姜玉明

摘 要 保證技改技措工作可追溯管理是企業(yè)管理活動中很重要的一部分，只有管理制度到位，資料歸集職責明確，企業(yè)重視形成資料各個環(huán)節(jié)的管理，才能確保技改技措項目歸檔資料的完整規(guī)范。

關(guān)鍵詞 可追溯技改技措歸檔資料 完整規(guī)范 管理

隨著我國社會主義市場體制的逐步建立，社會需求日益變化增長，產(chǎn)品更新?lián)Q代速度越來越快，尤其是市場發(fā)育較完善的民品領(lǐng)域競爭形勢更為嚴峻，像筆者所在的民口軍工配套材料生產(chǎn)企業(yè)，伴隨著主機廠裝備材料的不斷升級換代也面臨著人工成本、加工手段及質(zhì)量保證等諸多阻礙企業(yè)進一步發(fā)展的瓶頸問題亟待解決，許多企業(yè)的老廠區(qū)及老生產(chǎn)線已完全適應(yīng)不了企業(yè)發(fā)展的需要，為了解決這些問題，企業(yè)多渠道獲得國家資金支持或投入自有資金對現(xiàn)有設(shè)備設(shè)施進行技術(shù)改造是較常用的手段和出路，通過采用新技術(shù)、新工藝、新設(shè)備、新材料努力提高產(chǎn)品質(zhì)量，促進產(chǎn)品升級換代，降低能耗和原材料消耗，加強資源綜合利用和治理環(huán)境污染等，提高社會綜合經(jīng)濟效益和實現(xiàn)以內(nèi)涵為主的擴大再生產(chǎn)。

一、技改技措工作可追溯、規(guī)范性管理的作用和意義

企業(yè)技改技措可追溯管理是指國家對企業(yè)投資的基礎(chǔ)能力建設(shè)項目、研保條件建設(shè)項目和批生產(chǎn)能力建設(shè)項目等專項技改項目以及本企業(yè)自籌資金建設(shè)的技改技措項目從立項到國家以及本企業(yè)驗收過程中所形成歸檔資料的全過程管理。在整個生產(chǎn)建設(shè)、自我完善的技改技措工作過程中將會產(chǎn)生大量的紙質(zhì)文件、電子存儲資料，將之收集整理形成企業(yè)技改技措工作可追溯、規(guī)范性的歸檔資料尤其具有重要意義，它是企業(yè)技改技措工程項目建設(shè)過程和建設(shè)成果的真實反映，對于加強技改技措工程質(zhì)量控制、竣工驗收以及工程項目日后維修、改建、擴建等具有重要指導(dǎo)作用。

企業(yè)技改技措項目的實施具有建設(shè)周期長、管理部門交叉、責任主體不明、涉及工種及專業(yè)面廣、形成資料多種多樣等特點，往往在日常管理工作中會因責任不清晰、事前沒規(guī)劃以及標準未統(tǒng)一等各種原因而產(chǎn)生資料識別不到位、未及時歸集立卷，如不加以規(guī)范管理，不重視在整個項目實施過程中的歸檔工作，極易在企業(yè)中形成管理上的盲點，造成不必要的損失。

二、技改技措項目歸檔工作的基本原則

那么如何確保企業(yè)技改技措歸集資料管理的規(guī)范性、完整性呢？通過近些年所在企業(yè)的東調(diào)搬遷改造及組織實施企業(yè)自籌資金技改技措具體工作中的思考和體會認為：一是單位領(lǐng)導(dǎo)要重視、管理制度應(yīng)先行，建立集中和分散管理相結(jié)合的管理模式；二是要事前明確部門和人員的職責范圍、確立標準化管理模板；三是要及時實施管控，注重資料歸集、整理組卷等各個環(huán)節(jié)的管理，確保技改技措項目檔案資料的完整規(guī)范，其工作開展應(yīng)遵循如下原則：

