摘? 要 對(duì)Access數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的特點(diǎn)、數(shù)據(jù)處理的優(yōu)勢及其適用的場景進(jìn)行分析，對(duì)財(cái)務(wù)管理中的總賬管理問題深入分析，提出總賬管理系統(tǒng)概念模型，并結(jié)合網(wǎng)絡(luò)調(diào)研，說明財(cái)務(wù)管理專業(yè)學(xué)生以Access開發(fā)小型財(cái)務(wù)管理軟件的可行性。

關(guān)鍵詞 Access;數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng);財(cái)務(wù)管理;總賬管理;概念模型

中圖分類號(hào)：G642? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B

文章編號(hào)：1671-489X（2019）23-0128-03

1 問題提出

財(cái)務(wù)管理專業(yè)致力于培養(yǎng)能在財(cái)務(wù)管理領(lǐng)域勝任專業(yè)工作的人才，能夠從事財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)、金融管理等工作，具有較強(qiáng)的信息獲取以及分析和解決財(cái)務(wù)管理實(shí)際問題的能力。依據(jù)財(cái)務(wù)管理專業(yè)的培養(yǎng)目標(biāo)，本專業(yè)學(xué)生不僅需要完成理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，還要完成相關(guān)技能方法的實(shí)踐。

財(cái)務(wù)管理專業(yè)相關(guān)的理論知識(shí)包括企業(yè)財(cái)務(wù)管理的基本理論、企業(yè)財(cái)務(wù)管理的基本方法、會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)的發(fā)展?fàn)顩r、會(huì)計(jì)理論的基本知識(shí)以及日常業(yè)務(wù)核算的基本理論和方法。另外，財(cái)務(wù)管理專業(yè)還需要掌握相關(guān)的技能方法，如財(cái)務(wù)管理專業(yè)的學(xué)生需要依據(jù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息針對(duì)企業(yè)籌資、投資、日常運(yùn)營及分配等核心問題加以分析并做出決策;財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)需要學(xué)生掌握對(duì)企業(yè)日常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬務(wù)處理方法;管理會(huì)計(jì)需要學(xué)生掌握多種財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的處理和分析方法，包括變動(dòng)成本法、本量利分析、預(yù)測分析、短期經(jīng)營決策分析、全面預(yù)算以及責(zé)任會(huì)計(jì)等內(nèi)容;財(cái)務(wù)分析需要學(xué)生利用企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)告等資料進(jìn)行戰(zhàn)略分析、會(huì)計(jì)分析，并以此為基礎(chǔ)，對(duì)企業(yè)各項(xiàng)財(cái)務(wù)能力包括盈利能力、償債能力、營運(yùn)能力和發(fā)展能力進(jìn)行分析。

從財(cái)務(wù)管理專業(yè)的培養(yǎng)目標(biāo)可以看出，無論是學(xué)生所學(xué)習(xí)的理論知識(shí)、技能方法及將來可能從事的工作，還是實(shí)際工作中需要解決的問題，都需要財(cái)務(wù)管理專業(yè)的畢業(yè)生擁有很強(qiáng)的數(shù)據(jù)獲取和信息分析能力。而這種能力的培養(yǎng)僅靠理論知識(shí)的學(xué)習(xí)和案例情景的假設(shè)與推演是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，為了讓學(xué)生對(duì)所學(xué)知識(shí)有深刻的認(rèn)識(shí)，并加以內(nèi)化，需要借助有效的工具將知識(shí)轉(zhuǎn)化為應(yīng)用，在實(shí)際應(yīng)用中強(qiáng)化知識(shí)、培養(yǎng)能力。

2 Access對(duì)軟件開發(fā)的支撐

Access關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)是微軟把數(shù)據(jù)庫引擎的圖形用戶界面和軟件開發(fā)工具結(jié)合在一起的一個(gè)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，是Microsoft Office的一個(gè)成員。在處理海量數(shù)據(jù)時(shí)，大多數(shù)非計(jì)算機(jī)專業(yè)的學(xué)生以Excel作為處理工具，但是遇到復(fù)雜問題時(shí)，Excel難以勝任，如處理大量數(shù)據(jù)、表單之間關(guān)系、數(shù)據(jù)檢索等。與Excel相比，無論是用戶界面的設(shè)計(jì)，還是對(duì)海量數(shù)據(jù)的管理;無論是一條數(shù)據(jù)的查詢，還是與外部數(shù)據(jù)的交換，Access關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)都具有很大的優(yōu)勢。

