文/牛芙蓉

針對高校檔案管理工作而言，傳統(tǒng)的手段和服務(wù)方式遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足學(xué)校管理活動的需要和發(fā)展要求?？梢哉f，信息化和數(shù)字化建設(shè)是高校檔案工作發(fā)展的必然要求和選擇。因此，高校應(yīng)充分借助信息化和數(shù)字化這一載體，積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)和管理，認(rèn)真研究信息化背景下檔案管理的新手段、新方法，積極研究破解制約檔案信息化管理的瓶頸問題，為高校檔案管理工作又好又快發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)

一、高校檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵

所謂高校檔案管理的信息化建設(shè)，就是通過引進(jìn)全新的信息化技術(shù)與電子設(shè)備，進(jìn)而對檔案信息資源進(jìn)行收集、開發(fā)、管理，改變傳統(tǒng)的人工檔案管理的模式，為教學(xué)活動、學(xué)校發(fā)展提供更加便捷、迅速的檔案查詢服務(wù)，是高校教學(xué)、圖書館管理、學(xué)校資料保存等各項工作順利開展的基礎(chǔ)。當(dāng)前，數(shù)字化和信息化技術(shù)突飛猛進(jìn)，與各個行業(yè)的聯(lián)系越來越密切，對高校檔案管理工作而言，傳統(tǒng)的手段和服務(wù)方式遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足學(xué)校管理活動的需要和發(fā)展要求，逐步建立起一套符合高校檔案管理工作發(fā)展規(guī)律的信息化檔案管理模式，實現(xiàn)檔案管理工作的人才管理、設(shè)備管理、安全管理等模塊的協(xié)調(diào)發(fā)展。

二、高校檔案管理信息化建設(shè)的重要性分析

推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)，是適應(yīng)新形勢下信息化的必然要求，是推進(jìn)高校檔案管理模式轉(zhuǎn)型升級的必然要求，也是充分發(fā)揮檔案服務(wù)作用的必然要求。

（一）大力推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)，是高校檔案管理適應(yīng)信息化發(fā)展的內(nèi)在要求。作為服務(wù)高校的一項重要工作——檔案管理工作，應(yīng)充分把握和利用這一載體，加大檔案管理信息化建設(shè)，是檔案管理工作發(fā)展的內(nèi)在要求，也是提升檔案管理水平的必然要求，更是適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程和建設(shè)“雙一流”高校的必然舉措。

（二）高校檔案管理信息化建設(shè)是逐步優(yōu)化高校檔案管理模式的必然要求。隨著信息化建設(shè)的飛速發(fā)展，大力推進(jìn)高校檔案管理工作信息化建設(shè)，取代以傳統(tǒng)手工為代表的檔案管理模式，實現(xiàn)檔案管理的接收、儲存及查詢的信息化管理，同時對高校檔案管理的各個流程和環(huán)節(jié)進(jìn)一步優(yōu)化，這是優(yōu)化高校檔案管理工作模式適應(yīng)“雙一流大學(xué)”建設(shè)的需要。

(三)檔案管理信息化建設(shè)有助于提升高校檔案管理效率。檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)了檔案資料的信息化和無紙化傳輸，為查閱和查詢提供了便利。傳統(tǒng)檔案管理主要是通過人工來完成儲存、運輸、管理、查閱等工作，不但效率不高，人工勞動強(qiáng)度也比較大，并且容易造成信息資料的缺失，這不僅對檔案管理者來說還是對檔案查閱者來說，效率都是比較低下，同時也造成了檔案管理工作的不完整性。檔案管理信息化建設(shè)，是對檔案管理的整個流程和環(huán)節(jié)重新進(jìn)行整合，實現(xiàn)了檔案查詢、保存等環(huán)節(jié)的無紙化、信息化管理，能夠節(jié)約人力、物力、財力，使檔案查詢更加方便、快捷，能夠極大提升高校檔案管理效率，確保檔案管理工作的及時性和準(zhǔn)確性，更好發(fā)揮高校檔案管理工作服務(wù)教學(xué)、服務(wù)學(xué)生、服務(wù)學(xué)校發(fā)展的作用。

