潘玉君

摘 要：本文主要分析了目前檔案管理工作的主要內(nèi)容和現(xiàn)狀，并結(jié)合實際工作經(jīng)驗提出幾點具有針對性的建議，以提升基層檔案管理的整體水平。

關(guān)鍵詞：基層; 檔案管理; 工作效率

基層檔案主要指機(jī)關(guān)在工作、生產(chǎn)、經(jīng)營、科研等各項活動中形成的對今后工作有查考價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?；鶎訖n案管理工作是我國社會、經(jīng)濟(jì)和文化發(fā)展的重要基礎(chǔ)。

一、基層檔案管理工作的主要內(nèi)容和現(xiàn)狀

基層檔案管理工作的主要內(nèi)容如下： 第一，負(fù)責(zé)制定本單位檔案管理的制度，實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、操作規(guī)范化。第二，做好本單位文件資料的收集、整理、鑒定工作。第三，開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，主動敦促各部門保證文件的齊全與完整。第四，做好移交檔案的登記、統(tǒng)計和保管。第五，編制多種檢索工具，做到各種門類載體的檔案分類科學(xué)、排列有序、編目規(guī)范，以迅速準(zhǔn)確地查調(diào)檔案并匯編檔案資料。

在實際的檔案管理工作中并不會直接產(chǎn)生物質(zhì)財富。但只要管理人員把提供的檔案做好詳細(xì)統(tǒng)計，還是能通過檔案的借閱產(chǎn)生間接效益的。檔案工作人員應(yīng)抱著對歷史、對后人負(fù)責(zé)的態(tài)度，認(rèn)真對檔案進(jìn)行鑒定、整理和保護(hù)。檔案的信息化管理包含檔案信息的加工和信息輸出過程。信息化加工的質(zhì)量取決于各基層單位檔案管理員的綜合專業(yè)水平。對文件資料的認(rèn)知程度不僅取決于檔案工作人員對本單位生產(chǎn)及經(jīng)營活動的了解深度和廣度，還取決于檔案工作人員對文件資料未來查考價值的預(yù)判經(jīng)驗。因此，檔案工作人員每年的繼續(xù)教育、專業(yè)交流和培訓(xùn)必須列入本單位的教育培訓(xùn)計劃，這樣才能有效提高檔案工作人員的專業(yè)水平。信息化的輸出過程主要體現(xiàn)在如何利用檔案軟件進(jìn)行快速查閱，如何精準(zhǔn)定位到每一本檔案案卷甚至是每一份文件，使檔案工作人員不用去庫房就能立刻提供給使用者。

二、基層檔案管理工作的現(xiàn)存問題

1.檔案管理意識不足

目前，在檔案管理崗位上堅持多年的檔案管理人員主要靠的是自身的素養(yǎng)和責(zé)任心，他們能安心于檔案管理工作，堅持按照達(dá)標(biāo)要求監(jiān)督各類檔案及時歸檔。但僅靠檔案人員的微薄力量只能維持最基礎(chǔ)的實物檔案管理達(dá)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)幾十年不走樣，沒有上級領(lǐng)導(dǎo)的支持，庫房空間不足，難以再配置。檔案人員退休后招不到合適的人來接班，使檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化局面無法維持，最終陷入混亂狀態(tài)。

2.數(shù)據(jù)無法共享，降低工作效率

目前，辦公室的文書管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)是兩個獨立的軟件。文書人員在文書管理系統(tǒng)上登記收發(fā)文時，第一次輸入的文件信息，檔案管理人員在檔案軟件上是不能共享的，需要再次輸入到檔案管理系統(tǒng)軟件中。隨著科技的進(jìn)步，文書人員將文件以掃描件的形式存儲在文書管理系統(tǒng)中，檔案管理系統(tǒng)無法調(diào)閱。提供檔案管理系統(tǒng)中搜索到的文件不能立即打印出來給利用者，而是必須去庫房調(diào)閱實體檔案案卷，對其進(jìn)行復(fù)印或拍照，不能共享前端文件資料的數(shù)據(jù)，大幅降低了檔案的輸入效率和利用率。

