馬南

摘要：事業(yè)單位為了適應(yīng)現(xiàn)代化管理的發(fā)展要求需要采取措施來提高辦公室文書檔案管理的水平。本文闡述了當(dāng)前在事業(yè)單位中辦公室文書檔案管理存在的問題，并分析了提升辦公室文書檔案管理水平的具體途徑與方法。

關(guān)鍵詞：辦公室;文書檔案管理;方法途徑

前言：

辦公室文書檔案管理是事業(yè)單位管理中非常重要的環(huán)節(jié)，文書檔案包含各類發(fā)文原件、會(huì)議記錄以及財(cái)務(wù)、人事變動(dòng)活動(dòng)等資料信息，因此需要清晰認(rèn)識(shí)到事業(yè)單位當(dāng)前在文書檔案管理中的問題并積極采取正確措施加以解決，以提高辦公室文書檔案管理水平，保障事業(yè)單位得以長久、穩(wěn)定發(fā)展。

一、辦公室文書檔案管理中存在的問題

（一）文書檔案管理制度有待完善

事業(yè)單位的文書檔案管理工作大多由文員負(fù)責(zé)，但文員本身就有較為繁雜的工作，這導(dǎo)致檔案管理工作易出現(xiàn)錯(cuò)誤且效率低下。并且不規(guī)范的管理環(huán)境與流程導(dǎo)致文書檔案經(jīng)常與其他資料、材料等堆放在一起，使文書檔案的安全性得不到保證。在文書檔案中會(huì)有一些涉及事業(yè)單位機(jī)密的信息，而雜亂無章的管理易發(fā)生機(jī)密文件泄露或丟失的問題。

（二）文書檔案信息化程度有待提高

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用于生活中的各個(gè)領(lǐng)域，因此辦公室文書檔案管理也應(yīng)該逐漸朝著信息化的方向發(fā)展[1]。但是現(xiàn)階段一些事業(yè)單位沒有充分的利用信息技術(shù)來進(jìn)行文書管理，導(dǎo)致文書檔案管理效率較低，逐漸不能滿足現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展要求。

（三）對(duì)文書檔案管理的重視程度需加強(qiáng)

當(dāng)前，一些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理工作的重視程度不高，并且沒有對(duì)文書檔案管理的工作進(jìn)行一個(gè)良好的規(guī)劃和部署，由于文書檔案管理的工作內(nèi)容較多，如果沒有對(duì)檔案管理做出一個(gè)合理的規(guī)劃，那么就會(huì)影響檔案管理工作的順利開展。

（四）文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高

文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)高低直接影響著事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量。在實(shí)際的工作中一些檔案管理人員并沒有熟練的掌握文書檔案管理的相關(guān)知識(shí)與信息化辦公軟件的操作技術(shù)，導(dǎo)致文書檔案管理工作的效率低下。此外一些事業(yè)單位沒有意識(shí)到，想要從整體上提高文書檔案管理團(tuán)隊(duì)的水平就要積極引進(jìn)專業(yè)技術(shù)型人才，不能盲目招聘要重視人才建設(shè)問題。

二、提升辦公室文書檔案管理水平的具體措施

（一）完善文書檔案管理制度

首先事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的重視程度，結(jié)合單位自身的發(fā)展要求與實(shí)際情況完善文書檔案管理的制度，并規(guī)范文書檔案管理的工作流程，明確管理人員的工作責(zé)任。對(duì)文件檔案的建立、更改、保管期限等相關(guān)工作都有制定標(biāo)準(zhǔn)化的操作流程，使管理人員在實(shí)際的檔案管理中都有章可依。最大程度的保障檔案信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性、實(shí)效性與安全性。

（二）利用信息化技術(shù)創(chuàng)新文書檔案管理方式

為了更好的實(shí)現(xiàn)加強(qiáng)和改進(jìn)辦公室文書檔案管理的工作，需要在檔案管理過程中應(yīng)用先進(jìn)的信息化管理軟件[2]。傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)事業(yè)單位對(duì)文書檔案管理的要求，因此要應(yīng)用科學(xué)、合理的管理軟件實(shí)現(xiàn)文書檔案的信息化管理。有效的減少檔案管理過程中出現(xiàn)遺漏等現(xiàn)象，使文書檔案管理的工作效率得以大大提高。同時(shí)在選擇信息化管理軟件時(shí)事業(yè)單位要進(jìn)行做好對(duì)比分析的工作，在選擇信息化的管理軟件時(shí)要結(jié)合單位自身的工作環(huán)境、工作方式、工作內(nèi)容等，以確保后續(xù)管理工作得以良好的進(jìn)行，以更好的發(fā)揮先進(jìn)信息化管理軟件的作用，保證事業(yè)單位文書檔案管理的有效落實(shí)。

