蘭 吉

（湖北廣播電視臺(tái)后勤服務(wù)中心，湖北 武漢 430000）

檔案管理工作是確保事業(yè)單位各項(xiàng)工作有序開展的關(guān)鍵，做好事業(yè)單位檔案管理工作對(duì)于提升事業(yè)單位檔案的管理水平至關(guān)重要。筆者結(jié)合工作實(shí)踐，對(duì)如何優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行探析。

一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

當(dāng)前，各事業(yè)單位辦公條件和設(shè)備與時(shí)俱進(jìn)，檔案門類逐步齊全。雖然檔案管理工作逐步得到提升，現(xiàn)代化管理也已逐步實(shí)行，但由于種種原因，存在以下幾方面問題。

1.缺乏足夠的檔案管理意識(shí)。事業(yè)單位的檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，在日常工作中十分容易被忽略。這可能是由于事業(yè)單位對(duì)檔案管理還缺乏足夠的重視，沒有良好的檔案管理意識(shí)，使得檔案管理和檔案監(jiān)管的力度不夠，并且也沒有為檔案管理工作提供必需的人力和經(jīng)濟(jì)支持，甚至一些事業(yè)單位沒有將檔案管理工作歸入到年終工作考核中，這些因素都導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理工作受到阻礙。

2.沒有建立完善的檔案管理制度。目前，大部分事業(yè)單位還沒有建立完善、科學(xué)、全面的檔案管理制度和規(guī)范，并且檔案管理規(guī)范覆蓋的范圍也不是很全面，部分事業(yè)單位甚至沒有一個(gè)檔案管理的規(guī)范守則，使得日常的檔案管理工作缺乏執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和參考守則，從而導(dǎo)致檔案管理工作雜亂無(wú)章。同時(shí)，一些事業(yè)單位在檔案管理方面缺乏足夠的執(zhí)行能力，使得檔案管理工作的實(shí)施缺乏權(quán)威性，導(dǎo)致檔案管理工作效率不高。

3.缺乏信息化的檔案管理。近年來信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)越來越突出，使得檔案管理工作變得更加方便、快捷，極大的節(jié)省了人力，還避免了資金的浪費(fèi)。但當(dāng)前一些事業(yè)單位還沒有將信息化的管理技術(shù)全面應(yīng)用到檔案管理工作中，使得檔案管理工作變得低效耗時(shí)，甚至對(duì)已有的電子檔案也缺乏足夠的監(jiān)督管理，使得信息化檔案管理工作無(wú)法正常的開展。

4.缺乏專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理工作不僅具有較強(qiáng)的制度性，同時(shí)也要求檔案管理人員具有較高的專業(yè)素養(yǎng)。但目前一些事業(yè)單位還沒有專業(yè)的、固定的檔案管理人員，有的單位還依靠其他部門的人員來兼職管理檔案工作，這就使得檔案管理工作人員的職責(zé)不夠明確、無(wú)法隨時(shí)隨地的處理檔案管理工作。而且有的事業(yè)單位檔案管理人員變動(dòng)頻率較高，將檔案管理視為應(yīng)付上級(jí)組織的檢查，使得檔案管理人員缺乏足夠的管理知識(shí)、對(duì)業(yè)務(wù)不夠熟練，從而使檔案管理工作不能正常進(jìn)行。

二、優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作措施

針對(duì)上述問題，要做好事業(yè)單位檔案管理，就要制定科學(xué)合理的措施，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理，確保檔案管理工作順利開展，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

（一）健全檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)制度建設(shè)

要優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度，必須提高全員檔案意識(shí)。首先要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、明確責(zé)任。建立由全體科室長(zhǎng)組成的檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，辦公室主任任副組長(zhǎng)，各科室參與人員為小組成員。

（1）實(shí)行檔案領(lǐng)導(dǎo)小組例會(huì)制，每年至少兩次，研究分析本單位檔案工作及其發(fā)展問題，從而從制度上保障檔案工作的開展。每年在制訂檔案工作計(jì)劃前，具體落實(shí)本年度檔案工作任務(wù)和所需經(jīng)費(fèi)，并列入單位整體工作計(jì)劃中去。

（2）完善檔案管理制度，逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。如檔案立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案安全、保密制度、檔案借閱制度、檔案移交、銷毀制度、崗位管理責(zé)任制等。同時(shí)，一定要注意對(duì)制度的落實(shí)，規(guī)范檔案管理人員的行為準(zhǔn)則，嚴(yán)格按照管理制度進(jìn)行操作。并且建立相應(yīng)的監(jiān)督管理和績(jī)效獎(jiǎng)懲制度，促進(jìn)檔案管理人員自主的執(zhí)行檔案管理工作制度，提高他們的工作積極性，在工作中不斷改進(jìn)已有的管理制度，使得檔案管理制度變得更加全面和完善。

（二）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)能力

檔案工作人員的自身素質(zhì)是做好檔案工作的一個(gè)重要條件。檔案工作人員在工作中要不斷鉆研業(yè)務(wù)，加強(qiáng)自身建設(shè)，提高工作能力。

（1）加強(qiáng)學(xué)習(xí)。檔案管理是一門學(xué)科，有很多專業(yè)化的要求。各事業(yè)單位工作人員在實(shí)際工作中，既要學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理制度、工作方式 、專業(yè)知識(shí)，又要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理手段，更要學(xué)習(xí)檔案人勤奮、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和奉獻(xiàn)、服務(wù)的精神風(fēng)貌。

（2）加強(qiáng)合作。檔案工作涉及方方面面，這就需要與各相關(guān)部門理順職能關(guān)系，加強(qiáng)配合，以利于檔案資料收集的及時(shí)和完整。

（3）積極創(chuàng)新。在檔案管理工作中要不斷設(shè)計(jì)新的管理目標(biāo)、管理制度、管理內(nèi)容、管理方法，推動(dòng)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

（3）拓展檔案管理平臺(tái)，實(shí)行信息化管理

隨著無(wú)紙化辦公的推行，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，智慧城市的建設(shè)，必然要求檔案管理實(shí)行信息化。檔案管理信息化首先是物質(zhì)條件的現(xiàn)代化，主要包括檔案工作設(shè)備與技術(shù)的現(xiàn)代化，體現(xiàn)為檔案管理軟件在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，以提高檔案管理工作存儲(chǔ)、處理、開發(fā)檔案信息的效率；其次是管理思想、觀念和目標(biāo)的現(xiàn)代化，只有以現(xiàn)代化的管理方式和管理手段來提高檔案工作的效率和質(zhì)量，事業(yè)單位檔案管理工作才能得到提升，才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。