1）支持圖形用戶界面，開發(fā)界面良好。圖形用戶界面，又稱圖形用戶接口（Graphical User Interface，GUI），是指采用圖形方式顯示的計(jì)算機(jī)操作環(huán)境。友好的圖形界面設(shè)計(jì)有利于用戶對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。在利用Access開發(fā)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)時(shí)，Access充分支持良好的圖形界面設(shè)計(jì)。與Access數(shù)據(jù)庫的此項(xiàng)優(yōu)勢相比，Excel需要了解各個(gè)表格以及表格中數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，然后通過表格進(jìn)行數(shù)據(jù)的收集和應(yīng)用。很明顯，使用Excel通過操作內(nèi)部大量的表格來管理大規(guī)模數(shù)據(jù)，顯得較為煩瑣、不實(shí)用。

2）支持管理海量數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)管理高效。Access數(shù)據(jù)庫之所以能有效地管理海量數(shù)據(jù)，主要在于其能夠很好地支持底層數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)，這種結(jié)構(gòu)不僅能夠支持基本數(shù)據(jù)的保存，而且能夠體現(xiàn)數(shù)據(jù)表之間的各種關(guān)聯(lián)（即數(shù)據(jù)之間的相互關(guān)系），而Access數(shù)據(jù)庫則能夠很好地支持用戶依據(jù)關(guān)系數(shù)據(jù)庫理論規(guī)范地設(shè)計(jì)這種底層的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。另外，Access數(shù)據(jù)庫支持用戶通過圖形界面方便地收集數(shù)據(jù)資源，通過軟件設(shè)置安全地加密數(shù)據(jù)資源，最終合理地規(guī)劃并使用數(shù)據(jù)。

3）便于數(shù)據(jù)查詢，提升數(shù)據(jù)查詢的效率。數(shù)據(jù)資源的增加、刪除和修改是數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)必備的功能。除此之外，查詢是數(shù)據(jù)資源管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。通過多年的數(shù)據(jù)積累，公司財(cái)務(wù)或經(jīng)營數(shù)據(jù)大量存儲(chǔ)，此時(shí)如果需要從結(jié)構(gòu)復(fù)雜、數(shù)量巨大的數(shù)據(jù)中查找某一次的經(jīng)營數(shù)據(jù)，即便是在Excel文檔中檢索，效率也是比較低的，而在數(shù)據(jù)庫中檢索可能只需要幾秒鐘。

4）導(dǎo)入、導(dǎo)出多種格式數(shù)據(jù)，有效地與外界交互。數(shù)據(jù)庫需要錄入的數(shù)據(jù)量較小時(shí)，直接通過窗口添加即可;如果需要錄入的數(shù)據(jù)量較大，且已經(jīng)以某種格式的文檔存在，就需要利用Access的外部數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能，快速地將外部數(shù)據(jù)導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。通常數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的數(shù)據(jù)只需要錄入一次即可，所有數(shù)據(jù)信息都可以根據(jù)需要進(jìn)行歸類、整理、調(diào)用。比如，如果平時(shí)使用Excel管理訂單數(shù)據(jù)，那么月底統(tǒng)計(jì)時(shí)，只需要使用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)將Excel格式的訂單數(shù)據(jù)導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫即可，所有的統(tǒng)計(jì)信息都可以根據(jù)需要定制完成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

Access數(shù)據(jù)庫適合于非計(jì)算機(jī)專業(yè)的人員在不使用任何代碼的情況下開發(fā)出不錯(cuò)的軟件，主要用于中小型企業(yè)、大公司內(nèi)部部門級(jí)各類小型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用，如財(cái)務(wù)管理、生產(chǎn)管理、銷售管理、庫存管理、人事管理、培訓(xùn)等各類企業(yè)管理軟件。財(cái)務(wù)管理專業(yè)性強(qiáng)、知識(shí)面廣，財(cái)務(wù)管理類軟件系統(tǒng)開發(fā)，開發(fā)者首先要了解財(cái)務(wù)管理。在開發(fā)財(cái)務(wù)管理相關(guān)軟件的過程中，非財(cái)務(wù)管理專業(yè)相關(guān)的軟件開發(fā)人員需要與用戶（即財(cái)務(wù)管理人員）保持密切的聯(lián)系，從而充分了解財(cái)務(wù)管理相關(guān)的業(yè)務(wù)。而財(cái)務(wù)管理專業(yè)的學(xué)生對(duì)于開發(fā)財(cái)務(wù)管理專業(yè)相關(guān)的軟件有著先天的優(yōu)勢（即充分了解財(cái)務(wù)管理相關(guān)的業(yè)務(wù)流程），缺少的只是一個(gè)適當(dāng)?shù)墓ぞ?。另外，?cái)務(wù)管理專業(yè)的學(xué)生必須具備一定的數(shù)據(jù)處理能力，其中最重要的一項(xiàng)技能就是對(duì)于財(cái)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)的收集和處理，而Access恰好可以提供這方面的技術(shù)支持。

