呂榕

摘要：隨著科技的迅速發(fā)展，人們逐漸步入信息時(shí)代，國(guó)家已經(jīng)將檔案視為文化來(lái)進(jìn)行保護(hù)，檔案管理工作自然也變得愈發(fā)重要。檔案記錄著個(gè)人、企業(yè)或是國(guó)家系統(tǒng)性的重要信息，關(guān)系著人們的安全問題，企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略甚至是國(guó)家的核心機(jī)密，用檔案查閱和獲取需要的信息十分方便，但同時(shí)檔案安全與保密工作也變得至關(guān)重要，應(yīng)受到社會(huì)的廣泛重視。本文就檔案的保管和利用兩方面提出關(guān)于做好檔案安全與保密工作的一些建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;安全;保密

一、檔案與檔案管理的相關(guān)含義與意義

目前學(xué)術(shù)界關(guān)于檔案的定義還不統(tǒng)一。一般地，檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。原始記錄性是它的本質(zhì)屬性。檔案管理亦稱檔案工作，是檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。

檔案在實(shí)際發(fā)展過程中也是受到廣泛重視的。國(guó)家層面來(lái)講，檔案務(wù)必處于嚴(yán)格保密狀態(tài)，否則就會(huì)威脅到國(guó)家的核心利益;企業(yè)層面來(lái)講，檔案中記錄著企業(yè)員工的簡(jiǎn)歷信息、核心技術(shù)以及管理戰(zhàn)略等一系列重要信息，一旦泄露，將嚴(yán)重影響企業(yè)效益以及發(fā)展進(jìn)程;個(gè)人層面來(lái)講，個(gè)人檔案記錄著個(gè)人的成長(zhǎng)軌跡以及詳細(xì)身份信息等，直接關(guān)系到個(gè)人的生命健康安全，更是在安全保密工作上不可有一絲懈怠。

二、檔案安全與保密工作中存在的問題

第一，安全、保密意識(shí)薄弱。由于檔案工作繁瑣又不能直接創(chuàng)造效益，使得對(duì)檔案的投入較少，保密狀態(tài)存在大量漏洞。第二，對(duì)檔案工作疏于管理。大量重要檔案放置分散，借拿制度不完善，使得檔案容易丟失或損壞。第三，檔案安全保管條件差。對(duì)于檔案保管的硬件設(shè)施不完善，例如用房問題難以解決，保密設(shè)備缺乏落實(shí)等。第四，檔案信息化工作不到位。檔案工作依賴于信息系統(tǒng)的建設(shè)，檔案的數(shù)字化加工不完善，信息化建設(shè)沒有達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。第五，對(duì)突發(fā)事件的準(zhǔn)備不夠。自然災(zāi)害具有不確定性，危害大，影響范圍廣等特征，而社會(huì)上的突發(fā)事件也會(huì)對(duì)檔案造成嚴(yán)重?fù)p害，檔案?jìng)浞莨ぷ魑茨苈鋵?shí)，對(duì)突發(fā)事件的應(yīng)急工作不到位。

三、檔案保管中的安全與保密工作

（一）建立健全檔案管理機(jī)制，規(guī)范管理制度

為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和制度化，必須要建立健全檔案管理機(jī)制。首先要根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)制定檔案管理目標(biāo)和管理規(guī)范，為檔案管理提供方向和框架，其次，檔案管理工作要圍繞管理目標(biāo)有序開展，檔案管理人員要根據(jù)工作內(nèi)容和分類進(jìn)行分工負(fù)責(zé)，將檔案管理責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。同時(shí)，在檔案管理上應(yīng)進(jìn)行創(chuàng)新，使檔案管理突出特色，增強(qiáng)檔案工作在管理、宣傳及服務(wù)上的特色。

（二）保管中的庫(kù)房建設(shè)

檔案安全保密管理的一個(gè)重點(diǎn)就是庫(kù)房的管理。由于歷史和現(xiàn)實(shí)因素，我國(guó)檔案大都仍為紙質(zhì)檔案，因此對(duì)于檔案的庫(kù)房管理更是要慎重。檔案的庫(kù)房應(yīng)當(dāng)單獨(dú)興建，與辦公室、閱覽室分開，庫(kù)房門窗應(yīng)專門加固，庫(kù)房管理負(fù)責(zé)人務(wù)必是專業(yè)的綜合素質(zhì)較高的檔案管理人員，同時(shí)要規(guī)定負(fù)責(zé)人定期檢查檔案的完好性與順序性，制定并完善詳細(xì)嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，同時(shí)要注意庫(kù)房的干燥，避免潮濕帶來(lái)檔案的損壞與信息記錄的模糊。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)和意識(shí)

