陽(yáng)曉蘭

《十三五檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃綱要》指出，到2012年初步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化、信息化，全面推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化，利用網(wǎng)絡(luò)化。傳統(tǒng)式的事業(yè)單位的檔案管理，已經(jīng)不適用于當(dāng)前檔案管理信息量巨大這一現(xiàn)狀。舊式檔案管理的綜合處理方式具有一定的滯后性，對(duì)于檔案的刷新和信息量的及時(shí)處理上，不能做到快速的及時(shí)處理。事業(yè)單位的檔案管理需要以信息化為基礎(chǔ)，進(jìn)行全面的創(chuàng)新和發(fā)展已經(jīng)迫不容緩。

事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展方向需要以電子信息化為主要方向。隨著時(shí)代的進(jìn)步，事業(yè)單位目前的檔案管理信息量呈現(xiàn)一種爆炸式的激增。對(duì)于檔案信息的處理和存儲(chǔ)，電子化的檔案管理具有綜合性處理能力強(qiáng)，便于查詢搜改以及存儲(chǔ)容量大等優(yōu)點(diǎn)。其最大的優(yōu)勢(shì)還是在于及時(shí)性處理和安全保存等問題。關(guān)于事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化信息化的綜合建設(shè)應(yīng)該以事業(yè)單位檔案管理的信息化電子化的高效方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變。管理人員對(duì)檔案的管理和處理是檔案管理的主要內(nèi)容。電子信息化的快速發(fā)展，使得檔案管理上在信息量上極大地增加。所以，在如何實(shí)現(xiàn)信息的存儲(chǔ)運(yùn)用以及如何有效的處理資源，提高資源的共享成為了檔案管理工作中的難題。檔案的電子信息化處理對(duì)于檔案價(jià)值的發(fā)掘和拓展有著重要作用。高效的電子信息化處理模式縮小了檔案管理的時(shí)空界限，管理人員可以通過隨意的網(wǎng)絡(luò)位置，在任何時(shí)間地點(diǎn)對(duì)需求的信息資源進(jìn)行搜索和處理，電子信息化的處理方式以消除時(shí)空限制為方法，對(duì)檔案資源的利用進(jìn)行了最大的利用和提高。

對(duì)于事業(yè)單位電子信息化文檔的錄入和電子檔案的綜合管理，需要有特別的構(gòu)建。加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔管理，通過推進(jìn)電子會(huì)計(jì)檔案管理促進(jìn)電子政務(wù)和電子商務(wù)文件歸檔管理工作。因此，對(duì)于入檔電子信息檔案的管理就必須以完善對(duì)檔案的規(guī)范監(jiān)督為主要方向。發(fā)展電子信息化的創(chuàng)新型事業(yè)單位的檔案管理，首要的是對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位的檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)以及備用存儲(chǔ)進(jìn)行預(yù)建和完善。需要將檔案庫(kù)的現(xiàn)有的檔案信息進(jìn)行綜合利用。建立便于操作的電子計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)，以實(shí)用化，便捷化的處理為基礎(chǔ)點(diǎn)，完善電子檢索系統(tǒng)的建設(shè)。以優(yōu)秀的電子檢索系統(tǒng)來提高事業(yè)單位檔案管理部門的工作水平和服務(wù)水平。在對(duì)檔案檢索系統(tǒng)進(jìn)行構(gòu)建時(shí)，需要對(duì)事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案資源進(jìn)行分揀，錄入以及存入數(shù)據(jù)庫(kù)等工作。對(duì)檔案進(jìn)一步進(jìn)行資源檢測(cè)的同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)那些重要的檔案資源的進(jìn)行信息化進(jìn)程推進(jìn)。簡(jiǎn)而言之，對(duì)于人力資源上的檔案資源信息化的建設(shè)大致可分為資源錄入和分揀查詢兩大方面。對(duì)于現(xiàn)有的紙質(zhì)資料進(jìn)行檔案入庫(kù)。然后，延長(zhǎng)檔案入庫(kù)年限，便于綜合性的處理。最后做到，在檔案電子化錄入后，可以做到簡(jiǎn)潔的信息查詢和整理，實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化。