（一）縱向集中管理的原則

企業(yè)的技改技措工程是一項復(fù)雜的企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)活動，它所產(chǎn)生的項目論證、立項、報批、批復(fù)等文件；各項設(shè)備儀器的招標采購，調(diào)試運行維修等文件；工程建設(shè)審批，勘察設(shè)計、實施到竣工驗收過程中形成的文件；以及以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體的電子文件等等，檔案種類繁多，牽涉到企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)計劃部門、設(shè)備保障、基建部門、生產(chǎn)使用部門、科研、信息部門、檔案部門等眾多部門，如何才能管理好這些檔案，使實施項目達到可追溯管理，在企業(yè)內(nèi)最重要的就是要有一個牽頭單位，建立縱向的自上而下的責任保證體系和監(jiān)督管理體系。

（二）橫向責任到位原則

企業(yè)技改技措檔案資料形成時間長、專業(yè)領(lǐng)域廣、接觸人員多，基本上分散在企業(yè)各個部門，在管理上更應(yīng)橫向到所有涉及項目實施的部門，實行集中與分散管理相結(jié)合的工作責任機制。技改技措項目歸檔內(nèi)容一般包括科研檔案、設(shè)備儀器檔案、基建檔案和電子檔案等。其管理工作內(nèi)容要納入企業(yè)對各部門的年度工作目標中去，由指定的牽頭單位負責對企業(yè)技改技措項目進行檢查、協(xié)調(diào)、考核、組織驗收等全過程的管理工作，實時監(jiān)控工作質(zhì)量，及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，予以糾正。企業(yè)檔案職能部門應(yīng)對其他部門的歸檔資料把好質(zhì)量關(guān)，在具體業(yè)務(wù)上進行督促和指導(dǎo)，各資料產(chǎn)生部門應(yīng)嚴格按標準化模板要求及時歸集各類檔案資料。

（三）事前規(guī)劃原則

為確保企業(yè)技改技措項目檔案資料歸檔工作的及時有序，企業(yè)技改技措牽頭部門在下達技改技措項目計劃的同時，應(yīng)向各資料產(chǎn)生部門通知相關(guān)工作內(nèi)容，比如此次技改技措項目所牽涉的（基本建設(shè)工程的內(nèi)容、設(shè)備儀器的名稱、數(shù)目），發(fā)放需要歸集資料清單等，使各橫向部門相關(guān)管理人員做到心中有數(shù)，所需各種資料從收集開始就有序進行，切實做到檔案資料歸集與項目建設(shè)同時實施管理。

（四）項目驗收原則

在企業(yè)技改技措項目檔案資料管理中，所有的資料歸集工作都應(yīng)圍繞著生產(chǎn)建設(shè)項目驗收而進行，工程驗收是項目實施完成很重要的一項內(nèi)容。企業(yè)技改工作職能部門通知各部門驗收時間后，相關(guān)部門的檔案管理人員應(yīng)按時間節(jié)點對其管理的檔案資料進行整理、統(tǒng)計，然后向企業(yè)檔案管理職能部門提交報告，檔案部門進行匯總后，由企業(yè)技改職能部門提交本次技改技措項目檔案管理總結(jié)報告，各部門相關(guān)管理人員接受驗收組對技改技措項目檔案資料的現(xiàn)場驗收，最終形成規(guī)范的可追溯管理檔案。

