胡靜

摘 要：當(dāng)前信息化建設(shè)技術(shù)不斷發(fā)展，火力發(fā)電廠的檔案管理工作也進(jìn)入了一個(gè)新的管理階段，通過信息技術(shù)能夠彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理手段存在的弊端，提高檔案管理效率?；诖?，本文在對火電廠檔案工作性質(zhì)特點(diǎn)分析的基礎(chǔ)上，闡述了火電檔案的建設(shè)信息化，討論了如何利用信息化手段加強(qiáng)火力發(fā)電廠的檔案管理工作水平，促進(jìn)檔案管理水平提高。同時(shí)也希望能夠?qū)ο嚓P(guān)單位檔案管理工作的開展提供一些參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：火力發(fā)電廠；檔案管理；信息化建設(shè)

隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會經(jīng)濟(jì)體制改革，火電廠的檔案管理工作呈現(xiàn)不斷完善的趨勢，不過就目前管理現(xiàn)狀來看，基于火電廠檔案管理具有一定的復(fù)雜性，現(xiàn)階段還無法體現(xiàn)出檔案管理工作的重要性，對此要結(jié)合火電企業(yè)檔案的特點(diǎn)針對性的進(jìn)行檔案管理工作的開展，通過信息化建設(shè)促進(jìn)相關(guān)工作水平提高。

1 火電企業(yè)檔案工作的性質(zhì)特點(diǎn)

1）檔案來源多樣化，數(shù)量飛速增長。主要是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用企業(yè)電子文件和電子檔案產(chǎn)生速度和數(shù)量大大提升。

2）檔案管理水平提升。隨著信息化建設(shè)的逐步提高，檔案管理現(xiàn)代化水平也隨之提高。

3）性質(zhì)上來說，檔案管理工作具有管理性和服務(wù)性，其通過對來自不同管理部門的檔案資料進(jìn)行管理實(shí)現(xiàn)了對其他部門的統(tǒng)一協(xié)調(diào)和服務(wù)。

2 火電檔案的建設(shè)信息化

2.1 認(rèn)真做好檔案整理本職工作

火電檔案包括紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種，而進(jìn)行檔案建設(shè)信息化的基礎(chǔ)，就是要做好檔案管理的基礎(chǔ)工作。檔案工作人員需要嚴(yán)格按照檔案管理相關(guān)制度規(guī)定，進(jìn)行資料的收集、整理和歸檔工作。將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行歸檔，保證檔案信息的完整性和真實(shí)性。

2.2 加強(qiáng)檔案工作者的安全意識

單位需要重視培養(yǎng)檔案工作者的安全意識，不僅重視紙質(zhì)檔案的安全保存，也要重視電子檔案的信息安全。一方面要設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)的檔案室，做好紙質(zhì)檔案的保管，做好“八防”等工作；另一方面做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，準(zhǔn)備好專門的防護(hù)軟件，保證電子檔案的網(wǎng)絡(luò)安全，定期進(jìn)行殺毒和清理，配置防火墻等。

2.3 加大檔案建設(shè)資金投入和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制

單位需要增加檔案管理的資金投入，包括聘請專業(yè)的檔案管理人才、采購高水平的防護(hù)軟件、配置良好的安全環(huán)境等，都需要大量的資金投入，單位要給予強(qiáng)力的資金支持。單位還需要建立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，對檔案建設(shè)認(rèn)真負(fù)責(zé)，和對做出重大貢獻(xiàn)的工作者給予獎(jiǎng)勵(lì)措施，以提高工作者的積極性。

2.4 做好檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)

主要是利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，在建立電子檔案的同時(shí)，將本單位的檔案信息整理成數(shù)據(jù)庫，設(shè)計(jì)有效的檢索程序，方便查詢檔案信息；與其他兄弟單位聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)資源共享。

