谷才寶

摘要：山東新岳海汽車控股集團(tuán)成立于2017年9月，注冊資本2.03億，是由泰安金控集團(tuán)牽頭，對兩家民營企業(yè)進(jìn)行并購重組成立的大型汽車4S集團(tuán)，下屬13家汽車4S店及多家汽車服務(wù)子公司。為對各品牌、各門店、各公司進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范化管理，集團(tuán)董事會制定了以業(yè)財(cái)一體化為核心的信息化規(guī)劃，本文對信息化項(xiàng)目推行過程及目前取得的成果進(jìn)行了總結(jié)，為進(jìn)一步推動(dòng)信息化工作并在汽車4S行業(yè)推廣提供借鑒。

關(guān)鍵詞：新岳海;業(yè)財(cái)一體化

一、項(xiàng)目背景

山東新岳海汽車控股集團(tuán)是由泰安金融控股集團(tuán)牽頭，在原岳海集團(tuán)、嘉信汽貿(mào)集團(tuán)基礎(chǔ)上重組成立的、國有控股的大型汽車貿(mào)易集團(tuán)公司。公司董事會高瞻遠(yuǎn)矚，提出力爭五年內(nèi)發(fā)展成為省內(nèi)最大的汽車經(jīng)銷商集團(tuán)。根據(jù)這一集團(tuán)戰(zhàn)略規(guī)劃，在整合之初董事會提出新岳海集團(tuán)信息化建設(shè)規(guī)劃，要求以需求為導(dǎo)向，以應(yīng)用為重點(diǎn)，統(tǒng)一規(guī)劃，分步建設(shè)的信息化建設(shè)思路。通過多輪方案溝通、樣板客戶實(shí)地調(diào)研等方式歷經(jīng)3個(gè)多月選型，最終選擇金蝶EAS產(chǎn)品。以信息管理部為基礎(chǔ)組建信息化建設(shè)項(xiàng)目組，本年度項(xiàng)目組所有工作都是圍繞著EAS來進(jìn)行的。項(xiàng)目一期所規(guī)劃的集團(tuán)移動(dòng)化辦公應(yīng)用;人力資源組織管理和人員管理;基礎(chǔ)財(cái)務(wù)、費(fèi)用預(yù)算、合并報(bào)表;集團(tuán)所有門店業(yè)務(wù)系統(tǒng)全模塊、業(yè)財(cái)一體化已全部成功上線。

二、項(xiàng)目進(jìn)展情況

（一）項(xiàng)目推進(jìn)過程

1.項(xiàng)目調(diào)研：在項(xiàng)目調(diào)研階段，召集各業(yè)務(wù)模塊部門負(fù)責(zé)人、關(guān)鍵崗位人員進(jìn)行充分座談，收集各業(yè)務(wù)模塊典型數(shù)據(jù)在測試系統(tǒng)中進(jìn)行真實(shí)業(yè)務(wù)場景模擬。對現(xiàn)行的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，篩查哪些是合理的哪些是不合理需要改進(jìn)的。期間共收集各類反饋意見建議100余條。

2.項(xiàng)目論證分析：在業(yè)務(wù)調(diào)研的基礎(chǔ)上，幫助各業(yè)務(wù)單元發(fā)現(xiàn)并確定現(xiàn)存的主要問題，分析這些問題，并找出導(dǎo)致這些問題的原因，編制業(yè)務(wù)流程改進(jìn)規(guī)劃。盡量沿用現(xiàn)行的業(yè)務(wù)流程，對ERP上線后會帶來重復(fù)的、不合理的流程節(jié)點(diǎn)進(jìn)行優(yōu)化、重組。以書面的形式將優(yōu)化后的流程進(jìn)行詳細(xì)的描述形成業(yè)務(wù)藍(lán)圖初稿，再召集業(yè)務(wù)模塊人員進(jìn)行確認(rèn)修改并經(jīng)管理層評審，最終確定了包含財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的16類672頁完整的業(yè)務(wù)藍(lán)圖。

3.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集整理：基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是整個(gè)系統(tǒng)平穩(wěn)運(yùn)行的基礎(chǔ)，怎樣重視都不為過。同時(shí)要盡量全的收集基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，以減少業(yè)務(wù)人員重復(fù)錄入的工作量?；A(chǔ)數(shù)據(jù)收集是整個(gè)工作的難點(diǎn)，明確基礎(chǔ)數(shù)據(jù)所涉及到的部門和業(yè)務(wù)范圍，責(zé)任明確到人。同時(shí)各業(yè)務(wù)模塊提報(bào)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)存在大量的垃圾數(shù)據(jù)和重復(fù)數(shù)據(jù)，項(xiàng)目組根據(jù)系統(tǒng)及業(yè)務(wù)流程具體情況對提交上來的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行二次篩選與處理，再將處理過的數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行核對并確定最終要導(dǎo)入到系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)。

