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        檔案管理信息化

        2019-06-17 01:22:54夏茜
        卷宗 2019年15期
        關(guān)鍵詞:檔案文件人工檔案管理

        夏茜

        摘 要:隨著國家科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展,檔案管理工作也逐漸轉(zhuǎn)向信息化管理,并且檔案管理信息化是檔案工作的重要變革內(nèi)容,它對檔案管理的方式以及要求都有了新的變化,所以在當(dāng)今的檔案管理工作中,第一步就是要與先進(jìn)的科學(xué)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合,然后改革創(chuàng)新檔案管理方式,全面提高檔案管理技術(shù)而更好的服務(wù)于社會[1]。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;信息化

        現(xiàn)代化檔案管理的目標(biāo)是實現(xiàn)數(shù)字化技術(shù)和信息化技術(shù)等一系列現(xiàn)代化技術(shù)的結(jié)合,最終實現(xiàn)社會資源共享的管理方式。由于科技的發(fā)展,以往的手動檢索和人工服務(wù)已經(jīng)不能夠滿足人們的需求,也無法適應(yīng)時代的發(fā)展,所以,檔案工作者應(yīng)該改變以往的觀念,拓展創(chuàng)新檔案管理的科學(xué)技能,能夠更好的服務(wù)于社會。為了實現(xiàn)檔案保存期限的延長、管理效率的提升和查詢信息的便捷等目的,就必須實現(xiàn)信息化檔案管理。

        1 檔案管理信息化的優(yōu)點

        過去傳統(tǒng)的檔案管理方法是利用人工管理手段,不但浪費管理資源,還經(jīng)常出現(xiàn)操作失誤和文件損壞的現(xiàn)象,但是信息化的檔案管理就能夠減少以上問題出現(xiàn)的幾率,還能夠提高檔案管理效率,能夠保證檔案資料的安全,還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理信息化和智能化的發(fā)展,在檔案管理工作上發(fā)生質(zhì)的飛躍。

        1.1 彌補人工操作的不足

        在傳統(tǒng)的檔案管理中主要是人工操作,但是人工管理存在很多的缺陷,比如十分占用存儲空間、人工管理費時費力、查詢檔案不夠便捷、檔案利用率低、經(jīng)常出現(xiàn)檔案的損壞和丟失,所以,為了整改檔案的管理模式,應(yīng)該積極創(chuàng)新和學(xué)習(xí)信息化檔案管理。

        1.2 改善資源共享的便捷程度

        由于傳統(tǒng)的人工操作無法快速的傳輸檔案文件,不能夠共享資源,極大程度上造成了資金與資源的浪費,還給檔案信息的查找造成了困難,但是利用信息化技術(shù)對檔案進(jìn)行管理,就可以系統(tǒng)的對檔案進(jìn)行管理,并且將檔案內(nèi)外部進(jìn)行合并管理。

        1.3 提高文件傳輸速度和文件的安全

        在傳統(tǒng)的檔案管理中,在日常的信息辦理中,常常會出現(xiàn)檔案的丟失或者人員私藏檔案的現(xiàn)象,而且檔案文件的傳輸會受到時間和路程的限制,并且很有可能因為其他原因造成文件的損壞或者延遲,在很大程度上給檔案的使用者造成了不便,但是利用信息化的方式管理檔案不僅會改善這些狀況,還能夠高效的提高文件的傳輸速度,并且對于文件的安全也能夠有所保證。

        2 有效實施信息化管理的方式

        雖然國家的科技發(fā)展迅速,但是檔案管理信息化卻是一個循序漸進(jìn)的過程,比如在檔案收集和檔案整理等方面就需要逐步地加以完善,避免出現(xiàn)檔案文件的缺失,在檔案信息的安全方面能夠有所保證。由于檔案管理系統(tǒng)十分復(fù)雜,所以在實現(xiàn)信息化的檔案管理時,應(yīng)該從多方面考慮實施的方式。

        2.1 建立健全的檔案管理制度

        在建設(shè)信息化檔案管理的過程中,應(yīng)該要建立健全的檔案管理制度,用來適應(yīng)信息化檔案管理中可能會出現(xiàn)的問題,能夠全面有效的提高檔案管理的水平。除此之外,還應(yīng)該在實際工作中,有針對性的制定適應(yīng)于各種類型的檔案文件的制度,并且確保在實際操作中的可行性,也能夠約束管理工作者,使其能夠全心全意的服務(wù)社會。

        2.2 將管理制度落實在實際工作中

        實行信息化檔案管理需要科學(xué)完整的管理制度體系,所以在建立管理制度時要合理,還要簡便實用,最重要的是,此制度限制著領(lǐng)導(dǎo)與管理人員雙方,在工作中獎懲分明,充分顯示出管理制度的權(quán)威性和約束性。

        3 注重培養(yǎng)檔案管理人員整體素質(zhì)

        因為檔案管理人員的綜合素質(zhì)對檔案管理工作的質(zhì)量和水平有很大的影響,而且在提高檔案管理工作的效能方面有著至關(guān)重要的作用,所以必須提升檔案管理人員的素質(zhì)。最重要的是提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識,并在檔案管理工作中時刻謹(jǐn)記自身的職責(zé)所在,正所謂“在其位謀其職”。此外,還要對管理人員進(jìn)行培訓(xùn),提高他們在檔案管理方面的專業(yè)知識和技能,還要要求管理人員能夠熟練運用現(xiàn)代化管理技術(shù),全面提升信息化檔案管理水平。

        3.1 提高檔案管理人員的思想認(rèn)識

        社會的發(fā)展對檔案管理人員的工作也產(chǎn)生了很大的壓力,導(dǎo)致了管理工作的難度也逐漸加大,那么在這種情況下,就應(yīng)該在管理工作人才、資金和政策上給予大力支持,也應(yīng)該關(guān)心和愛護(hù)檔案管理工作人員,幫助其解決困難,改善工作環(huán)境,提高他們的工資待遇。

        3.2 強化檔案管理人員的服務(wù)意識

        檔案管理是一種為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù),為工作執(zhí)行提供服務(wù)的工作性質(zhì),所以檔案管理人員應(yīng)該積極開展職業(yè)道德教育,強化服務(wù)意識,完善服務(wù)方法,發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動性,能夠堅持自己的原則,按照規(guī)章制度處理事務(wù),主動熱情的為社會服務(wù),提高工作效率。

        4 結(jié)語

        實現(xiàn)信息化檔案管理是檔案管理工作必要的發(fā)展趨勢,尤其是在如今快速發(fā)展的信息化技術(shù)下,檔案管理信息化是能夠有效的提高管理工作的效率,完善資源的共享,方便檔案信息使用者的信息查詢,同時,信息化的檔案管理模式能夠保證檔案文件的安全性和穩(wěn)定性。除此之外,實現(xiàn)檔案管理信息化還需要提高管理人員的綜合素質(zhì)和他的專業(yè)技能[2],以達(dá)到更好地服務(wù)社會的目的,總而言之,要不斷地改革創(chuàng)新和學(xué)習(xí),為實現(xiàn)檔案管理信息化做出貢獻(xiàn)。

        參考文獻(xiàn)

        [1]吳寶康.檔案學(xué)概論[M].中國人民大學(xué)出版社,1988.

        [2]濮德祥.檔案管理學(xué)[M].檔案出版社,1987.

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