宋敏

摘? 要：在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的今天，電子計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在機關(guān)事業(yè)單位的諸多工作中均扮演著重要的角色，因此文書檔案管理工作將面臨更加艱巨的挑戰(zhàn)，文書檔案管理工作發(fā)揮著十分關(guān)鍵的作用，其影響著機關(guān)事業(yè)單位的運行效率。高度關(guān)注并重視機關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理工作，提高文書檔案管理工作的信息化建設(shè)水平，需要從多個角度分析和控制。該文就機關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理的強化途徑進行了簡要分析。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位? 文書檔案? 檔案管理

中圖分類號：G27? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1672-3791（2019）02（c）-0237-02

1? 單位文書檔案管理工作的積極作用

1.1 有利于推動事業(yè)單位檔案工作的發(fā)展

統(tǒng)一化和集中化管理國家檔案能夠加強檔案的完整性和安全性，從而保證國家各項工作的順利進行，這也是我國積極開展檔案工作的根本目的。在國家建設(shè)與發(fā)展的過程中，事業(yè)單位發(fā)揮著不可忽視的作用。事業(yè)單位的文書檔案中記錄了事業(yè)單位的概況及發(fā)展歷程，所以其也是國家檔案當中不可分割的一部分，無可替代。事業(yè)單位文書檔案管理工作主要包括科學(xué)保護和管理工作中涉及到的所有文書檔案，上述檔案是國家發(fā)展中十分重要的歷史材料，其推動了我國事業(yè)單位檔案工作的發(fā)展。

1.2 文書檔案管理具有法律效力，可作為憑證和依據(jù)

事業(yè)單位發(fā)展中，文書檔案是多項活動記錄、變更和注銷的重要載體，其客觀地反映了事業(yè)單位登記管理工作的基本狀態(tài)和情況。所以，相關(guān)部門應(yīng)將事業(yè)單位的文書檔案作為主要的原始材料，確保檔案管理工作具有科學(xué)性與合理性，讓其具有充分的法律依據(jù)，在發(fā)生訴訟案件時可作為重要的憑證。

1.3 提供優(yōu)質(zhì)的信息查詢服務(wù)

現(xiàn)如今，我國市場經(jīng)濟發(fā)展速度不斷加快，市場經(jīng)濟體制也不斷完善，事業(yè)單位作為市場的重要主體，在經(jīng)濟建設(shè)與社會發(fā)展中也占據(jù)著越來越重要的位置，其記錄了事業(yè)單位的法人代表、住所、資金、業(yè)務(wù)范圍和分支機構(gòu)等諸多的內(nèi)容，按照規(guī)范的內(nèi)容，應(yīng)對上述因素加以科學(xué)開發(fā)與利用，進而為社會人士提供更為科學(xué)和全面的信息查詢服務(wù)，不斷提高信息查詢服務(wù)的整體工作質(zhì)量。

2? 機關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理的現(xiàn)狀分析

2.1 忽視文書檔案管理工作的重要性

在機關(guān)事業(yè)單位建設(shè)的過程中，因為未能對檔案管理工作重要性進行高度重視，所以導(dǎo)致在對檔案管理工作資源配置方面也存在著諸多的不足。比如，制度執(zhí)行不夠規(guī)范。工作的重點主要集中在文書檔案的收集、分類、存放等方面。在文書收集工作中，一些工作人員并不能協(xié)調(diào)好各自的工作內(nèi)容，使得檔案的內(nèi)容不夠齊全，而這對檔案資料的質(zhì)量和完整性也產(chǎn)生了較大的不利影響。

2.2 文書檔案管理工作制度有待完善

文書檔案管理單位雖然建立了規(guī)范性制度，但是制度的內(nèi)容無法滿足時代發(fā)展的基本要求，甚至其約束力也明顯不足，制度執(zhí)行落實效果不佳。比如，未嚴格按照文書檔案工作的要求完成檔案分類，對不同性質(zhì)和不同時間的文書檔案并未采取有效措施加以規(guī)劃與管理。此外，不同類型的文書檔案在目錄管理上也存在著諸多的不足，不同性質(zhì)和不同時間的檔案內(nèi)容也沒有嚴格按照規(guī)范管理，這導(dǎo)致檔案內(nèi)容查找的難度較大，尤其是文書檔案規(guī)模較大時，內(nèi)容查找也比較困難。再加上不同的檔案收集人員在文書檔案分類管理的過程中缺乏必要的硬性處理措施，人員處理上缺乏科學(xué)性與合理性，未采取有效的精細化處理措施，先進技術(shù)支持的意識淡薄，這些問題均制約著文書檔案分類管理的順利進行。

