卞東

[摘 要] 大學(xué)生檔案是高校數(shù)量最龐大、種類最豐富的檔案資源，大學(xué)生檔案管理也是高校檔案工作中最耗時耗力的工作。與高校其他檔案資源相比，大學(xué)生檔案資源的獨特性還沒有被完全認(rèn)識和重視。在信息時代，加強大學(xué)生檔案資源的數(shù)字化、智慧化、共享性建設(shè)，是實現(xiàn)大學(xué)生檔案資源利用價值的必然選擇。

[關(guān)鍵詞] 大學(xué)生檔案；資源；管理；利用

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 09. 068

[中圖分類號] G271 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2019）09- 0152- 03

0 引 言

人才培養(yǎng)是高校的一項基本職能，大學(xué)畢業(yè)生作為高校人才培養(yǎng)的直接目標(biāo)承載了豐富的信息資源，大學(xué)生檔案真實記錄了這些信息資源，是高校的寶貴資源。然而在現(xiàn)實工作中，因大學(xué)生檔案種類多、數(shù)量大、流動性強、占用時間多，大學(xué)生檔案管理被看作苦差事，重視程度普遍不高，大學(xué)生檔案的管理和利用水平都有待提高。

1 當(dāng)前大學(xué)生檔案的主要內(nèi)容及管理現(xiàn)狀

大學(xué)生檔案是高校檔案體系的重要組成部分，不管從檔案數(shù)量與投入時間來看，大學(xué)生檔案都是高校檔案工作的重頭戲?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定，高等學(xué)校從事教學(xué)、科研、黨政管理等活動直接形成的對學(xué)校和社會具有保存價值的多種不同形式的歷史記錄即是高校檔案工作內(nèi)容?！陡叩葘W(xué)校檔案實體分類法》（DA/T10-1994，已失效）中有學(xué)籍管理、學(xué)位、畢業(yè)生三個類目統(tǒng)領(lǐng)學(xué)生檔案內(nèi)容。但這兩個規(guī)范性文件規(guī)定都不具體，有些地方性規(guī)范文件對學(xué)生檔案內(nèi)容稍微具體些，如《安徽省高等學(xué)校檔案管理實施辦法》規(guī)定大學(xué)生檔案歸檔范圍主要包括學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等。

根據(jù)工作實際需要，高校對大學(xué)生檔案基本劃歸了三個范圍，即新生檔案、在校生檔案、畢業(yè)生檔案。新生檔案主要包括高中檔案、高考檔案、中學(xué)期間入團材料、入學(xué)登記表。新生檔案由學(xué)院（系）或?qū)W校檔案館負(fù)責(zé)接收，在新生入學(xué)資格審核期間由輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)核查新生檔案，組織新生填寫入學(xué)登記表，形成完整的新生檔案材料。在校生檔案主要是在新生檔案基礎(chǔ)上每年添加學(xué)期綜合考核材料、評優(yōu)評獎材料、處分材料、黨員材料等；另外涉及到學(xué)籍變動的學(xué)生，要及時準(zhǔn)確地調(diào)整檔案。畢業(yè)生檔案是大學(xué)生檔案組成中最為重要的部分，主要內(nèi)容包括新生檔案，在校期間添加的獎懲材料、黨團材料、考核材料，畢業(yè)季添加的學(xué)籍表、各類成績單、學(xué)位材料、論文答辯材料、畢業(yè)生登記表、報到證白聯(lián)等，是大學(xué)生人事檔案構(gòu)成的基礎(chǔ)。

