文/呂丹玲

干部人事檔案管理無(wú)論在工作要求上，還是方式方法上、管理思路上都要全面遵循《干部人事檔案工作條例》的要求，努力做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化管理好人事檔案工作，充分發(fā)揮好干部人事檔案的作用?

中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》從2018年11月20日起施行，通知要求各地區(qū)各部門(mén)認(rèn)真遵照?qǐng)?zhí)行。

《干部人事檔案工作條例》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《條例》)第一章第二條明確指出：“干部人事檔案是各級(jí)黨委（黨組）和組織人事等有關(guān)部門(mén)在黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才服務(wù)等工作中形成的，反映干部個(gè)人政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識(shí)、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實(shí)績(jī)、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會(huì)關(guān)系等情況的歷史記錄材料。”第三條：“干部人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評(píng)鑒人才的重要基礎(chǔ)，是維護(hù)干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，是社會(huì)信用體系的重要組成部分，是黨的重要執(zhí)政資源，屬于黨和國(guó)家所有?！薄案刹咳耸聶n案材料具體內(nèi)容和分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)由中央組織部確定?！薄稐l例》深刻闡述了檔案材料的形成、內(nèi)容、性質(zhì)和作用。因此，管好、用好干部人事檔案尤為重要。

一、組織人事部門(mén)對(duì)檔案集中管理要樹(shù)立正確認(rèn)識(shí)，將干部人事檔案管理納入議事日程

按照《條例》第二章第七條：“全國(guó)干部人事檔案工作在黨中央領(lǐng)導(dǎo)下，由中央組織部主管，各地區(qū)各部門(mén)各單位按照干部管理權(quán)限分級(jí)負(fù)責(zé)、集中管理。”第九條：“各級(jí)黨委（黨組）領(lǐng)導(dǎo)本地區(qū)本部門(mén)本單位干部人事檔案工作，貫徹落實(shí)黨中央相關(guān)部署要求，研究解決工作機(jī)構(gòu)、經(jīng)費(fèi)和條件保障等問(wèn)題，將干部人事檔案工作列為黨建工作目標(biāo)考核內(nèi)容。”可見(jiàn)，黨中央對(duì)干部人事檔案管理的重視程度。而在現(xiàn)實(shí)中，無(wú)論是檔案管理人員的配備，檔案庫(kù)房、裝具設(shè)施設(shè)備的配置，還是檔案轉(zhuǎn)遞、查（借）閱、信息研究、信息化建設(shè)等每一項(xiàng)工作都離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)的決策和審批，領(lǐng)導(dǎo)在檔案管理中起著導(dǎo)航作用。同時(shí)，干部人事檔案也是組織人事部門(mén)考察提拔干部、挖掘人才的依據(jù)。所以，各級(jí)組織人事部門(mén)一定要將人事檔案管理工作作為一項(xiàng)重要的日常工作，常抓不懈，抓出成效。

二、管理人員應(yīng)具備從事檔案管理工作的基本條件和職業(yè)素養(yǎng)

管理人員首先應(yīng)是中共正式黨員，同時(shí)還要具有“愛(ài)崗敬業(yè)，吃苦耐勞，耐心細(xì)致，勇于奉獻(xiàn)”的個(gè)人品質(zhì)，具有“堅(jiān)持原則，立場(chǎng)堅(jiān)定，公平公正，作風(fēng)正派”的思想境界?！稐l例》第二章第十七條提出“組織人事部門(mén)應(yīng)當(dāng)選配政治素質(zhì)好、專(zhuān)業(yè)能力強(qiáng)、作風(fēng)正派的黨員干部從事干部人事檔案工作。干部人事檔案工作人員應(yīng)當(dāng)政治堅(jiān)定、堅(jiān)持原則、忠于職守、甘于奉獻(xiàn)、嚴(yán)守紀(jì)律”的要求。

