李春慧

摘 要：紙質(zhì)檔案和電子檔案各有優(yōu)勢與劣勢，實行紙質(zhì)檔案與電子檔案“雙套制”管理有其必然性。管理中應當注意的事項是，檔案互轉(zhuǎn)前必須經(jīng)過相應的整理，必要時可請專業(yè)公司進行檔案整理及數(shù)字化工作；檔案數(shù)字化必須注意保密安全；需要建立健全相應的制度。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；雙套制管理

“雙套制”檔案是指同一內(nèi)容的紙質(zhì)載體檔案和電子載體檔案。實行電子文件與紙質(zhì)文件“雙套”收集歸檔模式，是當下檔案收集歸檔的最佳選擇。如何處理好電子檔案和紙質(zhì)檔案的關(guān)系，抓好“雙套制”管理，是檔案管理者需要解決的重要問題。

1 檔案“雙套制”管理并存的必然性

電子檔案和紙質(zhì)檔案各有優(yōu)劣，兩者相輔相成，缺一不可。無論是電子檔案紙質(zhì)化還是紙質(zhì)檔案電子化后制成的兩套檔案，雖然兩者在內(nèi)容方面完全相同，但其載體形式和功能、效力卻有較大差異。以磁盤或光盤等作為介質(zhì)的電子檔案，雖有體質(zhì)小、信息量大、檢索迅捷的優(yōu)勢，但其局限性也很明顯。如，不能有效防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中泄露；電子檔案中的文字無個人字跡特征、無墨跡書寫的新舊之別、無文件形成過程中的稿本特征，一旦被篡改，無法識別；電子版可以打印出來蓋上章，掃描成pdf，解決了容易被篡改的可能，電子檔案沒有“原稿”概念，沒有確定的法律地位；所支撐硬件系統(tǒng)和應用軟件系統(tǒng)各不相同，對軟硬件依賴大，壽命短，其影像記錄的穩(wěn)定期限不長。紙質(zhì)檔案雖具有真實性、可靠性、法律地位確定的優(yōu)勢，但有信息容量小、占據(jù)空間大、管理檢索不便等弱點。因此說，電子文件的原始性成了轉(zhuǎn)化為電子檔案的主要障礙，而實行“雙套制”收集歸檔后正好融合了電子文件與紙質(zhì)文件的優(yōu)勢，既可發(fā)揮高效存取和快速檢索的功能，又可保證歸檔文件的原始性和憑證作用。

2 檔案“雙套制”管理應當注意的事項

2.1 檔案互轉(zhuǎn)前必須經(jīng)過相應的整理

2.1.1 文書檔案。立卷整理編目的檔案，案卷質(zhì)量要符合《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》和《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-1988）的要求。以件為單位整理的檔案，案卷質(zhì)量要符合《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）的要求。

2.1.2 科技檔案。整理應符合《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2000）的要求。如今的時代是共享時代，科技檔案比如展園園林設(shè)計均應在網(wǎng)站上付費使用，首先讓園林從業(yè)人員可以閱讀到當前中國最優(yōu)秀的園林藝術(shù)手法，其次公眾也可以陶冶自家的小院落?？梢越梃b上海衛(wèi)視《愛的夢想家》中老房改造很多優(yōu)秀設(shè)計案例，制作成園林造園節(jié)目。

2.1.3 會計檔案。案卷質(zhì)量應符合《會計檔案管理辦法》（財會字（1998）32號）、《會計檔案案卷格式》（DA/T39-2008）的要求。

2.1.4 聲像檔案。整理應符合《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821一2002）的要求；照片和底片各一式一份。屬數(shù)碼拍照的，照片和數(shù)字影像各一式一份。磁性載體檔案的整理要符合《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》（DA/T15-1995）的要求。

2.1.5 實物檔案。對不同載體和不同形態(tài)的實物原件（如，領(lǐng)導題詞、獲獎證書、獎旗、獎狀、獎杯、獎牌、獎?wù)隆①浧返龋?，按件編寫說明和編制目錄，同時對實物原件進行拍照存入照片檔案。實物檔案原件及原件照片（含底片）一式一份。

2.1.6 專業(yè)檔案。其他業(yè)務(wù)檔案的整理要符合業(yè)務(wù)主管部門和檔案行政管理部門聯(lián)合制發(fā)的專門檔案管理辦法的要求。

2.2 檔案整理及數(shù)字化外包注意事項

檔案整理和數(shù)字化是一項長期而持久的工作。單位應對此項工作的人、財、物作出合理的統(tǒng)籌計劃，在爭取完成當年檔案整理和數(shù)字化工作的同時，分期、分批用2～3年時間將歷史遺留檔案整理和數(shù)字化完畢，檔案管理中尤其是重大項目的大事記應當緊跟會議之后在網(wǎng)站上公布，根據(jù)公開級別而發(fā)布新聞，工作進行中同時進行檔案的分類、公開、保存，必要時可請專業(yè)公司進行此項工作。

