張楊子

中圖分類號：C931.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號：1674-1145（2019）12-110-02

摘 要 行政辦公室是企業(yè)協(xié)調(diào)內(nèi)部事務(wù)以及處理外部事務(wù)的重要職能部門?，F(xiàn)代企業(yè)管理中，行政辦公室起著非常重要的作用，辦公室人員的工作內(nèi)容也非常繁雜，想要提升行政辦公室的工作效率，就必須要重視其中存在的一些問題?；诖耍疚膶π姓k公室工作中存在的一些問題進(jìn)行了分析，并提出了解決方案，僅供參考。

關(guān)鍵詞 新時(shí)期 辦公室 文秘工作 質(zhì)量

辦公室管理是一種理念，也是一種文化，高效的辦公室管理能夠把常規(guī)管理引向深入，高超的辦公室管理藝術(shù)能夠有效減少管理行為過多占用企業(yè)資源，降低企業(yè)管理成本。目前，隨著我國市場經(jīng)濟(jì)體制的初步確立，市場競爭日趨激烈，在這種情況下，企業(yè)必須要認(rèn)識(shí)到管理的重要性，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，轉(zhuǎn)變管理理念，與時(shí)俱進(jìn)，提升企業(yè)辦公室管理能效。

一、辦公室工作的特點(diǎn)及其要求

（1）雖然表面上看來辦公室工作非常簡單明了，但是由于其涉及面比較廣、內(nèi)容較多，所以實(shí)際上行政辦公室事務(wù)非常繁雜。行政辦公室工作不但涉及到大量的后勤服務(wù)性以及保障性工作，同時(shí)還涵蓋很多行政事務(wù)，比如材料整理和提交，信息收集與上報(bào)；上級指令的向下傳達(dá)、基層信息的反饋等，這都屬于行政辦公室的職權(quán)范圍。需要注意的是，辦公室工作不但涉及到大量的內(nèi)部辦公工作，同時(shí)還與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、財(cái)務(wù)管理以及文化建設(shè)等方面工作有著極為緊密的聯(lián)系。

（2）辦公室工作的多樣性、復(fù)雜性，對辦公室工作人員的工作態(tài)度、工作能力等提出了很高的要求。辦公室工作的工作要求主要表現(xiàn)為：遵守職業(yè)道德，面對復(fù)雜的工作任務(wù)，認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致做好自身分內(nèi)工作；對上級的指令嚴(yán)格進(jìn)行執(zhí)行，保持良好溝通，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)后要及時(shí)進(jìn)行匯報(bào)。另外，辦公室工作中還要結(jié)合工作實(shí)際，制定出合理的辦公室制度并嚴(yán)格進(jìn)行執(zhí)行，確保辦公室工作高效、有序開展。

二、企業(yè)辦公室行政管理中存在的問題

（一）缺乏健全的行政辦公制度

對于企業(yè)行政辦公室管理來講，想要提升其管理水平，就必須要擁有科學(xué)、合理的辦公制度，這樣能夠使辦公室工作人員在開展各項(xiàng)工作中，能夠做到有章可循，有據(jù)可依。然而，實(shí)際上，很多企業(yè)由于對辦公室工作制度重視成都不不夠，沒有指定辦公室制度或者制度不完善，這嚴(yán)重影響了行政辦公室工作效率。有的企業(yè)在制定辦公室制度過程中沒有結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，導(dǎo)致制度與實(shí)際工作相脫節(jié)，制度無法執(zhí)行和落實(shí)。還有部分企業(yè)對辦公室事務(wù)的分工不明確，工作無法落實(shí)責(zé)任到具體責(zé)任人，這就導(dǎo)致部分工作出現(xiàn)相互推諉的情況，不利于辦公室工作的順暢開展。

（二）管理方式落后

社會(huì)在不斷發(fā)展，辦公室在管理工作中也需要結(jié)合實(shí)際情況對內(nèi)容做出合理的調(diào)整。有很多企業(yè)辦公室在行政管理工作中還是使用傳統(tǒng)的方法，使得日常管理中存在很多的不足和問題，不能滿足當(dāng)前辦公室行政工作發(fā)展的需要。所以，這就需要企業(yè)能夠在辦公室行政管理中應(yīng)用高效管理思路，依據(jù)企業(yè)實(shí)際，對管理方法進(jìn)行合理的調(diào)整，提升辦公室行政管理精細(xì)化的可操作性，把行政辦公室與企業(yè)部門工作進(jìn)行良好的結(jié)合，只有這樣，才可以保障辦公室工作效率的提升。

