李明宇

摘 要：地勘單位檔案資料是對地質(zhì)工作的真實記錄，能夠更真實的反映出地質(zhì)活動情況，具有極為重要的價值。因此需要重視地勘單位檔案管理工作中，特別是在當(dāng)前信息化時代，需要加快推進(jìn)地勘單位檔案的數(shù)字化管理，為地質(zhì)檔案信息的開發(fā)利用奠定良好的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：地勘單位；地質(zhì)檔案；數(shù)字化管理；特性；實現(xiàn)路徑

隨著信息化建設(shè)步伐的加快，在當(dāng)前地勘單位檔案管理工作中，需要加快推進(jìn)地質(zhì)檔案的數(shù)字化進(jìn)程，將地質(zhì)勘察資料加快向數(shù)字化轉(zhuǎn)化，提高地質(zhì)檔案信息保存的完整性和安全性。由于大部分地質(zhì)勘察檔案都具有一定的機密性和時效性，通過對其進(jìn)行數(shù)字化管理，設(shè)置具體的管理權(quán)限，可以保證檔案信息的安全性和保密性，而且更利于對地質(zhì)資料信息的查詢，有利于提高地勘單位檔案管理工作的效率和質(zhì)量。地質(zhì)檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理后，在地勘單位內(nèi)部檔案信息進(jìn)行相互交流和共享，也可以與其他單位進(jìn)行傳遞和共享，這可以進(jìn)一步促進(jìn)地勘單位的健康、持續(xù)發(fā)展。

1 地質(zhì)檔案的特性

由于地質(zhì)勘查周期性較長，在具體作業(yè)過程中需要野外與實驗室相結(jié)合，通過確定具體的區(qū)域內(nèi)工作量及勘查目標(biāo)，并對工作區(qū)內(nèi)的復(fù)雜地質(zhì)特性和現(xiàn)象進(jìn)行掌握，并形成勘查報告。整個過程需要較長的時間，這也使地質(zhì)檔案呈現(xiàn)出較強的地域性和較長的周期性特點。在地質(zhì)勘查過程中所形成的地質(zhì)檔案涉及的內(nèi)容較廣，類型較多，具有較強的綜合性特性。在地質(zhì)檔案形成過程中，通過具體的收集整理后匯總成為具有參考價值的檔案資料，在地質(zhì)勘查之間通常會先針對該區(qū)域的地質(zhì)檔案進(jìn)行分析，并與現(xiàn)有條件相結(jié)合來制定具的勘查計劃。而且地質(zhì)檔案不僅有利于地質(zhì)勘查，而且對區(qū)域環(huán)境保護(hù)及城市建設(shè)等工作都能夠提供有效的利用服務(wù)，這也使地質(zhì)檔案利用廣及持久性的特性更好的凸顯出來。

2 地勘單位檔案管理工作面臨的新形勢

在當(dāng)前信息化時代背景下，地勘單位檔案管理工作面臨著新形勢和新情況。在信息化快速發(fā)展的時代背景下，地勘單位檔案管理工作中需要充分的利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，確保實現(xiàn)檔案管理工作的與時俱進(jìn)。同時地勘單位在檔案管理工作中還要重視服務(wù)意識和創(chuàng)新意識，即實現(xiàn)地質(zhì)檔案資料價值利用的最大化。

在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)快速發(fā)展的新形勢下，地勘單位檔案管理工作面臨著新的發(fā)展機遇和嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。目前大部分地勘單位檔案管理現(xiàn)代化程度不高，軟硬件設(shè)施不完善，檔案信息化建設(shè)速度緩慢，因此地勘單位檔案管理工作中如何發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢已成為關(guān)鍵問題。地勘單位要想實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，需要加快推動檔案管理工作的數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展進(jìn)程，以此來為地質(zhì)檔案的利用打下堅實的基礎(chǔ)，更好的滿足檔案利用者對地勘單位檔案信息的需求。同時在當(dāng)前社會信息共享進(jìn)程不斷加快的新形勢下，地勘單位在檔案管理工作中，需要進(jìn)一步拓展服務(wù)范圍，即從原來只服務(wù)于本單位開始向面向全社會服務(wù)發(fā)展，加快檔案管理工作理念的轉(zhuǎn)化，將實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化和管理信息化作為當(dāng)前地勘單位檔案管理工作的主要內(nèi)容，并積極創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)體系，進(jìn)一步對服務(wù)理念和服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新，最大程度的發(fā)揮出地勘單位檔案信息的利用價值。

3 地勘單位檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)路徑

3.1 加快檔案管理理念的轉(zhuǎn)變

地勘單位管理者應(yīng)該樹立良好的信息管理意識，加快對傳統(tǒng)檔案管理理念進(jìn)行轉(zhuǎn)變。地勘單位檔案管理人員需要認(rèn)識到檔案管理數(shù)字化發(fā)展的必然趨勢，并積極更新自身檔案管理理念，充分的運用信息技術(shù)，在實際檔案管理工作中不斷進(jìn)行創(chuàng)新，加快推動傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變。

