周靄

摘 要：本文即針對辦公室文書檔案收集與管理展開討論，分析當(dāng)前文書檔案收集與管理面臨的問題，并根據(jù)這些問題對其創(chuàng)新路徑進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：辦公室文書檔案；收集與管理；創(chuàng)新路徑

辦公室文書檔案對于任何一個(gè)企業(yè)、單位而言都是極為特殊且重要的，文書檔案的收集與管理工作具有絕對的地位，只是在時(shí)代的不斷發(fā)展下傳統(tǒng)的文書檔案收集與管理逐漸出現(xiàn)弊端，面臨著一系列的問題。所以當(dāng)下正需要對文書檔案收集與管理進(jìn)行全面的改革，深入創(chuàng)新收集與管理的方式方法解決問題。

1 現(xiàn)存的問題

1.1 缺乏規(guī)范化管理

缺乏規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理是辦公室文書檔案收集與管理現(xiàn)存的重要問題，在不夠規(guī)范的管理下，呈現(xiàn)出的工作水平自然是不如人意的，目前僅有少部分單位確立相應(yīng)的規(guī)范、制度，但管理規(guī)范存在陳舊寬泛、可操作性差的問題，這種管理的不規(guī)范體現(xiàn)在多個(gè)方面，包括檔案的管理、檔案材料的制作與選用以及檔案收集力度等方面都因缺乏規(guī)范的管理而出現(xiàn)問題。由于沒有足夠的檔案保存空間，很多檔案資料都是散落的，有些資料沒有進(jìn)行分類歸檔或難以進(jìn)行分類歸檔，就堆放在四處，檔案管理尚未落實(shí)到細(xì)節(jié)；檔案材料的使用也較為混亂，沒有明確嚴(yán)格的規(guī)范制度，16開和A4紙混用，甚至一些檔案袋上都沒有編號(hào)、類別等基本信息；最后關(guān)于文書檔案的收集力度，還很大程度的存在收集力度欠缺的問題，在松散的管理下，導(dǎo)致很多文書檔案沒有得到及時(shí)進(jìn)行收集，長期積壓后更不利于管理。

1.2 人員素質(zhì)低

相關(guān)的工作人員素質(zhì)不高也是不爭的事實(shí)，很多工作人員自身缺乏專業(yè)的管理知識(shí)、管理能力低，致使文書檔案管理的效果差，還有一些管理人員在管理上僅關(guān)注“紅頭文件”的歸檔管理，而忽視其他文書檔案，這也將導(dǎo)致管理的效果不理想。另外，文書檔案收集與管理人員工作責(zé)任感不強(qiáng)，沒有從根本上重視文書檔案，在進(jìn)行整理、歸檔時(shí)缺乏對內(nèi)容的審核與檢查。

1.3 技術(shù)手段落后

事實(shí)上目前多數(shù)單位檔案管理的手段方式都沒有跟上時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)在信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域廣泛應(yīng)用，可以發(fā)現(xiàn)信息化、電子化是很多行業(yè)、領(lǐng)域的發(fā)展趨勢，而文書檔案的收集與管理還沒有做到與這信息技術(shù)的良好接洽。雖然當(dāng)前辦公室文書檔案也出現(xiàn)了電子檔案的形式，但更多的仍是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案普遍存在保存成本高且不易管理的問題，發(fā)展時(shí)間稍久的單位所收集保存下來的文書檔案更加難以進(jìn)行統(tǒng)一管理，日后要進(jìn)行查找翻閱更要花費(fèi)精力，管理技術(shù)手段的落后給工作的高效開展帶來了不小的阻礙。

2 創(chuàng)新路徑探究

2.1 健全工作制度

辦公室文書檔案收集與管理工作急需制定出更加健全的工作制度，此前的工作制度不夠規(guī)范、完善，已不能完全適用于現(xiàn)在的文書檔案收集與管理工作。具體來說，在工作制度的健全上有以下幾點(diǎn)建議：第一，成立一個(gè)研究工作小組，小組成員包括有優(yōu)秀員工代表、領(lǐng)導(dǎo)等，該工作小組主要負(fù)責(zé)對收集與管理規(guī)范進(jìn)行編制[1]；第二，一年一次定期對執(zhí)行的工作制度進(jìn)行評(píng)估，及時(shí)據(jù)實(shí)際情況對規(guī)范制度進(jìn)行更新，保證工作制度的時(shí)效性；第三，可設(shè)立出獨(dú)立的檔案室，專門存放一些散落的文件資料，這些資料因?yàn)殡y以進(jìn)行分類或是太陳舊而散落，所以很有必要成立單獨(dú)的檔案室集中處理這些資料，避免部分文書檔案出現(xiàn)亂放、錯(cuò)放的現(xiàn)象；第四，還有注意規(guī)范好檔案材料，檔案材料的制定要經(jīng)過有關(guān)人員把關(guān)，使用時(shí)要注意不同類型的文書檔案間不可混用一樣的檔案材料。

2.2 提高人員素質(zhì)

