文/王 芳

陜西省現(xiàn)有部屬高校6所，省屬公辦本科院校28所。2017年下半年陜西省教育廳委托陜西高教系統(tǒng)檔案學(xué)會組織專家對全省普通高等學(xué)校檔案工作進行了檢查，筆者有幸作為專家組的成員，參與了對部分高校的檢查工作。結(jié)合調(diào)查情況，對省內(nèi)公辦本科院校檔案工作的基本情況進行統(tǒng)計，在此基礎(chǔ)上描述陜西省公辦本科院校檔案工作的現(xiàn)狀、分析存在的問題、提出相關(guān)建議。

一、陜西省公辦本科院校檔案工作的現(xiàn)狀

高校檔案機構(gòu)的設(shè)置、檔案館館藏數(shù)量、檔案數(shù)字化程度以及專職檔案人員配備情況，都是衡量一所高校檔案工作水平的重要指標(biāo)。（圖1）

從圖1中可以看出，陜西34所公辦本科院校的檔案機構(gòu)設(shè)置情況，其中有21所高校成立了檔案館，13所高校設(shè)立檔案室，其中正處級檔案館有11所，副處級檔案館有10所，科級建制檔案室有13所，其中6所部屬高校都成立處級建制檔案館，在省屬28所高校中，有15所高校成立檔案館，13所高校設(shè)立檔案室。（圖2）

圖2反映了不同類別高校的檔案數(shù)字化程度，在部屬高校中，西安交通大學(xué)檔案館的檔案數(shù)字化條目達到145萬多條，是所有高校中數(shù)字化程度最多的，另外4所高校數(shù)字化條目也都在60萬到100萬之間。在省屬高校檔案館中，陜西科技大學(xué)檔案館數(shù)字化條目達到140萬多條，西安工業(yè)大學(xué)檔案館達到60萬條，大多數(shù)檔案館的條目都在10萬條以上。而在高校檔案室中數(shù)字化條目最多的只有39萬條，有6所高校檔案室的數(shù)字化條目都小于6萬條。（圖3）

高校檔案工作是高校重要的基礎(chǔ)工作，是高校各項工作和師生各方面情況的真實記錄。本文通過選取“檔案機構(gòu)設(shè)置”、“檔案數(shù)字化程度”、“檔案館藏數(shù)量”及“專職檔案人員配備情況”四項指標(biāo)，對高校檔案工作進行統(tǒng)計、分析并提出建議

圖3通過對34所公辦本科高校檔案機構(gòu)館藏數(shù)量對比，可以看出在部屬高校檔案館中，館藏數(shù)量大于20萬卷的高校有2所，分別是西安交通大學(xué)和陜西師范大學(xué)檔案館，其余4所高校檔案館館藏都在15萬卷到20萬卷之間。在15所省屬高校檔案館中，館藏最多的西安理工大學(xué)和西安建筑科技大學(xué)，這2所高校都在10萬卷至15萬卷之間，館藏5萬卷以上的高校有7所。在13所高校檔案室中，館藏最多的是西安財經(jīng)學(xué)院檔案室，有41600卷，有9所高校檔案室館藏少于3萬卷。（圖4）

根據(jù)《陜西省普通高等學(xué)校檔案工作檢查標(biāo)準(zhǔn)》的文件精神，高校專職檔案人員配備的標(biāo)準(zhǔn)：“必須配備足夠的列入學(xué)校事業(yè)編制的專職檔案工作人員，其中，全日制在校生1萬人以下不少于3名專職檔案員，每增加2千名折合在校學(xué)生（本專科生 1：1，碩士研究生 1：1.5，博士研究生 1：2，函授生 1：0.1，留學(xué)生 1：3），增加1名檔案人員?！?/p>

