馬梁

摘 要：實(shí)際工作中，同一管理對象由于不同部門參與管理而產(chǎn)生不同的編號，給管理對象本身和檔案管理及檔案查閱利用造成不便。文章建議各個(gè)業(yè)務(wù)部門對管理對象統(tǒng)一采用“三二一”編號管理法，以利于管理。

關(guān)鍵詞：檔案編號；編號管理；科技檔案；人事檔案

1 同一管理對象多部門管理編號的現(xiàn)狀

實(shí)際工作中，由于同一管理對象的不同載體分屬不同的管理部門，如一臺設(shè)備，設(shè)備實(shí)體的使用歸基層區(qū)隊(duì)或生產(chǎn)車間、實(shí)驗(yàn)室等生產(chǎn)或教學(xué)科研部門，設(shè)備的管理維護(hù)歸機(jī)電科或設(shè)備科等設(shè)備管理部門，該設(shè)備形成的固定資產(chǎn)歸財(cái)務(wù)部門管理，設(shè)備檔案又歸資料室或檔案室等檔案部門管理。各個(gè)部門由于管理需要會(huì)對其管理對象進(jìn)行編號，由于缺少必要的協(xié)調(diào)和溝通，各部門之間也沒有統(tǒng)一的編號標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，形成了各部門編號不統(tǒng)一的現(xiàn)狀，同一管理對象的編號五花八門，很不統(tǒng)一，給管理對象的各項(xiàng)管理工作帶來很多不便。

2 傳統(tǒng)編號管理模式存在的問題

傳統(tǒng)編號管理模式下，對于同一管理對象（如建筑物、設(shè)備等固定資產(chǎn)），單位基建（房產(chǎn)）管理部門和設(shè)備管理（實(shí)驗(yàn)室或生產(chǎn)車間）部門分別采用房產(chǎn)編號和設(shè)備編號，財(cái)務(wù)部門采用固定資產(chǎn)編號，檔案部門采用檔案分類編號，三個(gè)部門分別采用三種（有些單位基建部門和房產(chǎn)部門為一個(gè)部門，設(shè)備管理和設(shè)備使用為一個(gè)部門）不同的編號標(biāo)識本單位的同一管理對象，同一座建筑物、同一臺設(shè)備分別使用三個(gè)不同編號。這種情況下，當(dāng)各個(gè)業(yè)務(wù)部門與其他相關(guān)部門有工作交接或業(yè)務(wù)聯(lián)系時(shí)，往往會(huì)因管理對象在各部門的編號不同而影響工作的快速開展，給業(yè)務(wù)技術(shù)管理和科技檔案管理和利用帶來諸多不便。

人事檔案管理中也同樣存在這樣的問題。人事管理部門對員工有一套按本部門業(yè)務(wù)習(xí)慣的編號（即員工管理號），如每個(gè)工人都有一個(gè)“工號”，檔案歸綜合檔案室管理后，檔案部門又要按相關(guān)要求編制一套檔號（包括檔案分類號和案卷號），兩者往往也不統(tǒng)一，遇到工資調(diào)整、職稱聘任等業(yè)務(wù)活動(dòng)，產(chǎn)生大量需歸檔人事檔案材料時(shí)，人事管理部門按自己部門編制的員工管理號產(chǎn)生的歸檔材料，檔案部門還要再轉(zhuǎn)換成相對應(yīng)的檔號才能一一對號歸檔，很是麻煩；同樣，人事部門查檔時(shí)也不能根據(jù)員工管理號直接查到所需檔案，還要建立員工管理號與檔號的關(guān)聯(lián)才能順利查找到檔案，這樣憑空多出很多不必要的工作內(nèi)容，造成大量重復(fù)性工作，嚴(yán)重影響工作效率。

3 “三二一”編號管理法的內(nèi)涵

針對以上問題，筆者認(rèn)為可以對管理對象采用“三二一”編號管理法來達(dá)到統(tǒng)一編號、統(tǒng)一管理的目的?！叭弧本幪柟芾碇饕侵缚萍紮n案（基建檔案、設(shè)備檔案等）的“三號統(tǒng)一”和人事檔案的“二號統(tǒng)一”編號管理?？萍紮n案的“三號統(tǒng)一”指科技（業(yè)務(wù)）管理、固定資產(chǎn)（財(cái)務(wù)）管理和檔案編號（檔案）管理的統(tǒng)一，人事檔案的“二號統(tǒng)一”指的是人事部門員工編號（業(yè)務(wù)）管理和人事檔案編號（檔案）管理的統(tǒng)一。

4 “三二一”編號管理法的應(yīng)用

實(shí)際工作中可以通過協(xié)調(diào)檔案部門、業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門這三個(gè)部門的編號管理，實(shí)現(xiàn)檔案編號、業(yè)務(wù)編號、固定資產(chǎn)編號的統(tǒng)一。即實(shí)現(xiàn)設(shè)備檔案分類編號與設(shè)備編號和設(shè)備固定資產(chǎn)編號的統(tǒng)一，基建檔案分類編號也同時(shí)與房產(chǎn)編號、房屋固定資產(chǎn)編號統(tǒng)一，即設(shè)備和基建管理、固定資產(chǎn)管理與檔案管理的“三號統(tǒng)一”，使三類部門對同一管理對象有了統(tǒng)一編號，也就有了“共同語言”，能夠推進(jìn)業(yè)務(wù)技術(shù)管理、財(cái)務(wù)管理和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作，也便于檔案信息資源的數(shù)據(jù)共享。

同樣人事管理部門和檔案管理部門也要搞好協(xié)調(diào)合作，商定統(tǒng)一的編號標(biāo)準(zhǔn)對每一個(gè)員工進(jìn)行統(tǒng)一的編號，做到員工管理號與人事檔案號的“二號統(tǒng)一”，人事管理業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的歸檔材料能夠按統(tǒng)一的編號進(jìn)行歸檔，人事檔案的查閱利用也可以直接按員工管理號來查詢，實(shí)現(xiàn)人事管理部門和人事檔案管理部門的互聯(lián)互通，就不會(huì)再產(chǎn)生過多不必要的麻煩了。

5 “三二一”編號管理法的優(yōu)勢

“三二一”編號管理法極大地便利了技術(shù)及業(yè)務(wù)管理工作，采用“三二一”編號管理法之后，單位內(nèi)部的科技管理、固定資產(chǎn)管理、科技檔案管理和人事管理、人事檔案管理都有了各自的“共同語言”，便利了相關(guān)部門的工作，尤其在實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理之后，其優(yōu)越性會(huì)更加全面體現(xiàn)出來。例如，某一臺設(shè)備需要大修，設(shè)備管理部門只要將該設(shè)備編號（即設(shè)備部門檔案分類號）和大修資金數(shù)額輸入計(jì)算機(jī)，就實(shí)現(xiàn)了與計(jì)劃、財(cái)務(wù)等部門的數(shù)據(jù)溝通，完成該項(xiàng)資金的審核與使用過程，而大修后產(chǎn)生的設(shè)備技術(shù)文件資料也能很方便地歸檔到檔案部門，簡化了工作流程，節(jié)約了工作時(shí)間，提高了工作效率。

（作者單位：河南大學(xué)教務(wù)處 來稿日期：2019-02-19）