Access數(shù)據(jù)庫不僅可以管理各類財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，而且可以用來開發(fā)財(cái)務(wù)管理軟件，可以系統(tǒng)地將財(cái)務(wù)相關(guān)知識(shí)融合到軟件中去，并實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的實(shí)際業(yè)務(wù)流程。通過財(cái)務(wù)管理相關(guān)知識(shí)在軟件中的實(shí)際應(yīng)用，一方面加深了學(xué)生對(duì)于專業(yè)知識(shí)和技能技法的理解;另一方面，通過系統(tǒng)中財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)與分析，使得發(fā)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展過程中新的問題或新的機(jī)會(huì)成為可能，進(jìn)一步提升學(xué)生分析問題、解決問題的能力。

3 總賬管理系統(tǒng)

總賬管理業(yè)務(wù)? 在財(cái)務(wù)管理專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)中，總賬管理是整個(gè)會(huì)計(jì)核算的核心，應(yīng)收賬、應(yīng)付賬、現(xiàn)金管理、固定資產(chǎn)核算、工資核算等各模塊都以其為中心，保障財(cái)務(wù)信息與業(yè)務(wù)信息的一致性，為企業(yè)決策層提供實(shí)時(shí)的財(cái)務(wù)管理信息。為了驗(yàn)證Access數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)對(duì)于財(cái)務(wù)管理小型軟件系統(tǒng)開發(fā)的支撐，筆者以財(cái)務(wù)總賬管理的業(yè)務(wù)流程為例，分析總賬管理系統(tǒng)的概念模型。

為了更好地掌握總賬管理系統(tǒng)的操作流程，要先了解手工核算方式下總賬管理的基本業(yè)務(wù)流程[1]：根據(jù)原始憑證，填制記賬憑證;根據(jù)記賬憑證及所附的原始憑證，逐筆登記日記賬;根據(jù)記賬憑證及所附的原始憑證，逐筆登記明細(xì)賬;根據(jù)記賬憑證，定期編制科目匯總表或匯總記賬憑證;根據(jù)科目匯總表或匯總記賬憑證，定期登記總分類賬;定期核算總分類賬、日記賬、明細(xì)分類賬;定期進(jìn)行財(cái)產(chǎn)清查;根據(jù)核對(duì)無誤后的總賬、明細(xì)賬編制會(huì)計(jì)報(bào)表。

總賬管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程是在手工總賬管理業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上抽象出來的，其主要任務(wù)是提供憑證管理（原始憑證、記賬憑證）、科目管理、賬簿生成（日記賬、明細(xì)賬和總分類賬）和期末結(jié)賬（總賬清查、會(huì)計(jì)報(bào)表）等功能。對(duì)比計(jì)算機(jī)方式和手工方式的工作內(nèi)容和流程，計(jì)算機(jī)方式的優(yōu)勢在于工作量較小，憑證、賬簿、報(bào)表等查詢分析數(shù)據(jù)的方便性和靈活性較好。

總賬管理系統(tǒng)的概念模型? 所有軟件開發(fā)人員都會(huì)面臨如何滿足最終用戶需求的問題，在解決用戶問題之前，必須了解用戶的總體需求。

1）數(shù)據(jù)的編輯功能。數(shù)據(jù)的編輯包括添加、刪除和修改，這是一個(gè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)最基本的功能。在總賬管理系統(tǒng)中需要完成憑證表（憑證編號(hào)、憑證名稱、日期、摘要、會(huì)計(jì)科目、記賬方向、金額、憑證字號(hào)、張數(shù)、制單人等）和科目表（科目代碼、科目名稱、科目類別、期初借方余額、期初貸方余額、余額方向等）[2]等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的編輯功能。Access數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)能夠提供易用的圖形用戶界面，完整地支持用戶完成數(shù)據(jù)編輯功能。

