唐紅玲

摘 要 在我國(guó)企業(yè)檔案管理的過(guò)程中，由于受到傳統(tǒng)因素的影響，在檔案管理的過(guò)程中難免會(huì)存在一些問(wèn)題，因此必須要對(duì)我國(guó)企業(yè)檔案的管理理念進(jìn)行研究，要合理的應(yīng)用新理念改善傳統(tǒng)理念存在的弊端問(wèn)題，基于此本文結(jié)合實(shí)際在分析我國(guó)檔案事業(yè)建設(shè)情況的同時(shí)，提出了提高我國(guó)企業(yè)檔案管理水平的措施，希望分析之后能夠給相關(guān)的管理人員提供一定的參考。

關(guān)鍵詞 檔案管理 理念 分析

一、前言

作為企業(yè)管理的重要組成部分，企業(yè)檔案管理在目前的市場(chǎng)中由于歷史等一些因素的影響，存在著較大的問(wèn)題，特別是檔案事業(yè)建設(shè)目標(biāo)的改變?yōu)檎麄€(gè)行業(yè)帶來(lái)了層出不窮的困惑。以改革開(kāi)放為界，一系列政治經(jīng)濟(jì)制度的轉(zhuǎn)變（包括法治治理模式、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制、現(xiàn)代企業(yè)制度等），我國(guó)企業(yè)檔案管理也迎來(lái)了新變化，曾經(jīng)以組成國(guó)家檔案資源為最終指向的企業(yè)檔案向更加多樣的目的轉(zhuǎn)變。具體表現(xiàn)為以具有公共性質(zhì)的檔案資源和私人性質(zhì)的檔案資源的組合，對(duì)于前者可沿襲曾經(jīng)的企業(yè)檔案管理辦法，對(duì)于新出現(xiàn)的后者而言則需要針對(duì)性的新型管理模式。從20世紀(jì)90年代以來(lái)，由于經(jīng)濟(jì)政策的逐步開(kāi)放以及社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的逐步建立，私人企業(yè)方興未艾，為此，國(guó)家檔案行政管理部門也作出努力，針對(duì)企業(yè)檔案管理辦法的缺失逐步進(jìn)行完善。不論是《中華人民共和國(guó)檔案法》的頒布，還是以其為核心對(duì)于利用需求提供服務(wù)的展開(kāi)，都在進(jìn)行改革與探索。在此過(guò)程中，不斷完善屬地化管理、現(xiàn)代化管理、資產(chǎn)紐帶管理等方面，為我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理提供了一套行之有效的管理方法，并取得了一定成效。

二、檔案事業(yè)建設(shè)現(xiàn)況

（一）檔案意識(shí)和檔案管理薄弱

一直以來(lái)，檔案管理在企業(yè)中都處于一個(gè)無(wú)足輕重的地位，常常被領(lǐng)導(dǎo)忽視。這主要是因?yàn)闄n案管理無(wú)法帶來(lái)直觀的經(jīng)濟(jì)效益，所以被當(dāng)作可有可無(wú)的一個(gè)部門。不過(guò)，大部分企業(yè)還存在檔案管理，只不過(guò)沒(méi)有建立專門的部門去分類整理，而是各個(gè)科室自行管理，這樣的管理方式使得檔案過(guò)于分散，容易造成檔案的混亂。

（二）檔案棄而不用的現(xiàn)象嚴(yán)重

目前，我國(guó)大多數(shù)企業(yè)的檔案管理形式主義十分嚴(yán)重，雖然有相關(guān)的檔案管理室，也有十分完善的制度，然而光有檔案管理室卻無(wú)人問(wèn)津，有制度卻無(wú)人執(zhí)行。很多檔案常年存放在檔案室灰塵遍布，經(jīng)常幾十年都沒(méi)有打開(kāi)過(guò)。而高層管理者也從不過(guò)問(wèn)，檔案管理員也安得清閑，不進(jìn)行整理。并且，現(xiàn)在檔案的記錄還是采用傳統(tǒng)的方式，用筆紙記錄，裝袋。這樣的方式耗時(shí)耗力，不便于查閱。很多企業(yè)都不對(duì)檔案整理分類，大量的檔案都堆在一起，長(zhǎng)年累月，導(dǎo)致了很多檔案被侵蝕，損毀。在平時(shí)這樣的做法并不會(huì)對(duì)企業(yè)造成很大的影響，但難保日后急需這份檔案，彼時(shí)可能會(huì)有巨大的用處，如果到時(shí)找不到這份檔案，可能會(huì)對(duì)企業(yè)造成很大的損失。所以，對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的管理還是十分有必要的。

