崔 玥（國家圖書館）

灰色文獻具有較強的科學性、專業(yè)性和權(quán)威性，網(wǎng)絡(luò)灰色文獻還具有較強的時效性，［1］此類文獻可以為科技、經(jīng)濟、社會、文化等領(lǐng)域提供珍貴、詳細的第一手信息，文獻價值十分顯著。［2］由于灰色文獻出版形式的非正式性及內(nèi)部性，使得此類文獻在獲取上有一定的難度。作為向社會提供知識服務(wù)的組織機構(gòu)，圖書館應(yīng)發(fā)揮自身優(yōu)勢，著力開展灰色文獻的館藏資源建設(shè)，提升文獻服務(wù)的知識含量。筆者于2018年6月在CNKI中以“圖書館+灰色文獻”為主題，檢索出1985-2017年發(fā)表的研究灰色文獻的論文205篇，剔除相關(guān)度不高的文獻，最終獲得102篇論文，研究主題包括灰色文獻的價值分析、國內(nèi)外灰色文獻的開發(fā)與利用、網(wǎng)絡(luò)灰色文獻、專業(yè)領(lǐng)域中的灰色文獻研究等。［3-7］目前，國內(nèi)灰色文獻的收藏和管理較為分散，對灰色文獻的研究大多停留宏觀層面的定性分析上，缺乏實際采訪、入藏數(shù)據(jù)的定量分析。本文以國家圖書館中文資料組近十年（2008-2017年）入藏的灰色文獻（以下簡稱“文獻”）為研究對象，對灰色文獻進行貯存性組織、整序性組織、開發(fā)性組織的定量分析與研究，并對國內(nèi)灰色文獻的采選、整序和開發(fā)提出建議。

1 貯存性組織分析

文獻貯存是圖書館對客觀知識進行組織的基礎(chǔ)，其實質(zhì)是收集、篩選用戶需求的知識源，建立相關(guān)的文獻館藏體系。

1.1 貯存文獻范圍

1.1.1 按照文獻體裁分

澳大利亞政策在線的相關(guān)報告指出，灰色文獻在政策工作中被大量使用，有1/4的受訪者認為灰色文獻占搜尋材料的80%，最重要或非常重要的資源依次為研究報告、期刊文章、研討會論文集等。［8］國家圖書館根據(jù)用戶需求并結(jié)合我國實際情況，制定了灰色文獻采集范圍，主要包括學術(shù)會議文獻、研究報告、口述歷史、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)等非正式出版的相關(guān)文獻以及民間詩文集（未正式出版）和其他具有保存和研究價值的各類非正式出版文獻。［9］按照文獻體裁，可將現(xiàn)有館藏歸類為學術(shù)會議文獻、研究報告、民間文獻、資料匯編及其他文獻（見表1）。

表1 各體裁文獻樣例

① 學術(shù)會議文獻，以社會科學會議文獻為主，包括學術(shù)會議前期、中期、后期產(chǎn)生的論文集、會議手冊、材料匯編、提要、紀念冊、報告書、通訊錄、摘要集等文獻。② 研究報告，主要收集研究機構(gòu)、科研團體等撰寫的具有研究價值的統(tǒng)計報告、結(jié)題報告、可行性研究報告、課題報告匯編、分析報告、總結(jié)報告、調(diào)研報告、調(diào)查報告、評估報告、發(fā)展報告、指數(shù)報告、創(chuàng)新報告、年度報告等文獻。③ 民間文獻，主要收集產(chǎn)生或流通于民間的文獻資料。國家圖書館非正式出版物征集函中的口述歷史、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)以及民間詩文都可歸為民間文獻，采集內(nèi)容包括民間文學類、民間詩詞類、民間記憶類、民俗文化類。④ 資料匯編，主要收集黨史、地方史、組織史等史料匯編，政府機關(guān)、企事業(yè)單位、政策、制度統(tǒng)計匯編，科研機構(gòu)及高校的成果匯編，大中型活動匯編、普查匯編等。

1.1.2 按照文獻來源分

館藏文獻來源可分為個人文獻和機構(gòu)文獻兩類，個人文獻主要指由個人制作、產(chǎn)生的文獻，機構(gòu)文獻可分為政府機構(gòu)文獻、企業(yè)及行業(yè)協(xié)會文獻、學校及科研機構(gòu)文獻、文化相關(guān)單位文獻。