大學(xué)生檔案的形成和管理，是多部門協(xié)調(diào)一致的結(jié)果。新生檔案和在校生檔案的主要管理者是輔導(dǎo)員，“無論在教育部24號令《普通高等學(xué)校輔導(dǎo)員隊伍建設(shè)規(guī)定》，還是在27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》，都無法找尋到高校輔導(dǎo)員和大學(xué)生檔案之間的任何關(guān)聯(lián)，但現(xiàn)實情況卻是二者緊密連接”[1]。畢業(yè)生檔案收集轉(zhuǎn)遞是高校畢業(yè)生工作的重要環(huán)節(jié)，涉及教學(xué)管理、學(xué)生管理、招生就業(yè)、團學(xué)、黨委組織、學(xué)校檔案館等多部門。鑒于大學(xué)生檔案管理的復(fù)雜性，高校對大學(xué)生檔案管理的機構(gòu)各不相同，目前主要有三類：一類由學(xué)校檔案館統(tǒng)一管理，一類由人事部門下設(shè)學(xué)生檔案室管理，一類由招生就業(yè)或?qū)W生管理部門下設(shè)學(xué)生檔案室管理。三類管理模式各有利弊，從大學(xué)生檔案流向考慮，將大學(xué)生檔案的管理機構(gòu)設(shè)在招生就業(yè)部門或人事部門，便于與人力資源管理機構(gòu)進行銜接和協(xié)調(diào)；從大學(xué)生檔案對學(xué)校諸多檔案資源的集聚效應(yīng)考慮，將大學(xué)生檔案管理機構(gòu)設(shè)置在學(xué)校檔案館，可以充分發(fā)揮其資源價值。也有部分高校將學(xué)生檔案放在二級教學(xué)機構(gòu)分散管理，不符合高校檔案管理的基本要求。

2 大學(xué)生檔案資源重要性的主要體現(xiàn)

2.1 大學(xué)生檔案是國家人力資源管理的重要范疇

大學(xué)生檔案是大學(xué)生人事檔案形成的基礎(chǔ)，與其升學(xué)、就業(yè)、落戶、移民、晉升、退休等環(huán)節(jié)發(fā)生聯(lián)系，必然屬于人力資源管理的重要內(nèi)容。除了對其今后的職業(yè)發(fā)展和生活福利起到佐證作用，大學(xué)生檔案還應(yīng)對其升學(xué)和就業(yè)發(fā)揮推薦和幫助功能，因此要“根據(jù)就業(yè)形勢的變化合理地對檔案的信息進行豐富，如增加誠信、心理素質(zhì)以及技能登記表等內(nèi)容，可以更為全面地反映學(xué)生的綜合素質(zhì)和職業(yè)能力，為企事業(yè)單位選拔合適的人才提供依據(jù)”[2]。大學(xué)生檔案作為人力資源特征的重要載體，是大學(xué)生檔案最本初的功能。國家基于對大學(xué)生人力資源的重視和保護，于2016年全面取消了大學(xué)生檔案的服務(wù)費用。

2.2 大學(xué)生檔案是校園文化資源的重要組成

《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》（教育部第41號令）規(guī)定，大學(xué)生有參加社會實踐、志愿服務(wù)、勤工助學(xué)、文娛體育及科技文化創(chuàng)新等活動，獲得就業(yè)創(chuàng)業(yè)指導(dǎo)和服務(wù)的權(quán)力，這是高校第二課堂教育的法定依據(jù)。同時，教育部第41號令也規(guī)定，學(xué)校應(yīng)當(dāng)鼓勵、支持和指導(dǎo)學(xué)生參加社會實踐、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動，可以建立創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案、設(shè)置創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)學(xué)分。為增強大學(xué)第二課堂教育的有效性，2018年共青團中央和教育部聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于在高校實施共青團“第二課堂成績單”制度的意見》，從制度上確立了大學(xué)生第二課堂在高校教育體系中的地位。大學(xué)生第二課堂活動，成就了其個人社會實踐、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動的豐富歷程，是人生的重要經(jīng)歷，也是大學(xué)生實現(xiàn)人生價值，成長成才的重要途徑。大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案和第二課堂成績單，真實地記錄了這一過程，將創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案和第二課堂成績單納入大學(xué)生檔案內(nèi)容，無疑會成為大學(xué)校園文化的重要組成部分，對豐富大學(xué)實踐文化、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)文化具有獨特作用。

