劉慶丁小鵬 黃好欽 胡勇文

【摘 要】針對高校新生報到流程，利用“5W1H”及“ECRS四原則”技術(shù)分析了存在的主要問題并給出了改善方案。與改善前相比，改善后方案的報到工序減少5個，報到瓶頸時間縮短40%。

【關(guān)鍵詞】新生報到;工業(yè)工程;流程優(yōu)化

中圖分類號： TH162 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號： 2095-2457（2019）02-0050-002

【Abstract】This paper focuses on optimizing freshman enrollment process in a university. Some key factors that affect the enrollment process are given by “5W1H” and “ECRS”techniques， and the original enrollment process is improved. The number of procedures is reduced by 5 and cycle time is lowed by 40% comparing with original process.

【Key words】Freshmen enrollment; Industrial Engineering; Process optimization

0 引言

高校新生入學(xué)報到具有在集中時間段內(nèi)報到人數(shù)多、報到流程繁瑣等特點。因此，如何提升新生報到效率，設(shè)計更為有效的報到流程以提升學(xué)生滿意度并降低高校新生報到運營成本顯得尤為重要。

眾多學(xué)者對報到流程優(yōu)化進(jìn)行了深入研究。閆然[1]通過對某高校新教師報到流程進(jìn)行優(yōu)化，縮短報到所用的時間，提高學(xué)校新教師報到的效率，提升新教師對學(xué)校管理的滿意度。齊二石[2]通過運用 “ECRS”和程序分析的方法對醫(yī)院的流程進(jìn)行系統(tǒng)的分析并改善。李滿銀等綜述了信息技術(shù)在工業(yè)工程中的應(yīng)用現(xiàn)狀，同時總結(jié)了信息環(huán)境下改善哲理及改善技術(shù)體系[3-4]。

工業(yè)工程是將管理與技術(shù)完美結(jié)合的一門工程技術(shù)，其特點在于系統(tǒng)優(yōu)化并持續(xù)改善創(chuàng)新。本文從工業(yè)工程角度對某高校新生報到流程進(jìn)行系統(tǒng)分析，提出一些可行的解決方案，重組并簡化某高校新生報到流程進(jìn)而提升新生入學(xué)報到效率，降低高校新生報到運營成本。

1 工業(yè)工程基本理論及技術(shù)

1.1 分析符號

利用工業(yè)工程分析問題時，一般先利用相關(guān)符號記錄現(xiàn)狀，常用到的符號及其具體含義如表1所示。

1.2 “5W1H”提問技術(shù)及“ECRS四原則”

“5W1H”提問技術(shù)是為弄清問題現(xiàn)狀并尋求改善點的主要技術(shù)，“5W1H”提問技術(shù)的前兩次提問在于明白問題現(xiàn)狀，第三次提問在于探究改進(jìn)的可能性。其具體提問過程如表2所示。

2 某高校新生入學(xué)報到流程現(xiàn)狀及問題分析

2.1 報到流程現(xiàn)狀

本文主要研究某高校新生入學(xué)報到流程。該高校在新生入學(xué)前已隨《錄取通知書》給每位被錄取的新生郵寄了學(xué)生個人銀行卡用于批扣相關(guān)費用（包括學(xué)費、住宿及服裝等費用）。由于部分學(xué)生擔(dān)心財產(chǎn)安全等方面原因未通過銀行卡批扣相關(guān)費用而選擇到高?，F(xiàn)場繳費。該類新生的主要報到流程圖如圖1所示。

2.2 問題分析

該高校未通過網(wǎng)上繳費新生的報到流程中共有15個工序，新生需在迎新處、收費處、服裝領(lǐng)取處及學(xué)生公寓四個地點完成以上15個工序。現(xiàn)應(yīng)用“5W1H”分析各工序中存在的問題。具體分析過程如下：

（1）迎新處問題分析

該高校在迎新處報到手續(xù)的主要目的是學(xué)校根據(jù)考生遞交的《錄取通知書》給每位新生一張附有報到序號的紀(jì)念單。同時，學(xué)生填寫個人詳細(xì)信息以便學(xué)校統(tǒng)計新生報到情況。此外，由各學(xué)院迎新志愿者發(fā)給每位新生附有學(xué)號等信息的校園一卡通。

