關(guān)鑫鑫

檔案是部門日常工作的真實(shí)記載，是個(gè)人成長(zhǎng)實(shí)踐的記錄。人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理涉及人員較多，內(nèi)容也較復(fù)雜，做好人力資源和社會(huì)保障部門的檔案管理工作意義很大，本文從人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理存在的問題分析入手，梳理出做好檔案管理的措施，供交流。

近幾年，我國(guó)檔案管理質(zhì)量在不斷地提高，檔案信息化步伐在加快，但對(duì)檔案管理的要求也在提高，我國(guó)人力資源和社會(huì)保障部門近幾年才組建，服務(wù)對(duì)象涉及面廣，檔案信息資源繁雜，做好人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理工作，關(guān)系到各類人群的切身利益，要研究好人力資源和社會(huì)保障部門的業(yè)務(wù)涉及內(nèi)容以及存在問題，使檔案管理能夠更好的發(fā)揮作用。

1人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理涉及內(nèi)容

人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理涉及內(nèi)容包括貫徹國(guó)家有關(guān)勞動(dòng)和社會(huì)保險(xiǎn)工作的法律法律，調(diào)整規(guī)范企業(yè)失業(yè)職工基本生活保障、實(shí)施勞動(dòng)合同、集體合同的規(guī)范，職業(yè)技能培訓(xùn)和工人技術(shù)考核，用人單位工資及其他勞動(dòng)報(bào)酬的管理，審核用人單位職工退休待遇、勞動(dòng)能力鑒定、工傷認(rèn)定，社會(huì)保險(xiǎn)基金收繳、支付管理以及勞動(dòng)和社會(huì)保險(xiǎn)的統(tǒng)計(jì)和信息填報(bào)等，這些基礎(chǔ)性工作所產(chǎn)生的資料經(jīng)過篩選整理后做為檔案資料進(jìn)行保存管理。

2人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理工作存在的問題

2.1各部門間協(xié)調(diào)溝通的不好

人力資源和社會(huì)保障各部門之間缺乏有效的溝通，工作配合不協(xié)調(diào)，如在社會(huì)勞動(dòng)保險(xiǎn)管理部門的檔案管理里都是退休職工的檔案，而負(fù)責(zé)的工傷、勞動(dòng)能力鑒定的部門，管理的檔案大部分都是在職的在崗位受傷的職工，對(duì)于職業(yè)技能培訓(xùn)和工人技術(shù)考核的管理，也是在職職工，各部門的檔案管理是獨(dú)立的，但是沒有統(tǒng)一的管理體系，容易出現(xiàn)重復(fù)檔案管理，資源達(dá)不到共享，容易造成人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi)。

2.2檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施落后

人力資源和勞動(dòng)保障檔案管理涉及工作內(nèi)容復(fù)雜，工作量大，檔案資料多，不僅需要人力資源做基礎(chǔ)，更需要基礎(chǔ)設(shè)施做保障。由于檔案資料多，檔案基礎(chǔ)設(shè)施沒有及時(shí)到位的話，導(dǎo)致資料歸檔混亂，歸檔時(shí)間延長(zhǎng)，存在檔案丟失現(xiàn)象。檔案沒有實(shí)行統(tǒng)一管理，各部門檔案管理分散，硬件設(shè)施標(biāo)配一致，造成硬件資源重復(fù)浪費(fèi)。另外，有的部門沒有設(shè)置專門的檔案管理房間，僅將辦公室做為存檔的地方，檔案管理不規(guī)范，容易造成檔案的丟失和損壞。

2.3數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

對(duì)于檔案管理來說，一般都建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，現(xiàn)在大部分地區(qū)都實(shí)現(xiàn)了電子檔案管理，用電腦存儲(chǔ)資料并進(jìn)行檢索。而對(duì)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)等偏遠(yuǎn)地區(qū)還未實(shí)現(xiàn)電子檔案管理。對(duì)于新建的人力資源和社會(huì)保障部門來說，檔案管理建設(shè)起步晚，對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理還存在差距，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)沒有真正統(tǒng)一，數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)不一，檔案管理信息化進(jìn)程較慢，基本還是通過目錄檢索查找檔案資料存在地點(diǎn)再進(jìn)行查閱檔案，數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)沒有達(dá)到統(tǒng)一，影響到檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。