4.項(xiàng)目試點(diǎn)：選擇合適的試點(diǎn)單位，根據(jù)各單位的信息化程度、人員接受能力、員工配合度等方面的因素來選擇。在培訓(xùn)過程中盡量淡化雙系統(tǒng)使用對工作量的增加，向操作人員灌輸系統(tǒng)操作的方便性、報(bào)表整理的便捷性和對業(yè)務(wù)的促進(jìn)作用。以減少一線操作人員對系統(tǒng)使用的抵觸;對在上線使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題快速反應(yīng)，盡快解決避免增加一線操作人員在等待過程中的煩躁心理;對實(shí)施過程中發(fā)現(xiàn)的不當(dāng)流程第一時(shí)間進(jìn)行調(diào)整，增加一線操作人員對系統(tǒng)的好感度?？傊磺卸家獮榱艘痪€操作人員工作的合理性、便捷性、準(zhǔn)確性。

（二）項(xiàng)目完成情況

經(jīng)過一年多的實(shí)施，達(dá)成信息化規(guī)劃一期的任務(wù)目標(biāo)：

1.完成硬件設(shè)施安裝及軟件環(huán)境搭建工作。硬件方面：通過招標(biāo)形式，完成機(jī)房裝修整改完畢，線路全部達(dá)標(biāo)清晰、機(jī)柜安裝到位;ERP信息化建設(shè)所需服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備到位，完成了安裝上架和硬件調(diào)試工作;軟件方面：完成了服務(wù)器軟件環(huán)境、相關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息、安全規(guī)則、數(shù)據(jù)庫相關(guān)安裝、測試、設(shè)定;完成了ERP系統(tǒng)服務(wù)端安裝、數(shù)據(jù)庫初始化工作。

2.為實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化移動(dòng)辦公需求，統(tǒng)一將移動(dòng)辦公平臺從“紛享銷客”切換到“云之家”。2018年2月1日起，“云之家”移動(dòng)辦公流程開發(fā)工作。根據(jù)集團(tuán)實(shí)際情況，對“云之家”各項(xiàng)審批流程進(jìn)行開發(fā)設(shè)計(jì)，截至目前已建立9大類80余種不同類型的審批流程，減少人為干預(yù)，極大提高了工作效率。

3.在基礎(chǔ)財(cái)務(wù)方面，2018年2月起陸續(xù)將30余家分子公司財(cái)務(wù)總賬全部進(jìn)入系統(tǒng);結(jié)束了二級、三級科目乃至?xí)?jì)報(bào)表使用口徑不統(tǒng)一、不規(guī)范造成的會計(jì)信息不可比情況，上線后均被分配使用集團(tuán)統(tǒng)一規(guī)范后的會計(jì)科目及會計(jì)報(bào)表體系，旗下不同單位同一期間核算信息可比、同一單位不同期間核算信息可比，滿足了會計(jì)信息的可比性要求，同時(shí)科目、報(bào)表的更改異動(dòng)權(quán)限收歸集團(tuán)，任何新興業(yè)務(wù)由集團(tuán)確定后統(tǒng)一下發(fā)新的會計(jì)科目，提高了集團(tuán)財(cái)務(wù)管控的穿透力度;集團(tuán)查詢和集團(tuán)管控功能，使用頂級賬號可直接查詢集團(tuán)旗下所有單位的各類會計(jì)核算信息，極大程度上提高了工作效率;并藉此結(jié)合《新岳海會計(jì)核算規(guī)范（試行）》做到有章可循、有據(jù)可依，實(shí)現(xiàn)形式和實(shí)質(zhì)上的統(tǒng)一，進(jìn)一步規(guī)范基礎(chǔ)會計(jì)核算事項(xiàng)，使新岳海集團(tuán)旗下各公司結(jié)合成一個(gè)更加制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的有機(jī)整體。費(fèi)用預(yù)算方面，所有分子公司獨(dú)立進(jìn)行預(yù)算編制、全員報(bào)銷費(fèi)用并實(shí)現(xiàn)預(yù)算控制，費(fèi)用報(bào)銷及預(yù)算審批實(shí)現(xiàn)移動(dòng)化;合并報(bào)表方面，對各分子公司報(bào)表集中接收、自動(dòng)生成抵消分錄、自動(dòng)生成工作底稿、自動(dòng)生成合并報(bào)表，實(shí)現(xiàn)穿透聯(lián)查。