2）數(shù)據(jù)的查詢功能。查詢是數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的主要功能之一。在總賬管理系統(tǒng)中，需要實(shí)現(xiàn)總賬、分類賬、明細(xì)賬及憑證等數(shù)據(jù)的查詢。Access數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)提供了多種數(shù)據(jù)查詢功能，包括依據(jù)單條件或多條件的查詢方式，支持用戶基于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)完成總賬、分類賬及明細(xì)賬的查詢。

3）數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、匯總及報(bào)表打印等功能。數(shù)據(jù)庫中完成數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、匯總及報(bào)表的設(shè)計(jì)是比較高級(jí)的應(yīng)用，在Excel中可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)與匯總，但對(duì)于報(bào)表的形成與打印則比較困難。在總賬管理系統(tǒng)中，需要通過數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、匯總，得到企業(yè)的期末結(jié)賬、資產(chǎn)負(fù)債表、損益表等有價(jià)值信息。Access數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的報(bào)表對(duì)象能夠很好地支持?jǐn)?shù)據(jù)的整理及報(bào)表設(shè)計(jì)工作，支持基于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)通過生成表查詢生成損益表和資產(chǎn)負(fù)債表。

依據(jù)系統(tǒng)的功能需求，總賬管理系統(tǒng)中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表包括憑證表和科目表，而且科目表和憑證表之間是一對(duì)多的關(guān)系。

通過上述分析可見，財(cái)務(wù)管理專業(yè)的學(xué)生開發(fā)小型財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，不僅能夠更好地了解所學(xué)專業(yè)的業(yè)務(wù)流程，而且能夠更好地認(rèn)識(shí)其中的知識(shí)細(xì)節(jié)，從而既學(xué)習(xí)了書本知識(shí)，又從應(yīng)用層面加以實(shí)踐，進(jìn)一步加深了對(duì)于知識(shí)的認(rèn)識(shí)。因此，借助Access數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)能有效增強(qiáng)學(xué)生學(xué)習(xí)的效果。另外，在線調(diào)研發(fā)現(xiàn)，利用Access數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)可以開發(fā)多種小型財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，如記賬系統(tǒng)、核算系統(tǒng)、會(huì)計(jì)系統(tǒng)及簡易財(cái)務(wù)系統(tǒng)等，更重要的是相關(guān)系統(tǒng)的開發(fā)人員并非計(jì)算機(jī)專業(yè)人員[3]，進(jìn)一步說明非計(jì)算機(jī)專業(yè)（如財(cái)務(wù)管理專業(yè)）學(xué)生利用Access實(shí)施軟件開發(fā)具有可行性。

4 結(jié)語

Access是一款數(shù)據(jù)庫應(yīng)用的開發(fā)工具軟件，適合于非計(jì)算機(jī)專業(yè)學(xué)生使用。本文結(jié)合Access數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的特點(diǎn)和財(cái)務(wù)管理專業(yè)的特點(diǎn)，通過對(duì)總賬管理系統(tǒng)概念模型的分析，說明利用Access數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)開發(fā)小型總賬管理系統(tǒng)是可行的。財(cái)務(wù)管理專業(yè)的學(xué)生（非計(jì)算機(jī)專業(yè)的人員）利用Access數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)將財(cái)務(wù)管理的專業(yè)知識(shí)轉(zhuǎn)化為實(shí)踐應(yīng)用，可有效促進(jìn)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

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[3]Access軟件[DB/OL].http：//www.accessoft.com.

項(xiàng)目支持：中國勞動(dòng)關(guān)系學(xué)院2014年教育教學(xué)改革項(xiàng)目（專項(xiàng)）“新建本科院校文科類專業(yè)實(shí)驗(yàn)教學(xué)現(xiàn)存問題及對(duì)策的研究與實(shí)踐——以中國勞動(dòng)關(guān)系學(xué)院為例”（項(xiàng)目編號(hào)：jgzx1402）。

作者：孫杰，中國勞動(dòng)關(guān)系學(xué)院數(shù)學(xué)與計(jì)算機(jī)教學(xué)部，講師，博士，研究方向?yàn)榇髮W(xué)生計(jì)算機(jī)教育、實(shí)驗(yàn)教學(xué)等（100037）。