文/付菁燕

隨著城市化持續(xù)高速發(fā)展，技術(shù)日益升級(jí)，工程建設(shè)的規(guī)模和數(shù)量在急劇擴(kuò)張，對(duì)于工程檔案管理的專業(yè)性和科學(xué)性也隨之提出了更高的要求，管理難度逐步加深。工程資料客觀有效地反映了工程建設(shè)項(xiàng)目在建設(shè)全周期的真實(shí)過程，是工程建設(shè)的原始記錄性憑證，是工程建設(shè)管理中的重要環(huán)節(jié)。如何高效地實(shí)現(xiàn)工程資料檔案管理成為工程建設(shè)過程中需要高度重視的問題。而工程檔案如何運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案工作自身價(jià)值，最大限度地發(fā)揮其特有的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益，有效地為社會(huì)各界提供服務(wù)，是擺在檔案工作者面前一個(gè)需要迫切解決的新課題。

一、工程檔案管理的現(xiàn)狀

1.工程檔案管理的內(nèi)容

工程建設(shè)工作環(huán)節(jié)眾多，既系統(tǒng)又復(fù)雜。工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的資料包括安裝土建等文件資料、項(xiàng)目竣工圖和綜合性資料。其中文件資料包括圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、技術(shù)交底、設(shè)計(jì)變更、開工報(bào)告、竣工報(bào)告、項(xiàng)目監(jiān)理規(guī)劃、例會(huì)記錄、工程組織設(shè)計(jì)、建筑材料、質(zhì)量文件、相關(guān)實(shí)驗(yàn)資料、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、工程驗(yàn)收資料、工程監(jiān)測(cè)資料、質(zhì)量評(píng)估文件、質(zhì)量檢測(cè)資料、事故處理與記錄資料技術(shù)總結(jié)等。項(xiàng)目竣工圖，該部分主要包括了建筑、通風(fēng)管線、平面布置、電路，以及其他相關(guān)方面的工程圖。綜合性資料，包括了工程報(bào)批相關(guān)文件、施工區(qū)域環(huán)境資料，如地質(zhì)水文氣象、項(xiàng)目任務(wù)書、拆遷安置、工程設(shè)計(jì)與變更、項(xiàng)目規(guī)劃安全管理環(huán)境管理、消防文件、中標(biāo)與監(jiān)理施工文件、項(xiàng)目合同、與施工相關(guān)協(xié)議、施工竣工驗(yàn)收、工程審計(jì)結(jié)算資料等。

工程資料客觀反映了工程建設(shè)項(xiàng)目在建設(shè)全周期的真實(shí)過程，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，是工程檔案管理的趨勢(shì)。本文通過對(duì)工程檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，得出工程檔案管理信息化的必要性，在此基礎(chǔ)上，對(duì)工程檔案管理信息化的實(shí)施提出了幾點(diǎn)措施

2.工程檔案管理的現(xiàn)狀

現(xiàn)階段對(duì)建設(shè)工程檔案資料的管理，多數(shù)仍然采用傳統(tǒng)的管理模式。即按照“三納入，一同步”的原則，工程資料要緊跟工程建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)度。然而由于施工過程中現(xiàn)實(shí)條件的種種約束，工程檔案資料管理通常情況下未能與工程建設(shè)進(jìn)度保持在相同的更新頻率，檔案資料的建立具有滯后性，導(dǎo)致檔案資料的真實(shí)性和完整性有待驗(yàn)證。雖然各級(jí)管理部門都制定了相應(yīng)的檔案工作管理制度，但由于缺乏與制度運(yùn)行相配套的監(jiān)督管理體系，相關(guān)管理制度的有效實(shí)施面臨著形同虛設(shè)的困境。

3.工程檔案信息化管理存在的主要問題

雖然運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，提升檔案管理水平，使其更高效更便捷服務(wù)的理念和做法，已在部分地區(qū)和機(jī)構(gòu)中得到應(yīng)用和推廣。但筆者通過文獻(xiàn)調(diào)研及實(shí)地考察，發(fā)現(xiàn)目前在工程檔案信息化管理過程中仍然存在著以下主要問題。第一，檔案機(jī)構(gòu)及部門的檔案管理硬件設(shè)施普遍較為落后。第二，工程檔案資料管理的重點(diǎn)仍舊集中于對(duì)實(shí)體檔案的管理，檔案管理信息化的理念并未滲透到管理的各個(gè)流程中。第三，由于工程檔案資料產(chǎn)生來源的多樣性和分散性，很難在過程中對(duì)其實(shí)施統(tǒng)一管理和把控。

二、工程檔案管理信息化的必要性

1.提升檔案管理效率

隨著互聯(lián)網(wǎng)物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)等新興科學(xué)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域內(nèi)的廣泛應(yīng)用，工程檔案管理也應(yīng)該適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，積極主動(dòng)地實(shí)施檔案管理的信息化工作。這不僅能夠?qū)崿F(xiàn)工程檔案信息數(shù)據(jù)大容量存儲(chǔ)，而且在保證規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的前提下，能夠?qū)Υ鎯?chǔ)的工程檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行深層次的開發(fā)利用，有利于拓展檔案管理的深度和寬度，實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的大幅提升。