根據(jù)這個標(biāo)準(zhǔn)，筆者將34所高校的各類在校生人數(shù)進行統(tǒng)計和計算，專職檔案人員的配備情況如圖4所示，得出每所高校應(yīng)配專職檔案人員數(shù)量，并與高?，F(xiàn)有的專職檔案人員數(shù)量與進行對比，完全達標(biāo)的高校有12所，占所有本科高校的35%，其中部屬高校檔案館中有2所完全達標(biāo)，占部屬高校的33.3%，省屬高校中有6所完全達標(biāo)，占省屬高校的40%，在省屬高校檔案室中有4所達標(biāo)，占省屬高校檔案室的30.8%。在未達標(biāo)的高校中，根據(jù)達標(biāo)的百分比的不同，將這部分高校分為基本達標(biāo)和未達標(biāo)，如果將已經(jīng)達到應(yīng)配人數(shù)標(biāo)準(zhǔn)的60%以上的高校列為基本達標(biāo)，只達到60%以下的高校列為未達標(biāo)高校，那么6所部屬高校檔案館中有2所基本達標(biāo)，有2所未達標(biāo)，在13所省屬高校檔案室中有4所達標(biāo)，6所高校未達標(biāo)。

二、陜西高校檔案存在的問題

通過統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)，陜西高校檔案建設(shè)已取得一定成績。通過選取“檔案機構(gòu)設(shè)置”、“檔案數(shù)字化程度”、“檔案館藏數(shù)量”以及“專職檔案人員配備情況”等四項指標(biāo)，對全省高校檔案工作現(xiàn)狀進行統(tǒng)計，基本能反映出檔案工作的真實現(xiàn)狀，下面根據(jù)這幾項指標(biāo)的統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析陜西高校檔案存在的問題。

1.高校檔案機構(gòu)升級發(fā)展需要與時俱進。高校檔案機構(gòu)升級已經(jīng)成為發(fā)展趨勢。通過陜西省教育廳組織專家從2008年開始對全省高校檔案工作進行的三輪檢查，大大提高了檔案工作在高校中的地位，增強了廣大師生的檔案意識，使檔案工作受到了各級領(lǐng)導(dǎo)的重視，因此，很多高校的檔案機構(gòu)設(shè)置都得到了提升。根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》中的規(guī)定：“高校檔案機構(gòu)包括檔案館和綜合檔案室。具備下列條件之一的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館：（一）建校歷史在50年以上；（二）全日制在校生規(guī)模在1萬人以上；（三）已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米）以上；”另外《辦法》中還規(guī)定：“高校應(yīng)建立健全與辦學(xué)規(guī)模相適應(yīng)的高校檔案機構(gòu)”。據(jù)統(tǒng)計，還有部分高校已經(jīng)滿足這三個建館條件，但仍然未成立檔案館，還只是綜合檔案室，由黨委辦公室、校長辦公室代管。降低檔案機構(gòu)設(shè)置會帶來很多問題，比如：檔案經(jīng)費不能獨立核算，專職檔案人員的崗位職數(shù)受到限制，檔案館舍條件達不到檔案工作的需要，專職檔案人員的職位沒有提升空間，檔案隊伍也無法得到穩(wěn)定發(fā)展等，往往吸引不到業(yè)務(wù)水平和學(xué)歷層次較高的人員，檔案人員素質(zhì)受到限制，更談不上對檔案信息的開發(fā)和編研工作，也無法更好地履行檔案機構(gòu)的管理職責(zé)，長此以往，會使檔案工作形成惡性循環(huán)，因此對已經(jīng)達到建館標(biāo)準(zhǔn)的高校及時提升檔案機構(gòu)設(shè)置是非常必要的。

2.需要快速強化檔案數(shù)字化發(fā)展。從統(tǒng)計數(shù)據(jù)中可以看出，6所部屬高校的檔案數(shù)字化條目都在60萬條以上，最高的達到145萬多條。省屬高校檔案館中有2所數(shù)字化條目達到60萬條以上，有10所高校數(shù)字化條目介于10萬到50萬條之間，只有3所高校少于10萬條。在省屬高校檔案室中，只有一家高校達到30萬條以上，從檔案數(shù)字化率來看，檔案館的數(shù)字化程度遠遠高于檔案室，造成這個結(jié)果的主要原因是檔案室在學(xué)校各項工作中的地位不高，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，缺乏對檔案工作的長遠規(guī)劃，沒有自己的獨立經(jīng)費，因此檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)往往落后。