4.在4S業(yè)務(wù)方面，由于實(shí)現(xiàn)的全業(yè)務(wù)模塊全面管控，涉及面廣、實(shí)施難度大。根據(jù)信息化實(shí)施的一般原則，選取上汽別克金岳強(qiáng)世行店、東風(fēng)日產(chǎn)金岳嘉福店、東風(fēng)啟辰金岳新啟辰店作為試點(diǎn)門店進(jìn)行4S業(yè)務(wù)模塊全面實(shí)施。后續(xù)根據(jù)物理位置和實(shí)施難易程度共劃分3個(gè)階段截止到11月份完成所有12獨(dú)立核算門店的實(shí)施。實(shí)現(xiàn)整車庫存隨時(shí)獲取，整車銷售環(huán)節(jié)全面管控、整車明細(xì)賬與財(cái)務(wù)總賬自動(dòng)對賬;精品銷售與整車銷售關(guān)聯(lián)生成銷售出庫單、前臺收款單，維修工單生成配件出庫單關(guān)聯(lián)生成結(jié)算單，結(jié)算單關(guān)聯(lián)生成收款單;精品、配件庫存與財(cái)務(wù)總賬自動(dòng)對賬。財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化方面，五大類別業(yè)務(wù)（收款、費(fèi)用、采購、收入、成本）順利實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化：由前端單據(jù)一鍵生成憑證，釋放財(cái)務(wù)人員工作效能的同時(shí)，因?yàn)樯傻臅?jì)科目均于后臺配置，故增加了集團(tuán)管控力度，會計(jì)核算體現(xiàn)出更加統(tǒng)一化和規(guī)范化。整車出入庫業(yè)務(wù)生成憑證，配件精品出入庫業(yè)務(wù)生成憑證，前臺收款單生成憑證，整車、維修等銷售發(fā)票（應(yīng)收單）生成憑證，費(fèi)用報(bào)銷、折舊維護(hù)生成憑證等。

5.完成S-HR人力資源模塊，組織管理和員工管理完成上線。將集團(tuán)組織架構(gòu)、職位體系、落實(shí)到系統(tǒng)平臺;同時(shí)將人員的基礎(chǔ)信息、員工類型、勞動(dòng)合同，以及員工入職、轉(zhuǎn)正、調(diào)動(dòng)、職位升降、離職等業(yè)務(wù)均可實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)管控。

三、項(xiàng)目實(shí)施總結(jié)

（一）信息化建設(shè)是“一把手工程”。集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)對系統(tǒng)項(xiàng)目強(qiáng)力支持，無論是項(xiàng)目選型階段還是在項(xiàng)目實(shí)施階段，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)多次組織針對項(xiàng)目的說明會、評審會、啟動(dòng)大會、階段性總結(jié)會，對項(xiàng)目的實(shí)施全力支持;親自協(xié)調(diào)人力、物力資源支援項(xiàng)目實(shí)施，與各門店負(fù)責(zé)人簽署《ERP項(xiàng)目實(shí)施保證書》來保證項(xiàng)目的順利實(shí)施。集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的支持是項(xiàng)目得以順利實(shí)施的首要條件。

（二）全模塊實(shí)施。為保證業(yè)務(wù)的連貫性、數(shù)據(jù)的一致性，在本期實(shí)施規(guī)劃中我們規(guī)劃市場管理、銷售管理、水平事業(yè)管理、增值業(yè)務(wù)、售后維修管理、會員管理、客服管理、二手車管理、精品配件管理等全業(yè)務(wù)模塊，到收款、費(fèi)用、采購、收入、成本業(yè)財(cái)一體化實(shí)施一期完成。這在金蝶產(chǎn)品的實(shí)施歷史上是絕無僅有的，我們把其他經(jīng)銷商集團(tuán)通常需要2-3期，時(shí)間跨度需要2-5年的實(shí)施過程在一期1年的時(shí)間內(nèi)實(shí)施完畢，對此一開始金蝶方的項(xiàng)目經(jīng)理是非常擔(dān)心的，擔(dān)心項(xiàng)目規(guī)劃的過于龐大容易導(dǎo)致實(shí)施失敗。

