謝志勛

摘 要： 當前，新建高職院校檔案管理工作存在一些問題，主要表現(xiàn)在思想認識、工作機制、隊伍建設、信息化建設和有效利用等方面。解決這些問題的對策是：轉變思想觀念，提高重視程度；對照相關標準，完善工作機制；加強系統(tǒng)培訓，提升人員素質；改革傳統(tǒng)模式，實現(xiàn)管理信息化；發(fā)揮檔案作用，助力學校發(fā)展。

關鍵詞： 新建高職院校 檔案管理 問題

檔案是分類保存以備查考的文件和材料；檔案管理是檔案館（室）工作人員對檔案實體和檔案信息進行專業(yè)的保管料理并提供相關服務的業(yè)務工作。檔案管理工作十分重要，它是一個單位或部門其他各項工作順利進行的重要保障，也是一個單位或部門總結成功經驗、實現(xiàn)內涵發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。對于新建高職院校而言，檔案管理工作尤為重要。新建高職院校必須正視本校存在的問題，采取必要的措施，提升本校檔案管理工作的規(guī)范化、系統(tǒng)化和科學化水平，使其更好地服務于教育、教學和管理等工作，從而促進學校的質量提升和跨越發(fā)展。

一、新建高職院校檔案管理工作存在的問題

當前，新建高職院校主要有兩個來源：一是以原有中專院校為基礎升格而成；一是地方政府直接創(chuàng)辦全新高職院校。由于各種原因，建校之初，一些新建高職院校會將主要精力放到擴張校園面積、擴建校園建筑、美化校園環(huán)境、添置教學設施、充實教師隊伍、加強專業(yè)建設等軟硬件建設方面，而檔案管理工作沒有提到同步發(fā)展日程上，導致存在一些問題。

（一）思想認識方面的問題。

部分新建高職院校由于欠缺檔案管理工作經驗，或者還是沿襲原有中專時代的檔案管理模式，沒有及時轉變檔案管理工作理念，導致對檔案管理工作的重要性認識不足。這種錯誤意識影響的直接結果是，一些學校檔案管理工作沒計劃，檔案管理工作沒部署，相應的場所、設施、經費和人員沒保障，檔案管理工作被當作學校辦公室的附屬工作之一。這種不利局面制約了檔案管理工作的開展，也影響了學校其他工作的正常開展。

（二）工作機制方面的問題。

首先，一些新建高職院校缺少專門的檔案管理工作部門，有的學校即使有專門的檔案管理部門，其地位也是邊緣化的。其次，這類學校的檔案管理工作制度不夠完善，沒有形成制度化和常態(tài)化。再次，這類學校的檔案管理流程不明確，立卷、編目、檢索等工作流程沒有按照國家檔案局制定的相關標準進行規(guī)范操作，忽視對聲像及實物的歸檔。另外，在查閱或使用檔案資料時，沒有嚴格執(zhí)行審批制度，情況登記不及時。

（三）隊伍建設方面的問題。

根據(jù)2008年教育部公布的《高等學校檔案管理辦法》的相關規(guī)定，檔案館館長、副館長和綜合檔案室主任應當具有高級以上專業(yè)技術職務任職經歷；高校專職檔案工作人員列入學校事業(yè)編制，其編制人數(shù)由學校根據(jù)該校檔案機構的檔案數(shù)量和工作任務確定。但部分新建高職院校檔案管理人員的現(xiàn)狀是：專業(yè)技術職務低甚至沒有專業(yè)技術職務；檔案管理人員編制不足甚至沒有編制；專職人員數(shù)量不足甚至沒有專職人員而只有兼職人員，且兼職人員流動性較大；檔案管理人員的技術素質普遍不高。由此看來，新建高職院校檔案管理人員無論在質量和數(shù)量方面還是在專業(yè)性方面，均達不到教育部規(guī)定的相關要求。

（四）信息化建設方面的問題。

新時代信息技術已滲透到社會生產和生活的各個方面，廣大高校紛紛借助新時代信息技術，建構本校檔案信息化管理體系，全面提升檔案管理效能。然而，一些新建高職院校檔案管理信息化程度偏低，基本處于起步階段，有的院校還在采用人工歸檔和手工操作方式，降低了檔案管理工作的有效性，這對于編排檔案、查找檔案、完善檔案都是阻礙。不容忽視的是，紙質檔案在人工流轉過程中存在損毀風險。

（五）有效利用方面的問題。

由于各種原因，一些新建高職院校的檔案資料不完備，檔案管理工作主要停留在檔案收集層面，導致檔案管理與檔案服務脫節(jié)，未能為學校日常工作開展提供便利條件。另外，部分新建高職院校忽視檔案資料的借鑒和參考價值，未能從已有檔案資料中總結辦學經驗，提高辦學水平。