新生報到時，學(xué)校可以在所發(fā)的報到紀(jì)念單上附上用于搜集個人信息的二維碼，同時將領(lǐng)取報到紀(jì)念單和校園一卡通兩個工序合并，新生在領(lǐng)取報到紀(jì)念單和校園一卡通后自行填寫個人詳細(xì)信息。另外，新生檔案可暫由新生個人保存，待報到完畢后再由各學(xué)院統(tǒng)一收取更利于提升新生報到效率。

（2）收費處問題分析

該收費處主要收取學(xué)生住宿費、學(xué)費。由于新生在集中時間段內(nèi)報到人數(shù)多，而該高校收費人員數(shù)量不足，導(dǎo)致現(xiàn)場排隊等候時間長。因此，增加收費人員的同時在學(xué)生公寓區(qū)域也設(shè)置收費處可將人員有效疏導(dǎo)，從而提升繳費效率。此外，現(xiàn)狀報到流程中新生可在同一收費處繳納學(xué)費、住宿費及服裝費，從而可取消在服裝領(lǐng)取處的繳納服裝費用手續(xù)。新生可憑繳費收據(jù)至服裝領(lǐng)取處領(lǐng)取相應(yīng)服裝，服裝領(lǐng)取處憑學(xué)生收據(jù)可至學(xué)校財務(wù)處結(jié)算服裝費用。

（3）服裝領(lǐng)取處問題分析

該處新生排隊時間較長的主要原因表現(xiàn)在以下兩點：1）新生數(shù)量較多，而該處的工作人員較少;2）工作人員需詢問并尋找與新生身材符合的服裝。該收費處可將同型號服裝定置放置以方便拿取。此外，該處工作人員可在新生報到前通過網(wǎng)絡(luò)平臺收集新生身高體重等信息，并給每位新生某標(biāo)識（如英文字母），每一標(biāo)識對應(yīng)某種型號服裝，新生領(lǐng)取服裝時直接向工作人員提供所分配的標(biāo)識即可。

（4）學(xué)生公寓處問題分析

由于新生在入學(xué)時均已分配好具體宿舍，且在迎新處已登記個人詳細(xì)信息，因此新生可直接至學(xué)生公寓處向管理員告知身份證號碼便可領(lǐng)取鑰匙入住。

3 報到流程改善及改善效果

根據(jù)以上分析，該高校新生改善后的報到流程如圖2所示。

應(yīng)用“5W1H”提問技術(shù)和“ECRS四原則“對新生報到流程進(jìn)行改進(jìn)后，其改進(jìn)前后的效果如表4。

4 結(jié)束語

本文利用工業(yè)工程的分析方法與技術(shù)（下轉(zhuǎn)第21頁）（上接第51頁）對某高校新生入學(xué)報到流程進(jìn)行了分析，找出影響新生入學(xué)報到流程效率的主要原因，同時對現(xiàn)有流程重新設(shè)計以提升新生入學(xué)報到效率。與原始報到流程相比，改善后的流程在時間上節(jié)省了26分鐘，且將15個工序變?yōu)?0個，較大程度上改善了新生報到流程，減少了報到程序和所需時間，為高校迎新工作安排提供了參考。

表4 新生報到流程改進(jìn)前后對比統(tǒng)計表

IE重視運用信息技術(shù)，IE是綜合運用各種知識將人、物、方法、環(huán)境、機器和信息等部分或全部組成更有效的集成系統(tǒng)。如何將現(xiàn)代信息技術(shù)引入高校新生報到過程顯得極其重要。如設(shè)計系統(tǒng)使得信息在新生報到流程中各環(huán)節(jié)實時傳遞，使得各部門實現(xiàn)信息共享以減少新生報到環(huán)節(jié)，提升報到效率。此外，探尋如何有效疏導(dǎo)新生報到時間，避免新生在同一時間段內(nèi)集中報到也是提升報到效率的有效途徑。

【參考文獻(xiàn)】

[1]閆然，季文雅.學(xué)校新教師報到流程優(yōu)化案例[J].商場現(xiàn)代化，2005（23）：198-199.

[2]齊二石，徐剛，李昌明.基于工業(yè)工程ECRS的醫(yī)院就診流程改善研究[J].內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2007（03）：178-180.

[3]李銀滿，劉滿洲.信息環(huán)境下工業(yè)工程的改善技術(shù)[J].工業(yè)工程，2003，6（01）：42-46.

[4]張松.信息技術(shù)在工業(yè)工程中的應(yīng)用現(xiàn)狀研究[J].江西建材，2017，（04）：289.