① 政府機構(gòu)文獻，主要包括中央政府機構(gòu)、省級政府機構(gòu)以及省級以下政府機構(gòu)等產(chǎn)生的如決策性會議材料，政策制度、法律法規(guī)匯編，數(shù)據(jù)材料及調(diào)研報告，項目活動材料，地方性普查性材料，政府年度報告、重要文件選編、名錄、對經(jīng)濟和社會發(fā)展等具有重要意義的統(tǒng)計資料等。如《中華人民共和國國家知識產(chǎn)權(quán)局專利統(tǒng)計年報》《國家外匯管理局年報》等。② 企業(yè)及行業(yè)協(xié)會文獻，主要包括企業(yè)協(xié)會、行業(yè)協(xié)會、學會的會議文獻、史料文集、匯編、研究報告等。如《西部大開發(fā)與生態(tài)文明建設(shè)學術(shù)研討會論文集》等。③ 學校及科研機構(gòu)文獻，主要包括校史資料、紀念文集、大事記、校友通訊、教育變革資料、科研成果匯編、科研會議文集等。如《北京科技大學（北京鋼鐵學院）紀事》《金陵大學建校120周年紀念文集》等。④ 文化相關(guān)單位文獻，主要指博物館、圖書館、檔案館、文化館等與文化相關(guān)單位的大事記、資料匯編、通訊、紀念冊等。如《中國民族博物館對外文化交流十年紀錄》《中國國家圖書館交流回顧》等。

1.2 貯存文獻數(shù)量與結(jié)構(gòu)分布

1.2.1 貯存文獻數(shù)量

2008年7月-2017年12月，國家圖書館中文資料組收集的灰色文獻總量約為60,879種。從文獻采集范圍來看，會議文獻占文獻總數(shù)的9.64%，研究報告占18.23%，民間文獻占34.46%，資料匯編占20.39%，其他文獻占17.29%。從文獻體裁來看，國家圖書館入藏的灰色文獻主要為民間文獻，其次是資料匯編；從文獻采集來源來看，個人文獻占文獻總數(shù)量3/4，機構(gòu)文獻占1/4，其中學校及科研機構(gòu)、行業(yè)協(xié)會及學會分別占機構(gòu)總數(shù)的37%和35%（見圖 1）。

圖1 各機構(gòu)文獻占比

進一步分析原因可知：① 從文獻采集范圍角度分析，民間文獻的產(chǎn)出量大、采集范圍較為廣泛，故文獻獲取率較高，而研究報告、會議文獻等都具有較強的針對性，且文獻產(chǎn)出時間和來源不固定，在獲取及跟蹤上有一定困難；② 從文獻來源角度分析，個體因捐贈意愿強烈使得文獻產(chǎn)出率高并且多具連續(xù)性，因此，個人文獻數(shù)量較多，而機構(gòu)文獻內(nèi)容涉及行業(yè)和政府決策等因具有保密性質(zhì)，故其對文獻捐贈持謹慎態(tài)度，使得此類型文獻較難獲取。

1.2.2 貯存文獻年代分布

目前，國家圖書館館藏文獻的出版時間跨度為1949-2017年。從貯存文獻的年代分布來看，1949-1979年出版的文獻占總數(shù)的0.55%，1980-2009年出版的文獻占19.23%，2010-2017年出版的文獻占7.87%，出版年不詳?shù)奈墨I占72.35%。除去出版年不詳?shù)奈墨I外，改革開放以來出版的文獻占文獻總數(shù)的27.1%，尤其是2000-2009年，而2010-2017年灰色文獻出版量有所下降（見圖2）。這主要是因為早期灰色文獻的出版質(zhì)量參差不齊、出版信息不規(guī)范，大部分灰色文獻沒有年代信息，出現(xiàn)了許多出版年不詳?shù)奈墨I，而近年來文獻信息較為規(guī)范，多數(shù)機構(gòu)、企事業(yè)單位將主要精力用于正式出版之前內(nèi)部發(fā)行的文獻，故出現(xiàn)文獻數(shù)量的下降趨勢。

