文/楊 清

當(dāng)今社會(huì)發(fā)展進(jìn)入人工智能時(shí)代，工廠都是流水線自動(dòng)化了，原料從這頭進(jìn)去成品從那頭出來(lái)，街頭出現(xiàn)了無(wú)人超市，無(wú)人售賣(mài)機(jī)，據(jù)說(shuō)很快還有無(wú)人駕駛汽車(chē)。有人說(shuō)檔案工作也會(huì)智能化、自動(dòng)化，文件全部錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，計(jì)算機(jī)檢索，準(zhǔn)確迅速，檔案工作也可以大幅度削減人工成本，進(jìn)入信息化、自動(dòng)化的時(shí)代了。

筆者認(rèn)為人工智能是不可能完全取代人工的。任何的信息化、自動(dòng)化都是思維的產(chǎn)物，是為人服務(wù)的。這個(gè)世界的主體是人，任何方便快捷的東西出現(xiàn)都是為了解放人工而不是為了給人找麻煩，至于商業(yè)發(fā)展和落后人工之間的矛盾是全球政府亟待解決的問(wèn)題。這里討論一下檔案發(fā)展中思維意識(shí)所起的作用。

一、檔案工作中受制于人的主觀思維的具體表現(xiàn)：

1.檔案學(xué)的發(fā)展是無(wú)數(shù)人智慧努力推動(dòng)的結(jié)果

看一下檔案發(fā)展的歷史，各個(gè)時(shí)期檔案工作者的思維、意識(shí)決定了檔案工作的深度。（附表）

說(shuō)明：文革時(shí)期檔案工作幾乎停滯倒退，故沒(méi)有收入本表。

由上表可以認(rèn)識(shí)到以下幾點(diǎn)：

①檔案工作實(shí)踐是檔案發(fā)展的動(dòng)力，認(rèn)識(shí)是進(jìn)一步發(fā)展的基礎(chǔ)和動(dòng)力。

檔案工作和時(shí)代需要息息相關(guān)，從封建社會(huì)局限于對(duì)帝王活動(dòng)的記載，到近代越來(lái)越廣泛的門(mén)類(lèi)，管理的原則和方法，都是檔案的工作人員在實(shí)踐中遇到新問(wèn)題而不斷地摸索和總結(jié)出來(lái)的，這中間人的思維起了決定作用，經(jīng)歷了發(fā)現(xiàn)問(wèn)題——尋找解決問(wèn)題的辦法——在實(shí)踐中檢驗(yàn)——形成基本理論體系這樣的過(guò)程。

②結(jié)構(gòu)合理的科研團(tuán)隊(duì)是檔案學(xué)發(fā)展的關(guān)鍵因素。

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所有的檔案學(xué)成就和理論成果獲得都是人積極思維，勇于實(shí)踐的結(jié)果，懂得探索，不斷創(chuàng)新是非常重要的品質(zhì)，檔案學(xué)發(fā)展到現(xiàn)在，涉及到很多學(xué)科的知識(shí)，所以各個(gè)不同學(xué)科研究人員的加入是大勢(shì)所趨。

③穩(wěn)定的發(fā)展環(huán)境和政策扶持。

上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)能夠意識(shí)到檔案工作的重要性，提高檔案研究的工作人員的待遇，阻止人才流失，予以?xún)?yōu)惠政策扶持，使檔案工作不僅局限于日常工作的重復(fù)，而邁向更高的臺(tái)階。

④經(jīng)濟(jì)、科技、文化發(fā)展是檔案發(fā)展的條件。

社會(huì)大環(huán)境決定了檔案發(fā)展的高度和深度，新問(wèn)題的出現(xiàn)推動(dòng)著檔案工作不斷地向前發(fā)展，檔案工作者思維意識(shí)也不斷拓展。社會(huì)(檔案)發(fā)展需要的永遠(yuǎn)是解決問(wèn)題，不斷探索，不斷創(chuàng)新的人才。

