謝禧瑩

摘 要：隨著社會化不斷改革，司法行政檔案管理工作也在進(jìn)一步完善當(dāng)中，然而，在實際的改革中仍然有很多問題發(fā)生，比如，檔案管理制度落后、壓力大和管理模式不當(dāng)?shù)葐栴}都在一定程度上影響了檔案在司法行政上的管理。從我國進(jìn)入社會轉(zhuǎn)型時期，檔案管理在司法行政上就經(jīng)歷著不斷改革，但是管理上終究還是有許多欠缺。因此，本文主要探究司法檔案的特征以及數(shù)字化管理檔案的意義，簡單敘述數(shù)字化檔案管理在司法行政工作中的運(yùn)用。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案管理；司法檔案；司法行政工作

自打我國改革開放以來，對數(shù)字化檔案的管理工作就持有很高的關(guān)注度，隨著經(jīng)濟(jì)水平不斷提高，我國的司法管理制度也在不斷完善，相比之下，我國的數(shù)字化檔案管理制度已經(jīng)有了很大的改善，對司法檔案管理來說也是一個契機(jī)，但是，司法管理工作的要求也是越來越嚴(yán)格，在新的契機(jī)下，做好司法行政工作，推進(jìn)數(shù)字化檔案管理在司法行政中的應(yīng)用以及提高司法行政工作的效率是目前需要解決的重大問題。

1 司法行政機(jī)關(guān)工作的特點

檔案的管理工作是和司法行政工作息息相關(guān)的。司法行政管理工作包括兩部分，即行政和管理，在司法機(jī)關(guān)工作中，借鑒行政工作經(jīng)驗，適時有效管理行政工作，是為了更好的將數(shù)字化檔案運(yùn)用到司法行政工作中。檔案管理在司法行政中起著關(guān)鍵作用，可以說司法行政的發(fā)展離不開行政檔案管理，行政檔案管理促進(jìn)司法行政工作的發(fā)展，彼此包容，共同發(fā)展。進(jìn)入司法機(jī)關(guān)工作，運(yùn)用適當(dāng)?shù)姆椒▽?shù)字化檔案管理進(jìn)行不斷完善，強(qiáng)調(diào)檔案管理在司法行政工作中的決定性作用，借助決定性作用，可以解決一些基本問題，為后期司法行政工作清掃障礙。所以，只有將行政管理融合到檔案管理當(dāng)中，才能促使司法行政機(jī)關(guān)的不斷發(fā)展[1]。

司法機(jī)關(guān)所呈現(xiàn)的是一種專業(yè)化模式，行政管理工作需要有大量的專業(yè)知識填充，這就導(dǎo)致了行政管理工作也逐漸形成專業(yè)化模式，在行政管理工作時，行政部門要根據(jù)實際情況分析解決問題。如果行政管理不能做到有效合理管理數(shù)字化檔案，就會導(dǎo)致行政工作毫無價值，造成行政工作失誤，延誤，直接會影響司法行政機(jī)關(guān)的時效性和權(quán)威性。所以，司法機(jī)關(guān)對行政管理方面提高了重視，將數(shù)字化檔案管理的方式運(yùn)用到司法行政管理工作當(dāng)中，這種檔案管理方式是目前司法機(jī)關(guān)最具有特色的管理模式。由于很多司法機(jī)關(guān)受到一定的限制，數(shù)字化檔案管理的水平仍然是停滯不前，達(dá)不到更高要求，究其根本是很多司法機(jī)關(guān)沒有從根本上重視數(shù)字化檔案管理工作，對相關(guān)工作人員的專業(yè)知識水平考核也不夠嚴(yán)格，不能夠有效利用職權(quán)傳達(dá)命令完成檔案管理工作[2]。

2 數(shù)字化檔案管理的作用

2.1 促進(jìn)工作效率

借助數(shù)字化檔案管理，可以有效的將資料進(jìn)行整合分類。數(shù)字化檔案管理也可以將真實的情況直觀的反映在用戶眼前，讓用戶很容易就能將自己的資料進(jìn)行查閱，能夠減少工作人員的工作量，使工作中人員很輕松的就能對眼前發(fā)生的事情有一個全面的了解，打破了原有的管理檔案的方式，應(yīng)用數(shù)字化檔案管理模式促進(jìn)工作效率提升，真正意義上做到了跨屏瀏覽，使得檔案管理從文件的方式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒛Ｊ健?/p>

2.2 提升檔案的使用率

原有的檔案管理是以文件的方式進(jìn)行保管，一般是保存在專門的檔案室或者儲藏室，這樣一來就不是很利于用戶查閱資料，反而延誤時間，造成用戶和工作人員之間的糾紛。運(yùn)用數(shù)字化管理檔案，可以促使用戶更加方便簡潔的找到自己需要的資料，為用戶和工作人員節(jié)省時間。數(shù)字化檔案管理工作是一種很超前的管理模式，從根本上打破了時間和空間的束縛，進(jìn)一步促進(jìn)檔案的使用率。

