李揚(yáng) 王亞平

摘 要：改革開放四十年以來，網(wǎng)絡(luò)化、信息化在中國的各行各業(yè)應(yīng)用越來越廣泛、深入?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展為諸多領(lǐng)域提供了更加方便、快捷、有效的管理方式。學(xué)生公寓電子管理系統(tǒng)也逐步被應(yīng)用到我國許多高校的學(xué)生宿舍管理工作之中，這給高校學(xué)生公寓工作帶來了極大的方便。本文在學(xué)生公寓電子管理系統(tǒng)的概念之上，對我國高校學(xué)生公寓電子管理系統(tǒng)的建設(shè)等相關(guān)問題進(jìn)行了分析、研究，并在此基礎(chǔ)上提出了建議和方案。

關(guān)鍵詞：學(xué)生公寓;電子管理;信息化

進(jìn)入21世紀(jì)以來，我國高等教育有了飛速發(fā)展，伴隨著高校校區(qū)的擴(kuò)建，高校招生人數(shù)越來越多，這對高校學(xué)生公寓的管理工作帶來了極大的壓力，傳統(tǒng)的手工記錄宿舍入住信息容易出現(xiàn)諸多錯(cuò)誤，且數(shù)據(jù)更新慢，工作強(qiáng)度大，已經(jīng)很難適應(yīng)現(xiàn)在高校的發(fā)展要求。因此，為了使高校學(xué)生公寓工作更加高效、快捷、準(zhǔn)確，并且使其更好地管理學(xué)生、服務(wù)學(xué)生，越來越多的高校開始引進(jìn)使用學(xué)生公寓電子管理系統(tǒng)，這不僅提高了學(xué)生公寓管理的時(shí)效性、準(zhǔn)確性，也為學(xué)校的進(jìn)一步發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

一、高校學(xué)生公寓信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和目標(biāo)

伴隨著信息化水平的提高，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)在高校教學(xué)、科研、管理等方面應(yīng)用越來越廣泛，這為高校的發(fā)展注入了強(qiáng)勁的動力。學(xué)生公寓作為高校發(fā)展的重要后勤保障，不僅關(guān)系著學(xué)生的住宿質(zhì)量，而且對一個(gè)學(xué)校的發(fā)展有著巨大的影響。隨著學(xué)生招生數(shù)量的增多，各部門的信息的溝通交流成為制約高校發(fā)展的重要因素。引入學(xué)生公寓電子管理系統(tǒng)不僅能夠提高學(xué)生公寓管理工作效率，而且能夠?yàn)閷W(xué)校其他相關(guān)部門的工作提供及時(shí)、有效、準(zhǔn)確的信息服務(wù)，這使得學(xué)生公寓管理工作信息化勢在必行。

現(xiàn)如今，學(xué)生公寓管理模式大多為樓長責(zé)任制，即樓長具體負(fù)責(zé)該學(xué)生公寓樓內(nèi)所有學(xué)生的住宿信息統(tǒng)計(jì)。傳統(tǒng)方式是以手工匯編將學(xué)生的住宿信息統(tǒng)計(jì)到學(xué)生住宿信息管理冊中，但此方式不僅效率低下，而且容易出錯(cuò)。與此同時(shí)，當(dāng)大批量學(xué)生住宿信息發(fā)生變更時(shí)，很難及時(shí)地統(tǒng)計(jì)反饋，這給公寓管理工作帶來了極大的不便。除此之外，新生入住安排、畢業(yè)生離校統(tǒng)計(jì)、公寓日常報(bào)修情況分析、下年度報(bào)修經(jīng)費(fèi)上報(bào)等需要大數(shù)據(jù)分析等問題，傳統(tǒng)管理方式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了需要。

高校學(xué)生公寓管理信息化可以提高住宿和房源管理的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，在住宿分配問題上實(shí)現(xiàn)高效自動化，能夠及時(shí)反饋學(xué)生在住宿方面遇到的問題，從而使高校學(xué)生公寓管理工作能夠更好地服務(wù)學(xué)生，從而提高和改善學(xué)生的住宿質(zhì)量。

高校學(xué)生公寓管理信息化系統(tǒng)的目標(biāo)主要實(shí)現(xiàn)以下幾點(diǎn)：一、方便學(xué)生宿舍調(diào)整。系統(tǒng)中應(yīng)包含各公寓樓內(nèi)的住宿信息，包括現(xiàn)有住宿信息和空床位統(tǒng)計(jì)信息等。當(dāng)有大批量或者個(gè)別學(xué)生辦理入住、退宿、調(diào)整宿舍時(shí)，系統(tǒng)能根據(jù)不同的需求，準(zhǔn)確實(shí)現(xiàn)宿舍調(diào)配。二、方便住宿費(fèi)用的管理。要實(shí)現(xiàn)與財(cái)務(wù)處的對接，將學(xué)生住宿費(fèi)的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)提供給財(cái)務(wù)處，方便扣款。三、方便建立學(xué)生檔案。結(jié)合院系完善學(xué)生檔案管理。例如學(xué)生檔案的查詢、學(xué)籍管理等信息。另一方面要涵蓋學(xué)生宿舍衛(wèi)生成績、違章電器、晚歸情況的錄入和分析。方便管理人員準(zhǔn)確掌握宿舍情況。