2.檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)所包含的人工意義

檔案工作是指檔案的收集、整理、鑒定、分類(lèi)、立卷、編目、保管、利用、銷(xiāo)毀、編研等一系列工作，每個(gè)環(huán)節(jié)都離不開(kāi)人的經(jīng)驗(yàn)和思維。檔案工作從大的方面分，可以分成四類(lèi)：

第一類(lèi)：收集、整理、鑒定

檔案包含的門(mén)類(lèi)很廣，不管哪類(lèi)檔案都要人工去收集，收集過(guò)程中人對(duì)檔案概念的理解，對(duì)檔案形式的鑒定，這些都是人工要把握的范疇。收集人對(duì)檔案的理解會(huì)造成檔案收集的偏差，舉個(gè)例子，文革中由于政治形勢(shì)的需要收集了很多革委會(huì)的檔案，而對(duì)于樓宇資料、學(xué)生情況等科技、教學(xué)、物資的檔案收集甚少，造成了這部分檔案的空缺，很多資料無(wú)從查考。從檔案演變的歷史可以看出，最初檔案只是史官的附屬，只限于文書(shū)檔案，沒(méi)有科技、實(shí)物這些范疇的檔案。所以收集人對(duì)檔案的理解偏差會(huì)影響到檔案的范圍和廣度；收集人對(duì)檔案形勢(shì)的把握，對(duì)存件真?zhèn)巍r(jià)值的鑒定都需要豐富的閱歷和經(jīng)驗(yàn)，這些都是長(zhǎng)久工作經(jīng)驗(yàn)的積累，而非單純的知識(shí)輸入可以完成的。

第二類(lèi)：檔案的分類(lèi)、立卷、編目更需要清晰、完整的檔案學(xué)識(shí)

初次立卷的兼職檔案員經(jīng)常對(duì)檔案的分類(lèi)困擾，需經(jīng)過(guò)兩到三年才能熟練的掌握分類(lèi)，有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)上報(bào)報(bào)表沒(méi)有附表的情況，他們對(duì)檔案的分類(lèi)、立卷、編目的準(zhǔn)確把握都需要在檔案館專(zhuān)職人員指導(dǎo)下才能完成。

第三類(lèi)：保管、利用、銷(xiāo)毀

檔案的保管對(duì)建筑、溫濕度、防護(hù)措施等都是有要求的。雖然有些工作可以依賴(lài)機(jī)器完成，但是監(jiān)控、操作，紙張的裱糊保護(hù)還都需要人工研究完成。在檔案利用和鑒定工作中，雖然計(jì)算機(jī)檢索也輔助檔案利用提高了效率，但是對(duì)于早期檔案由于法規(guī)不健全，檔案分類(lèi)不統(tǒng)一，有些文件必須通過(guò)人工檢索，這些只有熟悉館藏的人才能了解，能迅速地找到文件；另外，文件之間也是有聯(lián)系的，計(jì)算機(jī)并不反映文件之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系、歷史價(jià)值、意義，所以文件的銷(xiāo)毀這樣的工作也要完全靠人工的鑒別、執(zhí)行來(lái)完成。

3.檔案的編研更具有檔案思維的特征

檔案的編研是檔案的工作的升華、結(jié)晶，更體現(xiàn)了檔案思維的意義。檔案編研簡(jiǎn)單分為三個(gè)層次：

第一層次：匯編類(lèi)。簡(jiǎn)單地說(shuō)就是把同一主題的文件從各年度抽取出來(lái)，匯編成冊(cè)。如本單位的《三十年教齡匯編》《歷次重要會(huì)議匯編》，這是個(gè)簡(jiǎn)單思維的過(guò)程，工作中發(fā)現(xiàn)同一類(lèi)型檔案重復(fù)利用率很高，就可以抽取出來(lái)做成匯編，減少重復(fù)查詢(xún)，同時(shí)也避免反復(fù)調(diào)用原件給文件帶來(lái)的損害。