（三）團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力不足

辦公室工作開展過程中，部門內(nèi)部人員之間、與相關(guān)部門人員之間，需要進(jìn)行有效的溝通，才能做好協(xié)作、配合。部分工作人員個(gè)溝通以及交流能力相對不足，在遇到問題時(shí)，無法及時(shí)進(jìn)行溝通和交流，團(tuán)隊(duì)意識(shí)欠缺，這嚴(yán)重耽誤了部分問題的解決時(shí)間，影響了辦公效率的提升。

三、企業(yè)辦公室行政高效管理思路

（一）管理科目的細(xì)化與量化

在我國企業(yè)管理中，管理人員受“人治”管理思想影響較為嚴(yán)重，很多企業(yè)規(guī)章制度制定以及實(shí)施過程中顯著受到管理人員個(gè)人喜好的影響，行政辦公室管理工作也不例外。因此，面對激烈的市場競爭形勢，在企業(yè)行政辦公室管理中，需要對制度和辦公形勢進(jìn)行改革，以便更好的適應(yīng)快節(jié)奏的市場變化。管理者應(yīng)該對辦公室各項(xiàng)工作內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化和量化，將每一項(xiàng)工作內(nèi)容進(jìn)行明確，責(zé)任到人，這樣能夠有效減少推諉現(xiàn)象的出現(xiàn)，提升辦公室工作效率。

（二）引入流程化和標(biāo)準(zhǔn)化的理念

現(xiàn)在企業(yè)實(shí)際管理過程中，流程化、標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化是非常重要的，對于行政辦公室管理工作來講也是如此。只有在行政辦公室管理過程中引入流程化、標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化的管理理念，才可以確保其各項(xiàng)工作內(nèi)容向著高效、有序的方向開展。與此同時(shí)，管理的流程化也能夠確保辦公室事務(wù)與其他部門進(jìn)行良好銜接，確保企業(yè)各部門之間溝通以及交流的順暢，提升企業(yè)整體運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

（三）提升協(xié)同與經(jīng)濟(jì)化意識(shí)

在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展中，人們更加強(qiáng)調(diào)合作與共贏。企業(yè)行政辦公室工作的有效開展并不是某一個(gè)工作人員或者管理者所能夠達(dá)到的，其各項(xiàng)事務(wù)也并不是單獨(dú)一個(gè)人能夠完成的，需要每一個(gè)工作人員相互協(xié)同來共同完成。所以，辦公室管理中要提升工作人員的協(xié)同以及經(jīng)濟(jì)意識(shí)，使其在工作中能夠做到良好溝通與密切配合，為企業(yè)行政辦公室工作的順暢、高效開展提供基礎(chǔ)。

（四）強(qiáng)化保障，改進(jìn)手段

現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，在一定程度上改變了企業(yè)行政辦公室的工作方式。辦公室管理過程總應(yīng)該積極引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，推動(dòng)辦公室管理的信息化發(fā)展，這樣能夠確保行政辦公室與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、信息化發(fā)展。

四、企業(yè)辦公室行政管理解決方案

（一）以制度化管理作為重要的管理手段

現(xiàn)在，為了在辦公管理中實(shí)現(xiàn)高效的管理，現(xiàn)代企業(yè)必須保證合理完善的激勵(lì)機(jī)制和保障措施。不但要在行政辦公室的管理過程中推行高效管理理念，同時(shí)還要構(gòu)建科學(xué)、合理的規(guī)章制度，并在日常管理對各項(xiàng)制度的執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督。在制度中要明確員工的責(zé)任和義務(wù)，同時(shí)對于優(yōu)秀的員工要按照制度進(jìn)行獎(jiǎng)賞，對于出現(xiàn)失誤的員工要進(jìn)行懲戒，做到“功必賞，錯(cuò)必罰”，這樣才能夠在行政辦公室中形成良好的工作文化，保障辦公室各項(xiàng)工作能夠有章可循，有據(jù)可依。

（二）細(xì)化崗位設(shè)置，明確崗位職責(zé)