2.3 大學(xué)生檔案是校友資源的重要財富

高校是人才成長的搖籃，建校歷史越長，校友資源越豐富。大學(xué)生檔案記載了生源地、學(xué)生基本情況、學(xué)籍學(xué)歷、就業(yè)情況等信息，是展示學(xué)校人才培養(yǎng)成就，匯聚校友資源的重要渠道。因此大學(xué)生檔案材料收集要全面，著眼長遠，除成長成才的檔案材料，還要收集班級合影、班級活動、院系活動、學(xué)校大型活動等集體行為的聲像視頻檔案，豐富大學(xué)生的檔案資源，為校友資源庫和校史館集聚素材。以大學(xué)生檔案為基礎(chǔ)構(gòu)建校友系統(tǒng)是高校新動態(tài)，“構(gòu)建校友檔案管理系統(tǒng)并在校史館、校友辦等場所投入使用，能在校慶等重要時間節(jié)點，提高高校的親和力，喚起記憶共鳴點，為校友與學(xué)校之間建立起一座長期溝通的感情橋梁”[3]。

3 信息時代大學(xué)生檔案資源利用的創(chuàng)新與發(fā)展

3.1 大學(xué)生檔案數(shù)字資源建設(shè)與利用

建校歷史50年以上的高校，畢業(yè)生人數(shù)基本超過10萬人，而且畢業(yè)生檔案的種類豐富，所以檔案資源數(shù)量異常龐大。為很好地保護和利用這些檔案資源，不少高校都按照國家檔案信息化建設(shè)實施綱要的部署，開展了檔案信息化工作。大學(xué)生檔案信息化的基礎(chǔ)是檔案數(shù)字化，數(shù)字化過程即包括存量檔案的數(shù)字化工作，也包括增量檔案的電子化工作。鑒于目前全文檢索的效率還不盡如人意，所以數(shù)字化工作中目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)尤為重要。目錄庫建設(shè)除了遵循《檔案著錄規(guī)則》進行著錄和標(biāo)引，還要重視學(xué)生姓名、專業(yè)班級、學(xué)生院系、學(xué)籍題名、入學(xué)畢業(yè)年份等信息的著錄。投入比較充裕的高校最好在數(shù)字化過程中完成大學(xué)生檔案文件級目錄的著錄。

大學(xué)生檔案資源數(shù)字化首先解決了非數(shù)字載體檔案信息資源的載體轉(zhuǎn)換，是構(gòu)建大學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)，也為檔案的網(wǎng)絡(luò)利用提供可能。數(shù)字化是基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)化是核心，利用是目的。在大學(xué)生檔案數(shù)字化資源基礎(chǔ)上，開發(fā)具有本校特色的校友數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，不僅實現(xiàn)校友信息查詢、信息更新、校友分組、校友數(shù)據(jù)統(tǒng)計，還能提供在線下載學(xué)籍、制作學(xué)籍紀(jì)念冊等功能[3]，是大學(xué)生檔案數(shù)字資源利用最直觀的體現(xiàn)。

3.2 大學(xué)生檔案數(shù)字資源智慧融合與利用

“隨著我國信息化建設(shè)進入以內(nèi)容為核心、智慧化為特征的新階段，‘大數(shù)據(jù)‘中國制造2025 ‘互聯(lián)網(wǎng)+等國家重大戰(zhàn)略相繼出臺，檔案信息化工作勢必加速推進，以適應(yīng)國家信息化的要求”[4]。大學(xué)生檔案數(shù)字資源作為高校存量最龐大、涉及最廣泛的檔案資源，實現(xiàn)數(shù)字資源的融合與共通，應(yīng)該首當(dāng)其沖。當(dāng)前我國高校信息化建設(shè)有一定基礎(chǔ)，涉及大學(xué)生的主要有迎新系統(tǒng)、學(xué)生事物管理系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)、學(xué)生資助管理系統(tǒng)、學(xué)生第二課堂管理系統(tǒng)、黨員信息管理系統(tǒng)、校園“一卡通”系統(tǒng)等，這些信息系統(tǒng)里每位學(xué)生最后的統(tǒng)計表單，就是大學(xué)生最全面和真實的檔案材料。如果人工收集和整理這些檔案材料，耗時耗力，時間成本和人工成本大，各部門配合度也不高，工作開展困難。以智慧校園服務(wù)平臺為依托，建設(shè)大學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)與大學(xué)生各類管理系統(tǒng)的連接，應(yīng)該成為當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)的一項重要內(nèi)容。