為保證全模塊的順利實(shí)施，我們制定了詳細(xì)的實(shí)施計(jì)劃，細(xì)致到在月初就把每天上下午的工作都有詳細(xì)的規(guī)劃;在具體的實(shí)施中對每一項(xiàng)工作又有足夠耐心，上一項(xiàng)工作沒有完全理解并順利結(jié)束就絕不盲目開展下一項(xiàng)工作，避免貪多嚼不爛。比如，在保證已實(shí)施門店必須至少順利結(jié)完兩期賬才進(jìn)行下一階段新增門店的實(shí)施，保證在出現(xiàn)問題時(shí)有足夠的人力和精力去應(yīng)對。

（三）實(shí)施方法不斷改進(jìn)。在試點(diǎn)門店的實(shí)施中我們嚴(yán)格按照系統(tǒng)實(shí)施方法論的要求在月底最后一天完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、庫存的初始化。要求門店在中午就停止出入庫操作進(jìn)行庫存盤點(diǎn)，下午下班前提供庫存初始化數(shù)據(jù)，然后項(xiàng)目組開始數(shù)據(jù)庫的初始化工作，往往都會到凌晨2、3點(diǎn)才能完成。次日一早系統(tǒng)正式開始使用，全員都要下店指導(dǎo)幾乎沒有休息，從項(xiàng)目組到門店都非常緊張;而且此時(shí)往往還沒有結(jié)賬，如果有調(diào)賬還要花費(fèi)大量精力去處理錯(cuò)誤數(shù)據(jù)。

在后續(xù)的項(xiàng)目推廣實(shí)施階段，我們針對試點(diǎn)階段出現(xiàn)的問題，改為在月初結(jié)賬后給門店1天的時(shí)間進(jìn)行庫存盤點(diǎn)提供初始化數(shù)據(jù)，當(dāng)天完成庫存初始化。也就是將月底最后一晚完成的庫存初始化挪到結(jié)賬日當(dāng)天完成（一般在每月的3號左右），再將1號到當(dāng)日的數(shù)據(jù)補(bǔ)錄進(jìn)系統(tǒng)，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性同時(shí)還能保證操作人員有足夠的單據(jù)練習(xí)系統(tǒng)操作。

（四）強(qiáng)化項(xiàng)目管理。在項(xiàng)目組內(nèi)部管理上，前期由于對EAS系統(tǒng)了解不是太多，完全依賴乙方顧問團(tuán)隊(duì)對整個(gè)項(xiàng)目的管控。在正式實(shí)施過程中盡可能的發(fā)揮乙方顧問的知識傳遞能力，要求顧問對所有模塊及系統(tǒng)管理均進(jìn)行多頻次多形式的培訓(xùn)，操作視頻、文字版系統(tǒng)使用說明、內(nèi)部模擬講課等全方位的學(xué)習(xí)手段讓項(xiàng)目組每個(gè)人熟練掌握系統(tǒng)，不斷提升自身能力，逐漸擺脫對顧問的依賴。在乙方項(xiàng)目經(jīng)理中途離職這樣一個(gè)可能會決定項(xiàng)目成敗的情況出現(xiàn)的時(shí)候，我們前期的培訓(xùn)起到了關(guān)鍵作用，我們自己項(xiàng)目組人員能力的提升幫助我們很好的度過了對方項(xiàng)目經(jīng)理更換可能會帶來的影響，使項(xiàng)目按照既定規(guī)劃順利進(jìn)行。

對待終端操作用戶實(shí)行寬嚴(yán)并濟(jì)的管理方式，制定了《新岳海集團(tuán)信息化管理制度》。在具體的獎(jiǎng)懲上，按照領(lǐng)導(dǎo)要求對試點(diǎn)上線門店中表現(xiàn)比較突出項(xiàng)目組成員和門店操作用戶進(jìn)行現(xiàn)金獎(jiǎng)勵(lì)，樹立標(biāo)桿提高員工積極性。同時(shí)對于系統(tǒng)錄入錯(cuò)誤的人員合理掌握處罰尺度，對主觀原因造成的錯(cuò)誤堅(jiān)決處罰，對無心之失以批評教育、耐心指導(dǎo)為主。避免出現(xiàn)因系統(tǒng)上線導(dǎo)致初期工作量突增造成的一線操作人員大量流失的系統(tǒng)實(shí)施慣例。沒有因系統(tǒng)實(shí)施產(chǎn)生對實(shí)際業(yè)務(wù)的影響。