辦公室文書檔案收集與管理有關(guān)工作人員素質(zhì)的提升也是當(dāng)前需要加大重視的部分，要全面強(qiáng)化收集與管理從事人員的素質(zhì)。一方面，定期舉行培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動(dòng)，組織工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，包括一些專業(yè)化知識(shí)的傳授、管理能力的培養(yǎng)。另外，為了能夠更好的讓文書檔案收集與管理工作適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展，還有必要進(jìn)行信息技術(shù)運(yùn)用能力的培訓(xùn)，以保證文書檔案收集與管理工作人員是與時(shí)俱進(jìn)、綜合素質(zhì)良好的，同時(shí)培訓(xùn)活動(dòng)也能調(diào)動(dòng)起員工的責(zé)任感以及對工作的使命感，能夠以更專業(yè)的態(tài)度面對工作[2]。另一方面，由于很多單位的辦公室文書檔案管理部門都有聘任一些兼職的管理工作人員，這部分員工雖然并非專職人員，但也同樣影響著相關(guān)工作的進(jìn)行，因此也要進(jìn)行一些必要的培訓(xùn)，或通過邀請專家、優(yōu)秀員工進(jìn)行講座等方式來提高這些兼職管理人員的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)辦公室文書檔案專職、兼職員工素質(zhì)的共同提升，促進(jìn)工作的順利開展。

2.3 文書檔案電子化

一直以來文書檔案相關(guān)管理工作所采取的傳統(tǒng)紙質(zhì)歸檔管理方式在信息爆炸的時(shí)代下顯露出了很多的缺點(diǎn)，所以要保障文書檔案管理的效率、提升管理能力，就應(yīng)該在收集與管理過程中積極采用信息化的管理技術(shù)手段，簡明的說就是推進(jìn)文書檔案電子化。文書檔案電子化是文書檔案收集與管理上的重要?jiǎng)?chuàng)新，不止是收集與管理的工具、手段上的創(chuàng)新，更是方法上的創(chuàng)新[3]。文書檔案電子化首先要對之前的紙質(zhì)檔案進(jìn)行一次新歸檔，實(shí)現(xiàn)這些文書檔案的電子化，之后即全面實(shí)行收集和管理的數(shù)據(jù)化、電子化，收集工作將大大減輕，只需要有關(guān)人員將檔案納入數(shù)據(jù)庫，管理上也更加便捷，電子化的成本較低能有效減少了文書檔案收集與管理工作所需的人力、物力。

2.4 建立淘汰制度

淘汰制度其實(shí)在辦公室文書檔案的手機(jī)管理工作中十分有必要，因?yàn)槲臅鴻n案常年累積、繁多沉冗，是導(dǎo)致出現(xiàn)問題的一大原因，所以及時(shí)對文書檔案進(jìn)行淘汰有重要的實(shí)際意義。有關(guān)單位、組織應(yīng)建立起一套文書檔案淘汰制度，主要針對于規(guī)范哪些文書檔案可以被淘汰、做丟棄處理，關(guān)鍵在于文書檔案淘汰的時(shí)點(diǎn)，部分文書檔案僅效用于某個(gè)項(xiàng)目，當(dāng)該項(xiàng)目流產(chǎn)或是順利結(jié)束后，這些文書檔案就可以淘汰丟棄，尤其是經(jīng)電子化錄入后更可以將其淘汰，而對于哪些具備長期效用與參考功能的文書檔案則繼續(xù)保存，淘汰制度就是為了幫助減輕文書檔案保存的負(fù)擔(dān)。

2.5 加強(qiáng)宣傳工作

文書方案收集管理工作的進(jìn)一步加強(qiáng)還需要良好的宣傳工作的支持，宣傳工作的有效落實(shí)是后期收集與管理工作的基石，前期宣傳工作做得好往往能給后期的收集管理工作帶來更多的便利與優(yōu)勢，所以有關(guān)部門還要加強(qiáng)文書檔案宣傳工作[4]。其一，面向文書檔案管理人員，有關(guān)部門可以通過簡報(bào)、組織編研以及多媒體等形式來進(jìn)行宣傳，增進(jìn)管理工作人員自身的管理意識(shí)以及工作熱情，進(jìn)一步規(guī)范文書檔案管理方法，普及信息化、科技化的管理技術(shù)手段；其二，面向全體工作人員，文書檔案的收集與管理需要各部門的配合、協(xié)助，只有文書檔案的重要性真正得到全體員工的承認(rèn)與重視，收集與管理工作才能實(shí)現(xiàn)高效化落實(shí)，可以開展講座來讓更多的員工了解文書檔案的作用以及收集與管理工作的意義。

3 結(jié)束語

總而言之，辦公室文書檔案的收集與管理工作對企業(yè)、單位的發(fā)展具有長遠(yuǎn)的意義，不可懈怠，創(chuàng)新文書檔案的收集與管理、修正現(xiàn)存的問題勢在必行，相信通過進(jìn)一步健全工作制度、提升人員素質(zhì)、電子化文書檔案、淘汰制度的建立以及宣傳工作的加強(qiáng)一定能幫助提高文書檔案收集與管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1]劉萍.文書檔案管理的特點(diǎn)與創(chuàng)新策略的相關(guān)研究[J].科技風(fēng)，2018（12）：263.

[2]張紅文.新時(shí)期檔案管理工作淺談[J].長江師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2016（04）：131-134.

[3]毛娟.事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新路徑研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（11）：102.

[4]王贊.淺議辦公室文書檔案的收集與歸檔管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（08）：108-120.