2.3 文書檔案管理方式較為落后

目前，我國科技水平顯著提高，數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化的管理方式也大大提高了管理的質(zhì)量和效率。但是機關(guān)事業(yè)單位管理人員數(shù)量有限，技術(shù)不足。這些問題會使文書檔案數(shù)字化管理的綜合水平受到極大的影響，不能真正地實現(xiàn)預(yù)期的目標。再者，事業(yè)單位在工作中多采取人工操作，數(shù)字化水平較低，這也影響了文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

3? 機關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理的強化途徑

3.1 加強文書檔案管理宣傳工作

若要不斷完善文書檔案管理工作，就必須正確認識文書檔案管理工作的重要性，積極轉(zhuǎn)變以往的管理理念和管理模式，同時領(lǐng)導(dǎo)層也應(yīng)積極關(guān)注和重視文書檔案管理工作，進而最大限度地調(diào)動管理人員的工作積極性，提高管理質(zhì)量。另外，領(lǐng)導(dǎo)層在日常工作中要為文書管理工作配備專業(yè)的人才，投入較大的物力、財力以及技術(shù)支持，從而推動文書檔案管理工作的優(yōu)化與完善，保證工作落實和執(zhí)行的基本效果。

在單位領(lǐng)導(dǎo)的審核監(jiān)督工作中，需將文書檔案管理作為一項重要的工作內(nèi)容，以加大管理人員對文書檔案管理工作的關(guān)注度及重視程度，且嚴格考核與審查管理人員的文書檔案管理能力，讓其在日常工作中更加關(guān)注工作的規(guī)范性。對于不能積極配合文書檔案管理工作的人員，相關(guān)管理者應(yīng)給予批評教育，從而保證所有管理人員均可積極配合日常管理工作，營造優(yōu)越的外部管理環(huán)境。

綜上，文書檔案對單位的所有人員均有著十分重要的影響，只有不斷提高配合度，方可加強文書檔案管理的科學(xué)性和有效性。不僅如此，領(lǐng)導(dǎo)部門也應(yīng)高度重視管理制度的建設(shè)，不斷優(yōu)化管理制度，增強制度的實效性，全面發(fā)揮出制度的規(guī)范作用，確保制度的有效落實。

3.2 提高文書檔案管理人員的專業(yè)能力

文書檔案管理中，要不斷完善管理人員的專業(yè)水平，使其在檔案收集工作中提高協(xié)調(diào)和溝通的質(zhì)量和效率。再者，分類存放管理也應(yīng)充分滿足文書查閱的要求，以此保證文書檔案保存的完整性，編制完善的檔案信息目錄，提高信息查閱的效率和準確性。若要扭轉(zhuǎn)文書檔案片面重視保存工作的現(xiàn)狀，需在工作中始終堅持以人為本的原則，分類過程中滿足管理的基本要求，進而推動管理工作的順利進行。在管理人員方面，務(wù)必高度重視人員的培訓(xùn)與管理，以增強管理人員的管理能力，使其能夠滿足時代發(fā)展的基本要求。且在檔案管理中還要傳授教導(dǎo)管理人員正確有效的溝通和協(xié)調(diào)方式，這樣才能確保管理工作的順利開展。

3.3 利用信息化技術(shù)開展文書檔案管理工作

時代發(fā)展中，文書檔案管理工作逐漸重視信息化處理技術(shù)的應(yīng)用。信息化處理技術(shù)充分利用了電子檔案管理模式，保證了文書檔案存取的質(zhì)量和效率。電子檔案占據(jù)的存儲空間不大，其以設(shè)備技術(shù)為基礎(chǔ)，并利用網(wǎng)絡(luò)化的管理模式，實現(xiàn)電子檔案內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)公開管理，為內(nèi)部工作人員調(diào)取檔案資料提供了諸多的便利，而且其也不會受到空間和時間的局限。電子檔案是紙質(zhì)檔案的備用材料，其也充分加強了檔案管理的科學(xué)性、有效性和安全性。在電子檔案管理中，要結(jié)合實際采取有效措施開展分級管理，且不同級別的員工對檔案的調(diào)取權(quán)限也有所不同，該設(shè)置有效避免了重要資料信息泄露問題。同時需積極聘請專業(yè)的信息技術(shù)操作人員組建內(nèi)部文書檔案管理信息化平臺，不斷增強平臺建設(shè)的專業(yè)性，并積極完善日常管理與維護工作，防止由于系統(tǒng)故障問題發(fā)生數(shù)據(jù)的丟失。

4? 結(jié)語

現(xiàn)階段，事業(yè)單位文書檔案管理工作不斷進步，但是我們也應(yīng)看到事業(yè)單位文書檔案管理工作中存在的問題，并在此基礎(chǔ)上，針對工作中的不足采取有效的完善措施，以此不斷推動事業(yè)單位文書檔案管理工作的快速發(fā)展。

參考文獻

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