（一）默默無(wú)聞，樂(lè)于奉獻(xiàn)精神。在干部人事檔案的日常管理工作中，一是歸檔整理的程序繁多，標(biāo)準(zhǔn)細(xì)致，管理人員必須先將材料按個(gè)人檔案在檔案柜排列順序整理好，進(jìn)檔時(shí)要把材料信息和檔案袋內(nèi)所裝信息核對(duì)，認(rèn)真甄別，特別是重名人員，對(duì)號(hào)入座，嚴(yán)防錯(cuò)裝，張冠李戴，也不能有夾頁(yè)現(xiàn)象。稍有疏忽，將會(huì)出現(xiàn)連帶將其他個(gè)人材料一起裝入同一檔案袋中的現(xiàn)象，導(dǎo)致工作出現(xiàn)失誤。二是在檔案的傳遞、查閱利用的過(guò)程中程序要求嚴(yán)，管理人員必須堅(jiān)持原則和程序，要按照“轉(zhuǎn)遞干部人事檔案必須通過(guò)機(jī)要交通或者安排專(zhuān)人送取，轉(zhuǎn)遞單位和接收單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格履行轉(zhuǎn)遞手續(xù)?！钡囊髞?lái)執(zhí)行，要按照“查閱單位如實(shí)填寫(xiě)干部人事檔案查閱審批材料，按照程序報(bào)單位負(fù)責(zé)同志審批簽字并加蓋公章”和“查閱檔案應(yīng)當(dāng)2人以上，一般均為黨員”的要求來(lái)檢查查檔人員的審批手續(xù)和身份證明，要按照審批的查閱內(nèi)容來(lái)提供該提供的信息，切不可以人情代替規(guī)定，發(fā)生違規(guī)的事情。干部人事檔案管理工作沒(méi)有轟轟烈烈的事情，有的都是些材料分類(lèi)、裝訂整理、裝袋裝盒、進(jìn)柜保管、提檔還檔、查閱利用等等平凡單調(diào)、繁瑣重復(fù)的勞動(dòng)，在外人看來(lái)很不起眼，干得再好也好像沒(méi)有什么發(fā)展前途，提干、晉職等名利事情很難沾邊，管理人員如果自己思想認(rèn)識(shí)不端正，心浮氣躁、牢騷滿(mǎn)腹，那肯定是干不好的。只有那些甘于默默無(wú)聞、樂(lè)于奉獻(xiàn)的人才能把這項(xiàng)工作做好。所以說(shuō)管理人員如果沒(méi)有崇高的道德情操和愛(ài)崗敬業(yè)精神，那一定是不會(huì)勝任和干好這項(xiàng)工作的。

（二）敢于擔(dān)當(dāng)，管好干部人事檔案。在干部人事檔案審核方面，必須堅(jiān)持一把尺子量到底，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)事求是，不能優(yōu)親厚友，怕得罪人?！稐l例》第三十六條：干部人事檔案審核應(yīng)當(dāng)在全面審核檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)審核干部的出生日期、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、干部身份、家庭主要成員及重要社會(huì)關(guān)系、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱(chēng)）、學(xué)術(shù)評(píng)鑒、獎(jiǎng)懲等基本信息，審核檔案內(nèi)容是否真實(shí)、檔案材料是否齊全、檔案材料記載內(nèi)容之間的關(guān)聯(lián)性是否合理以及是否有影響干部使用的情形等。第三十七條：干部人事檔案審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定及時(shí)進(jìn)行整改和處理。涉及干部個(gè)人信息重新認(rèn)定的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)通知干部所在單位和干部本人。比如我縣在2015年干部檔案專(zhuān)項(xiàng)審核中，對(duì)參加工作時(shí)間的認(rèn)定，存在以人事代理時(shí)間還是以縣級(jí)主管部門(mén)和縣級(jí)及以上組織人事部門(mén)發(fā)文時(shí)間為準(zhǔn)的問(wèn)題，干部意見(jiàn)比較大，后來(lái)經(jīng)組織部統(tǒng)一口徑，按人事代理時(shí)間計(jì)算工齡，參加工作時(shí)間只認(rèn)縣級(jí)及以上組織人事部門(mén)文件，矛盾問(wèn)題才得以化解。

