薛君妍

摘 要：教育局存放的檔案類型多、內(nèi)容雜，且數(shù)量也很龐大，為了提升檔案收集與管理工作效率，既需要學(xué)校、教師及相關(guān)部門加強(qiáng)配合，也要求工作人員進(jìn)行規(guī)范化管理。不過(guò)從實(shí)際情況來(lái)看，教育局檔案收集與管理工作中還有很多問(wèn)題，主要體現(xiàn)在材料更新不及時(shí)、檔案內(nèi)容不完善，為檔案管理人員提出了較高的要求。本文將簡(jiǎn)述教育局檔案收集與管理的重要性，并通過(guò)分析其中存在的問(wèn)題，提出了具體可行的規(guī)范化措施。

關(guān)鍵詞：教育局；檔案收集；規(guī)范化

教育局檔案收集與管理主要以國(guó)家政策與制度合法化為基礎(chǔ)，由教育局統(tǒng)一管理與規(guī)劃收集到的檔案資料。檔案收集作為教育局的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，若是存在檔案遺漏等問(wèn)題，將不利于檔案的管理與存儲(chǔ)。同時(shí)教育局檔案資料類型較多，工作事項(xiàng)也很繁重，收集與管理難度較大。對(duì)此教育局要充分意識(shí)到檔案收集與管理的重要性，積極采取規(guī)范化措施，確保能夠?qū)n案作用充分體現(xiàn)出來(lái)。

1 教育局檔案收集與管理的重要性

教育局要根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定與法律法規(guī)開(kāi)展收集與管理工作，將分散在各科室與、各學(xué)校及個(gè)人手中的檔案集中起來(lái)，由教育局統(tǒng)一管理，任何科室與個(gè)人都不得以任何理由不交，也不能據(jù)為己有。因此只有教育局高度重視檔案收集與管理工作，才能保證檔案的完整性與可靠性，將檔案的價(jià)值真正體現(xiàn)出來(lái)。對(duì)于教育局檔案收集與管理工作來(lái)說(shuō)，其意義體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，能夠讓歸檔材料更加完整與真實(shí)。第二，收集作為檔案管理工作的基礎(chǔ)內(nèi)容，能夠提供具體的管理對(duì)象，只有做好了收集工作，才能保證教育局檔案的數(shù)量與質(zhì)量。第三，通過(guò)收集豐富的檔案資料，能夠促使檔案工作質(zhì)量不斷提升，更好的發(fā)揮出檔案服務(wù)作用。

2 教育局檔案收集與管理存在的問(wèn)題

2.1 檔案文件材料不完整

由于相關(guān)單位工作人員檔案工作意識(shí)不強(qiáng)，不注意日常工作中原始材料的積累保管，導(dǎo)致很多材料遺失或不知去向，到年終歸檔時(shí)只能有多少交多少。有的工作雖然非常重要，但因?yàn)闆](méi)有注意材料的積累，所以也就無(wú)法歸檔[1]。另外，教育局檔案部門由于不了解相關(guān)單位每年開(kāi)展的具體工作，所以所謂的監(jiān)督、指導(dǎo)只能流于形式，最終形成歸檔文件材料不齊全、不完整的不利局面。這樣就導(dǎo)致單位內(nèi)庫(kù)存檔案種類單一，很多有重要保存和利用價(jià)值的檔案沒(méi)有得到有效管理，極大影響了各單位對(duì)綜合檔案的利用需求。

2.2 檔案收集工作開(kāi)展滯后

教育局分管的學(xué)校數(shù)量較多，部分學(xué)校有時(shí)沒(méi)有及時(shí)提交檔案，收集工作難以正常開(kāi)展，如此一來(lái)檔案工作就長(zhǎng)期處在了被動(dòng)狀態(tài)，影響了教育局檔案收集的完整性與真實(shí)性。對(duì)此檔案管理部門針對(duì)各學(xué)校報(bào)送的檔案，也未能第一時(shí)間處理，導(dǎo)致文件材料歸檔不及時(shí)，形成資料不完善，缺少了很懂中間內(nèi)容，造成資料發(fā)生短缺的現(xiàn)象。此外，由于教育局檔案歸檔制度存在缺陷，且執(zhí)行不嚴(yán)格，也容易引起檔案出現(xiàn)短缺的問(wèn)題。

2.3 檔案意識(shí)不強(qiáng)

檔案收集是豐富館藏檔案資源的重要途徑，是教育局綜合檔案管理工作最艱巨的首個(gè)工作環(huán)節(jié)。在教育局檔案收集與管理過(guò)程中，檔案工作者要提升自己的積極性與主動(dòng)性，各學(xué)校教師也要高度重視檔案移交工作。但是從實(shí)際情況來(lái)看，很多檔案工作者為及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行收集，工作上顯得非常被動(dòng)，這樣極易引發(fā)檔案收集不完善、移交整理不及時(shí)等現(xiàn)象。

