李其峰

（山西省臨縣醫(yī)療保險服務(wù)中心，山西 呂梁 033200）

現(xiàn)如今全球經(jīng)濟發(fā)展迅速，社會上的事業(yè)單位在經(jīng)濟全球化的帶動下不斷擴大規(guī)模，不論是國家單位還是私人企業(yè)對人才的要求都在急劇增長。檔案管理是事業(yè)單位管理中的關(guān)鍵一環(huán)，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，電子檔案在檔案管理中的優(yōu)勢也逐漸顯現(xiàn)出來。社會各事業(yè)單位在工作中對電子檔案的需求越來越頻繁，紙質(zhì)檔案只有在特別需要時才被調(diào)取印刷。這些事業(yè)單位的種種做法都體現(xiàn)著社會的發(fā)展和時代的進步，是人類智慧的體現(xiàn)。

1 提高對電子檔案管理的重視程度，加大資金的投入

電子檔案管理雖然已經(jīng)在各大事業(yè)單位中廣泛應(yīng)用，但卻并沒有被單位高層管理重視起來，管理水平低下，因此近年來因電子檔案管理出現(xiàn)問題而造成損失的現(xiàn)象層出不窮。造成此現(xiàn)象的主要原因是單位檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施沒有保障。單位高層管理應(yīng)該在檔案管理尤其是電子檔案管理方面加大資金的投入，引進現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備進行管理，不斷更新和完善電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，為單位電子檔案管理工作提供保障。此外，單位高層管理可以不定時地對電子檔案管理工作進行檢查，保證辦公質(zhì)量，提高管理水平。事業(yè)單位必須對電子檔案予以高度重視，明確電子檔案管理的重要性，及時解決電子檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，加強各部門之間的統(tǒng)籌管理，保證電子檔案管理的高效性[1]。

2 提升管理人員的資質(zhì)和素質(zhì)

電子檔案管理工作是利用現(xiàn)代化高科技技術(shù)對資源和信息進行合理、有序的整理和保存，實現(xiàn)高效工作、提高管理水平的目標。因此，電子檔案管理職員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)資質(zhì)直接影響著管理工作的效率和質(zhì)量。電子檔案復(fù)雜繁多，對管理職員的專業(yè)能力要求極高，需要有大量從業(yè)經(jīng)驗的人擔此重任。事業(yè)單位有必要加強對電子檔案管理職員職業(yè)道德和專業(yè)水平的培養(yǎng)，可以通過兩個渠道提高管理職員的資質(zhì)能力。一是對事業(yè)單位目前在職人員進行培訓(xùn)指導(dǎo)，為他們提供學(xué)習(xí)資源進行集中培訓(xùn)，提升職員的計算機辦公軟件操作能力，培養(yǎng)職員的其他必要技能，確保管理工作的完成效率。必要時可以實行考核制度，對職員的專業(yè)技術(shù)水平進行考核，增強職員的危機意識，提高職員的積極性。二是直接引進高素質(zhì)、高資歷的綜合性人才，提高單位職員的整體水平和綜合素質(zhì)，以滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，實現(xiàn)事業(yè)單位電子檔案管理工作的高效推進。

3 改善電子檔案管理機制，創(chuàng)新管理制度

電子檔案涵蓋著各事業(yè)單位的全部內(nèi)容，包括管理決策、管理項目、職員信息、工作數(shù)據(jù)等所有資料和資源。為推進事業(yè)單位中各個部門管理事務(wù)和方案的高效執(zhí)行，單位高層管理應(yīng)該全面優(yōu)化電子檔案管理機制，重新制定完善的電子檔案管理制度并嚴格執(zhí)行，實現(xiàn)電子檔案的有序化、科學(xué)化管理。具體做法是分析單位電子檔案管理的現(xiàn)狀，將資源和資料分開整理。嚴格把關(guān)資源的來源、分類、利用等各個環(huán)節(jié)，制定統(tǒng)一的搜集和使用程序，確保資源的保密性和真實性，提高資源的有效利用率。對于資料的管理，要加強對職員信息、各項調(diào)查數(shù)據(jù)錄入、審核、整理、保密等相關(guān)環(huán)節(jié)的管控。事業(yè)單位中各部門之間要相互監(jiān)督，以形成電子檔案管理的良性循環(huán)。

4 加強電子檔案管理的安全系統(tǒng)

電子檔案雖有快捷、方便的優(yōu)勢，但也存在著信息泄露等眾多網(wǎng)絡(luò)安全隱患。電子檔案的安全問題是目前電子檔案管理中存在的主要問題，安全系統(tǒng)、軟件硬件管理在其中起著重要作用。預(yù)防和解決電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全問題，要求電子檔案管理技術(shù)人員增加對管理安全的重視程度，加強網(wǎng)絡(luò)安全防范意識。盡量減少在不穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下辦公的頻率，預(yù)防因網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定引起的信息缺失問題。定時對單位網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、服務(wù)器設(shè)備、軟件、硬件等進行檢查、維護和升級，保證電子檔案的更新和優(yōu)化。及時對計算機進行殺毒、安全檢驗，在計算機上安裝殺毒軟件、防火墻等安全工具，確保計算機系統(tǒng)的安全。事業(yè)單位要聘請高技術(shù)人員設(shè)置各自單位內(nèi)部的保密系統(tǒng)和安全系統(tǒng)，保證單位內(nèi)部信息和資源的安全，防止外來人員惡意入侵而引起信息泄露等問題[2]。

5 結(jié)束語

事業(yè)單位中電子檔案管理工作統(tǒng)籌管理著單位內(nèi)部所有的信息和資源，理應(yīng)引起高度重視。各事業(yè)單位要想穩(wěn)定而快速地發(fā)展下去，就必須認真研究并主動探索電子檔案管理的有效途徑，加大電子檔案管理制度的執(zhí)行力度。電子檔案管理職員要明確自己的工作內(nèi)容，提升職員的職業(yè)素養(yǎng)，提高網(wǎng)絡(luò)安全防范意識，保證電子檔案的安全問題，為電子檔案管理工作負責。事業(yè)單位高層管理需要不斷學(xué)習(xí)新的管理模式，借鑒積極的管理模式進行電子檔案管理機制改革，創(chuàng)新管理制度，保證電子檔案管理工作高效有序地進行，促進事業(yè)單位中各部門的協(xié)調(diào)發(fā)展。