陸萍

【摘要】由于信息技術(shù)與電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理也逐漸步入了信息化時(shí)代。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作與電子信息檔案的區(qū)別逐漸拉大，二者的保存方式與保存技術(shù)有著明顯的區(qū)別，檔案管理人員要根據(jù)紙質(zhì)檔案與電子檔案的特點(diǎn)，對(duì)二者進(jìn)行不同的檔案保護(hù)工作。本文主要對(duì)紙質(zhì)檔案與電子檔案進(jìn)行區(qū)別分析，并提出相關(guān)的技術(shù)性保護(hù)措施。

【關(guān)鍵詞】紙質(zhì)檔案;電子檔案;二者區(qū)別;技術(shù)性保護(hù)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)也在不斷發(fā)展，檔案的載體由紙質(zhì)向電子逐漸轉(zhuǎn)變，檔案的載體發(fā)生了巨大的變化，紙質(zhì)檔案與電子檔案存在著明顯的區(qū)別。因?yàn)槎叽嬖谥黠@的區(qū)別，在檔案管理中二者的保護(hù)技術(shù)也有著極大的差別，本文主要對(duì)二者的區(qū)別以及技術(shù)保護(hù)進(jìn)行分析。

一、紙質(zhì)檔案與電子檔案載體壽命的區(qū)別

紙質(zhì)檔案的載體是紙張，紙張的主要成分是纖維素，纖維素的性質(zhì)決定了紙質(zhì)檔案的壽命。纖維素能夠在高溫、潮濕、酸性環(huán)境與氧化環(huán)境中發(fā)生水解反應(yīng)與氧化反應(yīng)，降低了紙質(zhì)檔案的壽命，對(duì)紙質(zhì)檔案造成污染，所以在紙質(zhì)檔案保管中排除水解反應(yīng)與氧化反應(yīng)，紙質(zhì)檔案能夠保存上百年甚至是上千年。

電子檔案的載體是計(jì)算機(jī)中的磁性物質(zhì)或者是光盤(pán)。其中磁盤(pán)的底基物質(zhì)是聚酯，也是磁性物質(zhì)的主要支撐體。聚酯底基容易產(chǎn)生靜電，靜電會(huì)吸引空氣中的灰塵，導(dǎo)致磁性物質(zhì)脫離。在磁盤(pán)中底基與磁粉之間是通過(guò)粘合劑進(jìn)行連接的，但是粘合劑具有熱脹冷縮、生霉等弊端，影響電子檔案的調(diào)取。電子檔案中的磁粉是形成影像以及圖片的主要物質(zhì)，容易受到外部磁場(chǎng)的影響出現(xiàn)消磁、退磁等問(wèn)題。使用光盤(pán)的方式進(jìn)行電子信息檔案的保存工作，在光盤(pán)中主要記錄信息的方式是碲、碲合金、硒以及碳鋁化合物，但是這些物質(zhì)容易受到外界的影響，容易與堿性物體發(fā)生化學(xué)反應(yīng)，容易在空氣中進(jìn)行氧化反應(yīng)，一般電子檔案載體的壽命在10年左右。

紙質(zhì)檔案與電子檔案的載體進(jìn)行對(duì)比，二者載體的壽命有著明顯的區(qū)別，紙質(zhì)檔案在保存良好的情況下可以保存千年，電子檔案的載體僅能夠保存10余年，所以進(jìn)行檔案保存時(shí)，不僅要使用電子檔案載體，還要使用紙質(zhì)檔案對(duì)其進(jìn)行備份。

二、紙質(zhì)檔案與電子檔案環(huán)境條件的影響區(qū)別

（一）環(huán)境的濕度與溫度。無(wú)論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案，二者在潮濕的環(huán)境下都會(huì)發(fā)生一定的水解反應(yīng)或者是氧化反應(yīng)。潮濕的環(huán)境下，紙質(zhì)檔案中的纖維會(huì)與周?chē)諝獍l(fā)生氧化反應(yīng)，而且可能會(huì)污染紙質(zhì)檔案中的檔案字跡。在溫度較高的環(huán)境下，電子檔案的保存難度加大，光盤(pán)中的黏合劑與聚酯底基會(huì)受到溫度的影響膨脹或者收縮，進(jìn)而導(dǎo)致了電子檔案播放出現(xiàn)問(wèn)題。根據(jù)二者容易受到濕度與溫度的影響，對(duì)紙質(zhì)檔案與電子檔案實(shí)行不同的檔案保存方式。紙質(zhì)檔案的保存溫度在14℃到23℃之間為最佳保存溫度，空氣中的相對(duì)濕度在45%至60%之間。電子檔案的保存最佳溫度在16℃到20℃之間，濕度在40%到45%之間。所以檔案的管理人員要根據(jù)檔案的類(lèi)型不同，選擇合適的環(huán)境對(duì)檔案進(jìn)行管理工作。

（二）空氣中的塵埃。紙質(zhì)檔案受到空氣中塵埃的影響，主要有紙質(zhì)檔案的機(jī)械磨損、紙質(zhì)檔案紙張的粘連、紙張出現(xiàn)霉菌。對(duì)電子檔案損壞的主要方式是磁盤(pán)、光盤(pán)的劃傷，導(dǎo)致資料無(wú)法正常讀取，而且灰塵中的化學(xué)成分會(huì)對(duì)磁盤(pán)和光盤(pán)造成一定的復(fù)制，其中霉菌中分泌的酶對(duì)光盤(pán)與磁盤(pán)產(chǎn)生了一定的損失，從而導(dǎo)致電子檔案的數(shù)據(jù)丟失。針對(duì)環(huán)境中的灰塵問(wèn)題，紙質(zhì)檔案的保管方式要在紙質(zhì)檔案上方鋪上一層宣紙，使用木板覆在宣紙上，防止灰塵直接落在紙質(zhì)檔案上。如果發(fā)現(xiàn)檔案對(duì)紙質(zhì)檔案造成了傷害，要及時(shí)將檔案送到專(zhuān)業(yè)檔案修復(fù)人士手中進(jìn)行修復(fù)。電子檔案的保管方式，要對(duì)電子檔案儲(chǔ)存的載體進(jìn)行嚴(yán)密的防塵措施，將光盤(pán)放置在獨(dú)立的光盤(pán)盒中，將光盤(pán)盒放置在檔案夾中，在檔案盒外粘貼標(biāo)簽，方便對(duì)電子檔案的調(diào)取。