圖2 灰色文獻出版年代分布

2 整序性組織分析

整序性組織是指采用分類標引語言對文獻的內(nèi)容屬性進行序化組織，［10］以便于灰色文獻知識的關(guān)聯(lián)與排序，提升用戶的檢索效率。

筆者根據(jù)《中國圖書館分類法（第五版）》的分類規(guī)則，對2013-2017年館藏灰色文獻進行分類統(tǒng)計。結(jié)果發(fā)現(xiàn)，文獻主要集中在D類（占18.07%）、F類 （占 16.02%）、G類 （占 7.84%）、I類 （占21.33%）、K類（占16.83%），說明灰色文獻能夠為政治、法律、經(jīng)濟、文學、歷史等領(lǐng)域的研究進行文獻的多維補充。

通過分類比較文獻體裁，能夠更加清晰地展現(xiàn)每一種體裁的灰色文獻在不同領(lǐng)域發(fā)揮的作用，為今后灰色文獻的開發(fā)和利用提供指導性幫助。① 學術(shù)會議文獻。主要以社會科學為主，文獻類別主要分布在：B類（占3.97%）；C類（占3.01%）、D類（占21.71%）、F類（占11.11%）、G類（占6.94%）、K類（占5.44%）、R類（占 11.99%）、T類 （占 11.76%）?？梢钥闯?，在學術(shù)會議文獻的灰色文獻中，政治、法律類（D類）文獻占比較大，說明此類文獻在政治、法律領(lǐng)域的研究上有一定的參考價值。② 研究報告。文獻類別主要分布在：D類（占8.27%）、F類（占49.86%）、G類（占9.32%）、T類（占10.46%）?？梢钥闯?，在研究報告的灰色文獻中，經(jīng)濟類（F類）文獻占比最大，其次是工業(yè)技術(shù)類（T類），說明此類文獻在社會經(jīng)濟和工業(yè)技術(shù)的開發(fā)和利用上具有參考價值。③ 資料匯編。文獻類別分布主要集中在：D類 （占 21.07%）、F類 （占 26.08%）、G類 （占14.01%）。可以看出，資料匯編中的灰色文獻對政治、法律類（D類），經(jīng)濟類（F類）及文化教育類（G類）的貢獻較為突出。④ 民間文獻類主要包含民間詩詞、民間民俗、民間文化等內(nèi)容，文獻類別相對集中在G類、I類、J類、K類。

3 開發(fā)性組織分析

開發(fā)性組織主要包含載體序化開發(fā)、主題指示開發(fā)、綜合性開發(fā)，［11］其主要目的是通過類目、主題、專題等形式表示知識因子及知識因子間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，深入組織文獻所含的知識內(nèi)容。

3.1 類目編排法

《中國圖書分類法》（以下簡稱《中圖法》）是以科學分類和知識分類為基礎(chǔ)，結(jié)合文獻內(nèi)容特點及其某些外表特征進行邏輯劃分和系統(tǒng)排列的類目表。［12］《中圖法》將政治、軍事、經(jīng)濟、文化等領(lǐng)域劃分為了22個大類，用添加下位類的方式進行學科細分。通過分類集中展示文獻所屬領(lǐng)域，使研究人員能夠快速、準確定位到所需文獻，并能直觀地觀察到知識之間的層級和邏輯關(guān)系，便于知識的比較和分析。類目編排法還可根據(jù)文獻內(nèi)容和特性進行不同層級的展示，如，詩詞類作品較為側(cè)重對不同時期作品的特點及風格的研究，因此，此類文獻的類目編制可以展示至三級類目，以對年代進行劃分。又如，可將地方文獻展示到區(qū)域復分一級，利于文獻地域性的開發(fā)及研究，以“D235黨的地方組織史料”為例，通過地區(qū)復分能夠查找到不同地區(qū)關(guān)于黨的組織史的資料，為黨史區(qū)塊化研究提供數(shù)據(jù)（見圖3）。

