朱海民

摘 要：隨著醫(yī)療改革的深入，醫(yī)院檔案的開(kāi)發(fā)利用已經(jīng)滲透到醫(yī)院的很多工作中，開(kāi)發(fā)利用越來(lái)越受到人們的重視，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作是開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的條件，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，提高檔案的利用率，發(fā)揮檔案工作在醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展中的應(yīng)有作用。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；開(kāi)發(fā)；利用

近幾年隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，工作人員和病患的不斷增加，關(guān)系職工切身利益和為患者服務(wù)等問(wèn)題日益增多，新形勢(shì)下檔案開(kāi)發(fā)利用已經(jīng)滲透到醫(yī)院工作的方方面面，檔案利用率不斷提高，檔案利用價(jià)值凸顯。

1 我院檔案開(kāi)發(fā)利用情況

1.1 利用醫(yī)院檔案積極開(kāi)展編研工作

1）編寫(xiě)醫(yī)院《大事記》、《組織機(jī)構(gòu)沿革》等，將有效的文書(shū)利用起來(lái)，為醫(yī)院的發(fā)展歷史留下應(yīng)有的印記，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員開(kāi)展工作、研究醫(yī)院出現(xiàn)的問(wèn)題提供一定的參考。作為具有史料價(jià)值的大事記，起到了備查的作用，有了它就不用再?gòu)拇罅康奈募n案中一一查找核對(duì)，節(jié)省了大量的時(shí)間。

2）借鑒利用以往的成功管理經(jīng)驗(yàn)和措施方法，把醫(yī)院有關(guān)管理資料匯編成《崗位職責(zé)匯編》、《醫(yī)院質(zhì)量與安全制度》等，成為職工自覺(jué)遵守和執(zhí)行的規(guī)范，保證日常工作順利開(kāi)展，不斷提高醫(yī)院管理水平。

1.2 利用醫(yī)院檔案為職工和患者服務(wù)，解決后顧之憂(yōu)

1）辦理大病就醫(yī)。隨著我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展，國(guó)家出臺(tái)了一系列的扶貧政策，幫扶一些因病致貧的家庭，辦理大病就醫(yī)。醫(yī)院綜合檔案室為許多年前曾經(jīng)住過(guò)院的病人進(jìn)行了住院發(fā)票存根查詢(xún)復(fù)印，為患者能享受?chē)?guó)家補(bǔ)助提供了所需要的原始材料。

2）辦理退休時(shí)核實(shí)是否是獨(dú)生子女戶(hù)。有的職工辦理退休手續(xù)時(shí)發(fā)現(xiàn)由于自己保管不慎，造成獨(dú)生子女證丟失，致使退休時(shí)工資審批受影響，借助醫(yī)院檔案室的檔案資料，查找當(dāng)年辦理獨(dú)生子女證存根聯(lián)，及時(shí)為退休職工解決難題。

3）辦理退休核定工齡。有的同志在面臨退休時(shí)會(huì)遇到干部身份的認(rèn)定及工齡計(jì)算的問(wèn)題，直接關(guān)系到本人退休工資的核算，利用醫(yī)院檔案原始資料找依據(jù)，為其解決后顧之憂(yōu)。

4）利用檔案化解矛盾和糾紛。有的職工因?yàn)橐郧皢挝坏募Y購(gòu)房產(chǎn)生矛盾，通過(guò)存檔資料得到當(dāng)年集資購(gòu)房的原始資料，了解購(gòu)房真相，化解了矛盾糾紛，維護(hù)了社會(huì)穩(wěn)定。

1.3 利用醫(yī)院檔案完成基建改造和參考

1）醫(yī)院原有宿舍樓年久失修，不同程度地存在安全隱患，為保證職工生命財(cái)產(chǎn)安全，對(duì)各種管道及線路進(jìn)行改造，利用基建檔案，為改造摸清路線圖，為維修節(jié)約了時(shí)間、資金、人力。

2）對(duì)同類(lèi)工程設(shè)計(jì)具有參考價(jià)值，例如醫(yī)院的門(mén)診樓、病房樓、道路等可以借鑒以往的施工圖或略加修改，對(duì)醫(yī)院日常維修具有借鑒和利用價(jià)值，基建工程檔案的利用價(jià)值得到了充分體現(xiàn)。

1.4 利用醫(yī)院檔案促進(jìn)文化建設(shè)

醫(yī)院文化是醫(yī)院辦院宗旨、價(jià)值導(dǎo)向、管理理念、公眾形象的重要體現(xiàn)，醫(yī)院在其發(fā)展中形成了自己獨(dú)特的歷史文化，圖片、文件、實(shí)物等，客觀地記載了文化的內(nèi)容與傳承，借助檔案讓更多的人了解醫(yī)院發(fā)展的歷史和文化傳承，增加醫(yī)院的凝聚力。我們醫(yī)院前身是由1902年開(kāi)建的英國(guó)教會(huì)醫(yī)院-如己醫(yī)院演變而來(lái)，目前幾個(gè)歷經(jīng)百年的樓仍保存完好，利用檔案現(xiàn)存照片檔案及相關(guān)歷史資料，多次走訪醫(yī)院老干部、老職工，了解醫(yī)院歷史文化，積極申報(bào)文物保護(hù)單位，分別于2009年、2013年被濱州市人民政府、山東省人民政府列為省級(jí)文物保護(hù)單位。

2 新形勢(shì)下醫(yī)院檔案開(kāi)發(fā)利用突出的問(wèn)題

1）現(xiàn)有服務(wù)方式單一，提供利用檔案技術(shù)手段落后，目前以手工查閱檔案為主，需要投入大量的人力、時(shí)間，影響檔案開(kāi)發(fā)利用效率。

