摘 要：隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，信息化和數(shù)字化成為諸多企業(yè)的主要發(fā)展方向，以至傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式無(wú)法滿足時(shí)代要求，形成了與社會(huì)發(fā)展之間的矛盾。因此，在信息化高度發(fā)展的今天，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行電子化、網(wǎng)絡(luò)化的改革，成為順應(yīng)時(shí)代要求的重要舉措。電子檔案管理?yè)碛蟹奖憧旖荨⒐?jié)省空間的優(yōu)勢(shì)，符合時(shí)代對(duì)資源管理的要求，但同時(shí)存在信息容易丟失、在長(zhǎng)時(shí)間的保存上不如傳統(tǒng)紙質(zhì)管理的缺點(diǎn)。本文以紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合分析為題，展開了一系列的探討與分析。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；管理；優(yōu)點(diǎn)；缺點(diǎn)；融合

在信息化、網(wǎng)絡(luò)化和科技化迅速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式開始隨著時(shí)代要求進(jìn)行電子化和網(wǎng)絡(luò)化的變革。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的大范圍普及，對(duì)檔案的管理重點(diǎn)開始由傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理向紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的方向轉(zhuǎn)移。電子檔案較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，具有存儲(chǔ)方便和便于調(diào)用的特點(diǎn)，從而在眾多企業(yè)中得到廣泛的應(yīng)用，但電子檔案也有信息資料易丟失、不便于長(zhǎng)期管理等嚴(yán)重缺點(diǎn)，因此，需要通過(guò)傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式加以補(bǔ)充。

1 紙質(zhì)檔案管理的優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn)分析

1.1 紙質(zhì)檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

試紙檔案管理是以紙質(zhì)作為載體，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料進(jìn)行記錄保存的傳統(tǒng)檔案管理方式，較電子檔案管理有以下優(yōu)勢(shì)：1）在保存良好的情況下，紙質(zhì)檔案能以一種更加直觀真實(shí)的感覺(jué)對(duì)資料進(jìn)行傳遞，經(jīng)明確的分類整理，可使讀者迅速提取自己想要的信息。2）紙質(zhì)檔案能保證更高的可信度，任何對(duì)檔案資料進(jìn)行的改動(dòng)都一目了然，幫助人們更好的辨別真?zhèn)?，確保檔案的真實(shí)性和安全性，保證其較高的憑證作用。3）紙質(zhì)檔案不受電磁干擾的影響，能有效的減少信息的丟失和被盜，使檔案的壽命更長(zhǎng)。

1.2 紙質(zhì)檔案管理的缺點(diǎn)

作為傳統(tǒng)的檔案管理方式，紙質(zhì)管理也存在其根本性的問(wèn)題：1）保存條件嚴(yán)格。由于紙張的主要成分是纖維素，纖維素在酸堿試劑的作用下會(huì)發(fā)生嚴(yán)重的損壞，因此，對(duì)紙質(zhì)檔案的保存條件較為嚴(yán)苛。2）占有空間大。紙質(zhì)檔案由于體積較大，從而占有了一定的存儲(chǔ)空間，需要通過(guò)購(gòu)買相應(yīng)設(shè)備來(lái)解決，無(wú)形中加大了存儲(chǔ)的成本。3）管理繁瑣。在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分門別類的歸置時(shí)工作量巨大，且為了保證在保存時(shí)不損壞資料，往往需要注意很多事項(xiàng)，從而給檔案管理工作帶來(lái)難度。

2 電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn)分析

2.1 電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

作為電子化、網(wǎng)絡(luò)化和計(jì)算機(jī)技術(shù)的聯(lián)合產(chǎn)物，電子檔案管理有以下優(yōu)點(diǎn)：1）文件的多媒體性可通過(guò)電子檔案得以體現(xiàn)，從而更形象生動(dòng)的對(duì)內(nèi)容進(jìn)行表達(dá)，方便讀者理解記憶。2）電子檔案的儲(chǔ)存信息量大，占地空間小，便于對(duì)信息高效快速的復(fù)制、傳送和短期保存。3）電子檔案通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)化分類，極大的節(jié)省了人力物力，使讀者可以第一時(shí)間自行找到所需材料，方便讀者的閱讀。

2.2 電子檔案管理的缺點(diǎn)

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相似，電子檔案管理也有其本身存在的客觀問(wèn)題：1）作為電子檔案的載體，光盤、磁盤、磁帶等這些載體的成分組成不穩(wěn)定，容易發(fā)生氧化或腐蝕，壽命短，不利于長(zhǎng)期保存。2）電子檔案非常依賴與計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，沒(méi)有計(jì)算機(jī)就不能建立檔案網(wǎng)絡(luò)。到當(dāng)計(jì)算機(jī)受灰塵、磁場(chǎng)、潮濕度等因素影響和破壞是，電子檔案的保存困難就顯得異常艱難。3）電子檔案安全性差，即使被惡意修改也無(wú)法追根溯源，尤其當(dāng)電腦病毒入侵，電子檔案受到攻擊時(shí)，其安全性和可靠性更是大打折扣。