圖3 黨的組織資料區(qū)域分布

3.2 主題編排法

主題編排法使用規(guī)范主題詞將題材相近的出版物集中在同一個類目下，便于用戶開展多維度、多角度的知識分析。根據(jù)《中文圖書機讀目錄格式使用手冊》，可以將主題按照個人名稱文獻主題、團體名稱文獻主題、題名文獻主題、地理名稱文獻主題、普通文獻主題進行劃分。可以將具有推廣和參考價值的文獻設(shè)置為專題目錄，再按照類目或者體裁進行細分，為研究某一領(lǐng)域的專業(yè)人士提供有價值的參考，如，非物質(zhì)文化遺產(chǎn)主題、文史資料主題、回憶錄主題、黨史主題、詩詞主題等。

表2 主題編排法舉例

4 國家圖書館灰色文獻資源建設(shè)的建議

4.1 文獻采集建議

目前，國家圖書館灰色文獻的采集方式主要有購買、征集、受贈、交換、復制等。其中，購買主要是委托書商采購，這種采集方式可以在短時間內(nèi)獲取大量的灰色文獻，但是采集內(nèi)容上受制于書商的采購能力，不能夠完全找到符合入藏范圍的文獻。征集方式是由圖書館按照采集范圍主動選擇來源機構(gòu)，此方法能獲得較為符合入藏標準的文獻，但在征集過程中來源機構(gòu)可能會出于多方考慮拒絕捐贈，文獻獲取率低。受贈是指圖書館接受個人或機構(gòu)捐贈的圖書，文獻質(zhì)量參差不齊?；谏鲜鰡栴}，結(jié)合灰色文獻貯存性組織分析，筆者提出如下建議。

（1）以文獻體裁為主導的定向采集。根據(jù)文獻貯存性組織分析，國家圖書館灰色文獻中的會議文獻、研究報告、民間文獻、資料匯編及其他文獻的分布和數(shù)量各不相同，可以根據(jù)每種文獻的特點進行有針對性的文獻體裁定向采集。以會議文獻為例，會議文獻在灰色文獻數(shù)量中占比最少（9.64%），可以通過書商有針對性地進行會議文獻采選，如重大會議、特定行業(yè)、限定學科的會議文獻。同時，圖書采訪人員可以通過學科網(wǎng)站、綜合性學術(shù)網(wǎng)站等搜集會議信息，尋找符合條件的文獻，定期追蹤和更新會議信息。針對連續(xù)性灰色文獻（如，年度報告、統(tǒng)計資料等），可以根據(jù)文獻期數(shù)，追蹤以前和之后的文獻，保持文獻的系統(tǒng)性和完整性。

（2）以文獻來源為主導的定向采集。根據(jù)文獻貯存性組織分析，不同機構(gòu)產(chǎn)出的灰色文獻品類和價值不盡相同。針對文獻產(chǎn)出機構(gòu)的特點，圖書館可以采取以文獻來源為主的定向采集。首先，確定每一個機構(gòu)所需要采選的范圍，如：政府機構(gòu)采集內(nèi)容包括決策性制度匯編、年度報告、統(tǒng)計資料等；企事業(yè)單位及行業(yè)協(xié)會主要采集行業(yè)史料文集、行業(yè)研究報告、調(diào)研報告等；學校及科研機構(gòu)主要采集校史資料、紀念文集、回憶錄、科研機構(gòu)調(diào)查報告、研究報告、項目課題報告等；文化相關(guān)單位主要采集紀念文集、大事記、史料文獻、活動資料等。其次，確定文獻來源機構(gòu)，并找出相關(guān)的文獻生產(chǎn)部門，從而進行有針對性的采訪。如：政府機構(gòu)可分為中央政府機構(gòu)、省級政府機構(gòu)和省級以下政府機構(gòu)，一般來說，政府機構(gòu)中辦公室、研究室、資料檔案室是文獻主要的生產(chǎn)部門；學校和科研機構(gòu)可以按照地域、學科、等級等進行劃分，針對科研處、教務(wù)處、圖書館、資料室、檔案室等部門進行征集。最后，與機構(gòu)聯(lián)系人建立長期穩(wěn)定的文獻采集聯(lián)系，采集目標文獻以及延伸文獻。

