文/高 蘭

本文主要以集團(tuán)企業(yè)的特征為出發(fā)點(diǎn)，結(jié)合西安大明宮實(shí)業(yè)集團(tuán)的實(shí)際情況，分析集團(tuán)企業(yè)檔案管理中存在的一些問題，從檔案管理員的角度分析和提出如何做好集團(tuán)企業(yè)檔案管理工作的做法

集團(tuán)企業(yè)是現(xiàn)代企業(yè)的一種新形式，具有管理層次多、人員數(shù)量大、涉及領(lǐng)域廣、經(jīng)營場所分散等諸多特點(diǎn)，如何做好集團(tuán)企業(yè)的檔案管理工作，是集團(tuán)檔案管理人員必須關(guān)注的問題。

一、集團(tuán)企業(yè)的概念及特征

（一）概念

集團(tuán)企業(yè)是現(xiàn)代企業(yè)的高級組織形式，是以一個(gè)或多個(gè)實(shí)力強(qiáng)大、具有投資中心功能的大型企業(yè)為核心，以若干個(gè)在資產(chǎn)、資本、技術(shù)上有密切聯(lián)系的企業(yè)、單位為外圍層，通過產(chǎn)權(quán)安排、人事控制、商務(wù)協(xié)作等紐帶所形成的一個(gè)穩(wěn)定的多層次經(jīng)濟(jì)組織。

（二）特征

1.集團(tuán)企業(yè)在結(jié)構(gòu)形式上，表現(xiàn)為以大企業(yè)為核心、諸多企業(yè)為外圍、多層次的組織結(jié)構(gòu)。

2.在聯(lián)合的紐帶上，表現(xiàn)為以經(jīng)濟(jì)技術(shù)或經(jīng)營聯(lián)系為基礎(chǔ)、實(shí)行資產(chǎn)聯(lián)合的高級的、深層的、相對穩(wěn)定的企業(yè)聯(lián)合組織。

3.在聯(lián)合體內(nèi)部的管理體制上，表現(xiàn)為集團(tuán)企業(yè)中各成員企業(yè)，既保持相對獨(dú)立的地位，又實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分層管理的制度，建立了集權(quán)與分權(quán)相結(jié)合的領(lǐng)導(dǎo)體制。

4.在聯(lián)合體的規(guī)模和經(jīng)營方式上，表現(xiàn)為規(guī)模巨大、實(shí)力雄厚，是跨部門、跨地區(qū)、甚至是跨國度、多角化經(jīng)營的企業(yè)聯(lián)合體。

（三）西安大明宮實(shí)業(yè)集團(tuán)的組織結(jié)構(gòu)介紹

西安大明宮實(shí)業(yè)集團(tuán)（以下簡稱“大明宮集團(tuán)”）創(chuàng)立于1993年，是一家以地產(chǎn)開發(fā)和商業(yè)運(yùn)營為主，為建材、家居、百貨等流通行業(yè)提供經(jīng)營平臺(tái)的民營企業(yè)，是以西安大明宮建材實(shí)業(yè)（集團(tuán)）有限公司為核心，其他子公司為外圍的集團(tuán)企業(yè)。旗下子公司共計(jì)23家，涉及地產(chǎn)開發(fā)、建材流通、電子商務(wù)、物業(yè)管理、文化旅游等行業(yè)。業(yè)務(wù)跨越陜西、山西、甘肅等省市。

二、從集團(tuán)企業(yè)特征分析檔案管理存在的問題

在信息化建設(shè)快速發(fā)展的今天，信息資源已然成為各行業(yè)爭相占用的重要資源。作為信息資源重要組成部分的檔案信息資源也逐漸引起各行業(yè)、各機(jī)構(gòu)的重視。但是，也存在諸多問題，其中集團(tuán)企業(yè)因?yàn)樽陨硖卣鹘o實(shí)際檔案工作帶來很大挑戰(zhàn)。

（一）集團(tuán)企業(yè)由多個(gè)主體共同組成，做好檔案管理工作難度大。集團(tuán)企業(yè)的這一本質(zhì)特征決定了檔案管理的復(fù)雜性和多樣性。大明宮集團(tuán)旗下共有子公司23家，各個(gè)成員企業(yè)相對獨(dú)立，自成體系。大明宮集團(tuán)各子公司都是獨(dú)立的法人單位，有自己獨(dú)特的管理體系，對檔案管理的要求各不相同，而且由于企業(yè)規(guī)模、經(jīng)營方式、涉足行業(yè)的不同，檔案種類幾乎涵蓋了所有的檔案類別，形成了不同門類、不同載體和形式的檔案。致使各個(gè)子公司的檔案管理水平參差不齊，要想達(dá)到檔案管理統(tǒng)一規(guī)范的要求還需要一個(gè)長期努力的過程。

（二）跨地域經(jīng)營，造成檔案管理的不集中。隨著外拓力度的加大，大明宮集團(tuán)業(yè)務(wù)跨越陜西省各個(gè)市區(qū)，山西省、甘肅省等省市，在未來還將繼續(xù)擴(kuò)大拓展發(fā)展空間，走的更遠(yuǎn)。如此，檔案工作也形成跨地域的管理特點(diǎn)，勢必影響檔案管理的規(guī)范性。