三、加強(qiáng)管理員培訓(xùn)，實(shí)行激勵(lì)措施，提高管理水平

《條例》中講“強(qiáng)化黨性教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從嚴(yán)管理，加強(qiáng)激勵(lì)保障。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的干部人事檔案工作人員，應(yīng)當(dāng)注重培養(yǎng)使用?！备刹咳耸聶n案管理人員不僅要品行端正，而且要熟悉干部人事檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。基層工作的檔案管理人員外出培訓(xùn)機(jī)會(huì)少，靠的是自學(xué)、悟性、經(jīng)驗(yàn)和傳幫帶，但在信息化快速發(fā)展的時(shí)代，要實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的數(shù)字化管理，管理人員必須走出去，通過(guò)參觀學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)，才能開(kāi)闊眼界、增長(zhǎng)見(jiàn)識(shí)，才能促使檔案管理工作達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化?！稐l例》第二十三條：干部人事數(shù)字檔案是按照國(guó)家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，利用掃描等技術(shù)手段將干部人事紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化形成的數(shù)字圖像和數(shù)字文本。組織人事部門(mén)及其干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)在干部人事檔案數(shù)字化過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格規(guī)范檔案目錄建庫(kù)、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)備份、安全管理等基本環(huán)節(jié)，保證數(shù)字檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性，確保與紙質(zhì)檔案一致。干部人事數(shù)字檔案在利用、轉(zhuǎn)遞和保密等方面按照紙質(zhì)檔案相關(guān)要求管理。這些高科技應(yīng)用于檔案管理必須經(jīng)過(guò)培訓(xùn)才能掌握。另外，檔案管理工作性質(zhì)決定了檔案管理員必須保密，要求管理員有較強(qiáng)的組織紀(jì)律，時(shí)時(shí)處處都要受到約束和限制、監(jiān)督和管理?！稐l例》第三十九條：開(kāi)展干部人事檔案工作必須遵守下列紀(jì)律：一是嚴(yán)禁篡改、偽造干部人事檔案；二是嚴(yán)禁提供虛假材料、不如實(shí)填報(bào)干部人事檔案信息；三是嚴(yán)禁轉(zhuǎn)遞、接收、歸檔涉嫌造假或者來(lái)歷不明的干部人事檔案材料；四是嚴(yán)禁利用職務(wù)、工作上的便利，直接實(shí)施檔案造假，授意、指使、縱容、默許他人檔案造假，為檔案造假提供方便，或者在知情后不及時(shí)向組織報(bào)告；五是嚴(yán)禁插手、干擾有關(guān)部門(mén)調(diào)查、處理檔案造假問(wèn)題；六是嚴(yán)禁擅自抽取、撤換、添加干部人事檔案材料；七是嚴(yán)禁圈劃、損壞、扣留、出賣(mài)、交換、轉(zhuǎn)讓、贈(zèng)送干部人事檔案；八是嚴(yán)禁擅自提供、摘錄、復(fù)制、拍攝、保存、丟棄、銷(xiāo)毀干部人事檔案；九是嚴(yán)禁違規(guī)轉(zhuǎn)遞、接收和查（借）閱干部人事檔案；十是嚴(yán)禁擅自將干部人事檔案帶出國(guó)（境）外；十一是嚴(yán)禁泄露或者擅自對(duì)外公開(kāi)干部人事檔案內(nèi)容。這些對(duì)檔案管理人員既約束又保護(hù)，時(shí)常聽(tīng)到人說(shuō)檔案室工作是良心活，這是不了解檔案工作性質(zhì)，檔案管理工作是神圣而嚴(yán)肅的。組織上應(yīng)多些關(guān)心和愛(ài)護(hù)，實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)措施，提高管理人員的工作積極性和效率。

四、充分發(fā)揮干部人事檔案在建設(shè)高素質(zhì)專(zhuān)業(yè)化干部隊(duì)伍中的重要作用

《條例》第三十五條：組織人事部門(mén)應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持“凡提必審”、“凡進(jìn)必審”、干部管理權(quán)限發(fā)生變化的“凡轉(zhuǎn)必審”，在干部動(dòng)議、考察、任職前公示、錄用、聘用、遴選、選調(diào)、交流，人才引進(jìn)，軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)（復(fù)員）安置，檔案轉(zhuǎn)遞、接收等環(huán)節(jié)，嚴(yán)格按照有關(guān)政策和標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)做好干部人事檔案審核工作。干部人事檔案是干部本人自中學(xué)以來(lái)學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷的印證，從中可以看出人生態(tài)度、價(jià)值觀及學(xué)習(xí)和工作軌跡。用的最多的是“評(píng)優(yōu)樹(shù)?！薄x職、工資待遇、退休、養(yǎng)老等方面。人事檔案本身來(lái)源清楚、內(nèi)容準(zhǔn)確、真實(shí)可靠，并隨著人的發(fā)展而不斷豐富內(nèi)容，具有現(xiàn)實(shí)效力，發(fā)揮憑證和參考作用。作為管理人員一要對(duì)接收的檔案材料及時(shí)歸檔，否則，轉(zhuǎn)檔會(huì)產(chǎn)生零散檔案材料遺留等問(wèn)題?！稐l例》第十八條：干部人事檔案內(nèi)容根據(jù)新時(shí)代黨的建設(shè)和組織人事工作以及經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展需要確定，保證真實(shí)準(zhǔn)確、全面規(guī)范、鮮活及時(shí)。二要嚴(yán)把檔案材料真實(shí)性、規(guī)范性審核關(guān)?！稐l例》規(guī)定，各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、國(guó)有企事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)按照要求制發(fā)材料。干部本人和材料形成部門(mén)必須如實(shí)、規(guī)范填寫(xiě)材料。材料形成部門(mén)應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定審核材料，在材料形成后1個(gè)月內(nèi)主動(dòng)向相應(yīng)的干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)移交。有些單位不重視，檔案材料在形成過(guò)程中，漏洞百出，錯(cuò)誤連篇，大多由個(gè)人和組織不認(rèn)真造成，也有不誠(chéng)實(shí)因素。比如：有的出生和參加工作是幾個(gè)時(shí)間，有些個(gè)人基本信息填寫(xiě)不一致，等等。沒(méi)有真實(shí)性和規(guī)范性的檔案材料就沒(méi)有參考價(jià)值。三是杜絕涂改檔案材料或造假。檔案涂改或造假有些是檔案管理員工作作風(fēng)不過(guò)硬，有些是抽調(diào)人員整檔、歸檔時(shí)所為。杜絕涂改或造假必須強(qiáng)化管理員管理、教育和培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案審核環(huán)節(jié)的管理和檔案再審核。

