楊桂香 袁月

摘 要：科技的發(fā)展提高了人們的生活節(jié)奏與工作效率，同時(shí)也改變了很多傳統(tǒng)的工作方式。電子檔案作為科技發(fā)展的產(chǎn)物，在檔案管理中，電子檔案與紙質(zhì)檔案在檔案管理中分別發(fā)揮著不同的作用與優(yōu)勢(shì)，給檔案管理增加便利的同時(shí)，大大提高了工作效率。在信息時(shí)代發(fā)展的今天，電子檔案與紙質(zhì)檔案將會(huì)在檔案管理中相輔相成、互為補(bǔ)充，發(fā)揮重要的檔案管理作用?；诖?，本文介紹了電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的必然性，分析電子檔案與紙質(zhì)檔案的區(qū)別，進(jìn)一步探討電子檔案與紙質(zhì)檔案并存階段的檔案管理有效策略，提供一些參考性建議。

關(guān)鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案；并存；檔案管理；策略

在過(guò)去的檔案管理中，是以紙質(zhì)檔案為載體，而電子檔案是現(xiàn)代科技發(fā)展的產(chǎn)物，與信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有著緊密的聯(lián)系，并且隨著網(wǎng)絡(luò)的普及應(yīng)用，電子檔案從中發(fā)揮了重要的作用，給檔案管理工作帶來(lái)了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。當(dāng)前是電子檔案與紙質(zhì)檔案并存階段，紙質(zhì)檔案具有一定的真實(shí)性，電子檔案具有一定的便利性，在現(xiàn)代檔案管理中，要合理利用電子檔案與紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)，充分發(fā)揮二者的優(yōu)越性，以實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理工作。

1 電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的必然性

檔案是記錄人們的經(jīng)歷、行業(yè)運(yùn)營(yíng)信息或社會(huì)發(fā)展歷史等，尤其在各個(gè)行業(yè)中，涉及到行業(yè)運(yùn)營(yíng)方面的文件較多，通常都是以紙質(zhì)文件為載體，尤其一些手稿或領(lǐng)導(dǎo)批示等，都以紙質(zhì)檔案形式進(jìn)行管理，具有較高的可靠性。而電子檔案是新時(shí)期的科技發(fā)展產(chǎn)物，在檔案管理中具有較大的儲(chǔ)存量，并且通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)與計(jì)算機(jī)可以方便管理和檢索。檔案的儲(chǔ)存是檔案管理中的重要工作，紙質(zhì)檔案容易受到環(huán)境、空間的影響，而電子檔案則容易被一些特殊的因素產(chǎn)生影響，比如磁性現(xiàn)象等。由此可以看出，紙質(zhì)檔案與電子檔案分別占有不同的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)，在當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展中，電子檔案與紙質(zhì)檔案并存是必然趨勢(shì)，需要根據(jù)二者的不同特性而進(jìn)行合理的利用，進(jìn)而提高檔案管理工作效率。

2 電子檔案與紙質(zhì)檔案的區(qū)別

2.1 載體性不同

紙質(zhì)檔案顧名思義是以紙張為載體，是一種較為傳統(tǒng)的檔案管理方式，通過(guò)手寫、復(fù)印等制作而成，符合人們的閱讀習(xí)慣，在使用時(shí)以翻閱的形式提供給使用者。電子檔案的載體則是以數(shù)字化的形式儲(chǔ)存于光盤、硬盤或網(wǎng)絡(luò)中，其載體形式與計(jì)算機(jī)有著緊密的聯(lián)系，以二進(jìn)制數(shù)字編碼形式存在，人們?cè)诓樵儥n案時(shí)需要通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)，在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)達(dá)的今天，電子檔案具有較強(qiáng)的便利性。

2.2 存儲(chǔ)性不同

紙質(zhì)檔案是以紙質(zhì)為載體，以頁(yè)為單位來(lái)記錄信息，其存儲(chǔ)量較?。欢娮訖n案的存儲(chǔ)空間則以數(shù)字化的MB為單位，具有超強(qiáng)的存儲(chǔ)量，例如，可以把一檔案柜的紙質(zhì)文件壓縮存儲(chǔ)在一張光盤上，節(jié)省了大量的存儲(chǔ)空間。另外，在存儲(chǔ)檔案過(guò)程中，紙質(zhì)檔案壽命相對(duì)較長(zhǎng)，尤其隨著科技的發(fā)展，增加了紙張存儲(chǔ)的耐久性，利于檔案文獻(xiàn)長(zhǎng)期保存。而電子檔案存儲(chǔ)中所用到的光盤、硬盤等，很容易受到一些特殊因素的影響而失去存儲(chǔ)效果，比如數(shù)碼病毒、溫濕度、防磁性等。并且光盤、硬盤的存儲(chǔ)時(shí)間僅有20年左右，不利于檔案信息的長(zhǎng)期存儲(chǔ)。