（三）外界的磁場(chǎng)。外界的磁場(chǎng)對(duì)電子檔案的影響較大，磁場(chǎng)會(huì)對(duì)電子檔案儲(chǔ)存的載體造成一定程度的損壞，例如磁盤(pán)的消磁或者是退磁，導(dǎo)致了電子檔案無(wú)法正常的讀取電子檔案中的信息。而且磁場(chǎng)會(huì)對(duì)信息檔案儲(chǔ)存的設(shè)備及電子計(jì)算機(jī)形成干擾，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)中的檔案信息丟失。

（四）光線以及有害氣體。光線與有害氣體會(huì)促進(jìn)紙質(zhì)檔案的水解反應(yīng)與氧化反應(yīng)，進(jìn)而降低了紙張的強(qiáng)度。光線中的紫外線對(duì)電子檔案儲(chǔ)存字體影響較大，會(huì)導(dǎo)致磁粉的脫落，帶基老化，從而導(dǎo)致電子檔案的信息丟失。而且電子檔案信息設(shè)備在長(zhǎng)期光照的環(huán)境中，內(nèi)部零件出現(xiàn)老化問(wèn)題，造成運(yùn)轉(zhuǎn)卡頓、檔案信息丟失等問(wèn)題。如果電子檔案設(shè)備長(zhǎng)期處于有害氣體中，對(duì)設(shè)備內(nèi)部的中樞系統(tǒng)造成了破壞，出現(xiàn)檔案信息丟失的問(wèn)題。

三、紙質(zhì)檔案與電子檔案信息保護(hù)的區(qū)別

（一）電子檔案保存。紙質(zhì)檔案保管的主要目的是為了增加紙張的壽命，從而保存紙張上記錄的文字信息。電子檔案的保存主要使用掃描、數(shù)碼拍照等方式，將紙質(zhì)檔案變?yōu)楣獗P(pán)的形式進(jìn)行儲(chǔ)存。目前為止，我局檔案室共室藏檔案33萬(wàn)卷12982件，照片檔案1937張;歸檔光盤(pán)載體等檔案4卷共80張。照片檔案已完成了電子與紙質(zhì)雙套制保存，并有相應(yīng)的管理程序;光盤(pán)檔案實(shí)行正、副雙套制保存，正本存檔，副本日常利用。建立電子檔案信息目錄，按照數(shù)據(jù)庫(kù)管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)數(shù)字檔案載體進(jìn)行分類(lèi)，并將光盤(pán)檔案類(lèi)別輸入到數(shù)據(jù)庫(kù)中建立電子信息檔案的信息化儲(chǔ)存，方便電子檔案的查詢(xún)。然后將光盤(pán)進(jìn)行整理，按照檔案局的要求對(duì)電子檔案送報(bào)檔案局進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份。

（二）紙質(zhì)檔案的保護(hù)。紙質(zhì)檔案的保存方式，主要是防止紙質(zhì)檔案出現(xiàn)水解反應(yīng)與氧化反應(yīng)，注重紙質(zhì)檔案保管過(guò)程中的防潮工作。在紙質(zhì)檔案保管中，一般使用豎立方式儲(chǔ)存方式。如果檔案存放的時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，檔案的表面會(huì)落滿(mǎn)灰塵，這些灰塵會(huì)逐漸腐蝕檔案的封面。紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存要保存在干燥的環(huán)境中，如果檔案長(zhǎng)期保管在潮濕的環(huán)境中，會(huì)滋生霉菌，霉菌會(huì)逐漸腐蝕檔案的內(nèi)部，而且短時(shí)間內(nèi)霉菌無(wú)法消失，污染檔案信息。受潮的紙質(zhì)檔案要進(jìn)行緊急處理，將檔案及時(shí)取出，將檔案輕輕攤鋪在干凈的白色宣紙上，將另一張白色的宣紙放置在受潮的檔案上方，用手輕壓。位于紙絹文物下方的宣紙，為避免紙質(zhì)類(lèi)檔案受到二次污染，墊在文物下方的宣紙不能移動(dòng)位置。如果紙質(zhì)類(lèi)檔案受潮的問(wèn)題較為嚴(yán)重，則需要去除已經(jīng)浸濕的宣紙，重新?lián)Q一張宣紙進(jìn)行吸收，直至水漬全部吸收干凈。將吸干水漬后的檔案放置在安全且陰涼干燥處進(jìn)行自然陰干。

四、總結(jié)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案保存工作被各行各業(yè)重視。隨著信息技術(shù)的發(fā)展與電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的提高，檔案保管逐漸步入了信息化時(shí)代。紙質(zhì)檔案的保存與電子信息檔案的保存之間有著明顯的區(qū)別，二者的保存方式有著明顯的差異，對(duì)二者的檔案保存技術(shù)進(jìn)行分析，根據(jù)紙質(zhì)檔案與電子檔案的特點(diǎn)對(duì)二者進(jìn)行的不同進(jìn)行區(qū)分，并提出相應(yīng)的保存方式，可有效提高檔案信息的安全性，提高檔案管理的水平。

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