竇全軍

檔案工作是各項(xiàng)管理工作的重要組成部分，借助檔案，我們能夠更好地了解過(guò)去，把握現(xiàn)在，預(yù)見(jiàn)未來(lái)。這充分說(shuō)明了檔案工作在建設(shè)中國(guó)特色社會(huì)主義社業(yè)中的重要地位、重要使命和重要意義。結(jié)合工作，現(xiàn)淺析如下看法。

一、人事檔案管理與利用存在的問(wèn)題

（一）歷史遺留問(wèn)題多，升級(jí)達(dá)標(biāo)工作任務(wù)繁重

體制調(diào)整前，局直單位的人事檔案歸地方人事部門管理，由于隸屬關(guān)系、管理方式不同等歷史原因，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案管理制度規(guī)范不一，質(zhì)量參差不齊等問(wèn)題。如人事檔案盒（袋）破損不堪;人事檔案材料殘缺不全;檔案材料沒(méi)有進(jìn)行規(guī)范整理，歸檔材料規(guī)格不同，有的甚至沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)的分類和裝訂。體制調(diào)整后，面臨人事檔案的重新整理，升級(jí)達(dá)標(biāo)工作，除“三齡一歷”需要審核準(zhǔn)確外，僅技術(shù)加工，規(guī)范整理就有相當(dāng)大的工作量。

（二）專職檔案管理人員缺乏

單位人事部門一般配備兼職人員兼管人事檔案管理工作，這樣勢(shì)必影響了組織人事部門其他工作的順利開(kāi)展，而且這種管理模式，缺乏對(duì)人事檔案管理人員政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、管理水平的培訓(xùn)與提高，使單位人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發(fā)展受到限制。

（三）人事部門檔案意識(shí)有欠缺

為規(guī)范人事檔案管理工作，安排具有責(zé)任心的專職人員負(fù)責(zé)檔案業(yè)務(wù)，可是有些單位仍不能認(rèn)真對(duì)照制度，及時(shí)將需要?dú)w檔的人事檔案材料報(bào)送，借（調(diào)）閱人事檔案時(shí)也不能認(rèn)真履行相關(guān)手續(xù)。這樣，不利于檔案資料的不斷更新，從而影響人事檔案材料的利用效果。

（四）信息開(kāi)發(fā)利用率差，發(fā)揮服務(wù)作用程度低

人事檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務(wù)內(nèi)容，包括檔案信息的開(kāi)發(fā)利用等。目前，很多單位人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態(tài)和被動(dòng)服務(wù)局面，人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用程度不高，往往大多只限于干部考察、發(fā)展黨員等方面，未能真正起到應(yīng)有的作用。

（五）檔案管理手段落后

現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用。計(jì)算機(jī)在人事檔案管理中，只發(fā)揮了簡(jiǎn)單的檔案材料目錄的錄入作用，人事檔案管理信息化功能尚未開(kāi)發(fā)。

二、人事檔案管理的重要性

人事檔案是黨政軍群機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在管理所屬人員時(shí)形成的以個(gè)人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面地歷史地考察和了解一個(gè)人的依據(jù)，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據(jù)。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加強(qiáng)人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)，更好地為單位選拔和使用人才提供更加真實(shí)可靠的材料，就顯得更為重要。為此，筆者為做好檔案的管理與利用作出如下解決方法。

三、解決人事檔案的管理與利用問(wèn)題的措施

（一）加強(qiáng)檔案人員管理，完善各項(xiàng)管理制度

為了提高檔案管理水平，要安排了工作責(zé)任心強(qiáng)，綜合素質(zhì)高的人員專門負(fù)責(zé)檔案管理工作，并每年安排檔案管理人員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力;還要制定《檔案管理制度》、《檔案管理辦法》、《檔案資料保管制度》、《檔案查（借）閱制度》、《檔案保密守則》等一系列規(guī)章管理制度。專職工作人員做好檔案保管的安全、保密、保護(hù)工作，嚴(yán)格執(zhí)行查詢借閱制度，借閱人借閱相關(guān)資料前，必須填寫檔案借閱登記表，歸還后及時(shí)銷號(hào)，確保檔案管理工作科學(xué)、規(guī)范、有序。扎實(shí)鉆研檔案管理工作，提高經(jīng)辦檔案保管、交接、轉(zhuǎn)移和利用業(yè)務(wù)水平，完成經(jīng)辦業(yè)務(wù)登記和記錄，及時(shí)、準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案收進(jìn)、移出、利用等情況，按社區(qū)、街道分類保存，確保檔案資料規(guī)范化，防止檔案損失，延長(zhǎng)檔案壽命，同時(shí)不定期檢查檔案及日常維護(hù)工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取補(bǔ)救措施，確保檔案的完整無(wú)損。