3 實(shí)現(xiàn)電廠檔案管理信息化建設(shè)途徑

3.1 加快電子檔案管理人員培養(yǎng)和人才儲備步伐

社會發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，使檔案管理工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對象、管理模式都發(fā)生了很大的變化。我們可以注意到，檔案管理工作由以前的保管、記錄活動(dòng)的證據(jù)，演變?yōu)槟壳斑@種證據(jù)的確實(shí)產(chǎn)生，進(jìn)而確保上述活動(dòng)本身有可信證據(jù)作為證明。檔案管理人員也因此由以前的文獻(xiàn)記錄者、保存者、變?yōu)闄n案遺產(chǎn)的積極塑造者，從不僅僅繼承公正的、不帶偏見的保管者、整理者、演變?yōu)樵跈n案形成過程中，明確歷史責(zé)任感的積極干預(yù)者。這一系列的巨大變化，迫使我們盡快地調(diào)整自己的工作思路和方式，迎接電子時(shí)代帶來的挑戰(zhàn)。如何迎接這一歷史性的變革，關(guān)鍵是要提高當(dāng)前檔案管理工作者如何掌握和應(yīng)用新的科技知識，更好的服務(wù)于企業(yè)。現(xiàn)在企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者也漸漸意識到電子文件檔案管理程序的掌握和人才在信息化管理工作中的重要性，目前的檔案管理人員需要具備基礎(chǔ)的處理信息的技能和理論知識的掌握。隨即加大資金的投入，購入檔案硬件設(shè)備和引進(jìn)檔案軟件的開發(fā)和人才。為此，加強(qiáng)檔案管理人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作。如何提高現(xiàn)有檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，這就要靠我們的管理者，根據(jù)人員的知識結(jié)構(gòu)水平，全面制定并明確每個(gè)人的培訓(xùn)計(jì)劃和目標(biāo)，定期進(jìn)行全面業(yè)務(wù)知識的考評。建立和完善兄弟單位檔案信息的技術(shù)交流平臺，從中發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)、儲備電子文件檔案的人才。

3.2 進(jìn)一步推進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理

目前，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的要求是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，滯后的管理理念和應(yīng)用軟件的魚目混雜，直接影響了電子文檔檔案管理系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是管理環(huán)境沒有充分得以提高和發(fā)揮。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案自動(dòng)化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

3.3 抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)是關(guān)鍵

目前，火力發(fā)電廠檔案信息自動(dòng)化工程影響最大的是計(jì)算機(jī)技術(shù)、工作站。服務(wù)器性能的提高，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟與否，直接影響到數(shù)據(jù)庫技術(shù)和應(yīng)用軟件開發(fā)工具的發(fā)展。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的技術(shù)路線是十分重要的，應(yīng)當(dāng)推行適應(yīng)的先進(jìn)技術(shù)，使經(jīng)濟(jì)效益的合理性和技術(shù)的先進(jìn)性相統(tǒng)一，技術(shù)路線的選擇要符合實(shí)際。因此，要避免發(fā)生買了設(shè)備不能充分利用，建了網(wǎng)絡(luò)而傳輸量很少的情況。要實(shí)事求是地分析現(xiàn)狀，充分考慮先進(jìn)技術(shù)的發(fā)展，再進(jìn)行每一項(xiàng)具體的決策。

3.4 建立完善發(fā)電廠電子文件全過程管理制度

要建立一套審查制度，嚴(yán)格把關(guān)，這是從源頭上保證電子文件原始性、真實(shí)性的最關(guān)鍵措施。人是活的因素，易受外界影響。為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集、積累開始就要進(jìn)行記錄，記錄電子文件的管理和使用情況，確保電子文件形成、處理、保管過程的真實(shí)記錄可以證實(shí)電子文件的原始性和真實(shí)性。

4 結(jié)語

火電的檔案管理工作是一項(xiàng)龐雜性事務(wù)，整體檔案管理工作落實(shí)需要企業(yè)內(nèi)部不同管理部門之間和環(huán)節(jié)工作具體細(xì)化，實(shí)現(xiàn)基于科學(xué)信息化的絕對支持以及和各種管理效能的有效結(jié)合，以上因素均對檔案記錄的真實(shí)性和完整性造成直接影響，同時(shí)對于電廠的發(fā)展以及在社會中的地位造成影響，對此要嚴(yán)格要求相關(guān)的細(xì)節(jié)處理，保證企業(yè)體制改革制度之下的信息整合，保證有豐富的信息資源為電廠生產(chǎn)和發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持，促進(jìn)火電事業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王芳.分析信息化對火力發(fā)電廠檔案管理的影響[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（1）：151-152.

[2]孫冬梅.火力發(fā)電廠基建檔案管理研究[J].才智，2013（16）：251-251.

[3]王璐.對火力發(fā)電廠基建檔案管理的幾點(diǎn)探討[J].黑龍江史志，2013（19）.

[4]王濤.加強(qiáng)火電廠基建項(xiàng)目檔案管理的有效途徑分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，No.290（09）：90-91.

[5]李海燕.淺談大型火力發(fā)電廠基建調(diào)試竣工資料管理[J].技術(shù)與市場，2015（1）：100-101.