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        論信息系統(tǒng)項(xiàng)目的溝通管理

        2019-06-17 02:08:55毛煥欣
        商情 2019年16期
        關(guān)鍵詞:關(guān)注利益管理

        毛煥欣

        【摘要】2017年3月,筆者作為項(xiàng)目經(jīng)理參與了某省勞動(dòng)保障監(jiān)察執(zhí)法管理信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)。該項(xiàng)目是某省“金?!惫こ潭诖_定的重點(diǎn)項(xiàng)目,是某省人力資源和社會(huì)保障信息化工作的重要內(nèi)容。目的是用現(xiàn)代信息化技術(shù)來(lái)規(guī)范執(zhí)法活動(dòng),保障執(zhí)法網(wǎng)絡(luò)暢通,實(shí)現(xiàn)監(jiān)察業(yè)務(wù)網(wǎng)上辦理,提高工作效率和質(zhì)量,增強(qiáng)勞動(dòng)保障監(jiān)察執(zhí)法前瞻性、預(yù)見(jiàn)分析能力和決策水平。項(xiàng)目總投資617萬(wàn)元,歷時(shí)17個(gè)月,2018年8月通過(guò)省人社廳的正式驗(yàn)收并成功上線運(yùn)行。本文以筆者實(shí)際經(jīng)驗(yàn)就項(xiàng)目的溝通管理作詳細(xì)論述。首先論述溝通管理的基本過(guò)程及各過(guò)程要完成的工作;其次闡述在溝通管理中采用的工具技術(shù)和方法;最后結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際,談?wù)劰P者在溝通管理中的經(jīng)驗(yàn)和做法。

        【關(guān)鍵詞】管理 人社廳 關(guān)注 利益

        為切實(shí)維護(hù)勞動(dòng)者的合法權(quán)益,促進(jìn)勞動(dòng)關(guān)系和諧穩(wěn)定,按照人社部的整體部署,在全國(guó)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)基本實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)保障監(jiān)察“兩網(wǎng)化”管理全覆蓋,將“金保工程”網(wǎng)絡(luò)延伸至所有勞動(dòng)保障監(jiān)察機(jī)構(gòu)和基層網(wǎng)格,完成勞動(dòng)保障監(jiān)察信息網(wǎng)絡(luò)的總體架構(gòu)建設(shè),實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)保障監(jiān)察網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通。2017年某省人力資源和社會(huì)保障廳決定開(kāi)發(fā)一套勞動(dòng)保障監(jiān)察執(zhí)行管理信息系統(tǒng),通過(guò)該系統(tǒng)搭建以省級(jí)信息網(wǎng)絡(luò)管理中心為核心,輻射全省的局域網(wǎng)絡(luò)體系,形成省、市、縣三級(jí)管理,省、市、縣、鄉(xiāng)四級(jí)監(jiān)控的新格局,建立全覆蓋、全方位、全過(guò)程監(jiān)督檢查的新型勞動(dòng)保障監(jiān)察體系。

        一、統(tǒng)籌兼顧,科學(xué)編制溝通管理計(jì)劃

        實(shí)踐證明站在全局的高度科學(xué)合理地編制溝通管理計(jì)劃至關(guān)重要。由于本項(xiàng)目干系人較多,管理層次較為復(fù)雜,我秉承全員參與的原則,集思廣益,帶領(lǐng)項(xiàng)目組成員以項(xiàng)目管理計(jì)劃、干系人登記冊(cè)為依據(jù),結(jié)合項(xiàng)目?jī)?nèi)外部干系人溝通需求的緊迫性以及信息的敏感性與保密性要求,制定了詳細(xì)的溝通管理計(jì)劃,明確了干系人溝通需求、信息的格式、內(nèi)容及詳細(xì)程度、信息接收的人員或組織以及信息傳遞的技術(shù)和方法等,并且隨著項(xiàng)目進(jìn)展、干系人的變化對(duì)該計(jì)劃進(jìn)行持續(xù)更新與優(yōu)化。此外,我們還十分重視干系人分析和管理工作,首先,我們借助各方外力,對(duì)項(xiàng)目干系人進(jìn)行了認(rèn)真分析和梳理,通過(guò)頭腦風(fēng)暴的方式列出了所有的項(xiàng)目干系人名單。其次,充分利用權(quán)力/利益方格將干系人分為四類(lèi):一是權(quán)力高,如省人社廳主要領(lǐng)導(dǎo),要令其滿(mǎn)意;二是權(quán)力高且對(duì)項(xiàng)目高度關(guān)注,如省人社廳分管領(lǐng)導(dǎo)和各職能處室負(fù)責(zé)人等,需重點(diǎn)管理;三是權(quán)利低且對(duì)項(xiàng)目密切關(guān)注,如甲方各項(xiàng)目對(duì)接人員和項(xiàng)目組成員,要隨時(shí)告知;第四類(lèi)是權(quán)利低利益低,如系統(tǒng)最終用戶(hù),花最少的精力進(jìn)行監(jiān)督。

        二、務(wù)實(shí)高效,及時(shí)進(jìn)行溝通管理

        溝通管理是項(xiàng)目管理中的一個(gè)重要部分,據(jù)有關(guān)專(zhuān)家統(tǒng)計(jì),項(xiàng)目經(jīng)理75%-90%時(shí)間用于項(xiàng)目溝通,信息系統(tǒng)更是如此。在長(zhǎng)期的項(xiàng)目管理實(shí)踐中,我意識(shí)到溝通也需要成本,各干系人均有其不同的個(gè)性和風(fēng)格,同時(shí)也有著不同的溝通需求。如針對(duì)人社廳的高層管理人員,他們是整個(gè)項(xiàng)目的重要干系人,所需要的信息更偏向于成本效益方面,對(duì)他們提出的需求必須及時(shí)作出響應(yīng),溝通要比較正式,文檔數(shù)據(jù)要規(guī)范準(zhǔn)確,以獲得他們對(duì)項(xiàng)目的信任和支持。如針對(duì)于項(xiàng)目組團(tuán)隊(duì)成員與本公司的領(lǐng)導(dǎo),溝通方式要簡(jiǎn)潔明了,信息傳遞要高效準(zhǔn)確。