第二層次：對(duì)原始文件進(jìn)行摘錄、剪輯、縮編，按照某一主題，重新組織編寫(xiě)、加工、歸納形成的編研材料。這是個(gè)相對(duì)復(fù)雜的思維過(guò)程，涉及遴選、摘錄、剪輯、歸納等等思維加工的過(guò)程，例如本校的《大事記》，從中可以看出歷史發(fā)展的過(guò)程。這類(lèi)編研成果改變了檔案原來(lái)的面貌，針對(duì)性強(qiáng)，信息相對(duì)集中，查詢(xún)利用簡(jiǎn)便迅速，既是依據(jù)，又有參考作用?，F(xiàn)有的高校檔案編研成果大多數(shù)屬于此類(lèi)。

第三層次：對(duì)檔案資源進(jìn)行分析、研究和歸納的基礎(chǔ)上，編寫(xiě)成新的參考資料。這是高級(jí)編研成果，包含對(duì)材料的對(duì)比、分析、研究、歸納、總結(jié)、預(yù)測(cè)和展望，是更高級(jí)的思維過(guò)程。例如本校的《校史》。這個(gè)層次的編研是一個(gè)再創(chuàng)造的過(guò)程，對(duì)編研人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)要求很高，產(chǎn)生了新的知識(shí)信息，是思維結(jié)晶的產(chǎn)物。本校在編《校史》時(shí)動(dòng)用了老教授、處級(jí)干部等一批高素質(zhì)人才，成立專(zhuān)門(mén)的校史小組，數(shù)次修改和增刪，才編撰成《校史》?，F(xiàn)在《校史》已經(jīng)成為檔案館的第二參考，有力工具。

檔案編研是把孤立、靜止的材料歸納成系統(tǒng)、動(dòng)態(tài)的材料，可以了解事態(tài)的全貌，觀察工作中的不足，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策。而及時(shí)發(fā)現(xiàn)編研題材，組織編研，編研成果的運(yùn)用都包含有種種思維的拓展運(yùn)用，是思維的結(jié)晶，是檔案管理的精華。

二、如何拓展思維，利用自動(dòng)化、智能化更好地為檔案事業(yè)服務(wù)

1.計(jì)算機(jī)的引入是檔案事業(yè)現(xiàn)代化、自動(dòng)化的開(kāi)端，但不是人工服務(wù)和研究的終止。

前面說(shuō)過(guò)，計(jì)算機(jī)的引入取代了檔案工作中的部分人工，例如查詢(xún)，不用通過(guò)繁瑣人工檢索的方式，方便快捷。但是科技是為人服務(wù)的，計(jì)算機(jī)的引入并不意味著人工服務(wù)的終止，我們可以利用科技力量更好地為檔案事業(yè)服務(wù)。

應(yīng)該說(shuō)計(jì)算機(jī)的引入是辦公自動(dòng)化的開(kāi)端，最早的卷內(nèi)文件目錄是手寫(xiě)的，后來(lái)使用計(jì)算機(jī)打印，現(xiàn)在的目錄由各兼職檔案員打好，網(wǎng)上直接傳送，統(tǒng)一格式，只要稍作修改即可；以前要打印大量的《歸檔立卷時(shí)間表》給各單位分發(fā)，現(xiàn)在直接將通知掛在網(wǎng)上就行了。另外還建立了檔案館的網(wǎng)頁(yè)和兼職檔案員群，可以隨時(shí)更新和聯(lián)系；以前寄發(fā)畢業(yè)生檔案需要手抄地址，現(xiàn)在用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一打印，方便快捷；還有查詢(xún)軟件的引入，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立也大大地拓展了檔案管理的視野，查詢(xún)和編研變得更加方便、快捷，只有遇到疑難問(wèn)題時(shí)才需要人工介入。科技發(fā)展是為人服務(wù)的，人工是不會(huì)被取代的，它更多的是要求檔案工作者要不斷地學(xué)習(xí)，不斷地思考，不斷地升級(jí)——除了懂檔案管理，還要懂?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)，懂信息化，懂歷史研究，檔案已經(jīng)成為一門(mén)綜合性的學(xué)科了。