2.2.1 簽訂合同。簽訂合同時除了明確數(shù)字化加工內(nèi)容、價格、完成時間外，還要對各項技術(shù)標準作明確的規(guī)定，如原文的格式、圖像分辨率、備份介質(zhì)等。

2.2.2 保密協(xié)議的簽訂。與數(shù)字化公司簽訂安全保密協(xié)議，規(guī)定其不得下載、留存、持有和使用檔案館、室的任何檔案信息，違者承擔法律責任并予以嚴厲經(jīng)濟處罰。數(shù)字化公司要對其聘用的工作人員進行身份審查和登記備案，與其簽訂保密協(xié)議。

2.3 檔案數(shù)字化必須注意保密安全

2.3.1 事關(guān)社會公共安全的檔案、包含行業(yè)年度統(tǒng)計數(shù)據(jù)的檔案以及包含敏感資料的檔案在進行數(shù)字化整理時，如進行檔案外包服務(wù)，應從符合下列4項條件之一的檔案專業(yè)公司中優(yōu)先選擇：一是國有性質(zhì)或者國有股份占三分之一以上的；二是獲得國家保密部門認證許可的；三是有黨組織且成立保密工作領(lǐng)導機構(gòu)的；四是通過ISO9000系列認證的。以確保檔案保密安全。

2.3.2 “十不準”。即檔案數(shù)字化處理系統(tǒng)必須是封閉性獨立網(wǎng)絡(luò)，不準與其他任何網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)互聯(lián)；數(shù)字化加工所需計算機由本單位提供，并封閉USB接口和光驅(qū)；數(shù)字化操作現(xiàn)場不準使用私人移動硬盤、U盤、光盤等存儲介質(zhì)；手機集中存放，不得帶入檔案數(shù)字化操作現(xiàn)場；檔案不得帶離數(shù)字化操作現(xiàn)場；非工作人員不準進入數(shù)字化操作現(xiàn)場等。檔案中大事記、同時配套的照片和文檔，應當在網(wǎng)站上以時間軸的形式公布，科技類資料更應該以付費的形式公開，對于審計類、現(xiàn)場維護類、會議詳細內(nèi)容等資料封閉保存。

筆者理解為三套制檔案管理，多了一個網(wǎng)絡(luò)共享的檔案管理，其中可以公布重大項目的包含照片、視頻和文字的大事記，也可以有付費的科技文檔，另外也可以有交互平臺，設(shè)立征集信息的調(diào)查問卷二維碼，讓廣大人民參與討論，集思廣益。

2.3.3 安全監(jiān)管檔案數(shù)字化處理場地必須在消防系統(tǒng)、防盜報警系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)下調(diào)卷、歸卷。調(diào)卷時要認真做好檔案的逐盒逐卷清點、核對、填寫移交接收清單，雙方在交接單上驗收簽字。歸卷時不僅要清點數(shù)量，還要檢查案卷質(zhì)量，檢查是否按原孔裝訂還原，是否有散頁、倒頁、漏頁等現(xiàn)象。

2.4 建立健全相應的制度

2.4.1 建立嚴格、規(guī)范的文件內(nèi)容的“轉(zhuǎn)移”制度。及時拷貝，甚至可以不時地變換文本格式。

2.4.2 嚴格界定管理人員的職責權(quán)限。一方面，建立和完善管理人員資格審查制度。要求檔案文件管理人員必須具備良好的思想品質(zhì)、端正的工作態(tài)度、積極的專業(yè)精神以及較強的工作能力。對審查結(jié)果不合格的管理人員應當予以調(diào)離或者重新培訓；對于審查結(jié)果合格的管理人員應予以加強性培訓以進一步提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，減少管理操作失誤。另一方面，建立健全權(quán)限管理制度。檔案文件管理人員應做好本環(huán)節(jié)工作并且做好與相鄰環(huán)節(jié)的銜接工作。通過一定的技術(shù)手段監(jiān)控管理人員正確行使權(quán)限，防止越權(quán)行為，從而維護電子文件的真實性。

現(xiàn)階段，從檔案實體屬性的角度出發(fā)采用檔案“雙套制”管理模式，具有重要的現(xiàn)實意義。

參考文獻：

[1]馮惠玲.電子文件管理教程[M].中國人民大學出版社，2008.

[2]陳兆祦，和寶榮，王英瑋.檔案管理學基礎(chǔ)[M].中國人民大學出版社，2009.

[3]米士剛.加強檔案信息的網(wǎng)絡(luò)安全保護工作[J].中國檔案，2006.

（作者單位：河南省鄭州市世紀游樂園 來稿日期：2019-01-20）