3.2 建立完善的檔案數(shù)字化管理制度

地勘單位要建立完善的檔案數(shù)字化規(guī)章制度，完善管理機制，強化制度建設(shè)，保障制度機制的執(zhí)行力度。而制度建設(shè)是做好檔案數(shù)字化管理工作的重要前提和主要保障，檔案數(shù)字化管理制度的建設(shè)主要包括檔案收集、存儲和利用等環(huán)節(jié)。而且檔案數(shù)字化管理還需要地勘單位建立完善的制度體系，通過制度推動檔案數(shù)字化管理工作的規(guī)范化發(fā)展?？茖W(xué)的機制是保證制度得以實施的關(guān)鍵，這就要求地勘單位應(yīng)該將崗位職責(zé)和權(quán)利義務(wù)等歸納到考核內(nèi)容中去，以此充分調(diào)動工作人員的主動性和積極性，推動檔案工作的有序發(fā)展。

3.3 地勘單位要加快構(gòu)建信息共享平臺

在當(dāng)前地勘單位檔案數(shù)字化管理工作中，需要進(jìn)一步完善檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，并搭建信息共享平臺，加快推動檔案管理軟件的開發(fā)。目前大部分地勘單位檔案管理系統(tǒng)還不完善，通過構(gòu)建信息共享平臺，積極促進(jìn)地勘單位檔案管理系統(tǒng)的完善，將檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)與地勘單位的其他系統(tǒng)實現(xiàn)有效對接，實現(xiàn)單位內(nèi)部信息的暢通性，全面提高檔案管理效率和檔案利用率。同時還要重視內(nèi)外與外網(wǎng)的隔離工作，嚴(yán)格過濾數(shù)據(jù)，以此來保證檔案管理系統(tǒng)的安全，確保地質(zhì)檔案信息的完整性和安全性。

3.4 建立地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫

打造地質(zhì)資料現(xiàn)代化保存的重點是完成地質(zhì)檔案資料信息化。詳細(xì)地說就是打造地質(zhì)資料數(shù)據(jù)庫，來實行地質(zhì)文獻(xiàn)資料的數(shù)據(jù)庫查找。地質(zhì)資料管理單位能夠把現(xiàn)有的地質(zhì)資料文檔實行圖文信息化，把紙質(zhì)的文獻(xiàn)資料實行計算機的電子掃描、編排，從而把地質(zhì)文獻(xiàn)資料用數(shù)字的方式來儲存，給地質(zhì)資料的儲存和管理帶來了更豐富的選擇；而且，實行地質(zhì)資料數(shù)據(jù)庫的打造能夠取消地質(zhì)文獻(xiàn)資料的查閱條件限制，使用者能夠借力互聯(lián)網(wǎng)平臺實行隨時的查看，極大的提升了地質(zhì)文獻(xiàn)資料的使用效率。

3.5 全面提升地質(zhì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

為了加快促進(jìn)地質(zhì)檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)，需要全面提高地質(zhì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，打造一支具有較強專業(yè)性和較高素質(zhì)的地質(zhì)檔案管理隊伍。地勘單位在實際工作中需要重視對檔案管理人員的培訓(xùn)，通過定期開展專業(yè)性的培訓(xùn)，有效的提高檔案管理人員的專業(yè)知識和專業(yè)技能。同時還要安排檔案管理人員云相關(guān)單位進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)，進(jìn)一步提高檔案管理人員的專業(yè)水平和管理能力。隨著地質(zhì)檔案管理信息化程度的提升，管理人員需要不斷學(xué)習(xí)和加強自身對于現(xiàn)代自動化辦公軟件的掌握能力和應(yīng)用水平，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理思想和管理意識，強化管理能力，以更好的勝任地質(zhì)檔案管理要求，促進(jìn)地質(zhì)檔案數(shù)字化管理目標(biāo)的實現(xiàn)。

4 結(jié)束語

對于地勘單位而言，地質(zhì)檔案作為其重要資源，因此在地勘單位檔案管理工作中，檔案數(shù)字化管理作為一項重要的工作，通過實現(xiàn)地勘單位檔案的數(shù)字化管理，可以有效的提高地質(zhì)檔案的利用率，進(jìn)一步挖掘地質(zhì)檔案的潛在價值，使地質(zhì)檔案能夠更好的服務(wù)于社會和經(jīng)濟的發(fā)展，為我國地質(zhì)事業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]李國生.改善檔案數(shù)字化質(zhì)量問題的探討[J].辦公室業(yè)務(wù).2016（03）.

[2]苗紅梅.檔案數(shù)字化過程中發(fā)現(xiàn)的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù).2016（01）.

[3]全桂英.地質(zhì)勘察數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用分析[J].辦公室業(yè)務(wù).2012（19）.