另外，需要指出的是不能過(guò)分依賴(lài)科技產(chǎn)品，紙質(zhì)材料的保存，傳統(tǒng)的技藝還是應(yīng)該掌握的。我們的近鄰日本就發(fā)生過(guò)這樣的事故：以前退休人員的資料統(tǒng)一有電腦保存，結(jié)果一次大停電導(dǎo)致幾十萬(wàn)人資料的丟失，由于沒(méi)有備份，許多老人領(lǐng)不到養(yǎng)老金，陷入重重困難的局面。

2.積極思維，擴(kuò)大視野，勇于創(chuàng)新。

未來(lái)進(jìn)入人工智能時(shí)代，許多人工會(huì)被機(jī)器取代，但是機(jī)器得有人控制，有些東西是機(jī)器永遠(yuǎn)也取代不了的。記得有次看見(jiàn)有自動(dòng)買(mǎi)面條的機(jī)器，覺(jué)得是商機(jī)，給人推薦，結(jié)果對(duì)方一口拒絕，他覺(jué)得面條要美女下的或者大叔下的才有味道。當(dāng)然，這是句玩笑話，可是人和人之間溫馨的感覺(jué)是機(jī)器永遠(yuǎn)也替代不了的。社會(huì)在發(fā)展，機(jī)器代替人工操作那些繁重的、危險(xiǎn)的工作，或者精細(xì)的、準(zhǔn)確性高的工作，而由此解放的人工可以從事創(chuàng)造性的工作。儒勒·凡爾納當(dāng)年的科幻小說(shuō)出來(lái)的時(shí)候很多人覺(jué)得他腦洞大開(kāi)，天方夜譚，但是當(dāng)年他預(yù)計(jì)的很多事情都一一實(shí)現(xiàn)了，人類(lèi)的創(chuàng)造性會(huì)讓人類(lèi)生活越來(lái)越美好，前提是人要不斷地學(xué)習(xí)，提升自己，提高認(rèn)知，不斷進(jìn)步，永遠(yuǎn)也不要停下探索的腳步。檔案行業(yè)的人知識(shí)也不應(yīng)只局限于檔案，可以多多涉獵歷史學(xué)、文書(shū)學(xué)、計(jì)算機(jī)管理、天文地理政治等等，只要多方了解，學(xué)問(wèn)相通，一定會(huì)受益匪淺的。

3.多方位的服務(wù)。

未來(lái)的檔案學(xué)將是一門(mén)綜合性的學(xué)科，涉及到檔案管理、計(jì)算機(jī)應(yīng)用、聲像介質(zhì)研究和管理、歷史學(xué)等等各方面的新知識(shí)，還有檔案建筑、檔案鑒定、檔案學(xué)理論也都可能面對(duì)著新的問(wèn)題。未來(lái)的檔案很可能是種全方位的檔案，既有文字材料，又有影像資料，除了文字，還可利用聲、像、光各個(gè)介質(zhì)，有實(shí)景再現(xiàn)，有錄影講述，繪聲繪色。央視崔永元有一檔“口述歷史”的節(jié)目，也許有一天檔案也會(huì)以某種直觀方式出現(xiàn)，可視性強(qiáng)，群眾喜聞樂(lè)見(jiàn)。

“這是一個(gè)最好的時(shí)代，這是一個(gè)最壞的時(shí)代”，這個(gè)時(shí)代里，檔案管理也經(jīng)歷了科技進(jìn)步的大潮，舊的管理模式和思想被淘汰，新技術(shù)的引入，新的問(wèn)題層出不窮。但任何時(shí)候，人工智能的發(fā)展淘汰掉的永遠(yuǎn)是重復(fù)勞動(dòng)，墨守成規(guī)的人，而掌握了更多知識(shí)，積極思維的人們永遠(yuǎn)是社會(huì)文明進(jìn)步的推手。換句話說(shuō)，某種程度上，我們的每一個(gè)創(chuàng)新思維都是在推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步。