蔣夏妍

摘 要：制度在中國(guó)不斷發(fā)展的過程中占有重要地位，可以為國(guó)家的發(fā)展充分發(fā)揮自己的力量。公共機(jī)構(gòu)的檔案管理工作對(duì)公共機(jī)構(gòu)的發(fā)展具有重要影響。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；硬件設(shè)施

檔案管理在事業(yè)發(fā)展當(dāng)中發(fā)揮不可替代的作用，但是從目前事業(yè)單位發(fā)展中不難看出，在其中仍然存在許多問題。各種問題的出現(xiàn)限制了公共機(jī)構(gòu)的發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案管理的重要作用

1.1 促使各項(xiàng)工作順利展開

在事業(yè)單位的檔案當(dāng)中，記錄著許多內(nèi)容。例如，單位員工的信息內(nèi)容和單位歷史發(fā)展的信息內(nèi)容。各種檔案和信息內(nèi)容對(duì)公共機(jī)構(gòu)的更好發(fā)展具有重要影響。例如，在檔案當(dāng)中記錄著某個(gè)職員的工作情況以及家庭情況等，如果該職員家庭情況較為困難，那么單位的管理人員可以在條件允許情況下給予其幫助，這樣可以在很大程度上提升該名職工對(duì)事業(yè)單的忠誠(chéng)度，使其能夠感受到單位的溫暖與關(guān)懷。從而更加端正工作態(tài)度，在自身崗位當(dāng)中充分發(fā)揮自身的作用與價(jià)值，為事業(yè)單位創(chuàng)造更多效益?？梢钥闯觯矙C(jī)構(gòu)檔案的管理可以極大地促進(jìn)單位內(nèi)所有工作的順利進(jìn)行。

1.2 為決策提供有效信息

公共機(jī)構(gòu)的檔案記錄了各種實(shí)際信息，無論是單位的發(fā)展還是單位的實(shí)際運(yùn)作。檔案當(dāng)中記錄的內(nèi)容全部真實(shí)有效，那么事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員在做出某些決策時(shí)，可以參考檔案當(dāng)中的信息內(nèi)容。這樣，可以最大限度地保證領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性和合理性，從而實(shí)現(xiàn)制度的更好發(fā)展。

2 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

2.1 重視程度有待提升

在事業(yè)單位的發(fā)展當(dāng)中，領(lǐng)導(dǎo)者在其中發(fā)揮著不可替代的作用，領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)某件事物的態(tài)度，決定單位內(nèi)職工對(duì)該項(xiàng)事物的態(tài)度。可以看出，領(lǐng)導(dǎo)在文件管理工作中發(fā)揮著重要作用。如果領(lǐng)導(dǎo)者可以關(guān)注文件管理工作，單位的員工也將意識(shí)到文件管理工作的重要性。但是，從目前的公共機(jī)構(gòu)檔案管理中不難看出，許多領(lǐng)導(dǎo)人尚未意識(shí)到檔案管理對(duì)公共機(jī)構(gòu)發(fā)展的重要性。所以，針對(duì)檔案管理工作并沒有給予更多的關(guān)注與重視。并且認(rèn)為文件管理工作相對(duì)容易和簡(jiǎn)單，只需要做簡(jiǎn)單的處理。公共機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)的這種思維觀念對(duì)公共機(jī)構(gòu)檔案管理的更好管理產(chǎn)生了嚴(yán)重影響。

2.2 硬件設(shè)施有待完善

硬件設(shè)施在公共機(jī)構(gòu)的檔案管理中發(fā)揮著重要作用。因?yàn)樵谠S多機(jī)構(gòu)中，文件管理沒有更多的資金投入，而且許多設(shè)備設(shè)施相對(duì)落后。如果要使文件管理工作充分發(fā)揮其自身的價(jià)值和作用，它將為業(yè)務(wù)部門的更好發(fā)展提供動(dòng)力。然后我們需要了解硬件設(shè)施投資的重要作用，增加資本投資，實(shí)現(xiàn)公共機(jī)構(gòu)的更好發(fā)展。

3 事業(yè)單位檔案管理有效措施

3.1 加強(qiáng)重視程度

如果要在我們的機(jī)構(gòu)中促進(jìn)文件管理的順利管理，那么機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)者需要更加關(guān)注和關(guān)注文件管理工作。只有單位領(lǐng)導(dǎo)更加重視這一工作，才能促使單位職工提高自身的思想意識(shí)，從而端正工作態(tài)度，認(rèn)真對(duì)待文件管理工作，鼓勵(lì)單位員工在文件管理工作中發(fā)揮自己的作用。領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該更加關(guān)注文件管理工作，可以從以下幾點(diǎn)進(jìn)行：第一，領(lǐng)導(dǎo)需要針對(duì)檔案管理工作，組織專業(yè)的管理部門，并將各項(xiàng)管理工作落到實(shí)處，保證單位內(nèi)有關(guān)檔案的工作能夠得到及時(shí)處理。通過檔案管理工作的落實(shí)，促使各個(gè)工作人員能夠明確自身的權(quán)利與責(zé)任，及時(shí)完成自身工作，保證單位內(nèi)的各項(xiàng)檔案管理工作能夠得到及時(shí)處理。其次，在各院校中，檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)宣傳，通過宣傳手段，單位的員工可以提高檔案管理意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)態(tài)度的轉(zhuǎn)變可以在很大程度上保證公共機(jī)構(gòu)各種檔案管理任務(wù)的順利發(fā)展。

