盧晶

摘 要：隨著我國信息技術的不斷發(fā)展，科學技術的應用已經(jīng)逐漸滲透到社會生活的方方面面，作為各項工作記錄的檔案信息，自然也開始發(fā)展起信息化的檔案管理模式。目前信息化的檔案管理發(fā)展主要有信息化發(fā)展與管理兩方面內(nèi)容，共同構成檔案信息化管理的方式。但是我國對于檔案信息化管理的發(fā)展的各項內(nèi)容還存在一定的缺陷，相關制度、設備、人員都存在一定的差距，因此本文就以檔案信息化發(fā)展與管理進行深入分析，通過對檔案信息化的概念、特點、步驟的闡述，為信息化檔案管理的發(fā)展提出有效的措施，旨在為我國的檔案信息化管理與發(fā)展起到一定的指導與促進。

關鍵詞：檔案信息化發(fā)展；檔案管理；措施

1 檔案信息化發(fā)展的概念和基本理論

檔案信息化的管理發(fā)展指利用現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡平臺，采用網(wǎng)絡信息收集整理、共享開發(fā)的應用對檔案管理中的各項信息進行高效率的保存，同時為使用者提供高效率的檔案使用方式。信息化的檔案管理模式是科技發(fā)展的必然趨勢。主要將傳統(tǒng)的實體檔案管理轉(zhuǎn)化為信息化的數(shù)字管理方式，改變了傳統(tǒng)檔案保存中的效率低、花費大、易損壞的特點。在實體檔案的基礎上開發(fā)出的更為高效、節(jié)約、適用性強的檔案管理模式。

2 信息化條件下的檔案管理與服務的優(yōu)勢

對于檔案館適應信息技術的管理模式，其應用優(yōu)勢主要有以下幾個方面的內(nèi)容：

1）不受利用資源提取的限制。信息化的檔案管理方式，使用者對于檔案的使用不再受限于相關地域、時間的限制。通過檔案館智能化的管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)資源使用的快速高效。信息化的檔案管理和服務內(nèi)容可以為用戶的信息取用進行優(yōu)化。相關檔案信息的生產(chǎn)者和使用者可以進行隨時發(fā)布使用。不同用戶通過信息化檔案館的交流渠道，實現(xiàn)了信息資源的分享交流。高效率的發(fā)展趨勢無不印證著時間等于金錢。檔案館未來的管理趨勢就是需要實現(xiàn)檔案信息使用的高效率。所以，采用信息化的檔案管理為用戶提升更好的服務體驗，使檔案發(fā)展的一大優(yōu)勢內(nèi)容。

2）檔案館的高質(zhì)量信息管理和服務。檔案館對于信息內(nèi)容的收集方式不斷擴展，并且借助于檔案館的信息化技術應用，很多檔案信息的收集開始采用互聯(lián)網(wǎng)的平臺。隨著現(xiàn)階段網(wǎng)絡技術的應用發(fā)展。很多檔案館對于信息資源的管理范圍已經(jīng)不再局限于傳統(tǒng)的信息內(nèi)容。信息技術背景下的檔案都是借助于互聯(lián)網(wǎng)平臺經(jīng)營交流使用，所以信息化的檔案管理相當于適應了網(wǎng)絡信息平臺的發(fā)展趨勢。

同時很多用戶對于檔案信息的應用也有新的要求。所以信息化條件下的檔案館的服務內(nèi)容也需要進行拓展增加。為用戶提供更加多元化的檔案服務方式。比如引進先進的檔案管理的服務設備，開展共享信息平臺的發(fā)展。管理人員應該使用信息化的管理技術進行檔案內(nèi)容的優(yōu)化整合，不斷提升檔案管理的信息提供范圍和服務方式。從而使檔案館的服務質(zhì)量和信息的提供得到質(zhì)的提升。

3）實現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息長時間的保存。檔案館對檔案管理的重要目標之一就是實現(xiàn)相關信息的長期保存。傳統(tǒng)的檔案管理對于檔案管理采用紙質(zhì)化的管理方式，雖然也可以進行長時間的信息保留，但是會不斷加重檔案館的運行負擔。所以往往都會進行選擇性保留。但使用信息化的檔案管理系統(tǒng)，檔案館的工作內(nèi)容就可以大大減少，借助于云存儲設備的大量使用，檔案館對于各種信息的保留處理都有了很好的途徑。通過采用信息化的檔案管理方式，可以充分實現(xiàn)檔案館的信息擴展和工作內(nèi)容的雙重提升。對于檔案管理中的信息保留內(nèi)容，還可以規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理中的很多缺陷，比如紙質(zhì)檔案的老舊腐蝕、丟失和損壞問題，但有很好的規(guī)范性和正式性。信息系統(tǒng)下的檔案管理的存儲，使用云數(shù)據(jù)的檔案管理，既有效提升了檔案管理的時間，又不會造成檔案文件的損壞，所以需要結合電子檔案的存儲和紙質(zhì)檔案的使用兩方面優(yōu)點，充分滿足檔案使用人員的需求，有效實現(xiàn)了檔案管理使用和保存的高效率。