2.3 提升檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益

傳統(tǒng)的檔案管理模式，為了實現(xiàn)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展對信息需求的目的，并沒有運(yùn)用科技技術(shù)改善當(dāng)前狀況，反而是利用增加辦公人員和辦公費(fèi)用的方式改善現(xiàn)狀，這樣做直接增加了管理工作的成本，而且浪費(fèi)了一定的人力資源和社會資源。數(shù)字化檔案管理技術(shù)是結(jié)合現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)需求推出來的信息化檔案管理方式，打破原有的管理模式，從文件為載體的檔案信息變成以計算機(jī)為主的檔案信息，降低了檔案管理工作成本，節(jié)約了占地面積，從而提高了檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益[3]。

3 分析數(shù)字化檔案在司法行政工作中的運(yùn)用

3.1 完善數(shù)字化管理制度

為確保數(shù)字化檔案管理工作有效開展，作為司法行政機(jī)關(guān)，應(yīng)該嚴(yán)格建立檔案管理制度，比如，歸納檔案制度、安全網(wǎng)絡(luò)制度、數(shù)字檔案真實制度、檔案保密等管理制度。檔案有時候就像人類一樣，都會有隱私，有些檔案內(nèi)容是不能對外公布的，需要保密，運(yùn)用數(shù)字化檔案管理，要著重注意其安全問題，尤為突出的是司法行政檔案的安全性和重要性。因此，需要有關(guān)人員對保密文件進(jìn)行電子文檔存儲，電子文檔中硬件設(shè)備的使用是非常重要的，要嚴(yán)格審查硬件設(shè)備的綜合性能，不能有絲毫差錯，當(dāng)每項指標(biāo)都通過審核后，再將檔案存儲于電子文檔中，做好電子文檔的保存工作，增加電子文檔的保存時間。同時，要派專門的工作人員負(fù)責(zé)檢修電子文檔的故障，防止由于外界溫度高低影響對電子檔案的保存工作，軟件設(shè)備主要就是負(fù)責(zé)利用密碼和防火墻裝置手段提高數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的嚴(yán)謹(jǐn)性，確保數(shù)字化檔案管理不被損壞。

3.2 構(gòu)建信息技術(shù)支持系統(tǒng)

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是司法行政進(jìn)行數(shù)字化管理的可靠性保證。所以必須要保證數(shù)字化檔案系統(tǒng)具有升級能力，提高檔案管理的保密性。借助光纖設(shè)備提高數(shù)字化檔案管理的綜合性能，利用增加擴(kuò)展模塊來增加數(shù)字化檔案的儲存容量。為了讓數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)正常運(yùn)行，采用的設(shè)計理念一般都是冗余技術(shù)，為了滿足司法工作要求，磁盤必須采用不同級別的性能保護(hù)，使數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)具有連續(xù)性。另外，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)必須采用全光纖的磁盤設(shè)備，提升數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的良好性能，實現(xiàn)在線升級的功能[4]。

3.3 成立信息查詢子系統(tǒng)和案件管理系統(tǒng)

利用自身的優(yōu)勢，司法管理人員應(yīng)該建立司法查詢系統(tǒng)，提高司法辦案的工作效率，節(jié)省司法工作的時間，降低司法工作成本。利用信息化技術(shù)構(gòu)建一套司法機(jī)關(guān)的信息庫，科學(xué)合理管理檔案信息，提高司法辦案的工作效率，最大程度做到案件處理的公開化，透明化。比如，人口資源查詢、審判結(jié)果查詢等系統(tǒng)，原來這些流程都是需要當(dāng)事人提供相關(guān)資料才能對案卷進(jìn)行人工逐一排查調(diào)閱，自從實行數(shù)字化檔案管理后，只需要根據(jù)當(dāng)事人提供姓名，時間，地點等等在計算機(jī)上進(jìn)行搜索，便很快能找出相應(yīng)的資料，當(dāng)事人只需要知道其中的一項或者兩項內(nèi)容，就可以快速查閱所需要的案卷，不但方便了當(dāng)事人，而且減少了工作人員的工作量，節(jié)省工作時間，提高工作效率。由此看出，在信息化技術(shù)下，更多的文件資料從開始建立到歸檔都是在計算機(jī)上完成的，從而將檔案的管理方式逐漸推向數(shù)字化檔案管理方式發(fā)展。

4 結(jié)語

總之，原有的司法檔案管理模式已經(jīng)不能滿足目前司法工作的要求，也不能適應(yīng)社會不斷發(fā)展的要求，在司法行政工作中，借助數(shù)字化檔案管理模式，不僅可以提高司法工作人員的工作效率，提升檔案的使用率，還能夠促進(jìn)檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益。所以，司法工作人員要在使用數(shù)字化檔案的同時不斷完善數(shù)字化檔案管理制度，增強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的安全性和可靠性，做好數(shù)字化檔案管理工作的保密工作，建立相應(yīng)的查詢系統(tǒng)，共同促進(jìn)數(shù)字化檔案管理在司法行政工作中的應(yīng)用。

參考文獻(xiàn)

[1]熊海麗.關(guān)于規(guī)范教務(wù)檔案數(shù)字信息化管理的思考[J].現(xiàn)代信息科技，2019，3（04）：128-129+131.

[2]張莉.淺析科研院所檔案數(shù)字化建設(shè)的意義[J].中國管理信息化，2019，22（04）：174-175.