摘 要：在我國建立服務(wù)型政府的大背景下，各個機關(guān)事業(yè)單位都在努力提升公共服務(wù)質(zhì)量和水平。各級檔案館也在適應(yīng)時代發(fā)展，不斷提升其管理水平，擴大檔案的利用價值。實物檔案的概念在90年代初已經(jīng)被提出，是具有很大的參考價值和保存意義的。隨著我國社會經(jīng)濟的發(fā)展，實物檔案的種類和范圍也在不斷拓展，因此，要從實物檔案的管理與利用方面多思考、多創(chuàng)新，充分發(fā)揮實物檔案的應(yīng)有價值，為人民和社會服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案館；實物檔案；管理；利用

實物檔案是各類組織在業(yè)務(wù)工作中形成的以及個人在其工作、生活中形成的對國家和社會有保存價值的以物質(zhì)實體為記錄載體的物品檔案。[1]實物檔案的概念早在上個世紀90年代初就被已經(jīng)被提出，近年來，隨著國家社會經(jīng)濟的發(fā)展，檔案工作的重要性日漸凸顯，各級檔案館為了能夠豐富本館的館藏，加強了對實物檔案的收集和管理工作，這對于追溯當?shù)氐臍v史文化淵源，傳承地域特色文化，弘揚社會主義核心價值觀具有重要作用。

1 實物檔案的種類和特點

實物檔案的種類有很多，主要包括不同年代的獎狀、獎?wù)隆s譽證書、錦旗等；名人書法字畫、上級領(lǐng)導題詞等；民居用品、建筑構(gòu)件等；單位停用的各種印章及重大活動中形成的紀念品和宣傳品等等。這些實物檔案品類繁多，包羅萬象，形式多樣，生動直觀。雖然它們可以在一定程度上反映、體現(xiàn)或展現(xiàn)出歷史文化，講述真實發(fā)生的事情，但將實物檔案收集、管理和利用好是十分不容易的，需要檔案館及其主管單位在人力物力財力上均給予大力支持。

2 提高實物檔案管理與利用的現(xiàn)實意義

實物檔案已經(jīng)成為檔案館檔案收集中非常重要的組成部分。管理與利用好實物檔案對于檔案館的發(fā)展和社會的進步都是有現(xiàn)實意義的。對檔案館來說，實物檔案豐富了檔案館的館藏數(shù)量，形成了多樣化的檔案形式，對于相關(guān)單位和專業(yè)人士研究城區(qū)歷史文化、追溯歷史事件提供了最真實的佐證材料。展出的實物檔案有助于市民了解城市的地方史、建筑史以及當時的居住習俗，而存放于庫房中不便于展出的珍貴實物檔案則是當?shù)貧v史的見證，是城市文化傳承的無價之寶。

3 加強檔案館實物檔案管理與利用的有效策略

3.1 創(chuàng)新實物檔案工作機制

如前所述，實物檔案不同于傳統(tǒng)意義上的檔案文件，實物檔案所具有的不確定性和復(fù)雜度對實物檔案的收集、管理和利用都帶來了不小的挑戰(zhàn)。因此對于實物檔案的管理機制應(yīng)有一定的靈活度，且區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案管理。

首先，要建立“誰主責誰歸檔”的實物檔案管理方式。實物檔案本身具有的形式復(fù)雜性和載體多樣性決定了實物檔案的最佳管理方式應(yīng)為“誰牽頭、誰匯總、誰負責、誰歸檔”。[2]在收集實物檔案的過程中可以發(fā)現(xiàn)，實物檔案往往具有個體特色，所以在征集和保存實物檔案的時候要了解實物檔案的所有情況，確保對實物檔案實行個性化管理。而在檔案移交歸檔過程中，還要注意成立專門的負責小組進行，責任明確到人，避免出現(xiàn)失誤。

其次，要做好實物檔案管理全過程的監(jiān)督檢查。負責實物檔案的工作小組應(yīng)建立“隨辦隨歸”的工作制度，及時對實物檔案進行登記、編目、整理，將實物檔案的詳細情況記錄清楚。檔案館要定期派專人對實物檔案的管理工作進行督導，隨時監(jiān)督檢查工作是否到位，管理是否妥當。同時，根據(jù)在實物檔案管理過程中出現(xiàn)的問題予以及時解決，對不符合實際情況的制度和流程進行改進完善。

最后，要建立信息反饋制度。檔案館在進行實物檔案的管理工作中應(yīng)一起收集廣大人民群眾對于該項工作的意見和建議。同時，應(yīng)充分利用城建檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，搭建政府、檔案館、市民溝通的橋梁，履行公共管理職能，在努力收集各種反映城市發(fā)展進程的檔案資料的過程中接受公眾檢查和監(jiān)督。此外，還可以通過舉辦實物檔案的展覽實現(xiàn)檔案館與市民的良好互動。