3.多數(shù)高校檔案館藏建設(shè)需要進一步豐富。館藏是檔案館的立館之本，館藏資源建設(shè)對學(xué)校各項工作的作用及記載學(xué)校發(fā)展歷史的意義重大，因此，很多檔案館都下大力氣收各種載體、各門類的檔案，將檔案資源建設(shè)列為檔案館（室）建設(shè)的重要任務(wù)。如西安交通大學(xué)、陜西師范大學(xué)、西北工業(yè)大學(xué)、長安大學(xué)、西北農(nóng)林科技大學(xué)、西安電子科技大學(xué)館藏檔案均達到10萬卷以上，豐富的館藏對記錄學(xué)校悠久的辦學(xué)歷史、傳承學(xué)校優(yōu)良的文化起到了不可替代的作用。在省屬高校檔案館中，有2所館藏達到10萬卷以上，在13所省屬高校檔案室中，有4所館藏介于3萬卷至5萬卷之間，其余9所高校檔案室館藏均在3萬卷以下。顯然，館藏資源建設(shè)非常重要，需要不斷豐富。

4.專職檔案人員素質(zhì)需要不斷提高。通過這次檢查，很多高校專職檔案隊伍的學(xué)歷結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)水平都有了顯著提升。例如：西安交通大學(xué)檔案館有博士1人，碩士12人，高級職稱8人，西北工業(yè)大學(xué)檔案館有碩士7人；陜西師范大學(xué)檔案館有碩士8人，高級職稱3人；延安大學(xué)檔案館有碩士8人，高級職稱5人。根據(jù)檔案檢查標(biāo)準(zhǔn)中對專職檔案人員數(shù)量的要求，完全達到標(biāo)準(zhǔn)的高校占總數(shù)的35.3%，基本達標(biāo)的高校占29.4%，沒有達標(biāo)的高校數(shù)量占35%，大多數(shù)高校都未完全達到專職人員的配備標(biāo)準(zhǔn)，因此對教育部27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》的文件精神的貫徹執(zhí)行還有待于進一步加強，健全專職檔案隊伍是做好高校檔案工作最重要的因素。

三、對不同層次的檔案機構(gòu)的工作目標(biāo)和定位的建議

通過對全省34所公辦本科高校檔案工作情況的調(diào)查和統(tǒng)計，全省高校檔案工作大體可以分為三個梯隊，這三個梯隊之間存在很大差距，各自具有獨特的優(yōu)勢。因此，我們建議省教育廳、省高校檔案學(xué)會、省檔案局加強高校檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃，分別定位三個梯隊檔案工作的發(fā)展方向，并加強督促，使各梯隊之間互相促進，達到共贏，進一步推動我省高校檔案工作上層次、上水平。