二、解決上述問題的對策

上文列舉了新建高職院校在檔案管理工作中存在的主要問題，要解決這些問題可以采用如下對策：

（一）轉變思想觀念，提高重視程度。

新建高職院校的檔案管理工作不但是檔案管理工作者的天職，而且是事關學校發(fā)展穩(wěn)定的重要事項。新建高職院校的校領導尤其要引起高度重視，中層領導和全體教職員工應該轉變陳舊的思想觀念，有強烈的檔案管理意識，并將檔案管理工作納入學校的重要日程。具體來說，檔案管理工作要納入學校五年發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，有具體的細化措施，落實相應的場所、設施、經費和人員保障，納入相關領導和責任人員的業(yè)績考核和述職范圍。

（二）對照相關標準，完善工作機制。

新建高職院校要緊緊圍繞檔案管理工作為學校發(fā)展和學生成長服務這一宗旨開展工作，按照《檔案法》、《檔案實施辦法》等相關法律法規(guī)和上級文件要求，結合學校實際，成立專門的檔案管理工作部門，建立和完善學校的檔案管理制度，逐步實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化和標準化。首先，學校的規(guī)章制度應明確檔案管理工作的地位和重要意義，改變檔案管理員的守舊思想，使其提高重視程度，從而更加積極主動地從事檔案管理工作。其次，要保證檔案的收集和歸檔工作的完整性和客觀性，進一步明確學校的檔案管理工作流程，規(guī)范立卷、編目、檢索、借閱、移交等工作。例如，在制定立卷歸檔制度方面，學校要明確立卷歸檔工作的范圍、責任、時間、流程和相關要求，將專業(yè)性較強的業(yè)務部門納入立卷歸檔范圍，避免遺漏白頭文件、未打印文件和重要的手抄件、聲像材料、電子文件等。另外，學校要根據(jù)檔案的不同等級，分別采取相應措施進行保護和管理；根據(jù)實際配備相應的技術和設備。

（三）加強系統(tǒng)培訓，提升人員素質。

新建高職院校要根據(jù)學校實際情況配備政治過硬、數(shù)量充足、業(yè)務熟練的專職檔案管理人員。對專職檔案管理人員進行系統(tǒng)培訓，使他們認真貫徹執(zhí)行黨和國家關于檔案管理工作的方針政策，熟悉本校各類檔案材料的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用工作。同時又要發(fā)揮專職檔案人員的作用，通過面授、講座、編印資料等方式指導全校各部門開展檔案管理工作。要鼓勵檔案工作人員樹立終身學習的觀念，鼓勵他們攻讀檔案專業(yè)的高學位，不斷學習檔案管理新知識，不斷進行理論和實踐探索，不斷提升專業(yè)技術職稱和檔案管理水平，從而成為既懂業(yè)務又懂信息化和現(xiàn)代化知識的新型檔案工作者。

（四）改革傳統(tǒng)模式，實現(xiàn)管理信息化。

在網(wǎng)絡時代，由于數(shù)字化和網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展，新建高職院校的檔案管理工作模式必須從被動服務向主動服務轉變，由原來的手工操作向檔案管理信息化轉變。當前檔案館（室）的發(fā)展程度不再以館藏量是否大、紙質檔案是否多作為衡量標準，而是以是否能提供更多的電子材料、是否能更快獲取檔案信息、是否能為社會提供更便捷的服務作為衡量標準。因此，檔案館（室）必須與時俱進，采用現(xiàn)代技術、更新設施設備、提高檔案管理人員的信息化水平。相反，如果單靠人工超負荷運轉，其結果只能是效率低下、質量低劣、工作拖延。當然，電子文件還不能完全取代紙質文件，重要的電子文件需要同時進行紙質備份。同時，新建高職院校應注意信息化后電子檔案的保密問題，增加對信息防范技術的資金投入，通過專機專用、軟硬件更新升級、文件備份、網(wǎng)絡防火墻等方式加強信息技術保障。

（五）發(fā)揮檔案作用，助力學校發(fā)展。

鑒古可以知今。學校檔案是在教育教學和管理工作過程中形成的，其本質就是知識和信息的載體。例如，新建高職院校的教學檔案真實記錄了教學工作的方法、內容、途徑和成果信息，利用這些信息可以促進學校轉變教育理念、改進教學方法、推進教學改革，從而提升教育教學質量。又如，利用人事檔案信息，可以為干部和教工的獎懲晉升提供佐證材料，促進學校各部門之間人力資源的合理配置，從而最大限度地發(fā)揮人才效益。而充分利用學校的校史資料，能凝聚人心、匯集智慧、激發(fā)動力，從而激發(fā)全體師生員工干事創(chuàng)業(yè)的熱情，促進和諧校園建設。

三、結語

雖然新建高職院校檔案管理工作在思想認識、工作機制、隊伍建設、信息化建設和有效利用等方面存在一些問題，但這些問題是完全可以解決的，對策是：轉變思想觀念，提高重視程度；對照相關標準，完善工作機制；加強系統(tǒng)培訓，提升人員素質；改革傳統(tǒng)模式，實現(xiàn)管理信息化；發(fā)揮檔案作用，助力學校發(fā)展。

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