3.2 實現(xiàn)實物檔案信息化管理利用

實物檔案因為是物體檔案，利用時往往帶來不便。[1]這就要求實物檔案在管理利用過程中要根據(jù)檔案信息化建設(shè)的大背景，順勢而上，實現(xiàn)實物檔案存量的信息化、增量的電子化。[3]

首先，要為實物檔案進行電子存檔。實物檔案的形態(tài)各不相同，內(nèi)容也大相徑庭，為了能夠便于瀏覽和查找，檔案管理人員必須在接收實物檔案時先利用掃描儀、數(shù)碼相機等把實物檔案拍下來進行存儲、登記和編目[4]，對實物檔案進行電子存檔，從而達到快速查閱的目的。

其次，可以進行檔案的條碼化管理。通過線下最流行的二維碼來達到對檔案的管理和利用。在接收實物檔案后，可以為每一件實物檔案編制唯一的二維碼標識，并將實物檔案的來源、背景、作者等信息編入二維碼信息中，使員工或公眾能夠更加便捷地了解實物檔案的所有信息。同時，還要注意如遇到需要保密的實物檔案，還要使用加密算法對圖像信息進行加密處理，以確保加密檔案不會被泄露。此外，還可以使用3D打印技術(shù)實現(xiàn)實物檔案的管理傳閱，盡量減少實物檔案在使用和利用過程中的折損，提高檔案的壽命期。[5]

最后，需要建立實物檔案共享平臺和數(shù)據(jù)資源數(shù)據(jù)庫。檔案館可以將已經(jīng)拍攝好存檔照片和編輯好二維碼信息的實物檔案信息錄入檔案數(shù)據(jù)資源數(shù)據(jù)庫，擴大檔案館的資源量。同時，要建立實物檔案信息共享平臺，一方面檔案管理人員可以利用該平臺對實物檔案進行管理，隨時檢查實物檔案的信息是否有補充或增減的情況，維護檔案信息的時效性；另一方面可以聯(lián)合其他省市級檔案館、檔案管理上級部門和下屬區(qū)級檔案館同時接入實物檔案信息共享平臺，達到數(shù)據(jù)資源流通無阻礙，使得需要查閱檔案的群眾能夠更加快捷方便地找到需要的檔案，節(jié)約時間。

此外，還可以利用實物檔案的電子形式編制宣傳畫冊，并進行實物檔案的編研工作，多層次、多渠道地進行開發(fā)利用。[6]檔案館可以利用國際檔案日、春節(jié)、端午節(jié)等節(jié)日開展主題宣傳活動，將實物檔案在主題宣傳活動上進行展示展覽，以真實的視覺效果達到傳遞中華民族傳統(tǒng)文化，反映歷史史實，體現(xiàn)地方特色，弘揚社會主義核心價值觀的目的。組織專業(yè)檔案人員與出版社合作，編寫反映當?shù)仫L俗民情的書籍，引入實物檔案的電子形式作為佐證圖片，提升系列書籍的影響力。

3.3 加強實物檔案管理隊伍建設(shè)

首先，要加強實物檔案管理隊伍的政治素質(zhì)和專業(yè)能力。檔案館要進行定期培訓，提升管理人員的政治理論學習時間，保證學習效果，同時，要著重培養(yǎng)實物檔案管理人員的專業(yè)技能，增強其對有價值的實物檔案的敏感度。無論何時何地，都要培養(yǎng)檔案管理人員發(fā)現(xiàn)能夠體現(xiàn)地域文化傳承和社會經(jīng)濟發(fā)展情況的有特色、有保存價值的實物檔案，并開展收集工作。

其次，要加強與高校的合作?？梢耘c高校聯(lián)合，建立實習基地，一方面可以為高校的檔案專業(yè)人員提供實習機會，另一方面也可以為檔案館培養(yǎng)儲備干部和后備力量，同時還可以邀請高校的相關(guān)專業(yè)教師到檔案館進行授課，實現(xiàn)高校與檔案館雙方的互利共贏。

參考文獻

[1]吳蔚.基層單位實物檔案的管理與保護[J].城建檔案，2016（07）：76-77.

[2]楊來青，鄒杰，苗麗麗.創(chuàng)新檔案工作機制服務(wù)上合組織青島峰會[J].中國檔案，2018（09）30-31.

[3]高珊.基于“三網(wǎng)一庫”的高校實物檔案管理利用——以中國海洋大學檔案館為例[J].蘭臺世界，2018（12）：69-71.

[4]郝瑞秀.實物檔案的管理及利用[C].國家檔案局檔案科學技術(shù)研究所專題資料匯編[A].新常態(tài)下的檔案工作新思維，2015：98-102.

[5]張維平.加強實物檔案管理工作的研究與探索[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（14）：102.

[6]汪倩秋，王澤華，劉順，等.論高校聲像、實物檔案的開發(fā)與利用——以河海大學校史館為例[J].檔案與建設(shè)，2016（03）：34-36.

作者簡介

陸丹婧（1990-），女，漢族，黑龍江省富?？h，本科，研究方向：檔案管理。