吳穎娜

2017年1月以來(lái)，隨著北京城市副中心行政辦公區(qū)搬遷工作的啟動(dòng)，北京市檔案局充分認(rèn)識(shí)到重大活動(dòng)、重大事件檔案工作的重要性，認(rèn)真履職，及時(shí)了解搬遷工作動(dòng)向，提前對(duì)相關(guān)單位檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)，扎實(shí)做好檔案督導(dǎo)工作，確保檔案搬遷安全。

一、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)高度重視，為檔案搬遷工作提供強(qiáng)有力的組織保障

市委、市政府領(lǐng)導(dǎo)高度重視市屬機(jī)關(guān)搬遷城市副中心行政辦公區(qū)過(guò)程中的檔案工作，將市檔案局列入全市搬遷工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員單位，明確市檔案局牽頭負(fù)責(zé)督導(dǎo)第一批搬遷單位做好檔案搬遷工作。市委秘書(shū)長(zhǎng)崔述強(qiáng)同志多次對(duì)檔案搬遷工作、檔案安全管理和檔案庫(kù)房建設(shè)等各項(xiàng)工作做出重要批示指示，市委辦公廳副秘書(shū)長(zhǎng)余衛(wèi)國(guó)同志要求認(rèn)真落實(shí)秘書(shū)長(zhǎng)批示，并就搬遷工作提出要求。

市檔案局（館）認(rèn)真落實(shí)市領(lǐng)導(dǎo)指示精神，統(tǒng)籌安排搬遷城市副中心行政辦公區(qū)過(guò)程中的檔案工作，多次聽(tīng)取搬遷城市副中心行政辦公區(qū)檔案工作情況匯報(bào)，并在局（館）長(zhǎng)辦公會(huì)上專題研究此項(xiàng)工作，及時(shí)研究解決相關(guān)問(wèn)題。同時(shí)，局（館）長(zhǎng)程勇?tīng)款^、副局（館）長(zhǎng)馬素萍具體負(fù)責(zé)，成立了由指導(dǎo)一處、法規(guī)處、接收征集處組成的四個(gè)檔案搬遷工作督導(dǎo)小組，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案督導(dǎo)工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，明確了任務(wù)分工和責(zé)任落實(shí)。

各搬遷單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作高度重視，將檔案工作列入搬遷工作重要議事程序，組織召開(kāi)各類協(xié)調(diào)會(huì)議，認(rèn)真研究檔案搬遷工作的任務(wù)分工、工作流程、時(shí)間安排、運(yùn)輸路線及搬遷期間檔案利用的應(yīng)急措施等內(nèi)容，積極解決檔案庫(kù)房建設(shè)、消防滅火、視頻監(jiān)控、電子巡查等安全防范系統(tǒng)配備、密集架安裝等問(wèn)題。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的普遍重視，為搬遷過(guò)程中檔案工作的推進(jìn)提供了有力保障。

二、及時(shí)制發(fā)規(guī)范性文件，為檔案搬遷工作提供強(qiáng)有力的政策依據(jù)

為確保各單位在搬遷北京城市副中心行政辦公區(qū)過(guò)程中檔案的完整與安全，并以此為契機(jī)加強(qiáng)各單位檔案管理，市檔案局在充分調(diào)研、廣泛征求意見(jiàn)的基礎(chǔ)上，制發(fā)了《北京市檔案局關(guān)于在搬遷北京城市副中心過(guò)程中加強(qiáng)檔案工作的意見(jiàn)》（以下簡(jiǎn)稱《意見(jiàn)》），對(duì)檔案庫(kù)房設(shè)置、設(shè)施設(shè)備配備等提出了明確要求，并就做好搬遷之前、之中、之后等重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)檔案工作做出具體規(guī)定?！兑庖?jiàn)》要求，各搬遷單位要將檔案工作納入搬遷工作總體部署，科學(xué)制定本單位檔案搬遷工作方案，務(wù)必做到檔案搬遷工作與整體搬遷工作同步推進(jìn)?！兑庖?jiàn)》明確提出，各搬遷單位要全面收集、清點(diǎn)各門(mén)類檔案，特別是要注意清查本單位各部門(mén)及個(gè)人手中留存的文件材料，屬于歸檔范圍的要及時(shí)歸檔，不屬于歸檔范圍的要做好登記、監(jiān)銷工作，不得擅自處理。任何部門(mén)和個(gè)人不得私自帶走、留存、轉(zhuǎn)移和銷毀檔案，確保檔案在搬遷工作中的完整與安全，同時(shí)要求做好實(shí)體檔案的打包與數(shù)據(jù)備份工作，確保檔案實(shí)體及信息安全?！兑庖?jiàn)》強(qiáng)調(diào)，各搬遷單位要采取有效措施和手段，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，制定檔案資料搬遷工作應(yīng)急預(yù)案，以便及時(shí)處理搬運(yùn)工作中出現(xiàn)的緊急情況。對(duì)搬遷過(guò)程中造成檔案損失的，將嚴(yán)肅追究有關(guān)單位和人員的責(zé)任。

