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        事業(yè)單位人事檔案管理的思考

        2019-03-22 02:16:50付一斐
        卷宗 2019年8期
        關鍵詞:人事檔案管理事業(yè)單位策略

        付一斐

        摘 要:近幾年,我國事業(yè)單位發(fā)展越來越好。在事業(yè)單位,為了提高人事管理能力,需要重視構建科學有效的人事檔案管理模式?;诖?,作為事業(yè)單位檔案管理人員,在對人事檔案管理過程,首先要明確其必要性,從而才能進一步總結更加有效的實踐管理策略。希望本文的闡述能夠提高認識,從而提高事業(yè)單位發(fā)展效率。

        關鍵詞:事業(yè)單位;人事檔案管理;策略

        在進行人事檔案管理過程,更應該重視實踐性,本文通過有效工作實踐,結合事業(yè)單位人事檔案管理實際,總結了幾點管理策略,結合進一步分析,作為相關檔案管理人員,應該積極對相關策略進行完善,以做到與時俱進,從而促使事業(yè)單位不斷健康發(fā)展。

        1 加強事業(yè)單位人事檔案管理的必要性分析

        事業(yè)單位中個人參加社會活動、參加工作經歷的重要履歷憑證就是人事檔案,是記錄個人履歷的重要憑證。人事檔案是國家法律規(guī)定的記錄行為與檔案,具有較高的社會價值及參考意義。檔案管理工作在事業(yè)單位內具有多元化的特點,人事檔案管理內容更是多樣化,如:對員工資歷的記載、身份的記錄、工作表現的記錄等,是人事活動、行為等基本情況的真實記錄,影響員工的薪資待遇、福利待遇、社會保證、組織關系等。由此可見,科學合理的進行事業(yè)單位人事檔案管理有助于提升單位行政管理的高效性,促進員工工作的積極性,為事業(yè)單位的發(fā)展有推波助瀾的作用。

        2 事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

        我國事業(yè)單位在近幾年的發(fā)展中趨于平穩(wěn)性,但是從其他方面分析,其中仍舊存在缺陷與不足:一是受到傳統(tǒng)制度的影響,大多數事業(yè)單位將工作的重心放到了業(yè)務服務方面,所以并沒有從本質上重視檔案管理工作,未進一步明確檔案管理的重點;二是由于多數檔案管理人員自身素質偏低,沒有全面認識檔案管理的重在性,尤其在人性化管理方面存在不足之處,不論是人性化理念還是人性化服務均存在缺陷,這種情況下,我國事業(yè)單位檔案管理受到局限;三是檔案管理方式比較落后,這是現階段檔案管理工作的主要弊端,要引起重視,尤其是近年來社會經濟的不斷發(fā)展,科學技術得到創(chuàng)新進步,信息傳播以及存儲方式更加靈活多樣,諸多地區(qū)事業(yè)單位卻沒有認識到信息化普及的重要性,仍舊采取傳統(tǒng)的檔案管理方式,這種模式不僅無法提高檔案的管理效率與質量,對人性化管理而言同樣滯后。

        3 事業(yè)單位人事檔案管理工作開展策略

        3.1 加強人事檔案信息管理工作的職責劃分

        在人事檔案信息管理工作開展的過程中,為了盡快實現人事檔案信息管理數字化和網絡化,必須要對人事檔案信息管理的各個環(huán)節(jié)進行全面分析,并且加強對各項業(yè)務具體內容的判斷,從而有效提高事業(yè)單位人事檔案信息管理的整體效率,明確人事檔案信息管理工作的具體責任。此外,還應該安排專職人員對事業(yè)單位人事檔案數據信息進行收集和整理,對檔案進行分類標號。在信息檔案建設過程中,還應該和其他部門共同合作,保證信息檔案存儲的規(guī)范性。