（三）強(qiáng)化檔案文書收集工作

收集與歸檔是文書檔案管理工作中最重要的兩個(gè)環(huán)節(jié)，因此為了提高文書檔案管理的水平必須規(guī)范檔案收集與歸檔的工作。需要管理人員做好以下三項(xiàng)工作：一是對(duì)文書檔案進(jìn)行分類，將文書檔案按照相應(yīng)的類目，并統(tǒng)一格式妥善保管。二是規(guī)范行文流程，對(duì)文件選用、編號(hào)、附件等格式內(nèi)容均進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)定，并且管理人員要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理，方便日后對(duì)文書檔案的查詢與使用。三是對(duì)目錄進(jìn)行編號(hào)，利用計(jì)算機(jī)中的檔案管理軟件對(duì)文書檔案建立數(shù)字化檢索體系，促使實(shí)現(xiàn)辦公室文書檔案管理的信息化與自動(dòng)化，并應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)上管理。

（四）加強(qiáng)文書檔案信息安全的防范意識(shí)

對(duì)檔案的安全管理也是事業(yè)單位文書檔案管理工作中非常重要的內(nèi)容，并且檔案安全管理工作要嚴(yán)格依照國家的相關(guān)法律規(guī)定進(jìn)行管理，在檔案的收集、管理、檢索、查閱等環(huán)節(jié)都要建立嚴(yán)密的檔案安全管理制度，以更好的約束相關(guān)管理人員的行為，使文書檔案的安全得到保障。同時(shí)要提高檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)與安全意識(shí)。例如事業(yè)單位要定期舉辦文書檔案管理的相關(guān)講座或培訓(xùn)，加強(qiáng)工作人員的專業(yè)素質(zhì)水平，提高文書檔案管理的安全意識(shí)，設(shè)置文書檔案管理的監(jiān)督職位，安排專門負(fù)責(zé)檔案信息安全的人員，有效保障對(duì)文書檔案的安全管理。此外要對(duì)重要的文書檔案進(jìn)行加密處理，在計(jì)算機(jī)中安裝防火墻，實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)的物理隔離，防止重要的檔案信息被攻擊和破壞，檔案工作人員要熟練的掌握防攻擊的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，避免局部網(wǎng)絡(luò)安全問題對(duì)全局網(wǎng)絡(luò)安全造成嚴(yán)重的影響，以確保事業(yè)單位的信息安全。

（五）管理人員提高自身的綜合素養(yǎng)

文書檔案管理人員要建立網(wǎng)絡(luò)化思維、應(yīng)用好現(xiàn)代化技術(shù)來提高自身的檔案管理水平，進(jìn)而提供更加精準(zhǔn)的檔案服務(wù)，同時(shí)幫助管理人員樹立責(zé)任意識(shí)。管理人員要從以前只會(huì)單純的收集檔案轉(zhuǎn)向?qū)W會(huì)分析和挖掘檔案信息價(jià)值的方向轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的檔案管理方法只是簡單的復(fù)制和查閱，已經(jīng)滿足不了現(xiàn)代化發(fā)展的要求，因此檔案管理部門要充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，進(jìn)而對(duì)檔案進(jìn)行更加精準(zhǔn)的管理，促進(jìn)檔案管理工作的高效運(yùn)行。

總結(jié)：

綜上所述，提高辦公室文書檔案的管理水平可以促進(jìn)事業(yè)單位的高效運(yùn)行。為了適應(yīng)信息化時(shí)代的管理要求，需要事業(yè)單位完善文書檔案管理的制度、積極利用信息化手段使文書檔案管理工作朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，同時(shí)注重提高管理人員的工作效率與綜合素質(zhì)，全方位的提升文書檔案的管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]單軍.淺談如何提升企業(yè)辦公室文書檔案管理的效率[J].中外企業(yè)家，2017（28）：82+89.

[2]王慧.辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（17）：97.