2.4檔案管理機(jī)構(gòu)和制度不健全

人力資源和社會(huì)保障部門業(yè)務(wù)量較大，面對(duì)的檔案資料也較多，這就需要檔案管理人員有著良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神對(duì)檔案資料進(jìn)行精心整理，為人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理工作提供保障。目前，我國(guó)人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理人員比較缺乏，很多單位都是兼職較多，檔案管理機(jī)構(gòu)不全;另外檔案管理規(guī)章制度不全，無法全面有效地對(duì)檔案管理進(jìn)行指導(dǎo)，導(dǎo)致檔案管理人員在管理檔案時(shí)沒有依據(jù)可以參考，不能對(duì)檔案管理進(jìn)行規(guī)范化操作，檔案管理質(zhì)量較差。由于檔案管理人員本身能力有限，檔案管理專業(yè)知識(shí)不強(qiáng)，歸檔整檔中容易發(fā)生錯(cuò)誤，檔案管理質(zhì)量不高。

3完善人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理工作的策略分析

3.1制定統(tǒng)一的檔案管理發(fā)展規(guī)劃

改善人力資源和社會(huì)保障部門的檔案管理首先就要從人的思維觀念上去改變，從發(fā)展的角度去考慮，制定統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃，改變各自為政的不利局面。制定統(tǒng)一的檔案管理發(fā)展規(guī)劃和執(zhí)行措施，將各部門統(tǒng)一到一個(gè)目標(biāo)上來，強(qiáng)化合作意識(shí)，來實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合和資源共享。部門領(lǐng)導(dǎo)要改變觀念，強(qiáng)化對(duì)檔案管理的重視，加大檔案管理重要性和必要性的宣傳引導(dǎo)，使各部門統(tǒng)一思想，共同參與檔案管理工作。

3.2完善檔案管理的基礎(chǔ)條件

完善檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)境，保證基礎(chǔ)設(shè)施齊全好用，最好將檔案獨(dú)立設(shè)置，并配備電腦設(shè)備。為防止檔案室房間過于干燥，不利于檔案資料的保存，可以放置加濕器，安裝空調(diào)等辦法降低干燥程度。做好防火、防蟲的管理，保證檔案室內(nèi)干凈整潔，為檔案保管提供一個(gè)適宜的環(huán)境。強(qiáng)化檔案管理人員的配備，因資料歸檔內(nèi)容雜而多，要為檔案管理室補(bǔ)充人力，做好人力資源的保障。解決資金不足的實(shí)際，經(jīng)費(fèi)是開展各項(xiàng)工作的前提條件，要適當(dāng)補(bǔ)充檔案管理的經(jīng)費(fèi)，確保檔案管理工作正常開展。

3.3完善檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化

由于人力資源和社會(huì)保障部門涉及的檔案內(nèi)容較繁雜，為使檔案管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，具有整體性，制定完善檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，并按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。如檔案收集、查閱程序一樣，還有數(shù)據(jù)處理和存儲(chǔ)都要統(tǒng)一。

3.4完善檔案管理機(jī)構(gòu)和制度建設(shè)

完善檔案管理機(jī)構(gòu)，都要配齊管理人員，來解決檔案管理人員缺乏的問題，合理調(diào)配崗位職責(zé)，明確負(fù)責(zé)人和工作內(nèi)容，使檔案管理有人抓有人管;完善制度建設(shè)，要根據(jù)人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理的現(xiàn)狀，對(duì)檔案的各項(xiàng)管理制度要進(jìn)行完善，并建立健全考核機(jī)制的實(shí)施，通過實(shí)施績(jī)效和獎(jiǎng)罰考核，激發(fā)管理人員的工作積極性，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量和效率的提高。

總之，人力資源和社會(huì)保障部門的檔案管理雖繁雜，但也要整合資源，將檔案管理統(tǒng)一納入部門整體規(guī)劃，通過完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平，逐步使人力資源和社會(huì)保障部門的檔案管理提檔升級(jí)，滿足社會(huì)發(fā)展的要求。

（作者單位：161448黑龍江省大西江農(nóng)場(chǎng)人力資源和社會(huì)保障科）