3 教育局檔案收集與管理的規(guī)范化措施

3.1 認(rèn)真做好宣傳工作

當(dāng)前教育局由于對(duì)綜合檔案管理存在忽視，也未樹(shù)立起先進(jìn)的檔案管理理念，因此檔案管理效率也難實(shí)現(xiàn)提升。對(duì)此需要教育局領(lǐng)導(dǎo)提高重視程度，在信息化背景下鼓勵(lì)綜合檔案管理的創(chuàng)新，才能達(dá)到應(yīng)有的目的。教育局檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)也要對(duì)綜合檔案管理意義有充分認(rèn)識(shí)，在檔案管理中納入日常工作，在檔案收集與管理過(guò)程中，應(yīng)該認(rèn)真做好宣傳工作，切實(shí)增強(qiáng)相關(guān)人員的檔案收集意識(shí)[2]。檔案部門要采取多種方式開(kāi)展宣傳工作，將報(bào)紙、雜志和互聯(lián)網(wǎng)等媒體作用充分發(fā)揮出來(lái)，確保各學(xué)校與教師個(gè)人都高度重視檔案收集工作，清楚其重要性。對(duì)教育局領(lǐng)導(dǎo)與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，也要在檔案收集與管理工作上給予更多支持與幫助，為檔案工作的規(guī)范化開(kāi)展奠定良好基礎(chǔ)。

3.2 健全檔案收集制度

因?yàn)槿狈ν晟频囊?guī)章制度，所以檔案收集經(jīng)常顯得不及時(shí)，在教育局檔案收集與管理過(guò)程中，需要對(duì)各項(xiàng)規(guī)章制度進(jìn)行完善，從而確保材料收集更加完整與及時(shí)。教育局要不斷完善檔案收集制度，加大監(jiān)督力度，確保管理制度能夠有效落實(shí)，針對(duì)檢查中遇到的問(wèn)題要及時(shí)整改，減少對(duì)綜合檔案管理工作的影響。在檔案管理人員上在法律知識(shí)上加大考核力度，將相關(guān)部門任務(wù)、職責(zé)合理確定下來(lái)。教育局在制定完善的檔案收集制度后，也要嚴(yán)格督促執(zhí)行，這樣才能提升檔案收集與管理工作的規(guī)范化水平。

3.3 轉(zhuǎn)變檔案收集與管理方法

第一，主動(dòng)收集。在教育局檔案收集過(guò)程中，不能過(guò)于依賴年底或階段性突擊征集，檔案工作者應(yīng)該做到腦勤、腿勤和嘴勤，全面掌握文件形成規(guī)律，對(duì)于教育局和各學(xué)校開(kāi)展的重大活動(dòng)，應(yīng)該提醒相關(guān)部門注意保存好形成的各種文件材料。在日常工作中要積極到相關(guān)部門收集檔案資料，避免發(fā)生遺漏的現(xiàn)象。第二，定期送交。各部門在文件材料辦理后要結(jié)合檔案收集歸檔的范圍、時(shí)間和質(zhì)量要求，向教育局及時(shí)移交檔案。第三，聯(lián)系催要。通過(guò)召開(kāi)檔案員會(huì)議，選擇個(gè)別溝通聯(lián)系等方式，保證檔案收集的及時(shí)性。若是遇到阻力，則要講清道理，讓相關(guān)部門與人員意識(shí)到檔案收集的重要性，能夠主動(dòng)提交檔案資料。第四，以用促收。教育局加強(qiáng)檔案管理工作，能夠最大限度提升檔案保管利用價(jià)值，確保利用者到檔案室可以快速查詢到所需資料。通過(guò)以用促收的方式，可以促使他們積極將應(yīng)歸檔材料交給檔案室。第五，動(dòng)態(tài)收集。檔案材料只有完整進(jìn)行收集，才能將其應(yīng)有的價(jià)值體現(xiàn)出來(lái)。檔案工作者要實(shí)時(shí)掌握教育局工作新內(nèi)容與新情況，規(guī)范開(kāi)展檔案收集與管理工作，能夠保證隨時(shí)生產(chǎn)隨時(shí)收集歸檔。

3.4 提升檔案管理員綜合素質(zhì)

由于部分檔案工作者綜合素質(zhì)偏低，從而為檔案收集與管理工作帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。為了讓檔案收集工作更加高效開(kāi)展，各學(xué)校要安排專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，并對(duì)他們進(jìn)行培訓(xùn)，不僅要提升檔案收集工作者的責(zé)任心，還要確保他們擁有良好的職業(yè)道德，能夠始終保持求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度，具備甘于奉獻(xiàn)的工作精神，并掌握更多豐富的檔案管理知識(shí)[3]。對(duì)此要采取有效措施，促使檔案工作者能夠主動(dòng)、積極收集檔案，規(guī)范化進(jìn)行管理，消除以往被動(dòng)的工作狀態(tài)，這樣才能保證教育局檔案的完整性與可靠性，能夠?yàn)槲覈?guó)教育事業(yè)的發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，教育局需要收集與管理的檔案類型較多，數(shù)量也很龐大，對(duì)檔案工作者素質(zhì)與能力有較高的要求，為了及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行更新與補(bǔ)全，需要檔案工作者與各學(xué)校加強(qiáng)溝通與交流，通過(guò)相互之間的配合與協(xié)調(diào)，確保檔案收集更加及時(shí)，管理更加規(guī)范。此外，還要建立更加完善的檔案管理制度，逐步擴(kuò)大宣傳范圍，讓更多人都意識(shí)到檔案收集與管理的重要性，能夠主動(dòng)參與其中，進(jìn)一步提升教育局檔案收集與管理工作的規(guī)范化水平。

參考文獻(xiàn)

[1]周忠祥，周旋.盤龍區(qū)教育局檔案整理“四集中”培訓(xùn)工作圓滿完成[J].云南檔案，2016（06）：10.

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[3]張艷.淺談教育局檔案收集工作中存在的問(wèn)題及其對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（15）：80.