三、對加強企業(yè)技改技措項目可追溯、規(guī)范管理的幾點建議

（一）建立完善的歸檔制度

企業(yè)技改技措項目資料收集管理中最讓人頭疼的問題就是技改技措工程實施期間所歸檔案不夠完整規(guī)范。比如在設(shè)備儀器檔案的管理中，由于相關(guān)技術(shù)人員的不重視，經(jīng)常會出現(xiàn)前期招標文件、合同以及后期檢測運行維修過程中技術(shù)報告的丟失和遺漏等，都是資料歸檔不夠完整規(guī)范的具體表現(xiàn)。針對這些容易在資料收集中出現(xiàn)的問題，企業(yè)應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，結(jié)合本單位實際情況制定切實可行的技改技措項目歸檔管理制度，作為指導(dǎo)監(jiān)督技改技措項目檔案管理的執(zhí)法依據(jù)。同時還應(yīng)制定生產(chǎn)建設(shè)項目檔案歸集標準化管理模板清單，使相關(guān)參與人員在工程管理的每一個環(huán)節(jié)中能夠有法可依，有章可循，杜絕部門和人員之間的推諉扯皮，從而保證技改技措資料歸檔的完整規(guī)范。其次，結(jié)合工程項目施工進程所涉及的內(nèi)容和單位，制定相關(guān)部門人員的職責范圍、工作標準及考核措施，加強對相關(guān)參與人員的業(yè)務(wù)考核，將資料管理納入每一位管理人員的績效考核范圍，增強工作責任心，從而在企業(yè)中形成完整的監(jiān)督、檢查和管理的資料收集工作機制。

（二）加強相關(guān)人員的檔案管理知識培訓(xùn)：針對企業(yè)技改技措資料歸檔

所涉及的部門多和人員分散的實際情況，如果參與人員的資料歸檔意識不夠強，自覺性、主動性差，對國家及行業(yè)關(guān)于技改技措工程歸檔的相關(guān)知識要求了解不深，就會直接影響技改技措檔案的規(guī)范管理。要解決這一問題，企業(yè)的檔案管理職能部門應(yīng)該組織企業(yè)內(nèi)與技改技措工程相關(guān)的專、兼職資料管理人員以及設(shè)備、基建、科研、生產(chǎn)部門中的相關(guān)技術(shù)人員開展技改技措項目檔案管理培訓(xùn)，使相關(guān)人員進一步理順技改技措項目檔案管理的工作思路和方式方法，對于與技改技措工程檔案相關(guān)的管理規(guī)定、編制規(guī)范等技改技措項目檔案管理標準有進一步的理解和認識，提高全體參與人員的檔案意識，為技改技措項目資料歸檔工作的全面展開打下堅實的基礎(chǔ)。

（三）強化責任落實，同步實施歸集資料管理工作

企業(yè)應(yīng)在項目實施之期即同步下達歸檔資料收集管理工作計劃，將工作目標和責任落實到位，相關(guān)歸檔資料管理人員要認真學(xué)習(xí)有關(guān)企業(yè)技改技措項目管理制度，加強對工程管理的每一個環(huán)節(jié)進行認識和了解，在項目建立之初，就要重視所在部門在項目實施過程中產(chǎn)生資料的收集歸檔工作，這樣才會在歸檔資料收集具體工作中變被動為主動，為歸檔資料的完整規(guī)范打下基礎(chǔ)。其次，在檔案整理方面要嚴格按照企業(yè)技改技措項目檔案管理制度執(zhí)行，比如整理組卷時封面、標簽的填寫，頁碼的打印，裝訂的規(guī)格，目錄的制作等，按照統(tǒng)一的標準執(zhí)行，切實做到技改技措項目檔案的齊全、完整、規(guī)范。

四、結(jié)語

加強企業(yè)技改技措項目歸檔資料規(guī)范性管理在企業(yè)整個生產(chǎn)經(jīng)營活動中直接影響著企業(yè)的生產(chǎn)和再生產(chǎn)，有著非常重要的作用，它記錄了整個技改技措實施過程的運作軌跡，是對項目建設(shè)過程可追溯的保證，也是以后立項建設(shè)及日后維護、改建、擴建加以總結(jié)、提高、參考的寶貴資料。我們只有制定嚴格的管理規(guī)章制度，明確企業(yè)各相關(guān)部門和人員的職責范圍，加強檔案收集、歸檔、整理、提供利用等各個環(huán)節(jié)的管理，才能確保技改技措項目歸檔資料的完整規(guī)范，使企業(yè)在技改技措項目實施過程中形成可追溯檔案資料，在企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)發(fā)展中起到其應(yīng)有的作用。

（作者單位為航空工業(yè)成都海蓉特種紡織品有限公司）