蔡雨軒
【摘 要】檔案管理作為我國事業(yè)單位的基礎(chǔ)性工作,其與單位的正常運行具有密切關(guān)系,但是當前,一些事業(yè)單位對檔案工作缺乏足夠的重視,管理方法、管理手段、管理理念陳舊落后,難以滿足時代發(fā)展的需要,對單位發(fā)展也帶來制約和阻礙,因此,如何提升檔案管理質(zhì)量,成為現(xiàn)階段事業(yè)單位急需解決的關(guān)鍵問題。本文主要針對事業(yè)單位檔案管理中存在的問題進行分析和探究,并且提出相關(guān)解決措施,希望給予相關(guān)單位以些許參考和借鑒。
【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;問題;解決措施
事業(yè)單位的任務(wù)和責任為服務(wù)社會,是國家設(shè)立的重要機構(gòu),對促進社會穩(wěn)定和經(jīng)濟發(fā)展具有積極意義。在事業(yè)單位的正常運行中,需要做好相關(guān)記錄和統(tǒng)計工作,進而為各項工作的開展提供數(shù)據(jù)和信息支撐。檔案是事業(yè)單位在運行發(fā)展中形成的重要資料,通過有效的檔案管理能夠提升事業(yè)單位的服務(wù)水平、運行質(zhì)量以及人資調(diào)配,對單位發(fā)展具有積極意義。但是當前,一些事業(yè)單位在開展檔案管理中沒有注重引入新方法和新理念,導(dǎo)致檔案管理水平低、效率差,難以發(fā)揮其重要作用。因此,事業(yè)單位要結(jié)合時代特點和行業(yè)發(fā)展,對檔案管理進行改革創(chuàng)新,加強規(guī)范化、制度化以及信息化建設(shè),突出檔案管理的核心地位,為自身的穩(wěn)定發(fā)展保駕護航。
一、事業(yè)單位檔案管理中出現(xiàn)的幾點問題
(一)檔案人員素質(zhì)有待提高
在互聯(lián)網(wǎng)+戰(zhàn)略下,事業(yè)單位在開展檔案管理中已經(jīng)基本實現(xiàn)了信息化,但是檔案人員依然是管理工作的核心元素和重要主體,只有構(gòu)建一支戰(zhàn)斗力強、素質(zhì)高、樂于奉獻的專業(yè)化檔案隊伍,才能保證各項工作的有序開展。但是當前,事業(yè)單位檔案人員的職業(yè)素質(zhì)、政治覺悟和專業(yè)能力參差不齊,為檔案工作帶來了負面影響,其具體體現(xiàn)在以下幾點:首先,檔案人員專業(yè)知識不足,對檔案管理的價值和作用缺乏正確認知,將資料收集、檔案分類和資料歸檔視為管理工作的主要內(nèi)容,不具備利用和開發(fā)檔案的能力和意識;其次,一些檔案人員是臨時借調(diào)而來,沒有接受過系統(tǒng)而專業(yè)的培訓(xùn),對待工作缺少精氣神,導(dǎo)致檔案管理效率不高、質(zhì)量較低;最后,一些檔案人員年齡較大,自身的信息技術(shù)操作能力和信息素養(yǎng)不符合信息時代下檔案管理的要求,同時也沒有主動學(xué)習(xí)的意愿,為檔案管理趨于智能化和信息化發(fā)展形成阻礙。
(二)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后
當前,一些事業(yè)單位對檔案工作缺乏重視,也沒有投入資源、人力和資金進行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),對檔案價值的發(fā)揮十分不利。首先,檔案管理依然沿用老舊設(shè)備,沒有添置現(xiàn)代化的信息設(shè)備;其次,事業(yè)單位在多年的運行發(fā)展中產(chǎn)生了大量的文件材料,其中很多材料都是紙質(zhì)文檔,單位也沒有建設(shè)檔案室用于存放檔案,即使建設(shè)了檔案室,其硬件條件和存放環(huán)境也難以滿足管理要求,甚至一些檔案還存在破損和受潮的情況。
(三)管理方式較為陳舊
一些事業(yè)單位在開展檔案管理中,依然沿用以往的管理方式,沒有結(jié)合時代發(fā)展積極探索全新的管理手段,導(dǎo)致檔案管理效率難以提升。首先,事業(yè)單位在應(yīng)用信息技術(shù)中,主要用其進行電子檔案儲存和管理,沒有建設(shè)共享機制和管理系統(tǒng),信息技術(shù)的價值沒有得到充分發(fā)揮;其次,內(nèi)部各個部門缺乏科學(xué)的合作與互動,為檔案整理搜集增添了難度;最后,在檔案信息輸入中,沒有對電子檔案進行統(tǒng)籌和分類。
二、解決事業(yè)單位檔案管理問題的相關(guān)措施分析
(一)注重開展人員培訓(xùn)