2.3 唯一性不同

紙質(zhì)檔案具有較為明顯的信息唯一性。紙質(zhì)檔案一般會(huì)通過(guò)手寫的字跡，來(lái)辨別其真實(shí)性，或者還能通過(guò)墨跡的新舊來(lái)判斷檔案的制作日期，具有一定的唯一性。在檢索檔案信息時(shí)，可以通過(guò)檔案原件、副本、復(fù)制品等不同形式為使用者提供服務(wù)。而電子檔案則不具備紙質(zhì)檔案可查考的原始特征，電子檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)可以進(jìn)行傳輸、接收、修改、復(fù)制等，其優(yōu)點(diǎn)是具有較強(qiáng)的共享性，缺少檔案信息管理的唯一性，并且容易出現(xiàn)檔案管理安全問(wèn)題，這也是在電子檔案管理中需要特別注意的管理事項(xiàng)。

3 電子檔案與紙質(zhì)檔案并存階段的檔案管理有效策略

3.1 提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案是記錄人們?cè)趨⑴c學(xué)習(xí)、工作中的經(jīng)歷而保存下來(lái)的文件，通過(guò)檔案管理對(duì)各項(xiàng)信息能夠進(jìn)行系統(tǒng)、全面的整理與保存，利于檔案信息的提取與利用。隨著互聯(lián)網(wǎng)與計(jì)算機(jī)的普及應(yīng)用，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，但在檔案管理的工作中，很多年紀(jì)較大的管理人員缺少對(duì)互聯(lián)網(wǎng)與計(jì)算機(jī)的了解與應(yīng)用，在檔案管理中對(duì)電子檔案的操作與特點(diǎn)還沒(méi)有完全了解和掌握，影響了電子檔案管理的發(fā)展。因此，有必要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，改變傳統(tǒng)管理理念，認(rèn)識(shí)到電子檔案與紙質(zhì)檔案并存階段的工作特征，通過(guò)系統(tǒng)化的培訓(xùn)相關(guān)知識(shí)，快速理解與掌握電子檔案的特點(diǎn)，并加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的學(xué)習(xí)，這樣才能在日常的檔案管理工作中，運(yùn)用嫻熟的管理技能與技巧，來(lái)提高檔案管理質(zhì)量。

3.2 建立二者之間相應(yīng)聯(lián)系

檔案從小的方面來(lái)講是記錄個(gè)人的簡(jiǎn)歷，從宏觀角度來(lái)說(shuō)就是記載人類社會(huì)歷史發(fā)展軌跡，是以不同形式存在的歷史記錄。電子檔案和紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式能夠更加有效地保管和利用檔案內(nèi)容，為了能夠把兩者配合使用，應(yīng)當(dāng)在兩者之間建立相應(yīng)的聯(lián)系。如果目前庫(kù)存中有大量的紙質(zhì)檔案，而電子檔案內(nèi)容很少，那么在條件允許的情況下，可以將紙質(zhì)檔案中重要的內(nèi)容進(jìn)行掃描轉(zhuǎn)換，制作成為電子檔案，并把兩者同時(shí)歸檔；如果只有電子檔案，可以選擇電子檔案中永久保存的重要部分打印出來(lái)，轉(zhuǎn)換成為紙質(zhì)檔案，這樣如果電子檔案的設(shè)備不小心損壞，電子檔案失去價(jià)值，還存有的紙質(zhì)檔案就可以發(fā)揮作用，挽回一些損失。

3.3 制定科學(xué)合理管理制度

科技的發(fā)展，使互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，改變了傳統(tǒng)檔案管理中單一的紙質(zhì)檔案形式，電子檔案越來(lái)越普及應(yīng)用于檔案管理之中。電子檔案具有可復(fù)制性和刪改無(wú)痕跡性，因此，電子檔案的保護(hù)工作尤為重要，要制定一整套電子檔案全程保護(hù)制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時(shí)收集，防止在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。同時(shí)，電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換或格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒(méi)有相關(guān)信息證實(shí)電子文件的內(nèi)容沒(méi)有發(fā)生變化，便難以確認(rèn)它的原始性和完整性。因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開(kāi)始就進(jìn)行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況。

4 結(jié)論

在傳統(tǒng)的檔案管理中，是以紙質(zhì)檔案為載體，具有較高的真實(shí)性，而在信息時(shí)代的背景下，電子檔案以其較高的便利性、共享性、快速性得到了普及應(yīng)用，大大提高了檔案管理工作效率。但電子檔案也存在著不足之處，其保密性與真實(shí)性需要不斷的進(jìn)行完善管理。因此，在電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的階段，需要充分了解二得的特點(diǎn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短、共同發(fā)展，對(duì)檔案管理的長(zhǎng)足發(fā)展有著極其深遠(yuǎn)的意義。

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