三、高校檔案管理信息化建設(shè)的路徑探析

高校檔案管理工作，要充分把握信息化建設(shè)這一重大歷史機(jī)遇，深入研究和探討檔案管理和信息化建設(shè)的結(jié)合點，充分利用校園網(wǎng)的優(yōu)勢，積極推進(jìn)數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新，促進(jìn)檔案管理工作又好又快發(fā)展。

（一）樹立檔案信息化管理的理念?！八枷胗^念是行動的指南”，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，首先是要樹立檔案信息化管理的理念，有與時俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新的管理思路，積極抓住信息化這一重大歷史機(jī)遇和有效載體，改變傳統(tǒng)的檔案管理理念以信息化的理念和思維來審視指導(dǎo)高校檔案管理工作。要充分認(rèn)識檔案管理信息化建設(shè)的重要性，切實改變檔案管理“說起來重要、做起來不重要”的現(xiàn)象，進(jìn)一步提高政治站位，牢固樹立信息化建設(shè)的理念，提高檔案管理信息化安全意識，切實增強(qiáng)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的責(zé)任感和使命感，加大信息化投入，推動檔案管理工作健康發(fā)展。

（二）建立一支高素質(zhì)的高校檔案信息化隊伍。當(dāng)前，從事高校檔案管理工作的人員大部分年齡比較大，知識結(jié)構(gòu)比較老化，他們具備十分豐富的工作經(jīng)驗，習(xí)慣用傳統(tǒng)的手段來進(jìn)行檔案管理，在具體的管理過程中往往憑借以往的工作經(jīng)驗來管理，不習(xí)慣運用新方式新方法，特別是對信息化的技術(shù)和手段比較陌生，這給檔案信息化建設(shè)帶來不小阻力。因此，建立一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，對推進(jìn)檔案信息建設(shè)至關(guān)重要。推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)，必須建立一支高素質(zhì)的高校檔案信息化隊伍，培養(yǎng)一批具有計算機(jī)等電子設(shè)備使用能力和檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)能力的復(fù)合型人才，合理配置檔案管理人才，加大具有檔案信息化專業(yè)人才引進(jìn)力度，支持檔案人員在職或脫產(chǎn)學(xué)習(xí)，積極學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)知識和計算機(jī)技術(shù)，確保每一位檔案管理人員都能熟練掌握基本的計算機(jī)知識和技能。

（三）大力提升檔案信息化技術(shù)水平。大力推進(jìn)高校檔案自動化、信息化管理模式，加大信息化和自動化投入，選用科學(xué)的檔案信息化軟件推進(jìn)高校檔案管理自動化和信息化系統(tǒng)建設(shè)。充分利用校園網(wǎng)優(yōu)勢，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為支撐，開發(fā)應(yīng)用更加方便快捷的檔案軟件，實現(xiàn)檔案信息處理、收集、整理的信息化，能夠使檔案計算機(jī)系統(tǒng)在智能調(diào)配系統(tǒng)的支持下自動運行，提高檔案查詢、管理、儲存的工作效率，使高校檔案管理工作更好地服務(wù)學(xué)校發(fā)展。

高校應(yīng)充分借助信息化和數(shù)字化這一載體，積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)和管理，認(rèn)真研究信息化背景下檔案管理的新手段、新方法，進(jìn)一步加大資金投入力度，積極購置檔案管理工作與之配套的信息化設(shè)備，積極研究破解制約檔案信息化管理的瓶頸問題，逐步建立起一套符合高校檔案管理工作發(fā)展規(guī)律的信息化檔案管理模式，充分發(fā)揮檔案管理工作服務(wù)教學(xué)、服務(wù)學(xué)校發(fā)展的作用。