一支優(yōu)秀的管理隊伍是保證檔案管理質(zhì)量的核心因素,因此,事業(yè)單位需要注重開展人員培訓(xùn),提升檔案人員的道德素養(yǎng)、專業(yè)能力和信息化水平。首先,單位需要結(jié)合自身具體情況,合理選擇檔案人員,篩選原則和流程需要透明公開,檔案人員要具備較強的責任心、鮮明的政治立場和頑強的工作作風(fēng),在抽調(diào)兼職檔案人員前,需要對其開展專業(yè)化教育,促使其快速掌握以及了解相關(guān)管理方法和管理流程,配合好檔案部門開展各項工作;其次,單位要轉(zhuǎn)變以往對檔案人員不重視的情況,從薪酬、職稱和晉升等方面給予檔案人員以支持,調(diào)動其工作熱情和積極性,進而全身心的投入到崗位工作中;最后,隨著檔案管理信息化程度的加深,單位需要定期組織人員開展信息技術(shù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn),通過培訓(xùn)班、微課、慕課等形式,提升檔案人員的信息化素養(yǎng)和技術(shù)操作能力,進而滿足信息時代下檔案管理的新要求。
(二)加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
事業(yè)單位在開展各項檔案工作中,需要以完善而先進的基礎(chǔ)設(shè)施作為硬件支撐,基礎(chǔ)設(shè)施的完善程度和信息化水平,與檔案管理效率具有密切關(guān)系,當前,雖然一些事業(yè)單位引進了打印機、投影儀以及掃描儀等設(shè)備,但是其利用率較低,長期處于閑置狀態(tài),不僅導(dǎo)致資源浪費,同時也影響檔案管理的信息化進程,因此,單位需要加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。首先,單位領(lǐng)導(dǎo)需要加大人力、物力以及資金投入,結(jié)合自身管理需要,積極購入各種先進的儀器設(shè)備,進而滿足信息化管理要去;其次,事業(yè)單位需要加強庫房建設(shè),改善檔案存儲的硬件條件,做好庫房的防潮、通風(fēng)、防盜工作,保證檔案資料的安全。
(三)轉(zhuǎn)變檔案管理方式
以往在開展檔案管理中,由于管理方式陳舊落后,導(dǎo)致工作效率較低、質(zhì)量不高,因此,事業(yè)單位轉(zhuǎn)變自身理念,創(chuàng)新以及優(yōu)化管理方式,進而滿足發(fā)展需要。首先,要善于運用現(xiàn)代化的管理理念和管理模式,將精細化管理落實到檔案收集、檔案整理、資料歸檔等整個工作環(huán)節(jié)中,保證各項工作有序以及全面的進行;其次,基于互聯(lián)網(wǎng)開放性、共享性以及安全性的特點,檔案人員需要做好安全管理和檔案備份,結(jié)合檔案重要性設(shè)置使用權(quán)限,確保電子檔案的儲存和使用安全;最后,事業(yè)單位在內(nèi)部要加強建設(shè)局域網(wǎng),實現(xiàn)各個部門的檔案資源高度共享,發(fā)揮檔案利用價值,同時,各個部門需要配合檔案部門開展工作,自覺遵守檔案使用規(guī)定和要求,嚴禁外部網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱檔案,尤其對于機密檔案,要做好調(diào)閱管理和儲存管理。
(四)做好離職接班工作
檔案管理具有較強的專業(yè)性和系統(tǒng)性,事業(yè)單位經(jīng)常由專職人員負責檔案工作,如果檔案人員出現(xiàn)調(diào)職以及離職的情況,會對檔案工作的有序開展帶來影響,因此,單位需要做好離職接班工作。首先,事業(yè)單位要從制度層面進行明確規(guī)定,如果檔案人員調(diào)職或者離職,需要由指派人員進行接班,及時填補空缺崗位,保證各項工作有序銜接;其次,在人員離職之前,需要與接班人員做好工作交接,避免檔案管理出現(xiàn)問題,對單位運行帶來影響。
三、結(jié)語
總而言之,隨著我國社會的穩(wěn)定發(fā)展,事業(yè)單位的社會服務(wù)職能更加受到公眾的關(guān)注,事業(yè)單位想要更好的運行,為公眾和社會提供優(yōu)質(zhì)服務(wù),需要做好各項日常管理工作。檔案管理作為關(guān)鍵的管理內(nèi)容,單位主要領(lǐng)導(dǎo)和所有員工都需要提升思想認識,給予檔案管理以高度重視,積極轉(zhuǎn)變自身的檔案意識,主動配合檔案部門開展工作,檔案人員需要積極探索全新的管理方法和管理手段,迎合信息時代的特點,進而提升管理效率和水平,為單位穩(wěn)定發(fā)展提供幫助。
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