3 檔案信息化發(fā)展的特征

信息化的檔案發(fā)展屬于信息技術條件下的必然趨勢，一是對傳統(tǒng)檔案管理模式的改進，使其滿足信息化社會的需要。二是使檔案管理的內(nèi)容向著更加多元化的方向發(fā)展，拓展檔案管理的服務內(nèi)容與發(fā)展空間。并且對檔案信息的公布、檢索、開發(fā)進行優(yōu)化，滿足檔案管理的目的以服務為中心進行展開。另外，檔案信息化發(fā)展也是對社會信息使用平臺的改進，計算機和智能手機的使用已經(jīng)得到互聯(lián)網(wǎng)技術的普及，人們對信息的使用方式已經(jīng)過渡到了數(shù)字信息時代。信息化檔案的發(fā)展也是人們對信息使用特征的體現(xiàn)。網(wǎng)絡數(shù)字化時代的到來，信息管理技術已經(jīng)開始走向云計算與大數(shù)據(jù)的應用發(fā)展，檔案信息作為信息管理的重要內(nèi)容，伴隨多媒體與數(shù)據(jù)庫的廣泛應用，數(shù)字信息化的檔案管理已經(jīng)成為時代變革要求。所以信息檔案的發(fā)展與管理是未來檔案發(fā)展的必然趨勢。

4 檔案信息化發(fā)展的步驟

1）創(chuàng)建網(wǎng)絡檔案系統(tǒng)。對于檔案信息化的推進，首先就需要有良好的檔案信息化系統(tǒng)，根據(jù)自身的檔案內(nèi)容管理要求，在企業(yè)內(nèi)部建立一個檔案信息收集、處理、共享、開發(fā)的公共服務平臺，然后在各個部門發(fā)展中相應的信息共享端口，方便相關人員及時進行檔案信息的上傳和使用。如果有條件的話可以與外界網(wǎng)絡進行互聯(lián)，突破窗口服務的局限性，人們可以隨時隨地進行檔案信息的查詢使用。同時發(fā)展相應的安全管理系統(tǒng)，保證檔案管理系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。另外，與信息化檔案管理系統(tǒng)相對應的還包括人員使用的權限設置，很多檔案信息都設計到企業(yè)發(fā)展的效益，對不同管理人員和員工設置信息使用權限，建立起一個全面的檔案信息化管理系統(tǒng)。

2）采用電子文件形成部門、檔案部門與計算機信息管理部門三點結合方式。信息化的檔案管理發(fā)展需要借助檔案信息的產(chǎn)生部門、檔案管理部門和計算機信息管理部門的結合，部門作為檔案信息的產(chǎn)生者和使用者，對其產(chǎn)生和使用的檔案信息要有一定的責任和要求，使檔案信息有利于檔案管理的展開。檔案管理部門作為檔案信息管理的主體，通過相關的檔案信息管理的要求規(guī)范，對部門產(chǎn)生的信息進行分析整理歸納，保證檔案信息管理的效率與價值。計算機管理部門作為檔案信息發(fā)展的技術基礎，是企業(yè)實行檔案信息化管理發(fā)展的關鍵。使用相應的網(wǎng)絡技術對檔案信息的管理與傳遞進行處理，是檔案信息化發(fā)展的動力。實現(xiàn)檔案信息化發(fā)展的發(fā)展需要三者的相互協(xié)調(diào)和共同發(fā)展。使得企業(yè)內(nèi)部的檔案管理成為一個有價值的整體。

5 檔案管理信息化發(fā)展的策略

1）提高電子文件歸檔管理的信息化水平。根據(jù)自身檔案管理的發(fā)展，采用與之相適應的檔案信息管理系統(tǒng)，根據(jù)企業(yè)內(nèi)部的檔案信息類型和使用方式，采用合適的方式進行檔案信息實體內(nèi)容向數(shù)字內(nèi)容的轉(zhuǎn)化。同時制定相應的檔案信息化管理發(fā)展制度，提升檔案信息化管理的人員積極性。從信息化檔案管理和服務的兩方面內(nèi)容提升檔案信息管理質(zhì)量，提升信息化檔案發(fā)展、管理、應用的效率。

2）提高檔案工作人員從業(yè)素質(zhì)。信息化的檔案管理發(fā)展一方面是管理系統(tǒng)的應用推進，另一方面需要有相應的計算機技術和素養(yǎng)的管理人員，進行信息化系統(tǒng)的維護改進，一是進行信息化的檔案管理工作人員需要有相應的計算機技術的操作技能，很多管理系統(tǒng)都會設計到計算機網(wǎng)路、數(shù)據(jù)庫技術、信息組織的相關技術，相關的信息管理人員也需要具有一定的管理技能。二是對工作人員的綜合素質(zhì)進行提升，信息化技術的應用雖然減輕了檔案管理的工作負擔，但需要工作人員有良好的責任心，對各項檔案信息可以及時錄入整理，提升檔案部門的窗口服務質(zhì)量，使得檔案信息化發(fā)展最終更好的為人民服務。

6 結語

綜上所述，檔案信息化的發(fā)展是信息時代發(fā)展的必然趨勢，通過采用信息化的檔案管理方式，使得我國的檔案管理工作的效率、質(zhì)量、安全得到進一步提升。越來越多的企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展都需要借助信息化的管理方式進行促進，信息化檔案管理的發(fā)展與發(fā)展為我國經(jīng)濟的發(fā)展提供了良好的信息服務支撐。

參考文獻

[1]趙群.解析檔案信息化發(fā)展與檔案管理的幾點思考[J].辦公室業(yè)務，2014，（23）：150-151.

[2]李曉琳，王艷華.關于檔案信息化發(fā)展與檔案管理的探索[J].企業(yè)改革與管理，2016（05）：58.