（二）嚴(yán)把“三關(guān)”，注重檔案管理質(zhì)量

嚴(yán)把收集關(guān)。要求檔案管理人員嚴(yán)格按照檔案管理要求，認(rèn)真細(xì)致地鑒別收集歸檔的材料，不符合質(zhì)量要求的材料堅(jiān)決不予入庫(kù)，并及時(shí)將收集到的檔案材料歸入檔案盒內(nèi)，做到資料收集齊全。嚴(yán)把整理關(guān)。在全面整理每一卷檔案的基礎(chǔ)上，把干部“三齡兩歷一身份”核定作為人事檔案審核工作的重點(diǎn)，逐項(xiàng)審核清查，做到全面收集材料、仔細(xì)鑒別材料、規(guī)范整理材料。嚴(yán)格程序關(guān)。以檔案工作的準(zhǔn)確、真實(shí)作為人事檔案工作的最終目的，做好人事檔案管理收集、鑒別、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞工作等工作環(huán)節(jié)。同時(shí)，在工作程序上，注重從每卷檔案材料前后印證中審核信息，力求材料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，確保審核工作質(zhì)量。

（三）落實(shí)現(xiàn)代化管理系統(tǒng)建設(shè)

建立和完善所管檔案的信息管理系統(tǒng)，文書、專業(yè)、設(shè)備、聲像、電子、實(shí)物等全部檔案，及時(shí)更新保持檔案基本信息庫(kù)與退休人員社會(huì)化管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容一致。對(duì)退管黨員基本信息資料進(jìn)行統(tǒng)一整理，將已有材料錄入電子臺(tái)帳形成檔案目錄，做到一人一檔，便于查閱，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效規(guī)范化，確保每一份檔案的準(zhǔn)確性、完整性和有效性。

（四）強(qiáng)化保密意識(shí)，切實(shí)維護(hù)檔案管理嚴(yán)肅性

嚴(yán)格按照《干部人事檔案管理規(guī)定》的辦事流程、政策規(guī)定和程序辦事，堅(jiān)持原則，從嚴(yán)把關(guān)，切實(shí)維護(hù)檔案管理工作的嚴(yán)肅性;強(qiáng)化保密意識(shí)，對(duì)檔案管理工作情況、干部基本信息、數(shù)據(jù)嚴(yán)格保密，未經(jīng)批準(zhǔn)嚴(yán)禁對(duì)外公布;對(duì)所審核的檔案和信息嚴(yán)格保密，嚴(yán)禁涂改檔案，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員翻看檔案，認(rèn)真做好專項(xiàng)審核設(shè)備、場(chǎng)地的安全保密管理，從嚴(yán)執(zhí)行各項(xiàng)安全保密管理規(guī)定和要求，嚴(yán)防發(fā)生失泄密事件;對(duì)在檔案管理工作及專項(xiàng)審核過(guò)程中個(gè)別存在失職瀆職行為或弄虛作假的，要追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

為加強(qiáng)人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化目標(biāo)，人社部門要高度重視人事檔案管理工作，不斷健全機(jī)制，完善措施，規(guī)范管理，多措并舉，不斷規(guī)范和完善人事檔案管理工作。要以檔案達(dá)標(biāo)復(fù)查工作為契機(jī)，實(shí)行目標(biāo)管理，盡力抓好案卷質(zhì)量，逐步實(shí)施信息化管理，使檔案工作適應(yīng)現(xiàn)代化、規(guī)范化的要求，并充分利用、發(fā)揮干部人事檔案在人事管理、隊(duì)伍建設(shè)方面特有的作用，使檔案更好地為單位服務(wù)。

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