二、高校學(xué)生公寓電子管理系統(tǒng)建設(shè)的問題分析

（一）“信息孤島”問題

“信息孤島”現(xiàn)象是指不同部門或人員之間不能實(shí)現(xiàn)信息共享，在功能上不能關(guān)聯(lián)互助，導(dǎo)致業(yè)務(wù)流程脫節(jié)，信息化系統(tǒng)無法實(shí)現(xiàn)最大化應(yīng)用，這種現(xiàn)象廣泛存在于國內(nèi)高校之中。高校的各部門之間業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)度不大，這給信息化共享的實(shí)現(xiàn)建立了屏障。近幾年，高校管理系統(tǒng)日趨數(shù)字化，很多高校越來越重視“信息孤島”現(xiàn)象，但該項(xiàng)工作起步較晚，此現(xiàn)象或多或少依然存在，對于學(xué)生住宿方面，比如學(xué)生住宿信息、房源信息等數(shù)據(jù)更新不及時(shí)，不僅影響學(xué)生公寓管理部門的管理，也使得其他部門不能及時(shí)獲得有效數(shù)據(jù)，從而嚴(yán)重限制學(xué)生公寓電子管理系統(tǒng)在實(shí)際工作中發(fā)揮作用。

（二）設(shè)計(jì)目標(biāo)與實(shí)際應(yīng)用不匹配

目前，很多高校已經(jīng)使用學(xué)生公寓電子管理系統(tǒng)，但仍存在盲目學(xué)習(xí)和照搬其他高校電子管理系統(tǒng)的現(xiàn)象，導(dǎo)致引進(jìn)的電子管理系統(tǒng)不能滿足實(shí)際工作的需求，導(dǎo)致學(xué)生體驗(yàn)差、感受差。

（三）缺少與時(shí)俱進(jìn)的改變

高校學(xué)生公寓管理工作是一項(xiàng)特殊的工作，其特殊性在于隨著時(shí)間的變化，該項(xiàng)工作的目標(biāo)和實(shí)現(xiàn)途徑也將發(fā)生變化。很多高校在引進(jìn)高校電子管理系統(tǒng)后，雖然能夠滿足當(dāng)時(shí)的需要，但缺少后續(xù)資金來應(yīng)對隨著情況變化需要對系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整的問題。從而造成電子管理系統(tǒng)使用起來與實(shí)際工作不相符的不良現(xiàn)象。

三、高校學(xué)生公寓電子管理系統(tǒng)建設(shè)的解決方法和建議

（一）推進(jìn)校園數(shù)字化建設(shè)

高校學(xué)生公寓電子管理系統(tǒng)僅僅是校園數(shù)字化建設(shè)的一小部分，要想盡可能消除“信息孤島”現(xiàn)象，學(xué)校應(yīng)加大力度推進(jìn)校園數(shù)字化建設(shè)，用網(wǎng)絡(luò)將學(xué)校各部門串聯(lián)起來，統(tǒng)一信息管理平臺，完善信息傳輸和錄入，盡可能地實(shí)現(xiàn)工作業(yè)務(wù)上的信息共享，從而整體提高辦事效率和服務(wù)質(zhì)量。

（二）按需調(diào)整

在系統(tǒng)的開發(fā)前期，充分與開發(fā)者溝通交流，將工作所需有條理地進(jìn)行整理歸納，積極就解決方案進(jìn)行充分深入地討論研究。在系統(tǒng)建設(shè)過程中根據(jù)需要不斷進(jìn)行細(xì)化，形成系統(tǒng)完整的設(shè)計(jì)方案，已達(dá)到更好地效果。

（三）重視系統(tǒng)的維護(hù)和更新

在系統(tǒng)的使用過程中，需要對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，以保證系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行。同時(shí)，還需要定期對系統(tǒng)進(jìn)行更新，以滿足新階段的工作要求，這點(diǎn)需要與系統(tǒng)開發(fā)者保持后續(xù)的聯(lián)系溝通，確保系統(tǒng)能得到進(jìn)一步的開發(fā)利用。

四、結(jié)語

高校學(xué)生公寓管理作為高校管理工作的重要組成部分，其信息化建設(shè)的成功與否會對高校的后勤、招生等方面造成較大的影響。因此，在校園信息化建設(shè)的推進(jìn)過程中，要遵循系統(tǒng)的功能、結(jié)構(gòu)、要素、環(huán)境等方面的規(guī)律進(jìn)行開發(fā)系統(tǒng)，以盡可能地避免“信息孤島”現(xiàn)象的發(fā)生。時(shí)代在進(jìn)步，社會在發(fā)展，我們要及時(shí)發(fā)現(xiàn)新階段的問題，并將先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用在解決問題上，積極地促進(jìn)高校信息化建設(shè)。

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