由于檔案管理人員可以直接接觸到檔案，對(duì)檔案的安全保密工作負(fù)有主要責(zé)任。因此，檔案的管理人員首先要具備專業(yè)的檔案管理能力，熟悉所保管的檔案內(nèi)容以及相關(guān)法律規(guī)定。其次也要在素質(zhì)上符合要求，檔案管理人員應(yīng)具有強(qiáng)烈的責(zé)任感，要對(duì)檔案管理工作充滿熱情，具備細(xì)心、勤勞等素質(zhì)能力。同時(shí)，要提高檔案管理的安全保密意識(shí)，增強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案安全保密工作的重視程度。檔案管理人員要時(shí)刻牢記在日常生活中不可閑談工作，更不能談到涉及檔案信息等內(nèi)容。除此之外，檔案管理人員也應(yīng)具有相應(yīng)的文化知識(shí)，在日常檔案管理工作中能能夠總結(jié)和分析利用其中的經(jīng)驗(yàn)與問題，掌握并利用工作的規(guī)律來(lái)提高工作效率和質(zhì)量。檔案管理人員一定要清楚自身的工作重要性與職責(zé)的明確性，努力做好檔案工作。

（四）對(duì)涉密檔案要做好分類管理，加強(qiáng)信息化建設(shè)

根據(jù)檔案記錄信息的不同，其保密程度也存在一定差異，因此，要嚴(yán)格對(duì)檔案進(jìn)行分類管理。檔案涉及到國(guó)家機(jī)密的，管理自然要啟動(dòng)做高級(jí)保密裝置，實(shí)行分開保管，要求保管人員堅(jiān)守秘密，增強(qiáng)安全保密措施。除此之外，要加強(qiáng)并完善信息的系統(tǒng)化建設(shè)，使各相關(guān)主體的檔案信息可以銜接，加強(qiáng)信息化建設(shè)。

四、檔案利用中的安全與保密工作

（一）做好檔案利用中的監(jiān)督工作

檔案保管的最終目的是檔案利用，檔案利用過程的安全保密工作更是尤為重要。因此，加強(qiáng)檔案利用過程的監(jiān)督工作是檔案把全部與保密工作的重要一環(huán)。監(jiān)督工作繁瑣而重要，開展檔案利用監(jiān)督工作，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況針對(duì)不同的利用人員和檔案的機(jī)密程度來(lái)規(guī)定不同的審批手續(xù)，保證檔案利用管理工作的有序進(jìn)行。在利用檔案的過程中，應(yīng)確保檔案信息不泄露，檔案完整性不被損壞，嚴(yán)格遵循檔案利用的規(guī)章制度。同時(shí)，規(guī)章制度的制定和完善應(yīng)與現(xiàn)實(shí)條件相結(jié)合，據(jù)具有較強(qiáng)的可操作性和嚴(yán)格的執(zhí)行步驟。

（二）將檔案安全、保密與利用的關(guān)系處理好

對(duì)于接觸檔案信息的相關(guān)人員都有嚴(yán)格保守秘密的義務(wù)，檔案管理人員更是對(duì)檔案保密工作責(zé)無(wú)旁貸。國(guó)家將涉密檔案根據(jù)內(nèi)容的不同劃分為“絕密”、“機(jī)密”與“秘密”。為了保證檔案的安全，保密工作是至關(guān)重要的，但檔案的利用才是最終目的，只有合理地限制利用的時(shí)間、地點(diǎn)、范圍，才能體現(xiàn)其真正的價(jià)值。

五、小結(jié)

檔案信息管理是一項(xiàng)關(guān)系個(gè)人、企業(yè)、社會(huì)乃至國(guó)家重要利益的工作，應(yīng)從規(guī)章制度、管理人員、工作流程以及檔案利用等多方面采取措施，做好檔案管理的安全與保密工作，發(fā)揮出檔案應(yīng)有的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]如何做好新形勢(shì)下檔案安全保密工.劉丹.2016.08

[2]淺析如何做好檔案的利用及保密工作.柴曉曦.2018.03