        3.2 充分發(fā)揮人事檔案的作用

        為將事業(yè)單位內人事檔案管理的效能發(fā)揮到最大,應當在執(zhí)行檔案管理工作時,確定檔案管理目標及標準,保證檔案管理服務的優(yōu)質性。在落實檔案管理工作的過程中,應當堅持以檔案記載內容為工作標準制定、職稱評定、職工調動的參考依據,進而保證檔案信息具有參考的價值,同時以此促進檔案管理的規(guī)范性。與此同時,還應當充分發(fā)揮檔案管理的考核價值,事業(yè)單位內部的領導選拔、崗位調動、干部調整均可參照人事檔案管理的考核結果。人事檔案管理應當充分發(fā)揮其參謀價值,為事業(yè)單位內部結構分析提供保障,并根據檔案管理為內部結構調整提供參考意見,進而實現如實優(yōu)化管理事業(yè)單位人員結構。

        3.3 加強人事檔案管理的信息化力度

        保證事業(yè)單位人事檔案管理具有一定的安全性、充分的合理性,進而保證信息資源的參考價值。人事檔案管理過程中需要以科學技術為依托,實現現代化的人事檔案管理,利用信息科學技術提升人事檔案管理的工作效率。在現代化發(fā)展影響下,人事檔案管理突破了手工檔案管理的局限性,降低了管理成本與人力消耗。對此應當做到:第一,利用計算機系統(tǒng)優(yōu)化人事檔案管理流程,構建人事檔案管理信息庫,必要時準確快速的調出所需資料檔案。第二,利用計算機系統(tǒng)轉變檔案存儲模式,利用電子化檔案,保證數據跟新的及時性,實現動態(tài)化的人事管理。利用電子人事檔案記錄,及時了解員工的具體工資發(fā)放情況、獎懲情況、個人技能特點等;第三,建立人事檔案管理數據庫,為決策者的合理人力資源配置提供參考,通過構建完整的人事檔案信息庫,為人才與崗位的匹配提供參考依據,利用數據庫信息,為事業(yè)單位的發(fā)展與管理提供便利。

        3.4 建立事業(yè)單位人事檔案信息管理數字化和網絡化系統(tǒng)

        在事業(yè)單位人事檔案信息管理系統(tǒng)建設過程中,事業(yè)單位必須嚴格按照事業(yè)單位人事檔案信息管理的實際情況,對不同部門制定不同的編號,促進事業(yè)單位人事檔案信息資源庫的建立。同時,要對檔案信息進行分類編號,以提高信息管理的效率,使其更加方便信息的查閱,有效對信息管理資料進行分類。

        3.5 優(yōu)化工作環(huán)境

        積極優(yōu)化工作環(huán)境是優(yōu)化管理工作不可或缺的一部分。實踐證明,工作人員在溫馨舒適、健康向上的環(huán)境中工作,可以身心愉悅,間接提高工作質量和效率。優(yōu)化工作環(huán)境方面主要包括內部環(huán)境的優(yōu)化和外部環(huán)境的優(yōu)化。通常情況下,外部環(huán)境優(yōu)化主要是改善工作環(huán)境,及時增添人性化設施設備,形成人文關懷的氛圍。而內部環(huán)境的優(yōu)化主要從精神層面出發(fā),主要是指在檔案管理工作當中,積極增加人性化理念與方式,通過微信或者網絡滿足異地查檔者的需求,無論是查詢還是借閱,都能夠體現出人性化特點,這樣才能從本質上滿足檔案管理工作人性化的需求,推動社會的進步與發(fā)展。

        4 結語

        總之,在進行事業(yè)單位檔案管理過程,其中人事檔案管理工作是重點部分,有效的人事檔案管理工作能夠進一步提高事業(yè)單位發(fā)展效率,也能夠為人事管理工作提供有效資料參考,為此,在開展事業(yè)單位人事檔案管理過程,仍然需要不斷實踐,以提高人事檔案管理水平。

        參考文獻

        [1]何麗芬.解析事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略[J].中國管理信息化,2018,21(05):172-173.

        [2]翁穎群.當前事業(yè)單位人事檔案管理的幾點建議[J].江西建材,2017(03):286-287.

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