五、建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，遵循《條例》認(rèn)真負(fù)責(zé)管理檔案

無(wú)規(guī)矩不成方圓。立規(guī)矩，重落實(shí)，達(dá)到心中有數(shù)。一是收檔登記、簽字，對(duì)人對(duì)己負(fù)責(zé)。舉個(gè)例子，某年某縣招考一批特崗教師，市上要審核學(xué)籍檔、畢業(yè)證等材料，縣人事干部收檔后臨時(shí)放在檔案室，管理人員沒(méi)有登記檔案袋數(shù)，更沒(méi)有查看檔案內(nèi)容并登記，也沒(méi)有要求本人簽字確認(rèn)。人事干部將特崗教師材料送市上審閱，時(shí)隔5個(gè)月取回又放檔案室讓管理員通知本人認(rèn)領(lǐng)，結(jié)果有一位教師領(lǐng)取材料時(shí)，她的檔案袋里只有一份交學(xué)籍檔的保證書(shū)，沒(méi)有學(xué)籍檔。這個(gè)教師聲稱(chēng)她的學(xué)籍檔案交給了管理員（這位特崗教師是外縣人，學(xué)籍檔在其縣人才交流中心，未提交，交材料時(shí)寫(xiě)了保證書(shū)）。管理員沒(méi)辦法，該找的地方都找了，時(shí)隔兩個(gè)月后，市上打來(lái)電話(huà)說(shuō)該教師學(xué)籍檔在市上。事實(shí)告訴我們，不管什么情況，都要按制度和程序辦理，檔案入庫(kù)、出庫(kù)登記清楚，需要簽字確認(rèn)的必須簽字。另外，這個(gè)例子還違反了轉(zhuǎn)檔規(guī)定。二是檔案是黨和國(guó)家所有，嚴(yán)格查（借）閱制度。遵循《條例》，不接待個(gè)人查檔，單位查檔填寫(xiě)審批表，手續(xù)必須完善，在閱檔室查閱，非工作人員禁止進(jìn)入檔案庫(kù)房。然而在實(shí)際操作中“人情難違”，如“民代”人員登記、退伍軍人信息采集等等，采集單位不按程序查檔，要求相關(guān)人員自己查檔案找證據(jù)，出現(xiàn)個(gè)人來(lái)檔案室查檔現(xiàn)象，按照檔案管理規(guī)定，這都是不允許發(fā)生的事情。三是要嚴(yán)格貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)檔案保密的法規(guī)和制度，嚴(yán)密保管干部人事檔案。人事檔案的嚴(yán)肅性和權(quán)威性決定了其工作的特殊性，在工作性質(zhì)上是保密性極強(qiáng)的工作，必須確保其完整與安全?！稐l例》規(guī)定：“各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、國(guó)有企事業(yè)單位和其他組織及個(gè)人，對(duì)于屬于國(guó)家秘密、工作秘密的干部人事檔案材料和信息，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格保密；對(duì)于涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的材料和信息，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)法律規(guī)定進(jìn)行管理?！比纾翰辉诓焕诒Ｃ艿膱?chǎng)合談?wù)摼哂斜Ｃ苄再|(zhì)的內(nèi)容；不通過(guò)電話(huà)、電子郵件、普通郵政等形式傳遞人事檔案信息和檔案材料；妥善保管尚未整理的檔案材料，不隨意堆放，以免造成丟失和泄密；不在不利于保密的地方存放和查閱個(gè)人人事檔案；未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，任何人不能擅自摘錄、拍攝、復(fù)制人事檔案內(nèi)容；提供查閱檔案前，必須弄清查閱檔案的用途或理由、查閱者與被查閱人員的關(guān)系，對(duì)不符合查閱手續(xù)和條件的，不予查閱；任何個(gè)人不得查閱或借用本人及親屬的檔案；在工作中形成的各種草稿、廢紙等，不亂扔、亂拋，一律按保密規(guī)定處理或銷(xiāo)毀。

總之，做好干部人事檔案管理，一定要始終如一地遵循《條例》要求，既要在思想上高度重視，做到規(guī)范管理，還要在工作中堅(jiān)持原則標(biāo)準(zhǔn)，做到分類(lèi)科學(xué)、內(nèi)容真實(shí)，只有這樣，才能更好地發(fā)揮出干部人事檔案的作用。