行政辦公室是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要樞紐，對內(nèi)起到上傳下達(dá)以及內(nèi)部控制的作用，對外起到溝通、協(xié)調(diào)的橋梁，可以說，行政辦公室與企業(yè)其它部門之間即獨(dú)立又相互聯(lián)系，其每一項(xiàng)工作都關(guān)系到企業(yè)的管理運(yùn)營，因此，在行政辦公室管理中必須要細(xì)化崗位設(shè)置，明確崗位職責(zé)。如果辦公室崗位不明確，那么必然會(huì)導(dǎo)致部分工作的橫向重疊以及縱向交叉，影響各部門工作的順暢銜接；同時(shí)出現(xiàn)問題之后也無法責(zé)任到人，影響相關(guān)制度的執(zhí)行。因此，行政辦公室管理中崗位設(shè)置要明確，對職責(zé)進(jìn)行細(xì)化，責(zé)任到人，并派遣專門的人員負(fù)責(zé)與其他部門的溝通以及銜接工作，保障工作效率的提升。

（三）辦公室員工要加強(qiáng)思想認(rèn)識(shí)，提高執(zhí)行力

為了實(shí)現(xiàn)高效的辦公室管理，每個(gè)人都必須主動(dòng)進(jìn)行有效的合作與協(xié)作，提高責(zé)任感，做到盡職盡責(zé)，完善高效的管理工作。很多辦公室員工工作很輕松，但是他們每天的工作思想和熱情不足。在這種情況下，企業(yè)要加強(qiáng)人才培養(yǎng)教育，遵守企業(yè)高效管理規(guī)程，樹立責(zé)任心，使他們在工作中不斷提升自身的職業(yè)素養(yǎng)，保持與企業(yè)的共同發(fā)展。只有員工的專業(yè)素養(yǎng)提升了，精細(xì)化的工作理念才能夠在辦公室中全面的開展，在高效管理中，所有的人員都需要清楚自己的工作任務(wù)以及標(biāo)準(zhǔn)要求，依據(jù)精細(xì)化的工作程度要求自己。另外，企業(yè)需要注重對員工進(jìn)行績效考核和崗位激勵(lì)，以薪酬績效和崗位激發(fā)他們的工作熱情，為高效管理的實(shí)現(xiàn)提供保障。

（四）采取科學(xué)的管理手段，為行政事務(wù)的高效管理提供保證

想要提升行政辦公室工作的科學(xué)性與有效性，科學(xué)管理是一種必然的措施。因此，企業(yè)管理層需要提升對科學(xué)管理手段的重視，積極引進(jìn)先進(jìn)管理技術(shù)。在行政事務(wù)高效管理的過程中會(huì)出現(xiàn)很多的信息數(shù)據(jù)，這就需要合理的對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行有關(guān)的操作，如，梳理、分析、篩選、加工以及應(yīng)用，進(jìn)而促進(jìn)辦公室效率的提升，減少行政成本。比如，可以使用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，開發(fā)“集中辦公”、“費(fèi)用管理”的網(wǎng)絡(luò)軟件，這樣就可以集中的對相關(guān)的文件收發(fā)、制度出臺(tái)、費(fèi)用支出、事項(xiàng)溝通進(jìn)行管理，并且在工作中對其進(jìn)行不斷的優(yōu)化和完善，進(jìn)而實(shí)時(shí)控制管理辦公室工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，這有效了打破了事后管理的模式，朝著過程制進(jìn)行轉(zhuǎn)變，這對提升辦公室的高效管理水平具有積極影響。

五、結(jié)語

綜上所述，面對著當(dāng)前激烈的市場競爭，企業(yè)行政辦公室工作人員要高度重視辦公室管理中存在的問題，并結(jié)合企業(yè)工作實(shí)際，采取有力措施來解決這些問題，從而推動(dòng)行政辦公室各項(xiàng)事務(wù)的高效開展。具體來講，就是要轉(zhuǎn)變管理理念，建立健全行政辦公室各項(xiàng)制度，重視培訓(xùn)提升工作人員專業(yè)素養(yǎng)，只有這樣，才可以達(dá)到提升辦公室工作質(zhì)量以及水平的目的。

參考文獻(xiàn)：

[1]代華.國有企業(yè)辦公室行政工作高效管理探討[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2019（15）.

[2]曾琦琳.探究高校行政管理工作中的問題與應(yīng)對措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（24）：12-12.

[3]徐平.淺談如何做好國有企業(yè)辦公室行政管理工作[J].現(xiàn)代國企研究，2018（2）.