李博 陳鈺琳 陸璐

摘要：會(huì)展策劃與管理是指充分利用現(xiàn)有信息和資源，判斷事物變化發(fā)展的趨勢(shì)，全面構(gòu)思、設(shè)計(jì)，選擇合理、有效的方案，使之達(dá)到預(yù)期目標(biāo)的活動(dòng)。策劃是一個(gè)綜合性的系統(tǒng)工程，目標(biāo)是起點(diǎn)，信息是基礎(chǔ)，創(chuàng)意是核心.據(jù)收集和掌握的信息，對(duì)會(huì)展項(xiàng)目的立項(xiàng)、方案實(shí)施、品牌樹立和推廣、會(huì)展相關(guān)活動(dòng)的開展、會(huì)展?fàn)I銷及會(huì)展管理進(jìn)行總體部署和具有前瞻性規(guī)劃的活動(dòng)。會(huì)展策劃與管理對(duì)會(huì)展活動(dòng)的全過(guò)程進(jìn)行全方位的設(shè)計(jì)并找出最佳解決方案，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)開展會(huì)展活動(dòng)的目標(biāo)。

一、項(xiàng)目的簡(jiǎn)介及前景

隨著第三產(chǎn)業(yè)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)中的地位不斷地提升，會(huì)展業(yè)作為一類新興的經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)形式，呈現(xiàn)出蓬勃發(fā)展的態(tài)勢(shì)逐漸被社會(huì)各界重視。目前，中國(guó)會(huì)展產(chǎn)業(yè)的規(guī)模日趨擴(kuò)大，國(guó)內(nèi)已經(jīng)形成了一定數(shù)量的知名展會(huì)，如中國(guó)-東盟博覽會(huì)、文博會(huì)、義博會(huì)、廣交會(huì)等。會(huì)展業(yè)是集商品展示交易、經(jīng)濟(jì)技術(shù)合作、科學(xué)文化交流為一體，兼具信息咨詢、招商引資、交通運(yùn)輸、城市建設(shè)、商務(wù)旅游服務(wù)等多種功能的一種新興產(chǎn)業(yè)。通過(guò)會(huì)展活動(dòng)，能帶動(dòng)巨大的物流、人流、資金流、信息流和文化流，提升城市品位和知名度，進(jìn)而推動(dòng)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展。加快發(fā)展服務(wù)業(yè)，已成為我國(guó)推進(jìn)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)調(diào)整、加快經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)方式轉(zhuǎn)變的必由之路。會(huì)展業(yè)作為現(xiàn)代服務(wù)業(yè)的一個(gè)代表性行業(yè)，對(duì)經(jīng)濟(jì)的帶動(dòng)作用一直有“1：9”之說(shuō)：即會(huì)展業(yè)直接收入為“1”，則當(dāng)?shù)亟煌?、餐飲、住宿、旅游、?gòu)物、電信等相關(guān)產(chǎn)業(yè)的收入可達(dá)“9”。由此可見，會(huì)展業(yè)對(duì)經(jīng)濟(jì)的促進(jìn)作用非同一般。

會(huì)展經(jīng)濟(jì)的持續(xù)走高態(tài)勢(shì)，體現(xiàn)的是城市的經(jīng)濟(jì)繁榮和領(lǐng)導(dǎo)者的正確指引。近期的多國(guó)城市多向發(fā)展使得會(huì)展業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)不斷加大并大幅度的促進(jìn)了對(duì)它經(jīng)營(yíng)理念的創(chuàng)新，很多城市為更好地尋求發(fā)展將重點(diǎn)放在外觀及各種活動(dòng)上。會(huì)展經(jīng)濟(jì)在本國(guó)尤其優(yōu)勢(shì)，并獨(dú)具 鰲頭，部分一線城市在確定品牌的目標(biāo)上應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，獨(dú)具特色，占據(jù)優(yōu)勢(shì)地位，但城市會(huì)展至今仍有不足，在自身的定位中、中 期的戰(zhàn)略實(shí)施上、帶頭者的自律及引導(dǎo)上都存在相應(yīng)的問(wèn)題，產(chǎn)業(yè)的整體積極性不高，對(duì)其無(wú)威脅。將城市會(huì)展業(yè)品牌體系達(dá)到盡善盡美，并發(fā)展成為與國(guó)際能夠抗衡，與之媲美的品牌會(huì)展項(xiàng)目，是城市會(huì)展業(yè)當(dāng)前所要考慮并實(shí)施的最佳方案。