2）檔案深入開(kāi)發(fā)不足，檔案材料缺失或不準(zhǔn)確，影響檔案開(kāi)發(fā)利用。有的檔案涉及部門(mén)多、周期長(zhǎng)、材料繁瑣，檔案收集帶來(lái)一定的困難；有的檔案比如科研檔案從立項(xiàng)到結(jié)題可能要很長(zhǎng)時(shí)間，而參與科研成果的科室或個(gè)人為了以后自己晉升職稱(chēng)使用方便，不愿把材料交檔案室存檔，造成材料缺失。

3）檔案材料不標(biāo)準(zhǔn)，影響檔案開(kāi)發(fā)利用。在日常工作中，檔案管理工作不是一個(gè)人、一個(gè)部門(mén)能完成的，各部門(mén)的檔案管理人員如果按自己的工作方式、工作標(biāo)準(zhǔn)各自為戰(zhàn)，檔案管理工作最終不能統(tǒng)一歸檔，會(huì)有不同的版本。

4）檔案數(shù)字信息化建設(shè)滯后，影響檔案開(kāi)發(fā)利用。目前計(jì)算機(jī)普遍應(yīng)用于醫(yī)院管理，產(chǎn)生了大量的數(shù)字化文件，進(jìn)而產(chǎn)生了大量的數(shù)字化檔案。但醫(yī)院綜合檔案信息化建設(shè)跟不上時(shí)代的步伐，在硬件和軟件設(shè)施上投入不足。

3 如何做好醫(yī)院檔案開(kāi)發(fā)利用工作

3.1 做好檔案的基礎(chǔ)性工作

1）為保證檔案材料完整性和準(zhǔn)確性，提高檔案管理與開(kāi)發(fā)利用的意識(shí)，要建立有效的檔案管理體系，我院成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由單位負(fù)責(zé)人任組長(zhǎng)，綜合檔案室設(shè)在辦公室，由專(zhuān)職檔案管理員管理，每個(gè)科室設(shè)兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)每個(gè)科室的檔案管理工作。平時(shí)由醫(yī)院綜合檔案室檔案管理人員進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作由科室單一分散式管理向醫(yī)院一體化管理轉(zhuǎn)變。為保證檔案的準(zhǔn)確性，增強(qiáng)檔案人員的事業(yè)心、責(zé)任感，建立了檔案管理目標(biāo)責(zé)任制。綜合檔案管理人員定期督促科室兼職檔案員一旦項(xiàng)目結(jié)束后，檔案材料立即歸檔，及時(shí)收集，做到材料齊全，建立完善的檔案資料為日后的工作創(chuàng)造良好的條件。

2）保證檔案基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化。檔案從立卷到歸檔等一系列工作有章可循，才能保證標(biāo)準(zhǔn)化工作的順利進(jìn)行。因此，醫(yī)院檔案應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格依照標(biāo)準(zhǔn)，制訂標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施細(xì)則，同時(shí)，應(yīng)積極組織實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)和開(kāi)展對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的監(jiān)督，確保檔案基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化落到實(shí)處。

3）改變落后的查閱方式，在原先手工查閱的基礎(chǔ)上，開(kāi)發(fā)與引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)管理軟件，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)在管理中的作用，做到自動(dòng)編目、自動(dòng)檢索、對(duì)有保存價(jià)值的文件進(jìn)行輔助立卷，自動(dòng)進(jìn)行轉(zhuǎn)檔等，充分發(fā)揮電子文件優(yōu)勢(shì)，建立功能完善的檔案查詢(xún)系統(tǒng)，減少查閱時(shí)間，提高查檔工作效率，加大檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和編研力度，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)據(jù)化和網(wǎng)絡(luò)化，達(dá)到資源共享的目的，提高檔案利用率。

3.2 強(qiáng)化宣傳與參與意識(shí)，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)

加大宣傳力度，提高醫(yī)院對(duì)檔案管理開(kāi)發(fā)利用的重視度。不僅領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作，更需要加強(qiáng)普通職工的檔案意識(shí)，加強(qiáng)普通職工對(duì)檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)。檔案能否完整地保存和充分利用，需要全院職工的配合，從資料的收集、整理、立卷到開(kāi)發(fā)利用都離不開(kāi)廣大職工的支持和配合。醫(yī)院要有意識(shí)地通過(guò)各種途徑向職工講解醫(yī)院檔案管理的重要性和必要性，要經(jīng)常進(jìn)行形式多樣、生動(dòng)活潑的檔案知識(shí)、法律法規(guī)的宣傳，讓檔案意識(shí)深入人心。廣大職工只有充分認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值，才能高度重視檔案工作，時(shí)時(shí)處處注意收集、保存各種信息資料，檔案工作才會(huì)得到進(jìn)一步加強(qiáng)，檔案地位才會(huì)進(jìn)一步提高。

3.3 增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，制定服務(wù)措施，提高服務(wù)功能

檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，檔案工作的服務(wù)性是通過(guò)檔案提供利用來(lái)實(shí)現(xiàn)的。首先要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，要改變過(guò)去“等、靠、要”的傳統(tǒng)工作模式，打破過(guò)去“重管輕用”的陳舊管理方式，在主動(dòng)服務(wù)、跟蹤服務(wù)和開(kāi)發(fā)利用上狠下工夫，不斷提高檔案工作效益。其次要制定服務(wù)措施，提高服務(wù)功能，為檔案信息資源利用者提供最方便最快捷的信息服務(wù)，從而使檔案管理的各項(xiàng)服務(wù)工作落到實(shí)處，發(fā)揮檔案工作在醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展中的應(yīng)有作用。

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