3.2 加大硬件設(shè)施投入

由于硬件設(shè)施對(duì)公共機(jī)構(gòu)的檔案管理有重要影響，為了確保檔案管理能夠發(fā)揮自身價(jià)值，機(jī)構(gòu)有必要加大對(duì)硬件設(shè)施的投入。加大硬件設(shè)施投入就需要加大資金的投入，在事業(yè)單位當(dāng)中針對(duì)檔案的保存與管理等需要構(gòu)建專門的檔案保存室，同時(shí)在檔案保存室當(dāng)中需要擁有專門的人員進(jìn)行管理，及時(shí)做好檔案室當(dāng)中的清理與通風(fēng)換氣等各項(xiàng)工作。同時(shí)，有必要購(gòu)買現(xiàn)代化的設(shè)備和設(shè)施，為員工的檔案管理提供更多便利。確保機(jī)構(gòu)內(nèi)的文件管理工作更加專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化，從而可以順利地執(zhí)行各種文件管理任務(wù)。針對(duì)設(shè)備設(shè)施需要及時(shí)做好維護(hù)與保養(yǎng)工作，如果設(shè)備設(shè)施老化已經(jīng)無法繼續(xù)使用，那么需要及時(shí)對(duì)其更換[1]。如果設(shè)備設(shè)施存在故障，那么需要及時(shí)做好維修工作。定期對(duì)設(shè)備設(shè)施進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，這樣可以在最大程度上避免由于設(shè)備設(shè)施問題，對(duì)檔案管理工作造成影響。

3.3 提升工作人員素養(yǎng)

在公共機(jī)構(gòu)的檔案管理中，相應(yīng)的管理人員在其中發(fā)揮著不可替代的作用。只有確保員工具有較強(qiáng)的工作能力和綜合素質(zhì)，才能使機(jī)構(gòu)的檔案管理工作有序開展。所以，在如今社會(huì)快速發(fā)展背景下，檔案管理工作人員需要摒棄傳統(tǒng)的檔案管理模式，采用更加先進(jìn)的信息技術(shù)等，對(duì)檔案進(jìn)行管理。如果要提高檔案管理人員的素質(zhì)，就需要定期進(jìn)行培訓(xùn)，通過培訓(xùn)提高員工的管理能力和管理意識(shí)，讓他們意識(shí)到自己工作的重要性。因此，我們正在糾正我們的工作態(tài)度，積極投資于我們的工作，并改變我們自己的工作模式。此外，管理人員還需要加強(qiáng)對(duì)各種設(shè)備和設(shè)施運(yùn)行技術(shù)的培訓(xùn)。因?yàn)樵诳茖W(xué)技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)下，事業(yè)單位內(nèi)的檔案管理工作已經(jīng)逐漸實(shí)現(xiàn)信息化，利用先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施以及技術(shù)等對(duì)檔案進(jìn)行有效管理。所以，需要保證工作人員能夠具備較強(qiáng)的設(shè)備設(shè)施操作技術(shù)等，這樣才能避免設(shè)備設(shè)施操作不當(dāng)?shù)葐栴}，對(duì)檔案管理工作帶來影響。

3.4 構(gòu)建管理制度

公共機(jī)構(gòu)需要為檔案管理工作建立健全的檔案管理系統(tǒng)，并通過系統(tǒng)的實(shí)施和保障來規(guī)范每個(gè)員工的行為。所以，針對(duì)檔案管理制度的構(gòu)建，需要事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者與管理者充分發(fā)揮作用，對(duì)單位內(nèi)的各項(xiàng)檔案工作等進(jìn)行詳細(xì)分析與研究，這樣，可以保證文件管理系統(tǒng)的完整性，并且需要保證文件管理系統(tǒng)的可操作性。系統(tǒng)完善后，需要在公共機(jī)構(gòu)實(shí)施，以推廣文件管理系統(tǒng)。文件管理系統(tǒng)不是靜態(tài)的，需要隨著機(jī)構(gòu)的發(fā)展及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。這將確保文件管理系統(tǒng)最大程度地匹配機(jī)構(gòu)的文件管理工作。除此之外，還可以制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，針對(duì)表現(xiàn)良好的檔案管理工作人員給予一定獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)其工作熱情與工作動(dòng)力，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位更好發(fā)展。

4 結(jié)束語

總之，機(jī)構(gòu)需要了解文件管理在其自身發(fā)展中所起的重要作用。因此，及時(shí)明確了單元文件管理中存在的問題，提供有效的解決方案，實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)的更好發(fā)展。確保公共機(jī)構(gòu)能夠發(fā)揮自己的力量，實(shí)現(xiàn)社會(huì)的進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

[1]呂明.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新研究[J].管理觀察，2019（03）：88-89.