3.檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有待提高

檔案管理是一項隨著社會發(fā)展不斷改進(jìn)的工作，無論是工作方式還是工作效率，都在不斷的改進(jìn)與提升。因此，對于檔案管理人員的要求也在不斷提高。目前，很多檔案管理人員對檔案管理信息化的接受能力一般，甚至有為難情緒。檔案管理的專業(yè)知識和信息化知識更新不及時，缺乏上級領(lǐng)導(dǎo)及時精準(zhǔn)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，這些都會影響檔案管理水平的提升。

4.檔案檢索效率不高

檔案的檢索分為手工檢索和計算機(jī)檢索兩種方式，目前主要使用手工檢索方式，因為它檢索的成功率較高，但檢索的時間較長。計算機(jī)檢索能使用關(guān)鍵詞搜索，快速又精準(zhǔn)。但經(jīng)過多次系統(tǒng)的維護(hù)，檔案軟件里的數(shù)據(jù)不是十分準(zhǔn)確，搜索出來的文件和案卷信息和庫房內(nèi)的實體檔案信息有出入。有的檔案在電腦上顯示不出來，檔案管理人員在庫房里卻能找到。針對情況，仍然用手工檢索的方式來搜索和確認(rèn)?？偺醽碚f，缺失嚴(yán)密邏輯和精準(zhǔn)度的檔案管理系統(tǒng)難以提高檔案的檢索效率。

三、提升基層檔案管理工作效率的建議

1.強化檔案管理意識

基層領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員要加強自身的責(zé)任意識，檔案管理工作人員要盡心盡力，不辱使命。部門領(lǐng)導(dǎo)要深入督促應(yīng)歸檔的資料不可漏歸或不歸。單位應(yīng)將檔案工作列入年度考核，這可以從根本上保證檔案的完整性，從而豐富庫藏，為本單位的各項活動提供最堅實的保障。同時，還應(yīng)建立健全檔案管理的各項規(guī)章制度，日常工作做到有章可循，檔案工作做到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

2.實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)共享

當(dāng)前社會正朝著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、資源化的方向發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)共享，提高資源共享率已成為促進(jìn)基層檔案管理工作效率提升的必要途徑。因此，基層單位應(yīng)充分認(rèn)識到這一點，積極引進(jìn)信息共享軟件，將能共享的文件資料和檔案數(shù)據(jù)充分結(jié)合起來，實現(xiàn)云數(shù)據(jù)信息管理。這樣不僅能解放檔案工作人員手工輸入的負(fù)擔(dān)，還能提高檔案的遠(yuǎn)程利用率，在安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，能快速提供給出差在外的利用者。

3.提升檔案管理人員的工作業(yè)務(wù)水平

檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)關(guān)系到檔案的安全和質(zhì)量。首先，要提升檔案管理工作人員的宏觀管理能力，把檔案管理工作的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)稔熟于心，確?；鶎訖n案的安全。其次，要提升檔案管理的專業(yè)知識水平?；鶎訂挝粦?yīng)招錄檔案管理的專業(yè)人才并形成人才梯隊，以提高對文件資料的鑒定能力，保證緊張的庫房空間里存儲的每一份檔案都是精華，還能保證一個單位的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)長期不走樣。最后，要加強對在崗檔案管理人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)，這樣才有能力創(chuàng)新出檔案管理的新方式。

四、結(jié)語

綜上所述，面對社會科學(xué)生產(chǎn)力的快速發(fā)展，信息化技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域中得到普及離不開各級領(lǐng)導(dǎo)對基層檔案的關(guān)注，離不開基層檔案管理人員默默的堅守和奉獻(xiàn)，更離不開信息化專業(yè)技術(shù)人員的幫助。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)把檔案信息化管理工作推動起來，提升基層檔案管理的工作效率和管理水平。

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