梁小霞

摘 要：本文闡述了企業(yè)設(shè)備檔案管理的重要性，分析了存在的問題，并對這些問題提出了相應(yīng)的對策措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；設(shè)備檔案管理

設(shè)備是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的基礎(chǔ)，設(shè)備管理的好壞直接影響企業(yè)的生產(chǎn)成本和經(jīng)濟效益，因此加強設(shè)備管理是企業(yè)管理的永恒主題。設(shè)備檔案管理是設(shè)備管理的一部分，完整系統(tǒng)的設(shè)備檔案，有利于實現(xiàn)設(shè)備的全過程管理，有利于設(shè)備管理的連續(xù)性，有利于設(shè)備的更新改造，有利于設(shè)備維修保養(yǎng)，因此企業(yè)要把設(shè)備檔案管理作為重要工作來抓。

1 設(shè)備檔案的概述

設(shè)備檔案，是指設(shè)備在購置、驗收、調(diào)試運行、管理維修、改造報廢等設(shè)備管理全過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等形式的文件材料。設(shè)備檔案一般包括設(shè)備前期與后期兩部分。前期檔案包括設(shè)備訂購、隨機供給和安裝驗收的材料；后期檔案包括使用后各種管理與修理的材料。前期檔案：訂貨合同；裝箱單和說明書及資料、附件、工具明細表（原件）；出廠合格證書、出廠精度（性能）檢驗記錄（原件）；開箱驗收單；自制設(shè)備的有關(guān)說明及圖紙、資料；設(shè)備基礎(chǔ)及隱蔽工程圖紙；動力管線圖紙；安裝、調(diào)試驗收單；購入二手設(shè)備的有關(guān)原始材料。后期檔案：設(shè)備使用初期狀況記錄；定期維護記錄；定期檢查和監(jiān)測記錄；設(shè)備故障分析報告；設(shè)備檢修記錄；設(shè)備封存（啟用）單；設(shè)備潤滑卡片；大修任務(wù)書與竣工驗收報告；技術(shù)改造申請書及項目技術(shù)經(jīng)濟論證報告；技術(shù)改造說明書與圖紙及試用效果鑒定；設(shè)備事故報告單；設(shè)備報廢單。

設(shè)備檔案具有綜合性和動態(tài)性兩種特點：一是綜合性：設(shè)備檔案的形成涉及到多個部門，從設(shè)備的購置計劃、采購、開箱驗收、試運行等環(huán)節(jié)需要由企業(yè)的技術(shù)管理部門形成，而設(shè)備的日常運行記錄、維修改造等多由使用部門產(chǎn)生，因此設(shè)備檔案管理具有關(guān)綜合性。二是動態(tài)性：設(shè)備檔案是一個不斷變化和發(fā)展的過程，一臺設(shè)備在使用過程中，會不斷形成日常保養(yǎng)、檢修記錄、大修記錄、更新改造記錄、轉(zhuǎn)移記錄等文件資料，直到設(shè)備報廢。

2 設(shè)備檔案的重要性

設(shè)備檔案是了解掌握設(shè)備性能，正確使用和定期維護、保養(yǎng)、修理的重要依據(jù)和記錄憑證，在企業(yè)生產(chǎn)中具有十分重要的意義。

2.1 設(shè)備檔案是設(shè)備維修、保養(yǎng)的依據(jù)

設(shè)備在使用過程中，經(jīng)常會發(fā)生零部件的損壞，需要更換和維修。如果設(shè)備檔案齊全，能夠查閱到相關(guān)的設(shè)備檔案材料，掌握零部件的規(guī)格型號、生產(chǎn)廠家、及其它相關(guān)的安裝參數(shù)，就節(jié)省了大量的時間，縮短了維修周期，提高了工作的效率。

2.2 設(shè)備檔案是設(shè)備技改技措的依據(jù)

設(shè)備檔案中設(shè)備的技術(shù)資料詳細介紹了設(shè)備的性能、使用方法、注意事項和維護保養(yǎng)的要求，使操作者能夠按操作規(guī)程使用，安全規(guī)范操作，按規(guī)定進行維護保養(yǎng)，延長設(shè)備的使用壽命，節(jié)省了設(shè)備投資；通過設(shè)備日常運行記錄，對比同類型產(chǎn)品的能耗水平，優(yōu)化生產(chǎn)運行，起到節(jié)能降耗的作用，節(jié)省生產(chǎn)運行成本。

