通過(guò)對(duì)醫(yī)院檔案資料在醫(yī)院等級(jí)評(píng)審工作中的應(yīng)用過(guò)程進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)通過(guò)規(guī)范、有序的檔案管理可以使醫(yī)院等級(jí)評(píng)審準(zhǔn)備工作的效率大大提高，同時(shí)評(píng)審結(jié)果的可信性和客觀性也會(huì)大大增加。此外，在整理收集相關(guān)檔案資料的同時(shí)還能夠?qū)︶t(yī)院運(yùn)行過(guò)程中醫(yī)療、設(shè)施、管理等方面存在的一些問(wèn)題進(jìn)行反映并及時(shí)進(jìn)行解決，對(duì)醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展和現(xiàn)代化管理的實(shí)現(xiàn)有著重要的作用，

2 醫(yī)院等級(jí)評(píng)審中檔案資料存在的不足

2.1 檔案編研力度有待加強(qiáng)

在醫(yī)院等級(jí)評(píng)審工作的開展過(guò)程中，對(duì)于相關(guān)指標(biāo)的檢查通常要求提供三年或三年以上的檔案資料，因此就需要醫(yī)院加強(qiáng)對(duì)檔案的編研力度，保證檔案資料具有良好的完整性和連續(xù)性。然而在以往傳統(tǒng)的檔案編研工作中，對(duì)于醫(yī)院年度報(bào)表、人事檔案、財(cái)務(wù)票據(jù)等方面的編研較為重視，但對(duì)于醫(yī)療與安全質(zhì)量、婦幼保健指導(dǎo)、?？漆t(yī)師培訓(xùn)等方面的資料的整理和缺乏相應(yīng)的規(guī)范，對(duì)于各種原始資料、基礎(chǔ)性資料、證明性資料的收集工作不到位，資料歸檔不及時(shí)，從而使等級(jí)評(píng)審工作受到了一定的影響。

2.2 檔案歸檔范圍需要調(diào)整

醫(yī)院等級(jí)評(píng)審工作中部分指標(biāo)需要醫(yī)院提供日常工作的相關(guān)資料，但部分醫(yī)院由于沒有將這些日常工作資料列入歸檔范圍，因此在檔案資料的收集上非常容易出現(xiàn)遺漏的問(wèn)題。例如在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層的工作日常安排、醫(yī)院“三基”考試資料、健康教育課程課件資料以及一些聲像資料等沒有列入到檔案歸檔范圍，缺乏對(duì)檔案的后期補(bǔ)充和完善，或者沒有完全按照等級(jí)評(píng)審工作要求的歸檔范圍執(zhí)行，從而使得醫(yī)院等級(jí)評(píng)審工作的開展面臨著一些困難。

2.3 檔案收集意識(shí)有待提高

在醫(yī)院檔案資料的收集整理過(guò)程中，由于部分科室、部門的檔案收集意識(shí)較差，在檔案管理方面存在著較多的問(wèn)題和缺陷。例如：部分醫(yī)院檔案原始數(shù)據(jù)和資料記錄、臺(tái)賬不完整，出現(xiàn)源頭性的資料缺失；對(duì)于檔案的收集和管理沒有建立相應(yīng)的檔案管理制度、長(zhǎng)效機(jī)制和獎(jiǎng)懲措施，導(dǎo)致檔案管理工作的質(zhì)量較差，檔案完整性受到影響；隨著辦公自動(dòng)化的普及，電子檔案的收集以及界定還存在著一些問(wèn)題，儲(chǔ)存方式受到限制，也對(duì)醫(yī)院檔案的收集歸檔工作造成了一定的困難。

2.4 檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高

在醫(yī)院部分科室、部門的檔案管理工作中，存在著檔案管理人員安排不合理、人員業(yè)務(wù)水平參差不齊的情況。例如部分科室中的檔案管理工作是由科室人員輪流兼職進(jìn)行管理，由于檔案管理人員沒有接受過(guò)相關(guān)的管理培訓(xùn)、在工作上難以全身心的投入以及管理工作交接存在缺陷等問(wèn)題的存在，從而導(dǎo)致科室檔案管理工作的效率和質(zhì)量不高，檔案的系統(tǒng)性和完整性較差，檔案管理工作難以滿足醫(yī)院等級(jí)評(píng)審工作的需要，對(duì)于檔案資料在評(píng)審工作以及醫(yī)院發(fā)展中的作用和價(jià)值也無(wú)法進(jìn)行充分的開發(fā)和利用。