4.2 文獻整序建議

目前，灰色文獻的整序工作主要是通過《中圖法（第五版）》《中國分類主題詞表》等規(guī)則將內(nèi)容相同或相近的文獻集中到一起，并用自然語言標識文獻主題概念。由于灰色文獻的出版信息隱匿、涵蓋內(nèi)容豐富等特點，僅依靠分類和主題標引并不能完全體現(xiàn)灰色文獻價值，灰色文獻的整序應(yīng)加強對文獻知識的優(yōu)化組織。對摘要、題錄以及分散在文獻中的知識進行提取，組織為語言簡練、邏輯和結(jié)構(gòu)清晰的知識體系，突出文獻的知識內(nèi)涵。如，會議文獻在文獻整序過程中應(yīng)當注重揭示會議屆次、地點、時間、主題等內(nèi)容，通過數(shù)據(jù)了解到會議的主要內(nèi)容，也能夠為資源檢索提供更多的線索。同時，不能僅從文獻名稱、分類和主題體現(xiàn)文獻價值，應(yīng)從揭示文獻內(nèi)容入手，突出文獻的知識內(nèi)涵。還可以通過灰色文獻整序性組織分析，按照文獻所占的類別比順序整序。如：研究報告中經(jīng)濟類占比較為突出，在文獻揭示時可以著重介紹報告的經(jīng)濟價值；資料匯編中政治、法律類和經(jīng)濟類占比較大，可以主要揭示文中的重大歷史事件、突出統(tǒng)計數(shù)據(jù)；民間文獻中文化藝術(shù)類占比較大，此類文獻可以從文獻藝術(shù)價值方面著重揭示，凸顯文獻特色。

4.3 文獻開發(fā)建議

目前，所有灰色文獻單元都存儲在同一個數(shù)據(jù)庫中，在數(shù)據(jù)庫中體現(xiàn)的狀態(tài)是散亂和無序的。無序狀態(tài)的文獻會使用戶不知所措，［13］且灰色文獻沒有統(tǒng)一標識，用戶在文獻檢索時會遇到一些困難。因此，灰色文獻需要進行再次開發(fā)，通過類目、主題、專題等信息的提取和加工，產(chǎn)生便于用戶檢索和利用的書目文獻。根據(jù)灰色文獻開發(fā)性組織類目編排法分析，可以按照地區(qū)為主線進行書目編制，如華北地區(qū)目錄、東北地區(qū)目錄、西北地區(qū)目錄等，適用于史料文獻及具有明顯地域色彩的文獻；也可以將時間作為主線，將文獻分為古代至近代作品目錄、現(xiàn)代作品目錄、當代作品目錄，適用于文學作品、連續(xù)性統(tǒng)計資料或報告等；也可按照學科分類法將文獻分為經(jīng)濟、法律、文學等?？颇夸?。根據(jù)開發(fā)性組織分析的主題編排法，可以根據(jù)文獻體裁和文獻來源機構(gòu)進行編制。如政府灰色文獻目錄、科研機構(gòu)灰色文獻目錄、高?；疑墨I目錄等。同時，由于文獻出版的周期較長，對于時效性較強的灰色文獻來說，可以搭建網(wǎng)絡(luò)灰色文獻目錄，便于數(shù)據(jù)的及時更新、維護以及文獻的利用和檢索。

5 結(jié)語

出于政策制度、文獻保護等多方面考慮，國家圖書館對于灰色文獻的利用仍處于入藏狀態(tài)，沒有提供任何形式的對外服務(wù)。圖書館應(yīng)當根據(jù)文獻來源及需求的不同，對入藏文獻進行分級管理和分層服務(wù)，將文獻分為可提供文獻、限制提供文獻和保密文獻，將服務(wù)分為面向大眾的閱覽服務(wù)、面向個人和機構(gòu)的參考咨詢服務(wù)、面向政府機關(guān)的立法決策服務(wù)等，提升灰色文獻的社會認同，強化文獻來源機構(gòu)的文獻保存意識，呼吁法律層面支持將不涉及國家機密的信息盡量向社會公開，提升文獻搜集和獲取的權(quán)限。希望學術(shù)研究機構(gòu)能夠認可灰色文獻的價值，將灰色文獻納入學術(shù)影響力和學術(shù)質(zhì)量評估體系，［1］為灰色文獻的建設(shè)創(chuàng)造良好的成長環(huán)境，使文獻價值最大化。