二、會(huì)展策劃與管理存在的問(wèn)題

（一）會(huì)展行業(yè)宣傳力度小，從運(yùn)營(yíng)方面看，客觀上資金的不及時(shí)，會(huì)讓城市的會(huì)展發(fā)展停滯，很多城市會(huì)因此無(wú)法帶動(dòng)團(tuán)隊(duì)的創(chuàng)作能力，制定不出合適并適時(shí)的方案來(lái)，導(dǎo)致前期的活動(dòng)沒(méi)有開展出來(lái)。

（二）會(huì)展場(chǎng)館缺乏領(lǐng)導(dǎo)和組織在總體的消費(fèi)支出中，租賃場(chǎng)地消耗極大，在現(xiàn)階段條件還不是很優(yōu)越的條件下，大多數(shù)場(chǎng)館會(huì)在摸索中前進(jìn)，這也就是讓資金消耗的原因之一，要進(jìn)行大量的實(shí)驗(yàn)才能探索出科學(xué)的業(yè)務(wù)體系；一些純理論性的知識(shí)并沒(méi)有落實(shí)到實(shí)處，而是在漂浮中尋找相應(yīng)的時(shí)機(jī)。因此，賦有文化氣息的會(huì)展缺乏管理和正確的方案落實(shí)，使得城市缺少生機(jī)。

（三）國(guó)際會(huì)議數(shù)量亟待增加，對(duì)很多城市本身會(huì)因?yàn)槲恢镁陀袃?yōu)勢(shì)，不但有基本的場(chǎng)所及配套設(shè)施還有較為完善的資金鏈系統(tǒng)與之匹配，這些都是居于首位所要考慮的。但引入的會(huì)議范圍較小，而與此同時(shí)，其他城市在此項(xiàng)目上也會(huì)有所作為，來(lái)確保城市的穩(wěn)定發(fā)展，就如同鄰國(guó)的亞洲城市多次被國(guó)際組織評(píng)為“亞洲最佳會(huì)議城市”等稱號(hào)。如此看來(lái)，我們要想走向更寬廣的領(lǐng)域還需要在宣傳的同時(shí)樹立符合本城市發(fā)展的觀念，達(dá)到國(guó)際的認(rèn)可，從而引入本城市。

（四）名牌展覽會(huì)相對(duì)缺乏，要從根本上突破限制，就要從自身出發(fā)，謀求發(fā)展就要自身 硬，要建立起一個(gè)屬于自己的品牌，并推向各國(guó)，這樣更有利于城 市的效益及地位的提升。然而，目前部分城市雖然在次數(shù)上和國(guó)外相差無(wú)異，但從本質(zhì)上去分析還是有不足之處。自身的認(rèn)識(shí)，對(duì)專業(yè)的概念還很模糊，在國(guó)內(nèi)中因知識(shí)的深度，很多人也不清晰，普及度稍有不足，對(duì)不同人群的需求還有待進(jìn)一步提高。

三、項(xiàng)目的發(fā)展與規(guī)劃

1. 會(huì)展行業(yè)管理清晰化，建立符合各地區(qū)發(fā)展的規(guī)則，并根據(jù)每個(gè)時(shí)期的不同情況推動(dòng)城市會(huì)展產(chǎn)業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，讓制度成為最有力量的保障。在此基礎(chǔ)上，要讓國(guó)際慣例認(rèn)同我們的同時(shí)，發(fā)展符合現(xiàn)階段的活動(dòng)，具體問(wèn)題具體分析，要為長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展做考慮。根據(jù)現(xiàn)狀組織一個(gè)專門的結(jié)構(gòu)或是設(shè)置臨時(shí)的管理部門，方便發(fā)展也規(guī)范了相關(guān)行業(yè)的運(yùn)行。

2.提高會(huì)展產(chǎn)業(yè)軟實(shí)力，城市會(huì)展產(chǎn)業(yè)在今后會(huì)發(fā)展的越來(lái)越好，格局也會(huì)逐步形成，其軟環(huán)境主要包括：展覽市場(chǎng)條理清晰，有序；實(shí)時(shí)進(jìn)行評(píng)析和規(guī)劃等工作；保護(hù)該行業(yè)應(yīng)有的權(quán)利，讓有關(guān)人員能夠充分運(yùn)用自己 的合法權(quán)益；讓場(chǎng)館更加立體化、快捷化、簡(jiǎn)便化；著重對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，有需要的給予實(shí)地幫扶，組成完善的聯(lián)系脈絡(luò)，切實(shí) 提高城市會(huì)展從業(yè)人員的綜合水平。