（三）檔案資源碎片化的問(wèn)題

在檔案事業(yè)建設(shè)現(xiàn)況的討論中可以發(fā)現(xiàn)檔案資源碎片化已成為目前國(guó)家檔案管理的一大問(wèn)題。實(shí)際上對(duì)于企業(yè)檔案資源的組織規(guī)劃是以個(gè)較為長(zhǎng)期性的工作，而在我國(guó)前期的規(guī)劃中，在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下相關(guān)人員為了國(guó)家檔案的建設(shè)長(zhǎng)期發(fā)展，將目光投向檔案的轉(zhuǎn)移與保存，因此更為關(guān)注的是企業(yè)檔案資源對(duì)于國(guó)家檔案館的貢獻(xiàn)，而忽視了其在具體基層單位的重要意義。這樣的管理理念承襲下來(lái)使得現(xiàn)今檔案資源碎片化問(wèn)題越發(fā)嚴(yán)重，現(xiàn)實(shí)工作中的資料歸檔工作也存在差異，以企業(yè)文書(shū)檔案和科技檔案的管理為例，在實(shí)際辦公中，企業(yè)文書(shū)檔案已不再是針對(duì)企業(yè)行政、黨群等相關(guān)工作的資料，而是經(jīng)過(guò)文書(shū)處理流程的檔案資料；而科技檔案也更少關(guān)注企業(yè)生產(chǎn)、研發(fā)以及基本建設(shè)等辦文流程。

三、企業(yè)檔案管理的發(fā)展方向

（一）從單一載體向多元化方向載體轉(zhuǎn)變

在如今的信息時(shí)代，信息儲(chǔ)存和查找十分便利，這同樣也給檔案的管理提供了新的思路。在過(guò)去，企業(yè)產(chǎn)生的檔案主要是手工書(shū)寫(xiě)，往往一堆堆的紙質(zhì)文檔，不但耗費(fèi)了許多物力，而且書(shū)寫(xiě)起來(lái)十分耗時(shí)，查閱時(shí)要去大量紙堆里翻閱，十分不方便。而且由于人工的不準(zhǔn)確性，很容易發(fā)生錯(cuò)記，紙質(zhì)的文件保存起來(lái)也容易損毀。而現(xiàn)在可以將文案打印出來(lái)進(jìn)行保存，這樣就省去了許多人力，還可以直接將文件保存在電子文檔里，既省去了堆放紙質(zhì)檔案的空間，也非常便于查閱。在如今的信息社會(huì)，使用電子文檔管理企業(yè)檔案是一個(gè)良好的做法，它非常好地彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理的缺點(diǎn)。具有高效性，便捷性，低成本的特點(diǎn)，能夠?qū)n案管理的現(xiàn)狀起到革新性的改變。

（二）強(qiáng)化人員管理和提高管理效率

在任何一個(gè)行業(yè)，人才都是企業(yè)發(fā)展不可或缺的，對(duì)于檔案管理也是如此。如今的社會(huì)，知識(shí)不斷更新，作為檔案管理員也要學(xué)習(xí)一些新的知識(shí)和技能，比如學(xué)習(xí)運(yùn)用電子文檔。而傳統(tǒng)的檔案管理員并不具備這樣的技能，所以企業(yè)要著重培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人員。企業(yè)可以對(duì)職員進(jìn)行相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，并定期檢查，確保職員的專業(yè)素質(zhì)足以勝任工作。當(dāng)然，企業(yè)在招聘檔案管理人員時(shí)也要提高招聘要求，與時(shí)俱進(jìn)。提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，使企業(yè)的檔案管理工作順利進(jìn)行。

四、結(jié)語(yǔ)

面對(duì)現(xiàn)代化進(jìn)程，企業(yè)檔案工作還有著許多的不足之處，想要迎來(lái)行業(yè)的健康發(fā)展，積極反思與學(xué)習(xí)、與時(shí)俱進(jìn)是重中之重。在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中面對(duì)諸多問(wèn)題，努力對(duì)其進(jìn)行分析研究，運(yùn)用現(xiàn)代化思維，將眼光放在當(dāng)下，一切問(wèn)題以市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制和現(xiàn)代企業(yè)制度為基礎(chǔ)進(jìn)行討論來(lái)尋求解決方案，才能夠更好地促進(jìn)我國(guó)企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的深化改革走上現(xiàn)代化發(fā)展道路。

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