1.第一梯隊：開拓進取，勇于擔(dān)當(dāng)，為省內(nèi)高校檔案工作做好引領(lǐng)示范。

第一個梯隊有西安交通大學(xué)、陜西師范大學(xué)、西北工業(yè)大學(xué)、西北農(nóng)林科技大學(xué)、西安電子科技大學(xué)、長安大學(xué)等6所部屬高校。他們的檔案工作在全省高校中一直處于領(lǐng)先地位，這些高校檔案館館藏豐富，大多都有一支人數(shù)充足的專、兼職檔案隊伍，且學(xué)歷層次和學(xué)術(shù)水平較高，人員結(jié)構(gòu)比較合理，有健全的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，檔案機構(gòu)設(shè)置合理，檔案數(shù)字化建設(shè)成效顯著，檔案管理已經(jīng)實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化，檔案裝具和配套設(shè)施完備。因此，對這類高校主要提出以下幾點要求：一是這類高校應(yīng)立足本省，放眼全國，不斷向國內(nèi)外一流大學(xué)的檔案館學(xué)習(xí)，了解高校檔案管理的前沿知識和管理理念，并愿意與同行分享學(xué)習(xí)成果和經(jīng)驗，以提高我省高校整體檔案工作水平。二是依托本校開設(shè)計算機專業(yè)的科研優(yōu)勢，結(jié)合自身檔案管理經(jīng)驗，開發(fā)出適應(yīng)高校各類檔案管理的軟件和系統(tǒng)，以促進檔案館的研發(fā)能力，提高檔案服務(wù)的層次和水平，為檔案館培養(yǎng)出既懂檔案業(yè)務(wù)又懂軟件開發(fā)的復(fù)合型人才。三是做好本校檔案的編研以及文化傳承工作，為省內(nèi)高校做好示范引領(lǐng)，例如西安交通大學(xué)檔案館編寫的《南洋公學(xué)——交通大學(xué)年譜（1896-1949）》《西安交通大學(xué)西遷紀(jì)念冊》《興學(xué)強國120年——我們的交大學(xué)長》等。西北工業(yè)大學(xué)檔案館編寫的《西北工業(yè)大學(xué)圖說校史》《老照片》、陜西師范大學(xué)檔案館編寫的《陜西師范大學(xué)校編年記事》《陜西師范大學(xué)校史人物傳略》等，都為其他兄弟院校樹立了樣板。四是在本校設(shè)立檔案管理的選修課，《高等學(xué)校檔案管理辦法》中規(guī)定：“高校檔案機構(gòu)應(yīng)采取多種形式，積極開展檔案宣傳工作。有條件的高校，應(yīng)當(dāng)在相關(guān)專業(yè)的高年級開設(shè)有關(guān)檔案管理的選修課?！备咝n案機構(gòu)的工作者往往具有豐富的實踐經(jīng)驗，可以為高校的文秘等相關(guān)專業(yè)開設(shè)檔案管理方面的選修課程。這樣不但為高校檔案機構(gòu)中既有理論水平又有實踐經(jīng)驗的人員提供一個施展才華的舞臺，更為重要的是，可以讓學(xué)生切實接觸到實際的檔案和檔案工作，多一個學(xué)習(xí)專業(yè)知識的選擇機會，為學(xué)生拓寬了就業(yè)渠道，增強了檔案意識，同時也可以讓檔案人員將檔案理論與工作實踐相結(jié)合，提高自己的檔案管理水平和科研能力。這樣可以使檔案機構(gòu)的職能得到更大的發(fā)揮和延伸。

2.第二梯隊：追趕超越，不斷創(chuàng)新，更好履行檔案部門的職責(zé)。

第二個梯隊是以西安建筑科技大學(xué)、陜西科技大學(xué)、延安大學(xué)、西安理工大學(xué)等為代表的省屬高校檔案館，他們的檔案機構(gòu)設(shè)置合理，館藏檔案數(shù)量比較豐富，館庫條件較好，檔案數(shù)字化程度較高。他們的檔案工作在全省檔案檢查中都獲得優(yōu)秀，這些高校檔案可以結(jié)合本校實際不斷創(chuàng)新檔案管理和利用模式。做好檔案館的網(wǎng)頁建設(shè)和檔案信息的數(shù)字化，以實現(xiàn)檔案的服務(wù)、宣傳、交流等項功能，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，可以服務(wù)更多師生，發(fā)揮更大作用。繼續(xù)加大檔案的宣傳工作，利用每年6月9日“國際檔案日”做好宣傳，增強全校師生的檔案意識，檔案部門積極參與學(xué)校校史館以及各類紀(jì)念館的建設(shè)和管理工作，通過參與建設(shè)和管理擴大檔案機構(gòu)的影響力，提高檔案工作在學(xué)校的地位。如果可能，檔案機構(gòu)還可以接手校史館的管理工作，讓校史館成為校園文化展示和傳承的一個重要窗口和平臺，并努力將其打造成愛國主義教育基地，讓校史館成為檔案機構(gòu)職能的延伸，實現(xiàn)兩館合一。

3.第三梯隊：比學(xué)趕超，務(wù)實苦干，爭取檔案工作與學(xué)校其他各項工作同步發(fā)展。

第三個梯隊是檔案工作相對比較弱的高校，這些高校都部分存在機構(gòu)設(shè)置不合理，專職人員配備不到位，檔案管理不規(guī)范，檔案信息數(shù)字化工作開展比較少，檔案館舍條件不達標(biāo)等問題。這類高校應(yīng)該對照檢查標(biāo)準(zhǔn)，找出自身的弱項和存在的問題，提出整改方案，及時與學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)溝通，多向兄弟院校學(xué)習(xí)，積極參加省高校檔案學(xué)會和省檔案局組織的各類培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，聽取專家意見和建議，爭取早日解決存在的問題，補齊短板，不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平和管理水平。