        根據(jù)溝通管理計(jì)劃,每?jī)芍芤淮蔚睦龝?huì)是項(xiàng)目組與客戶(hù)正式溝通的重要平臺(tái),會(huì)議上向客戶(hù)報(bào)告工作績(jī)效及討論項(xiàng)目相關(guān)的問(wèn)題。我在組織召開(kāi)項(xiàng)目例會(huì)之前,首先會(huì)整理出詳細(xì)的會(huì)議計(jì)劃,明確參會(huì)的人員,會(huì)議時(shí)間地點(diǎn),以及會(huì)議議題和目標(biāo)等內(nèi)容,然后微信通知所有與會(huì)人員,并要求與會(huì)人員在收到通知后予以回復(fù),如未收到回復(fù),再行電話通知。剛開(kāi)始階段部分人員并不能按時(shí)參加會(huì)議,如開(kāi)發(fā)組的個(gè)別程序員認(rèn)為開(kāi)會(huì)的時(shí)間還不如用來(lái)寫(xiě)代碼趕進(jìn)度。后來(lái)通過(guò)面對(duì)面溝通,使這些人員均認(rèn)識(shí)到了會(huì)議是確保需求信息傳遞不失真的重要手段,同時(shí)對(duì)避免返工,減輕他們的工作量十分有利。認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn),所有人很快轉(zhuǎn)變態(tài)度,都能按時(shí)參加會(huì)議,積極性大幅提高,并以高度的熱情投身到項(xiàng)目工作中,提高了工作效率,促進(jìn)了項(xiàng)目的順利進(jìn)行。

        三、全方位、全過(guò)程,多措并舉,做好項(xiàng)目溝通控制工作

        控制溝通過(guò)程可能引發(fā)重新開(kāi)展規(guī)劃溝通和管理溝通過(guò)程,例如報(bào)告的質(zhì)量問(wèn)題以及工作績(jī)效狀態(tài)可能會(huì)立即引發(fā)糾正措施和改進(jìn)措施。溝通時(shí)應(yīng)該仔細(xì)評(píng)估控制溝通的影響和對(duì)影響的反應(yīng),以確保在正確時(shí)間把正確的信息傳遞給正確的受眾。本項(xiàng)目中途干系人數(shù)量一度達(dá)到45名,溝通渠道高達(dá)990條之多,且人社廳的各部門(mén)之間因利益關(guān)系本身就存在矛盾和沖突的情況,因此如何處理好各個(gè)干系人對(duì)項(xiàng)目需求的沖突,以及項(xiàng)目干系人之間的直接沖突是令項(xiàng)目經(jīng)理頭痛的一件事情,它涉及到很多溝通方面的藝術(shù)和技巧,甚至需要將抽象的專(zhuān)業(yè)技術(shù)詞匯轉(zhuǎn)化成客戶(hù)理解的語(yǔ)言。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中,我們首先要端正自己的態(tài)度,積極的去響應(yīng)和傾聽(tīng)用戶(hù)或干系人提出的問(wèn)題和建議,建立問(wèn)題日志,如有一些部門(mén)從自身部門(mén)的利益出發(fā),不愿廢棄原有的已經(jīng)使用習(xí)慣的系統(tǒng),對(duì)此我們加大了培訓(xùn)力度,讓用戶(hù)和干系人充分了解新建系統(tǒng)的先進(jìn)性與便捷性,如果某部門(mén)堅(jiān)持己見(jiàn),我們就運(yùn)用溝通升級(jí)的原則去協(xié)調(diào)解決沖突,消除分歧。

        經(jīng)過(guò)17個(gè)月的持續(xù)努力,項(xiàng)目如期成功建成并上線,各項(xiàng)功能運(yùn)行良好,始終處于可控狀態(tài),取得了較好的效果,得到了各方的一致認(rèn)可和好評(píng)。但回顧起來(lái),仍存在一些問(wèn)題和不足,如項(xiàng)目組成員溝通意識(shí)不強(qiáng),缺乏溝通技巧,處于高壓環(huán)境下溝通不暢容易造成人員流失,我積極采取措施,避免了此類(lèi)事情的發(fā)生。同時(shí)深刻體會(huì)到做好項(xiàng)目的溝通管理,項(xiàng)目經(jīng)理除了要做好上述溝通管理過(guò)程外,還要在平時(shí)的溝通中做好以下“三有”:一是有心一向下溝通有心胸,對(duì)下屬溝通有耐心、善于引導(dǎo);二是有膽一向上溝通有膽識(shí),對(duì)領(lǐng)導(dǎo)要主動(dòng)匯報(bào),發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾偏;三是有肺一平行溝通有肺腑,同兄弟項(xiàng)目資源要搞好協(xié)調(diào)、肝膽相照。“路漫漫其修遠(yuǎn)兮,吾將上下而求索”,在今后的信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理的道路上,我將進(jìn)一步加強(qiáng)全方位的學(xué)習(xí),不斷提高自己的整體能力,不忘初心,繼續(xù)前進(jìn),勇敢接受未來(lái)各類(lèi)信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理的新挑戰(zhàn)。

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