隨著北京城市副中心行政辦公區(qū)搬遷工作的逐步推進(jìn)，市檔案局主動(dòng)與市搬遷辦聯(lián)系，經(jīng)反復(fù)溝通，將《意見(jiàn)》納入《市級(jí)機(jī)關(guān)第一批搬遷工作總體方案》，制定了《市檔案局督導(dǎo)第一批搬遷市級(jí)機(jī)關(guān)檔案搬遷工作方案》，制發(fā)了《檔案搬遷工作注意事項(xiàng)》，使各搬遷單位進(jìn)一步明確了搬遷之前、之中、之后三個(gè)階段的檔案工作要點(diǎn)。從實(shí)際效果看，各搬遷單位嚴(yán)格按照《意見(jiàn)》要求，既確保了搬遷前檔案的完整收集，又確保了搬遷中檔案的安全轉(zhuǎn)移，更為搬遷后檔案的規(guī)范管理創(chuàng)造了條件，對(duì)今后搬遷至城市副中心行政辦公區(qū)單位的檔案工作組織與管理提供有效經(jīng)驗(yàn)，產(chǎn)生積極影響。

三、加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，為檔案搬遷工作提供專業(yè)支持

2017年，在城市副中心行政辦公區(qū)建設(shè)之初，市檔案局即對(duì)市委系統(tǒng)、市政府系統(tǒng)、市人大辦公廳、市政協(xié)辦公廳等75家機(jī)關(guān)的檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置、資源建設(shè)、安全保管及檔案利用等情況進(jìn)行了調(diào)研摸底;主動(dòng)與工程辦等相關(guān)部門(mén)溝通，及時(shí)了解工程建設(shè)進(jìn)度，并根據(jù)調(diào)研情況向其發(fā)送了《關(guān)于在北京市行政副中心集約建設(shè)機(jī)關(guān)檔案管理用房建議的函》，有針對(duì)性地提出檔案庫(kù)房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、管理要求及將檔案管理用房建設(shè)納入城市副中心行政辦公區(qū)基建計(jì)劃，并與機(jī)關(guān)辦公樓同規(guī)劃、同設(shè)計(jì)、同施工的要求。此后，市檔案局又派員參加了北京市行政副中心機(jī)關(guān)辦公區(qū)工程設(shè)計(jì)例會(huì)，與各設(shè)計(jì)單位進(jìn)行了現(xiàn)場(chǎng)交流。

在知悉第一批入駐行政辦公區(qū)單位名單后，市檔案局及時(shí)與市政府辦公廳基建部門(mén)就集約建設(shè)政府相關(guān)部門(mén)檔案用房事宜進(jìn)行溝通，在我局建議下，市政府辦公廳統(tǒng)籌考慮了政府相關(guān)部門(mén)檔案用房建設(shè)。此外，市檔案局還實(shí)地調(diào)研了市委辦公廳、市人大辦公廳、市政協(xié)辦公廳、市住建委、市規(guī)劃和自然資源委員會(huì)、市財(cái)政局、市發(fā)展改革委等第一批搬遷單位在新辦公樓內(nèi)檔案庫(kù)房的面積與布局、檔案庫(kù)房專用設(shè)備配置、檔案搬遷方案等情況，并提供了指導(dǎo)服務(wù)。