3. 吸引高層次的國(guó)際會(huì)議，打造會(huì)議品牌意味著可以讓城市發(fā)展更上一層樓。一方面，通 過(guò)高層次的會(huì)議，多方向的資源也會(huì)集聚在一起，形成一個(gè)高效的信息狀態(tài)呈現(xiàn)在城市中，有利于打造多元化的城市，也能夠得到大眾的認(rèn)可。另一方面，通過(guò)制定有利于品牌發(fā)展的政策，會(huì)帶動(dòng)國(guó)際會(huì)議組織者參與進(jìn)來(lái)。不妨看一看周邊城市如新加坡、神戶等城市的相關(guān)布局。

四、項(xiàng)目實(shí)施的條件和主要方案

條件：

1.有可供研究的各類層次會(huì)展舉辦或預(yù)舉辦。

2.成立會(huì)展策劃小組以及演習(xí)策劃小組，邀請(qǐng)專家團(tuán)隊(duì)對(duì)會(huì)展策劃小組進(jìn)行指導(dǎo)。

3.主要需要遵循以下幾項(xiàng)原則：目的性原則，操作性原則，創(chuàng)新性原則，有效性原則，規(guī)范性原則。

主要方案：

1.對(duì)預(yù)舉辦會(huì)展的項(xiàng)目，聯(lián)系其會(huì)展舉辦組委會(huì)，使用專業(yè)的知識(shí)，對(duì)會(huì)展運(yùn)用SWOT法則進(jìn)行可行性分析，并確立具體的可行性研究步驟。

2.確定有利不利因素，估計(jì)成功率大小，經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效果程度。

3.對(duì)會(huì)展進(jìn)行演習(xí)，具體確定會(huì)展各方面的資金需求以及所能夠創(chuàng)造的效益。

成立會(huì)展策劃小組，對(duì)會(huì)展的策劃進(jìn)行分階段實(shí)施。

五、研究過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的潛在問(wèn)題

1.會(huì)展策劃是一項(xiàng)具有風(fēng)險(xiǎn)性的活動(dòng)，在理論上，假定會(huì)展組織機(jī)構(gòu)要選擇達(dá)到目標(biāo)或期望結(jié)果的最合適的路徑。會(huì)展的策劃?rùn)C(jī)構(gòu)也總是希望能找到通往預(yù)期目標(biāo)的捷徑。但最終策劃產(chǎn)生的結(jié)果，總是存在不確定性。因此，在會(huì)展的策劃中應(yīng)盡可能將未來(lái)活動(dòng)的不確定性及風(fēng)險(xiǎn)性降至最低。

2.在會(huì)展項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中，勢(shì)必會(huì)受到一些未及時(shí)預(yù)見的突發(fā)狀況影響，例如當(dāng)?shù)厣鐣?huì)政治變化，經(jīng)濟(jì)形勢(shì)變化等突發(fā)事件，這樣會(huì)導(dǎo)致該項(xiàng)目出現(xiàn)停滯，甚至取消，給項(xiàng)目實(shí)施帶來(lái)很大難度。

六、項(xiàng)目發(fā)展的意義與價(jià)值

1.為會(huì)展決策提供最佳方案。會(huì)展策劃的目的就是尋求最合理、最經(jīng)濟(jì)、最有效的方案，為會(huì)展決策提供科學(xué)依據(jù)。

2.提高會(huì)展活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)效益。會(huì)展策劃基于充分的前期調(diào)查，運(yùn)用科學(xué)方法，優(yōu)化資源配置，大大減少會(huì)展項(xiàng)目的盲目性，有效地避免資源浪費(fèi)，克服各種不合理性，從而提高會(huì)展項(xiàng)目的效率和效益。

3.塑造會(huì)展品牌形象。會(huì)展策劃是一項(xiàng)系統(tǒng)性品牌工程，它根據(jù)會(huì)展市場(chǎng)的需求，在保持自身優(yōu)勢(shì)和特色的基礎(chǔ)上，在會(huì)展內(nèi)容和形式上努力創(chuàng)造全新的亮點(diǎn)，提升競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，從而塑造會(huì)展品牌形象。

4.會(huì)展行業(yè)是我國(guó)的朝陽(yáng)行業(yè)，會(huì)展行業(yè)可以帶動(dòng)相關(guān)行業(yè)的發(fā)展。

項(xiàng)目編號(hào)：2017179 海南省大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練項(xiàng)目

（作者單位：三亞學(xué)院）