2.加快檔案信息共享

通過借助專業(yè)的信息化管理軟件，對(duì)紙質(zhì)化實(shí)體檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，建立檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)，突破實(shí)體檔案在檢索、整理、研究、利用等方面的局限性，實(shí)現(xiàn)工程檔案信息資源的共享，更好地服務(wù)于工程項(xiàng)目建設(shè)。

3.推動(dòng)工程建設(shè)可持續(xù)發(fā)展

對(duì)以紙質(zhì)、圖像、音頻、視頻為載體的工程檔案資料進(jìn)行妥善保管，可以用于工程建設(shè)領(lǐng)域?qū)＜覍?duì)現(xiàn)有竣工工程的技術(shù)狀況、工藝狀況及后續(xù)使用狀況進(jìn)行全面深入分析與研究，為今后工程建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展提供案例借鑒。

三、實(shí)現(xiàn)工程檔案管理信息化措施

1.高度重視工程檔案管理信息化工作

在信息化技術(shù)快速發(fā)展的大背景下，電子文件大量產(chǎn)生，對(duì)電子文件歸檔和電子檔案的專項(xiàng)管理，是傳統(tǒng)檔案管理工作面臨的新挑戰(zhàn)。大量電子文件長(zhǎng)期不歸檔不僅使檔案資源部分流失，也不利于檔案信息化的持續(xù)健康發(fā)展。電子檔案管理工作是一項(xiàng)全新的系統(tǒng)性工作，既需要依據(jù)國(guó)家出臺(tái)的相關(guān)規(guī)章制度和規(guī)范性文件來加以指導(dǎo)和規(guī)范，更需要相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和支持。因?yàn)樗环矫骊P(guān)系著國(guó)家檔案資源體系建設(shè)，另一方面也符合國(guó)家加快信息化發(fā)展的時(shí)代要求。

2.提升檔案管理人員的信息化管理意識(shí)

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和意識(shí)，直接關(guān)系到管理工作的質(zhì)量和水平。對(duì)檔案管理人員應(yīng)該定期參加專業(yè)培訓(xùn)，熟悉相關(guān)法律法規(guī)，了解最新技術(shù)應(yīng)用，增強(qiáng)自身知識(shí)儲(chǔ)備，提升檔案管理信息化水平。各工程建設(shè)單位應(yīng)積極吸納接收既懂檔案管理專業(yè)知識(shí)，又懂檔案信息化工作的人員，為工程檔案信息化管理儲(chǔ)備優(yōu)質(zhì)的人才。

3.建立優(yōu)質(zhì)的電子檔案存儲(chǔ)環(huán)境

保障電子檔案的真實(shí)性和長(zhǎng)期可用性，是電子檔案管理過程中的難點(diǎn)，也是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的重要基礎(chǔ)。對(duì)檔案真實(shí)性的保障，應(yīng)該采用技術(shù)與管理相結(jié)合的方式，保證電子檔案在保管、利用、遷移、移交過程中操作的不可抵賴性、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的完整性、用戶身份的真實(shí)性，并妥善管理在運(yùn)行過程中使用的密碼、密鑰等認(rèn)證數(shù)據(jù)，選擇符合長(zhǎng)期保存要求的電子檔案存儲(chǔ)格式，確保電子檔案信息不被非法更改。檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)格式評(píng)估和抽檢，形成相應(yīng)記錄；對(duì)存在不能持續(xù)可讀狀況的電子檔案進(jìn)行遷移，或采用環(huán)境虛擬、封裝等經(jīng)過評(píng)估的技術(shù)延長(zhǎng)其可讀時(shí)間以保證持續(xù)可讀。

4.深入研究檔案管理與建筑領(lǐng)域新技術(shù)結(jié)合

在工程建設(shè)過程中，每一道工序所產(chǎn)生的檔案資料都直接反映了該項(xiàng)工程的品質(zhì)、進(jìn)度、檢驗(yàn)監(jiān)督等方面的現(xiàn)實(shí)狀況。隨著BIM技術(shù)在我國(guó)建筑行業(yè)的推廣，BIM因其技術(shù)特征能夠更加全面和清晰地反映施工過程中工程進(jìn)度和更新頻率。如何利用BIM結(jié)合電子簽章、影音存留、指紋虹膜等將是工程檔案管理工作探討的新課題。

總之，落實(shí)工程檔案管理信息化要求，提升工程建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的協(xié)作效率，保證工程檔案資料的完整性，是工程建設(shè)單位檔案機(jī)構(gòu)的一項(xiàng)重要任務(wù)，也是響應(yīng)“智慧工地”建設(shè)的戰(zhàn)略需要。