事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展建設(shè)雖然已經(jīng)有了初步的雛形，但是因信息化的檔案管理發(fā)展還處于起步階段，事業(yè)單位在文件管理和建設(shè)上還是具有不可靠因素。在綜合建設(shè)上還是需要進(jìn)一步開擴(kuò)。首先，使用者在檔案使用上還存在一定的認(rèn)識(shí)偏差。一些工作人員對(duì)于檔案管理的工作認(rèn)識(shí)還不夠完善。隨著檔案管理的發(fā)展，事業(yè)單位關(guān)于檔案管理的工作不斷提高，檔案管理者對(duì)于檔案的管理意識(shí)不斷增強(qiáng)。檔案的綜合管理上對(duì)于事業(yè)單位的綜合發(fā)展和檔案的有效利用非常重要。但是就管理者而言，對(duì)于檔案的管理工作的理解還是不夠，一部分人對(duì)于檔案管理的模式不夠重視。有時(shí)會(huì)以經(jīng)費(fèi)的原因?qū)τ诂F(xiàn)代化信息管理建設(shè)進(jìn)行回避和不重視。這種認(rèn)識(shí)上的局限性，嚴(yán)重的阻礙著事業(yè)單位檔案現(xiàn)代信息化管理的發(fā)展。從資源利用上講，資金的利用和短缺對(duì)于信息化建設(shè)和發(fā)展也造成了不小的阻礙。如果檔案管理信息化建設(shè)的資金短缺，在硬件設(shè)施配備以及網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)庫(kù)的建設(shè)問題上會(huì)導(dǎo)致很大的缺失。資金流動(dòng)缺失使得計(jì)劃變成空泛的計(jì)劃建設(shè)，無法在現(xiàn)實(shí)中得到充分的實(shí)現(xiàn)，導(dǎo)致了一定的滯后性。結(jié)果上往往會(huì)導(dǎo)致檔案建設(shè)無法進(jìn)行，檔案的現(xiàn)代化電子建設(shè)仍然只是局限在傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理程度。如果沒有充足的資金支持，檔案信息化管理建設(shè)將會(huì)受到很大程度的限制，管理者對(duì)于信息的分揀管理工作會(huì)收到很大影響。事業(yè)單位檔案的管理人員的綜合性認(rèn)知也具有一定的局限性。近年來，關(guān)于檔案管理的事業(yè)單位的工作人員程度不夠，單位對(duì)這些沒有清晰的認(rèn)識(shí)到。部分事業(yè)單位關(guān)于信息化檔案管理建設(shè)開設(shè)了對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的資金投入，對(duì)硬件管理增加了完善。但是，多數(shù)檔案管理工作的人員水平偏下，對(duì)于電子設(shè)備方面的專業(yè)程度不夠完善。對(duì)于不斷更新的電子、信息化技術(shù)信息的接受能力不強(qiáng)，對(duì)檔案電子化管理的技術(shù)運(yùn)用能力不夠，會(huì)使檔案管理信息化的建設(shè)僅僅停留在基本的錄入和查詢上，這對(duì)于信息化管理的綜合性建設(shè)的全面提高是一種阻礙。

事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)需要一定的創(chuàng)新與實(shí)踐。加強(qiáng)檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，建立檔案網(wǎng)站和移動(dòng)終端開展檔案服務(wù)渠道是關(guān)鍵。目前，管理人員對(duì)檔案的數(shù)字化管理的認(rèn)識(shí)有待提高。事業(yè)單位檔案管理信息化是時(shí)代進(jìn)步的大條件背景下的要求，這反映于社會(huì)發(fā)展的本身有著積極的催動(dòng)作用。綜合利用現(xiàn)代化技術(shù)條件，進(jìn)行電子信息化的檔案管理建設(shè)，符合時(shí)代的經(jīng)濟(jì)需求。