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        《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

        2019-04-01 06:29:34
        檔案天地 2019年3期
        關(guān)鍵詞:類目類別分類

        第七章? 企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)

        四、企業(yè)檔案收集工作要求

        7.5.2? 分類方案應依據(jù)企業(yè)管理職能,結(jié)合檔案形成特點制定,并應保持相對穩(wěn)定性和可擴充性。分類方案應附有分類說明。

        1.企業(yè)檔案分類方案的結(jié)構(gòu)

        企業(yè)檔案分類方案由編制說明、類目表、類別號三部分組成。

        (1)編制說明

        編制說明是分類方案的前置部分,是對企業(yè)檔案分類方案的編制目的與原則、分類的依據(jù)、體系結(jié)構(gòu)、類目設(shè)置與標識以及檔案的實體排架等若干問題的解釋,是使用企業(yè)檔案分類方案的指南。

        (2)分類表

        類目表是分類方案的主體部分,是由縱向類目和橫向類目構(gòu)成的,它將企業(yè)各職能活動中所形成的全部檔案按類目進行劃分排序,并以圖表的形式表示出來,類目表能夠反映出企業(yè)全部檔案的類目體系。分類表有三種形式,即分類體系表、分類類目細分表、分類主題詞表。

        (3)類別號

        確定對檔案進行類別標識的代字代號,并對檔案排列方法做一說明。

        2.編制企業(yè)檔案分類方案的要求

        (1)要保證企業(yè)檔案分類方案類目體系的嚴整性。企業(yè)檔案分類方案的類目體系是分類方案的主體,它是各級類目構(gòu)成的一個橫向和縱向關(guān)系的等級系統(tǒng)。橫向表現(xiàn)了各級同位類之間的并列關(guān)系,形成了各級“類別”;縱向表現(xiàn)了上位類與下位類之間的從屬關(guān)系,構(gòu)成了一個個“類系”。

        (2)要體現(xiàn)企業(yè)檔案分類方案類目體系的可包容性。企業(yè)檔案分類方案必須具有足夠的容量,其類目設(shè)置要能夠體現(xiàn)和容納企業(yè)檔案的全部內(nèi)容,使每一種和每一部分企業(yè)檔案,都能夠在分類方案的類目體系中找到自已應有的合理位置,并力求簡明易懂,便于檢索。

        (3)要保持企業(yè)檔案分類方案的相對穩(wěn)定性。企業(yè)檔案的分類關(guān)系到檔案管理工作的全局。如果檔案的分類發(fā)生變化,將會牽一發(fā)而動全身,引起檔案管理工作的一系列變化,有些工作甚至要從頭做起。因此,企業(yè)檔案的分類方案應具有更長的適用期,一經(jīng)確定,必須保持相對的穩(wěn)定。

        3.企業(yè)檔案分類方案的編制方法和步驟

        (1)調(diào)查研究

        要熟悉企業(yè)檔案的分類規(guī)則、理論與方法,研究和掌握本企業(yè)檔案的內(nèi)容構(gòu)成和形成特點。

        (2)形成類系

        根據(jù)企業(yè)檔案分類方法與庫藏檔案的基本種類設(shè)置檔案大類,劃分其屬類,進行類目排序,形成企業(yè)檔案類目體系。

        (3)給定類別號

        為企業(yè)檔案的每個類目固定相應的代字或代號。

        (4)制成文件或圖表

        將形成的企業(yè)檔案類目體系用文字敘述或圖表的形式表達出來。類目表現(xiàn)形式主要有三種:圖示法、表格法、縮行法。

        (5)撰寫說明

        指出企業(yè)檔案分類方案的編制依據(jù)、分類標準、類目代字或代號的使用方法。

        4.企業(yè)檔案分類基本方法

        檔案的分類就是根據(jù)企業(yè)職能及其檔案的來源、時間、內(nèi)容、特點、形式和相互聯(lián)系,把一個立檔單位形成的全部檔案按照一定的準則分門別類,形成一個相互具有從屬關(guān)系和平行關(guān)系的有機系統(tǒng),達到便于科學管理與檢索利用的目的。對企業(yè)檔案進行科學分類,是企業(yè)檔案整理工作的一項核心內(nèi)容,包括確定分類方法、制訂分類方案、編制分類號。檔案分類的質(zhì)量在很大程度上取決于分類方法的確定是否科學合理。類目設(shè)置應涵蓋企業(yè)檔案的全部內(nèi)容,并保持相對穩(wěn)定,還要留有一定的余地。分類號的編制力求簡明扼要,方便實用。

        (此部分未完待續(xù))

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