3 加強(qiáng)檔案資料管理的措施

3.1 加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案資料的收集、整理

在醫(yī)院檔案資料的收集過(guò)程中，檔案管理人員要嚴(yán)格遵循完整性與時(shí)效性的原則，在實(shí)時(shí)跟蹤醫(yī)院發(fā)展現(xiàn)狀和動(dòng)態(tài)的基礎(chǔ)上對(duì)醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量管理工作、運(yùn)行經(jīng)營(yíng)、黨群工作、宣傳工作等方面的原始資料、文檔、聲像資料、報(bào)道等進(jìn)行有效的收集，并通過(guò)與各科室、部門進(jìn)行良好的溝通合作，共同保證檔案收集工作的順利完成。在檔案資料收集結(jié)束后，對(duì)于檔案資料的整理工作要嚴(yán)格遵守等級(jí)評(píng)審工作中的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，檔案管理人員通過(guò)認(rèn)真學(xué)習(xí)醫(yī)院等級(jí)評(píng)審工作的相關(guān)文件，明確檔案整理工作任務(wù)和標(biāo)準(zhǔn)，合理分配檔案人員的職責(zé)，從而保證醫(yī)院檔案資料整理工作高質(zhì)量的完成。

3.2 重視檔案資料的規(guī)范性和記錄的完整性

在醫(yī)院等級(jí)評(píng)審的檔案資料管理工作中，我們經(jīng)常可以發(fā)現(xiàn)由于日常工作中沒有及時(shí)、全面的對(duì)部分工作進(jìn)行記錄，從而導(dǎo)致了檔案資料出現(xiàn)了記錄不全、材料分散等問(wèn)題，檔案資料在評(píng)審工作中的有效性大打折扣。因此，在醫(yī)院檔案資料的管理上必須要對(duì)檔案資勞的規(guī)范性和記錄的完整性進(jìn)行重視，一方面要加強(qiáng)對(duì)原始資料的收集和規(guī)范管理，并從醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層面加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的制度和政策支持。另一方面則要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的投入力度，加快檔案工作的現(xiàn)代化、信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的優(yōu)化和完善。

3.3 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

由于醫(yī)院檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性與實(shí)踐性，因此檔案員的專業(yè)素質(zhì)很大程度上決定了檔案管理工作能否高質(zhì)量的開展。因此，醫(yī)院就必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作隊(duì)伍的建設(shè)。在醫(yī)院等級(jí)評(píng)審工作中，通過(guò)組織高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人員成立檔案管理辦公室，并以此為中心開展等級(jí)評(píng)審檔案資料的收集、整理和管理工作。對(duì)于各科室的檔案人員則要通過(guò)加強(qiáng)宣傳培訓(xùn)，提高其檔案管理意識(shí)和管理能力，通過(guò)將檔案管理工作納入科室年度考核中，推動(dòng)檔案管理人員加強(qiáng)對(duì)新知識(shí)、新方法的學(xué)習(xí)，并有效增強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案資料的開發(fā)和利用。

4 結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院檔案資料是對(duì)醫(yī)院整體運(yùn)行情況的一個(gè)重要反映，這些資料通過(guò)真實(shí)全面地記錄醫(yī)院運(yùn)行、發(fā)展和管理中的各項(xiàng)工作內(nèi)容和工作成果，能夠準(zhǔn)確、完整、客觀、系統(tǒng)地為醫(yī)院等級(jí)評(píng)審工作的開展提供重要的參考依據(jù)。因此，醫(yī)院必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，并通過(guò)采取各種措施提高檔案管理工作質(zhì)量，保障醫(yī)院等級(jí)評(píng)審工作的順利進(jìn)行。

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