為貫徹落實(shí)《意見(jiàn)》精神，四個(gè)檔案搬遷工作督導(dǎo)小組通過(guò)召開(kāi)會(huì)議、實(shí)地檢查、組織培訓(xùn)、工作對(duì)接等多種形式，從檔案庫(kù)房的設(shè)計(jì)與建設(shè)、檔案搬遷工作方案及應(yīng)急預(yù)案的制定、文件材料歸檔、歷史文件清理、檔案裝箱打包計(jì)劃、檔案數(shù)據(jù)備份、搬遷后庫(kù)房安排等方面，明確了重點(diǎn)任務(wù)及要求，指導(dǎo)搬遷單位做好檔案搬遷準(zhǔn)備工作。

各搬遷單位根據(jù)《意見(jiàn)》要求和市檔案局的指導(dǎo)建議，成立了由單位主管領(lǐng)導(dǎo)牽頭的檔案資料搬遷工作小組，負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)檔案搬遷工作，為安全有序地完成檔案搬遷提供了必要的人、財(cái)、物保障。如，市委辦公廳保密檔案處在《檔案搬遷工作方案》的基礎(chǔ)上制定了《市委機(jī)關(guān)檔案搬遷工作任務(wù)推進(jìn)表》，按照搬遷之前、之中、之后三個(gè)階段明確了具體任務(wù)、責(zé)任人、完成時(shí)限、工作進(jìn)度;市財(cái)政局認(rèn)真開(kāi)展檔案全面清查，清銷無(wú)保存價(jià)值的檔案，對(duì)庫(kù)存檔案實(shí)施分類打包，并做好標(biāo)識(shí)及包裝箱清單，安排專人運(yùn)送檔案，履行清點(diǎn)、封裝、專車運(yùn)送等必要程序，對(duì)檔案出入庫(kù)、轉(zhuǎn)運(yùn)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控，目前市財(cái)政局的檔案正在安全有序的搬遷過(guò)程中。

2018年10月，中央正式批準(zhǔn)北京市機(jī)構(gòu)改革方案，原第一批搬遷單位有了較大調(diào)整，且絕大多數(shù)單位涉及機(jī)構(gòu)改革，北京市級(jí)黨政機(jī)構(gòu)改革與市屬機(jī)關(guān)搬遷工作基本同步，因此出現(xiàn)了搬遷單位既涉及原有全宗檔案的搬遷工作，又涉及機(jī)構(gòu)改革后需對(duì)檔案進(jìn)行處置的復(fù)雜情況。針對(duì)此種情形，市檔案局以服務(wù)大局為宗旨，抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)，采取了一系列積極穩(wěn)妥的措施。一方面將《意見(jiàn)》中的工作要求納入北京市委辦、市政府辦轉(zhuǎn)發(fā)的《關(guān)于在全市機(jī)構(gòu)改革中加強(qiáng)檔案工作的實(shí)施意見(jiàn)》中，要求涉及機(jī)構(gòu)改革的搬遷單位采取有效措施和手段，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案管理和處置工作，嚴(yán)防因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、人員調(diào)整導(dǎo)致檔案無(wú)人監(jiān)管，發(fā)生檔案丟失、損毀和失泄密事件。另一方面，四個(gè)檔案搬遷工作督導(dǎo)小組在（下轉(zhuǎn)12頁(yè)）（上接9頁(yè)）審核各搬遷單位檔案搬遷工作方案及應(yīng)急預(yù)案、實(shí)地指導(dǎo)30余家相關(guān)單位開(kāi)展檔案搬遷工作的同時(shí)，還對(duì)機(jī)構(gòu)改革期間檔案處置原則、檔案的歸屬與流向等方面內(nèi)容進(jìn)行檢查，督促指導(dǎo)涉及搬遷工作的機(jī)構(gòu)改革單位嚴(yán)格落實(shí)檔案安全管理責(zé)任，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案安全萬(wàn)無(wú)一失。

市檔案局將按照市委、市政府搬遷工作總體安排和機(jī)構(gòu)改革工作總體部署，進(jìn)一步加大指導(dǎo)力度，采取一對(duì)一實(shí)地督導(dǎo)的方式，及時(shí)掌握搬遷工作進(jìn)度及檔案處置情況，切實(shí)糾正不符合檔案管理規(guī)定的行為，確保在搬遷城市副中心行政辦公區(qū)及機(jī)構(gòu)改革過(guò)程中檔案得到妥善處置和安全保管，并以此為契機(jī)不斷提升檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化水平。

（作者單位：北京市檔案局）