實現(xiàn)大學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)的大融通，提升系統(tǒng)的整合與分析能力，是大學(xué)生檔案信息系統(tǒng)智能化升級的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是實現(xiàn)大學(xué)生檔案個性化服務(wù)的前提。“高校學(xué)生檔案個性化定制服務(wù)，要求學(xué)生檔案管理部門根據(jù)檔案用戶的需求，借助智慧校園服務(wù)平臺對用戶設(shè)定的檔案資源進行智能化的收集、整理、分類和分析，向用戶提供和推薦有關(guān)信息，以滿足他們的個性化檔案服務(wù)需求”[5]。在大數(shù)據(jù)背景下實現(xiàn)檔案個性化服務(wù)，是大學(xué)生檔案利用的發(fā)展方向。

3.3 大學(xué)生檔案數(shù)字資源交互共享與利用

中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》于2018年11月20日施行，大學(xué)生檔案涵蓋的中學(xué)、本科、研究生階段的檔案內(nèi)容是干部人事檔案的重要組成部分，是國家人力資源管理的重要內(nèi)容。大學(xué)生流動性大，其升學(xué)就業(yè)涉及的部門和單位眾多，大學(xué)生檔案流轉(zhuǎn)也非常復(fù)雜，牽涉大量人力物力。目前，大學(xué)生招生錄取、就業(yè)派遣、黨員組織關(guān)系轉(zhuǎn)遞已經(jīng)實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。2002年之后的學(xué)籍學(xué)歷信息、2008之后的學(xué)位信息已經(jīng)實現(xiàn)全國聯(lián)網(wǎng)查詢。大學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞的網(wǎng)絡(luò)化管理也應(yīng)進入高校和人力資源管理部門的視野。

“在‘互聯(lián)網(wǎng)+時代，線上線下協(xié)同創(chuàng)新發(fā)展的特點愈來愈突出，社會的信息需求也具有跨領(lǐng)域、增殖性、動態(tài)性和前瞻性特性，同時具有信息服務(wù)泛在化、信息需求多元化等特性”[6]。大學(xué)生檔案資源是人才的憑證資源，也是寶貴的社會資源，學(xué)校、用人單位、人力資源管理部門應(yīng)該建立協(xié)同共享關(guān)系，打通大學(xué)生檔案資源流轉(zhuǎn)的壁壘，提高大學(xué)生檔案資源的開放程度，主動服務(wù)國家人才戰(zhàn)略。2010年國家檔案局《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》指出，各級各類檔案館應(yīng)以需求為導(dǎo)向，著眼于黨政機關(guān)、社會公眾在線利用數(shù)字檔案信息資源的需求，推動檔案信息資源的共享。這個愿景和規(guī)劃在今天依舊任重道遠。

4 結(jié) 語

大學(xué)生是高校最龐大的人群，也是社會最寶貴的人力資源，大學(xué)生檔案連接著大學(xué)生個體、高校、用人單位、人力資源管理部門等眾多角色，是社會管理的重要組成部分。大學(xué)生檔案的信息化建設(shè)水平直接關(guān)系到高校檔案信息化乃至國家人力資源管理信息化建設(shè)的進程，必須加以高度重視。大學(xué)生數(shù)字檔案信息資源建設(shè)、大學(xué)生檔案信息利用和社會共享服務(wù)，是一項長期任務(wù)，高校必須做好相應(yīng)的基礎(chǔ)工作和人才準(zhǔn)備。

主要參考文獻

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