（三）檔案工作人員更換頻繁，管理方法不連續(xù)。集團(tuán)企業(yè)檔案管理工作任務(wù)重、難度大，且枯燥不易出成績，因此檔案工作人員不穩(wěn)定。以至于管理方法不能得到有效延續(xù)，甚至出現(xiàn)斷層。而不同的管理人員有不同的管理習(xí)慣和管理方法，也不利于檔案的規(guī)范統(tǒng)一。

（四）管理環(huán)境復(fù)雜，難度較大，對檔案管理員的業(yè)務(wù)素質(zhì)要求高。檔案工作處于傳統(tǒng)、電子檔案的交錯(cuò)期，檔案管理難度大，對檔案管理員的業(yè)務(wù)水平要求高?；谀壳暗纳鐣?huì)發(fā)展環(huán)境，大多數(shù)企業(yè)希望通過信息化建設(shè)來提高工作效率，于是應(yīng)運(yùn)而生了OA辦公系統(tǒng)，產(chǎn)生了很多電子文件，但是又沒有完全脫離傳統(tǒng)模式，這就形成傳統(tǒng)、電子檔案的交錯(cuò)與共存的局面。這就對檔案管理員的專業(yè)水平提出了更高的要求，如果檔案管理員不能很好地處理二者的矛盾和共存問題，就會(huì)直接影響檔案的管理水平。

（五）檔案管理工作的邊緣化。集團(tuán)企業(yè)和其他企業(yè)一樣，主要以盈利為目的，主要領(lǐng)導(dǎo)和員工對檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足。檔案管理作為服務(wù)性質(zhì)的工作，通常耗時(shí)費(fèi)力，不出成績，在檔案工作上通常是重形式輕內(nèi)容。大部分員工對于檔案管理的理解比較狹義。所以在日常的工作中不會(huì)去充分考慮文件材料的前期控制、質(zhì)量把控，后期的收集整理以及統(tǒng)一歸檔管理的重要性。這就導(dǎo)致檔案人員在收集整理檔案時(shí)出現(xiàn)材料不全、歸檔質(zhì)量不高的問題。

三、如何解決企業(yè)檔案管理面臨的問題

（一）建立以集團(tuán)總部為中心，多層次的檔案管理體系。各部門、各公司要有檔案專（兼）職管理人員，要加強(qiáng)聯(lián)系、相互配合。大明宮集團(tuán)目前在集團(tuán)總部、各公司都設(shè)有檔案管理員，集團(tuán)總部各部門內(nèi)勤崗為兼職檔案管理員，初步建立了檔案管理體系。

（二）多與領(lǐng)導(dǎo)溝通，爭取領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的支持。檔案管理部門要及時(shí)向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作開展情況，要將檔案工作相關(guān)內(nèi)容納入對部門和相關(guān)人員的考核之中，靠制度和措施來推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作的開展。

（三）多渠道培訓(xùn)，不斷提高檔案人員的素質(zhì)和能力。集團(tuán)檔案管理部門要切實(shí)履行職責(zé)，要利用多種機(jī)會(huì)和渠道加大對分公司、子公司檔案人員的培訓(xùn)教育，提升他們的素質(zhì)和能力。要采取激勵(lì)措施，調(diào)動(dòng)他們的積極性，推動(dòng)檔案管理的有效開展。

（四）檔案人員對自我工作定位要有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)。檔案崗位平凡，責(zé)任重大，檔案人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)工作的自覺性，與時(shí)俱進(jìn)、及時(shí)高效地做好檔案工作。

（五）根據(jù)各子公司的不同情況，靈活開展檔案工作。各子公司要處理共性和個(gè)性的矛盾，要與當(dāng)?shù)貦n案局（館）建立聯(lián)系，在業(yè)務(wù)上尋求專業(yè)檔案人員的幫助和指導(dǎo)，在既不違反檔案管理規(guī)定，又能結(jié)合各自實(shí)際的情況下，共同做好集團(tuán)企業(yè)的檔案管理工作。

四、希望檔案主管部門給予支持和幫助

（一）希望檔案主管部門加強(qiáng)宣傳。通過官方渠道呼吁企業(yè)重視檔案工作，增強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工的檔案意識(shí)，為企業(yè)檔案工作開展創(chuàng)造良好氛圍。

（二）針對企業(yè)檔案工作需求，多渠道多形式開展檔案培訓(xùn)，并且要?jiǎng)?chuàng)新培訓(xùn)的方式方法，努力使企業(yè)檔案人員能夠參加培訓(xùn)，了解和掌握開展檔案工作的新知識(shí)和新方法，與時(shí)俱進(jìn)地做好企業(yè)檔案管理工作，為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮出檔案工作的作用。

眾所周知，檔案的原始記錄性這一本質(zhì)特征決定了它的重要地位。集團(tuán)企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)各項(xiàng)工作的重要組成部分，是記錄企業(yè)發(fā)展軌跡，維護(hù)企業(yè)利益的有效證據(jù)；做好企業(yè)檔案管理工作需要各方面的相互配合和共同努力，只有不斷改善和提升企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，才能讓檔案管理工作更好地服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展。