因此，設(shè)備檔案的管好、用好，能為企業(yè)帶來良好的經(jīng)濟效益。

3 設(shè)備檔案管理工作的存在的問題

3.1 設(shè)備檔案文件材料收集、歸檔不及時

有些人認為項目任務(wù)是硬指標，文件檔案歸檔是軟任務(wù)，把任務(wù)的完成與檔案工作隔離開來，只注重任務(wù)的完成，忽略了檔案工作，在進行設(shè)備檔案材料收集歸檔工作時，經(jīng)常性拖延時間，不能及時歸檔，造成檔案材料丟失或損壞。

3.2 新購設(shè)備的材料不齊全

有些新購設(shè)備原廠家因為技術(shù)產(chǎn)權(quán)的原因，沒有帶隨機技術(shù)資料，歸檔時沒有相應(yīng)材料，給日后設(shè)備的維護、保養(yǎng)和檢修工作，帶來很大的麻煩，有可能因為沒能零件的供應(yīng)而報廢。

3.3 設(shè)備移交工作不清不明

由于人員變動，管理檔案的設(shè)備員工作交接不清不明，使得有些檔案資料缺乏連續(xù)性，不全、不系統(tǒng)，沒有把相關(guān)的數(shù)據(jù)、記錄歸檔，當再次出現(xiàn)同樣問題時，無從下手，嚴重影響正常生產(chǎn)。

4 設(shè)備檔案管理工作應(yīng)對的措施

4.1 規(guī)范設(shè)備檔案管理工作

在設(shè)備檔案管理工作中，首先要建立一系列管理制度：制定《設(shè)備檔案收集工作制度》、《設(shè)備檔案的鑒定制度》、《設(shè)備檔案的歸檔制度》、《設(shè)備電子檔案的信息工作制度》等。用制度明確歸檔范圍、收集、鑒定、保管等規(guī)定，用制度規(guī)范設(shè)備檔案管理工作。

4.2 做好設(shè)備檔案歸檔工作

設(shè)備檔案文件材料的形成分為四個階段：1）設(shè)備購置階段形成的文件材料，主要包括設(shè)備購置計劃、設(shè)備購置訂貨合同等；2）設(shè)備開箱驗收階段形成的文件，主要包括設(shè)備開箱驗收記錄、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備說明書、操作手冊等隨機文件；3）設(shè)備安裝使用階段形成的材料，主要包括設(shè)備的型號、規(guī)格、生產(chǎn)廠家、使用日期、附件明細，操作規(guī)程、事故及損壞記錄、保養(yǎng)記錄、檢查記錄、使用記錄、維修記錄等；4）設(shè)備報廢處理階段形成的文件，主要包括設(shè)備報廢申請表，設(shè)備報廢鑒定與審批表，設(shè)備報廢處理轉(zhuǎn)交表等。結(jié)合工作實際，進行認真仔細審核。

4.3 搞好設(shè)備檔案數(shù)字化工作

設(shè)備檔案的藏檔案載體主要是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、實物檔案和聲像檔案。對紙質(zhì)檔案可進行數(shù)字化處理，存儲到計算機中。將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理主要有三種方式：第一種是人工錄入計算機；第二種是通過掃描儀掃描識別，制成文本文件；第三種是將檔案文件由數(shù)碼照相機或掃描儀按頁拍照或掃入計算機制成圖形文件，做成圖片，保存了檔案原件本來面目，如原件的紙色、墨跡、印章、圈點、批注等各種原貌，使閱讀者可以獲得更多信息線索，進行更深入的了解檔案的情況。對于實物檔案也可以通過對實物進行拍照，保存成數(shù)字圖像格式，存儲到計算機存儲設(shè)備中。

4.4 提高設(shè)備檔案的利用效率

設(shè)備檔案數(shù)字化后，變成電子文件，可在線傳輸，靈活、方便，檔案利用者無須親自到檔案室查詢，可直接通過微信、OA等服務(wù)平臺在線服務(wù)，提高利用效率。

總之，設(shè)備檔案管理是一項長期的工作，需要檔案管理者與時俱進，不斷學習新知識，掌握新方法，真正用好設(shè)備檔案這把鑰匙，為企業(yè)設(shè)備管理發(fā)揮更大的作用。

參考文獻

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