3 紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的快速發(fā)展，各行各業(yè)也隨之進(jìn)行著不斷的創(chuàng)新，而企業(yè)的檔案管理水平往往體現(xiàn)了企業(yè)的綜合實(shí)力，所以，必須對(duì)檔案進(jìn)行細(xì)致的管理。電子檔案具有較強(qiáng)的時(shí)代氣息，符合時(shí)代要求，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理同樣具有其不可動(dòng)搖的作用和地位，因此，如何在實(shí)際的生產(chǎn)活動(dòng)中將兩者有機(jī)的融合，成為了現(xiàn)階段檔案管理工作的核心。只有將兩者進(jìn)行融合，才能使檔案的憑證價(jià)值和高效檢索性得以真正的發(fā)揮。

3.1 建立相對(duì)獨(dú)立又彼此聯(lián)系的兩套管理系統(tǒng)

電子檔案和紙質(zhì)檔案作為兩種不同形式的檔案管理形式，在對(duì)資料進(jìn)行收集、存儲(chǔ)、保護(hù)和利用等方面有相對(duì)獨(dú)立的兩套運(yùn)行系統(tǒng)，因此，在實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案與電子檔案融合的過(guò)程中，首先要根據(jù)兩者的不同分設(shè)不同的管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)兩個(gè)系統(tǒng)的分別操作、分別保管和分別利用，同時(shí)應(yīng)在兩個(gè)系統(tǒng)之間建立一定的聯(lián)系方式，方便人們能快捷的就同一文件進(jìn)行兩種不同方式之間的轉(zhuǎn)換使用，保證在業(yè)務(wù)處理上的一致性，提高便捷性和實(shí)用性。例如可以在紙質(zhì)檔案的備注或文案中標(biāo)明其電子文件所在的地址，同時(shí)在電子郵件的附錄里也要標(biāo)注相應(yīng)的紙質(zhì)檔案所處的位置和檔號(hào)，實(shí)現(xiàn)兩者之間的參照互補(bǔ)，實(shí)現(xiàn)既獨(dú)立又聯(lián)系的聯(lián)合檔案管理模式。

3.2 實(shí)行檔案部門集中管理電子檔案

為保證檔案的信息化管理，相關(guān)檔案管理部門應(yīng)落實(shí)其收集歸置電子文件、對(duì)電子檔案進(jìn)行管理的責(zé)任，從而保證電子檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化和檔案信息資源一體化。實(shí)行檔案部門集中管理電子檔案的優(yōu)點(diǎn)如下：1）確保電子檔案收集、歸檔、儲(chǔ)存、保護(hù)等環(huán)節(jié)的嚴(yán)謹(jǐn)性，避免非專業(yè)人員對(duì)電子檔案造成的丟失和損壞，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的規(guī)范化和專業(yè)化。2）有利于歸檔電子文件之間以及電子文件和其他載體形式的檔案之間建立聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的信息資源一體化。3）能存進(jìn)對(duì)電子檔案進(jìn)行專業(yè)性的開發(fā)，提高電子檔案管理的科學(xué)性。

3.3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在信息化高度發(fā)展的今天，檔案管理涵蓋了計(jì)算機(jī)科學(xué)、檔案學(xué)以及分類學(xué)等學(xué)科，成為一種綜合性的科學(xué)。因此，檔案管理工作者必須順應(yīng)時(shí)代要求，大力拓展專業(yè)視野、提高綜合業(yè)務(wù)水平、精化相關(guān)操作技能、及時(shí)更新知識(shí)框架，實(shí)現(xiàn)過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)熟練操作以及對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息的有效利用，完善電子檔案的制作、使用、維護(hù)和管理過(guò)程，切實(shí)深入到對(duì)電子檔案的管理工作中去，探索總結(jié)電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案融合的規(guī)律，推動(dòng)檔案管理全面化、科學(xué)化和高效化的發(fā)展。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著信息大數(shù)據(jù)時(shí)代腳步的跟進(jìn)，電子檔案管理順應(yīng)時(shí)代要求誕生，成為對(duì)信息進(jìn)行系統(tǒng)化管理的一種重要手段。電子檔案的操作過(guò)程快捷高效，同時(shí)也存在著易損失和刪改無(wú)痕的缺點(diǎn)，使其在實(shí)際的應(yīng)用中安全性不能得到保證，因此，應(yīng)輔以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理機(jī)制對(duì)其進(jìn)行完善和監(jiān)督，就現(xiàn)階段而言，實(shí)現(xiàn)兩者的有機(jī)融合才是保證檔案順利進(jìn)行的關(guān)鍵。

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作者簡(jiǎn)介

孫中孝（1970-），男，漢族，山東省棗莊人，中央黨校大學(xué)學(xué)歷，助理館員，研究方向：檔案管理。